Cum pot managerii de proiect să evite epuizarea la locul de muncă

Luna trecută, am avut privilegiul de a participa la Bureau of Digital's Digital PM Summit, o conferinţă dedicată în întregime managerilor de proiecte digitale. Fiecare keynote, breakout și sesiune interactivă a fost adaptată la punctele dureroase specifice nu doar managerilor de proiect (PM), ci și celor care gestionează proiecte digitale. Au fost PM din întreaga lume cu experiență, educație și trăsături de personalitate diferite. Indiferent de managerul de proiect, de la detaliat și acționabil la colaborativ și social, a existat o singură calitate pe care toți o împărtășim: cu toții ne-am luptat cu epuizarea.

În urmă cu câteva decenii, când s-a încheiat ziua de muncă, oamenii au încetat să lucreze și au plecat acasă. În cea mai mare parte, oamenii nu au simțit nevoia să-și termine munca până când nu s-au întors la birou a doua zi dimineață. În schimb, au petrecut timp cu familiile lor și au practicat îngrijirea de sine. Acum că avem telefoane mobile, laptopuri și e-mail, pare aproape imposibil să ne deconectam. Și, pentru anumite persoane și anumite poziții, nevoia de a fi „întotdeauna activată” poate provoca cu ușurință epuizare.

În general vorbind, PM nu au prea mult timp să se oprească, să reflecteze și să-și aloce timp pentru auto-îngrijire. Natura muncii noastre este că nu se termină niciodată. Suntem ocupați să jonglam cu planurile în continuă schimbare ale zilelor, săptămânilor și proiectelor noastre. Suntem atrași în mai multe direcții atât de la clienți, cât și de la colegi. În timp ce proiectele se pot încheia atunci când se lansează, probabil că există un alt proiect în urma lui. Este ușor să simți că dacă lucrezi până la prânz, mai răspunzi la câteva e-mailuri înainte de a pleca sau planifici o strategie după ce copiii tăi sunt în pat, atunci vei putea să te atingă sau chiar să mergi înainte. Din experiența mea, asta nu funcționează niciodată și sunt mai obosit a doua zi.

Deci, acum că știm problema, cum o remediam?

Solicitați soldul

Discutați cu colegii dvs. de la alte agenții și întrebați-le despre echilibrul dintre viața profesională și viața personală - ce fac angajatorii lor pentru a facilita timpul de nefuncționare și ce puteți aduce înapoi organizației dvs.? Sunt șanse să putem face eforturi pentru mai mult echilibru din partea propriilor noștri angajatori, dacă nu este deja acolo. Iată câteva modalități prin care angajatorul vă poate ajuta să mențineți un echilibru adecvat între viața profesională și viața privată.

1. Cereți să lucrați de acasă o parte a săptămânii. Ai putea crede că managerii de proiect buni sunt toți, sau în cea mai mare parte, extrovertiți. La Summit-ul DPM, am fost surprins să aflu că împărțirea introvertită/extrovertită era aproximativ la mijloc. În calitate de „introvertit extrovertit”, îmi place programul nostru de lucru de acasă. Lucrul acasă două zile pe săptămână permite acel timp neîntrerupt pentru a mă gândi critic la proiectele mele, a reîncărca în liniște și a arunca o încărcătură de rufe la prânz.
2. Solicitați oportunități de dezvoltare profesională. La Go Fish, suntem încurajați să căutăm oportunități de învățare. Fie că este vorba de un curs online, de o întâlnire locală sau de o conferință de mai multe zile într-un alt stat, să luați ceva timp departe de proiectele dvs. oferă perspectivă și face loc pentru creștere.
3. Solicitați politici adecvate de boală și concediu. Dacă simți că trebuie să treci peste febră și durerile corporale în toată regula, este timpul să întrebi de ce. Este asta autoimpus, există o problemă culturală? În mod similar, dacă nu simțiți că puteți să vă îndepărtați de e-mail și să vă luați o vacanță, ajungeți la rădăcina motivului și lucrați pentru a o rezolva împreună cu echipa de conducere. (Sfat: A întreba „de ce” de cinci ori este un exercițiu fantastic pentru a săpa adânc și a identifica adevărata rădăcină a problemei.)

Luați- vă timpul înapoi

Suntem singurii care ne ocupăm de timpul nostru și există un număr finit de ore în zi. Blocați ora din calendarul dvs. și nu lăsați pe nimeni să se programeze pe deasupra. Voi adăuga „întâlniri” în calendarul meu pentru a indica celorlalți că nu sunt disponibil – este o modalitate prin care mă asigur că pot îndeplini sarcinile prioritare. Aceste blocuri de lucru sunt benefice numai dacă nu le mutați continuu sau nu îi lăsați pe alții să programeze întâlniri în același timp.

În aceeași ordine de idei, programați întâlniri atunci când vă convine. În calitate de PM, programăm adesea întâlniri atunci când este cel mai convenabil pentru alții, neglijând propriile noastre calendare. M-am trezit să stoarcem o întâlnire între ceilalți pentru că a funcționat pentru membrii echipei, dar asta nu mi-a fost de ajutor pe termen lung. Este important să-ți respecți timpul și să ții cont de programul tău pentru că contează la fel de mult ca și al altora.

În timpul uneia dintre sesiunile de la Summit-ul DPM, am fost încurajați să ne uităm în interior și să ne identificăm „caracteristicile” și „defecțiunile”. Apoi ne-am asociat cu un partener de responsabilitate pentru a ne asigura că luăm măsuri pentru a ne remedia defectele. Defectul meu este că lucrez adesea la prânz, așa că iau măsuri pentru a mă asigura că mă îndepărtez de acest obicei și mă bucur de o masă plăcută și de o pauză mentală. (Slăviți lui GW pentru check-in-urile la prânz!)

Ai grijă de tine

Echilibrul dintre viața profesională și viața privată este mereu în schimbare. Ceea ce funcționează într-o lună poate să nu fie în următoarea. Anotimpurile vieții (cum ar fi nașterea unui copil sau o mișcare mare) vor avea impact asupra acestui echilibru, la fel ca și prioritățile proiectului în evoluție (cum ar fi o cronologie comprimată sau o perioadă de creștere organizațională). Cel puțin, ar trebui să abordați aspectele de bază ale supraviețuirii, cum ar fi să dormi suficient, să bei și să mănânci bine etc. Dar, în viața profesională, există modalități de a-ți răspunde nevoilor de supraviețuire care nu sunt atât de simple.

1. Nu vă lăsați zilele de vacanță nefolosite. Zilele tale de vacanță nu trebuie să fie folosite dintr-o dată într-o călătorie elaborată de săptămâni în străinătate. De fapt, este probabil o utilizare mai bună a zilelor de vacanță pentru a le distribui pe tot parcursul anului. Chiar dacă nu ai unde să mergi, să petreci o zi de vineri acasă recuperând o nouă emisiune Netflix (sau, mai probabil, revizionarea The Office pentru a 37-a oară), te va ajuta să te întorci la muncă revigorat și pregătit.
2. Lucrați într-un mediu pozitiv. Există multe lucruri pe care nu le putem controla despre mediul nostru de lucru, dar este important să vă faceți timp pentru a intra în legătură cu colegii dvs. Cumpără o cafea pentru cineva din echipa ta și întreabă-l despre weekendul viitor. Încearcă să râzi prin problemele de proiect și fă-ți mereu timp pentru a da ureche. Să te bucuri de oamenii cu care lucrezi este, pentru mine, la fel de important ca să te bucuri de muncă.

Concluzii

Nu poți schimba totul dintr-o dată. S-a spus că rata de succes a adoptării unui nou obicei crește din ce în ce mai mică cu cât încerci să construiești mai multe obiceiuri simultan. Așadar, începe cu puțin. Care este un lucru pe care îl poți face pentru tine pentru a ajuta la prevenirea (sau la combaterea) epuizării existente? Eu voi merge primul.

Cel puțin o zi în fiecare săptămână, voi încerca să mănânc prânzul departe de birou. Voi petrece 20-30 de minute bucurându-mă de mâncare, fără să-mi fac griji că voi vărsa sosul pe tastatură. Munca va fi acolo când voi termina.

Randul tau. Ce vei face prioritate? Care este un lucru mic pe care îl poți schimba pentru a evita epuizarea? Anunță-mă în comentarii. De asemenea, spune-mi dacă ai nevoie de un prieten de responsabilitate!