Bagaimana Manajer Proyek Dapat Menghindari Kejenuhan di Tempat Kerja

Bulan lalu, saya mendapat hak istimewa untuk menghadiri KTT PM Digital Biro Digital, sebuah konferensi yang sepenuhnya ditujukan untuk manajer proyek digital. Setiap keynote, breakout, dan sesi interaktif disesuaikan dengan poin nyeri khusus tidak hanya untuk manajer proyek (PM), tetapi juga mereka yang mengelola proyek digital. Ada PM dari seluruh dunia dengan pengalaman, pendidikan, dan kepribadian yang berbeda-beda. Tidak peduli manajer proyeknya, mulai dari yang detail dan dapat ditindaklanjuti hingga kolaboratif dan sosial, ada satu kualitas yang kami miliki bersama: kami semua berjuang dengan kelelahan.

Beberapa dekade yang lalu, ketika hari kerja berakhir, orang-orang berhenti bekerja dan pulang. Sebagian besar, orang tidak merasa perlu menyelesaikan pekerjaan sampai mereka kembali ke kantor keesokan paginya. Sebaliknya, mereka menghabiskan waktu bersama keluarga dan mempraktikkan perawatan diri. Sekarang kita memiliki ponsel, laptop, dan email, tampaknya hampir mustahil untuk memutuskan sambungan. Dan, untuk orang-orang tertentu dan posisi tertentu, harus “selalu aktif” dapat dengan mudah menyebabkan burnout.

Secara umum, PM tidak punya banyak waktu untuk berhenti, merenung, dan meluangkan waktu untuk perawatan diri. Sifat pekerjaan kami adalah tidak pernah berakhir. Kami sibuk menyulap rencana yang selalu berubah dari hari-hari dan minggu-minggu dan proyek-proyek kami. Kami ditarik ke berbagai arah dari klien dan kolega. Sementara proyek mungkin selesai saat diluncurkan, kemungkinan ada proyek lain yang menyusul. Sangat mudah untuk merasa seperti jika Anda bekerja melalui makan siang, membalas beberapa email lagi sebelum pergi, atau merencanakan strategi setelah anak-anak Anda tidur, maka Anda akan dapat mengejar ketinggalan atau bahkan maju. Dalam pengalaman saya, itu tidak pernah berhasil, dan saya lebih lelah keesokan harinya.

Nah, setelah mengetahui masalahnya, bagaimana cara mengatasinya?

Minta Saldo

Bicaralah dengan kolega Anda di agensi lain dan tanyakan tentang keseimbangan kehidupan kerja mereka – apa yang dilakukan majikan mereka untuk memfasilitasi waktu henti dan apa yang dapat Anda bawa kembali ke organisasi Anda? Kemungkinannya adalah, kita dapat mendorong lebih banyak keseimbangan dari majikan kita sendiri jika belum ada. Berikut adalah beberapa cara atasan Anda dapat membantu Anda menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang memadai.

1. Mintalah untuk bekerja dari rumah bagian dalam seminggu. Anda mungkin berpikir bahwa manajer proyek yang baik semuanya, atau sebagian besar, ekstrovert. Pada KTT DPM, saya terkejut mengetahui bahwa perpecahan introvert / ekstrovert kira-kira di tengah. Sebagai seorang “introvert ekstrovert”, saya menyukai jadwal kerja dari rumah. Bekerja di rumah dua hari seminggu memungkinkan waktu tanpa gangguan untuk berpikir kritis tentang proyek saya, mengisi ulang energi dalam keheningan, dan membuang banyak cucian saat makan siang.
2. Mintalah peluang pengembangan profesional. Di Go Fish, kami didorong untuk mencari peluang belajar. Baik itu kursus online, pertemuan lokal, atau konferensi beberapa hari di negara bagian lain, meluangkan waktu dari proyek Anda memberikan perspektif dan memberi ruang untuk pertumbuhan.
3. Mintalah kebijakan sakit dan liburan yang memadai. Jika Anda merasa harus mengatasi demam dan nyeri seluruh tubuh, inilah saatnya untuk bertanya mengapa. Apakah itu memaksakan diri, apakah ada masalah budaya? Demikian pula, jika Anda merasa tidak dapat meninggalkan email Anda dan berlibur, cari tahu akar masalahnya dan selesaikan dengan tim kepemimpinan Anda. (Kiat: Menanyakan “mengapa” lima kali adalah latihan yang fantastis untuk menggali lebih dalam dan mengidentifikasi akar masalah yang sebenarnya.)

Ambil Kembali Waktu Anda

Kami adalah satu-satunya yang bertanggung jawab atas waktu kami dan ada jumlah jam yang terbatas dalam sehari. Blokir waktu di kalender Anda dan jangan biarkan siapa pun menjadwalkan di atasnya. Saya akan menambahkan "rapat" ke kalender saya untuk menunjukkan kepada orang lain bahwa saya tidak tersedia – ini adalah salah satu cara saya memastikan saya dapat menyelesaikan tugas-tugas prioritas. Blok kerja ini hanya bermanfaat jika Anda tidak terus-menerus memindahkannya atau membiarkan orang lain menjadwalkan rapat pada waktu yang sama.

Dalam nada yang sama, jadwalkan pertemuan saat Anda merasa nyaman. Sebagai PM, kita sering menjadwalkan pertemuan pada saat yang paling nyaman bagi orang lain, mengabaikan kalender kita sendiri. Saya mendapati diri saya memeras rapat di antara yang lain karena itu berhasil untuk anggota tim, tetapi itu tidak membantu saya dalam jangka panjang. Sangat penting untuk menghargai waktu Anda dan memperhitungkan jadwal Anda karena itu sama pentingnya dengan orang lain.

Selama salah satu sesi di KTT DPM, kami didorong untuk melihat ke dalam dan mengidentifikasi "fitur" dan "bug" kami. Kemudian kami berpasangan dengan mitra akuntabilitas untuk memastikan bahwa kami mengambil langkah-langkah untuk memperbaiki kekurangan kami. Kekurangan saya adalah saya sering bekerja sambil makan siang, jadi saya mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa saya menjauh dari kebiasaan itu dan menikmati makanan enak dan istirahat mental. (Berteriak ke GW untuk check-in makan siang!)

Jaga dirimu

Keseimbangan kehidupan kerja selalu berubah. Apa yang berhasil satu bulan mungkin tidak berikutnya. Musim kehidupan (seperti kelahiran bayi atau perpindahan besar) akan memengaruhi keseimbangan itu, seperti halnya prioritas proyek yang berkembang (seperti garis waktu yang dipadatkan atau periode pertumbuhan organisasi). Minimal, Anda harus menangani hal-hal dasar untuk bertahan hidup seperti cukup tidur, minum dan makan dengan baik, dll. Namun, dalam kehidupan kerja Anda, ada cara untuk memenuhi kebutuhan bertahan hidup Anda yang tidak begitu mudah.

1. Jangan biarkan hari-hari liburan Anda tidak terpakai. Hari-hari liburan Anda tidak harus digunakan sekaligus dalam satu perjalanan panjang berminggu-minggu yang rumit ke luar negeri. Bahkan, lebih baik menggunakan hari libur Anda untuk menyebarkannya sepanjang tahun. Bahkan jika Anda tidak punya tempat untuk pergi, menghabiskan hari Jumat di rumah untuk menonton acara Netflix baru (atau lebih mungkin, menonton ulang The Office untuk ke-37 kalinya), akan membantu Anda kembali bekerja dengan segar dan siap.
2. Bekerja di lingkungan yang positif. Ada banyak hal yang tidak dapat kita kendalikan tentang lingkungan kerja kita, tetapi penting untuk meluangkan waktu untuk terhubung dengan rekan kerja Anda. Beli kopi untuk seseorang di tim Anda dan tanyakan tentang akhir pekan mereka yang akan datang. Cobalah untuk menertawakan masalah proyek dan selalu menyediakan waktu untuk mendengarkan. Menikmati orang-orang yang bekerja dengan Anda, bagi saya, sama pentingnya dengan menikmati pekerjaan.

Bawa pulang

Anda tidak dapat mengubah semuanya sekaligus. Dikatakan bahwa tingkat keberhasilan Anda mengadopsi kebiasaan baru tumbuh semakin kecil semakin banyak kebiasaan yang Anda coba bangun secara bersamaan. Jadi, mulailah dari yang kecil. Apa satu hal yang dapat Anda lakukan untuk diri Anda sendiri untuk membantu mencegah (atau mengatasi kelelahan yang ada)? Aku akan pergi dulu.

Setidaknya satu hari setiap minggu, saya akan bertujuan untuk makan siang jauh dari meja saya. Saya akan menghabiskan 20-30 menit menikmati makanan saya, tanpa khawatir menumpahkan saus di keyboard saya. Pekerjaan akan ada di sana ketika saya selesai.

Giliranmu. Apa yang akan Anda jadikan prioritas? Apa satu hal kecil yang dapat Anda ubah untuk menghindari kelelahan? Beri tahu saya di komentar. Juga, beri tahu saya jika Anda membutuhkan teman yang bertanggung jawab!