Opciones de correo electrónico para pequeñas empresas

Hay muchas opciones para el correo electrónico de pequeñas empresas, por lo que elegir el sistema adecuado puede resultar bastante abrumador.

Esta publicación describe las opciones de direcciones de correo electrónico profesionales, dónde se pueden alojar y qué cliente de correo electrónico podría beneficiarlo.

Direcciones de correo electrónico comerciales y personales separadas

Recomiendo encarecidamente tener direcciones de correo electrónico separadas para los negocios y la vida privada.

La dirección personal puede separarse de la empresa. Le advierto que nunca ponga una dirección personal en un sitio web porque poner una dirección en línea seguramente atraerá correos electrónicos de SPAM.

Tener los dos por separado garantiza que no se distraiga con los correos electrónicos de ventas personales al responder correos electrónicos comerciales.

Presentar una dirección comercial profesional también se ve mucho más refinada que entregar una personal de "Yahoo".

Comencemos con las direcciones de correo electrónico pagadas, que recomiendo sobre los servicios gratuitos, por seguridad, confiabilidad y profesionalismo.

Pagado por nombre de dominio y correo electrónico

Al iniciar un negocio, la opción más acreditable es reservar un nombre de dominio (dirección de sitio web). Uno que describa el nombre de su empresa o lo que hace.

Los nombres de dominio están disponibles desde £ 20 por año, dependiendo del ISP (proveedor de servicios de Internet) que elija. Enumero algunos ISP de buena reputación al final de esta publicación.

Los beneficios superan con creces el costo si está entusiasmado con la gestión de un negocio exitoso.

Una vez que haya comprado un nombre de dominio, las direcciones de correo electrónico deben crearse en un servidor.

Es decir, comprar una dirección como outdoorslove.com le permitiría agregar cualquier dirección de correo electrónico que se vincule con ese dominio. Como [correo electrónico protegido] o [correo electrónico protegido] .

Configuración del lado del servidor de cuentas de correo electrónico

Las cuentas de correo electrónico se pueden configurar con el ISP con el que reservó el dominio, o puede apuntar el dominio a un segundo ISP y configurar las cuentas de correo electrónico allí. Quizás un ISP sea más barato que el otro para ciertos servicios, quizás uno sea más seguro, más rápido; toda una serie de razones.

Si está empezando a tener dificultades, ofrezco direcciones de correo electrónico profesionales y puedo configurar cuentas de correo electrónico (del lado del servidor) que coincidan con nuestro nuevo nombre de dominio. Puede elegir el prefijo que desee.

Pero sigamos con las opciones para empezar a utilizar el correo electrónico.

Uso de su correo electrónico comercial: las opciones

Para utilizar las direcciones de correo electrónico, necesitará un cliente de correo electrónico, que es básicamente un programa que envía y recibe correo.

Puede utilizar un cliente de correo electrónico basado en la web o algún software en su computadora.

Clientes de correo electrónico basados ​​en web

Hay algunos clientes de correo electrónico basados ​​en la web, como Roundcube, pero el más popular es Gmail. Gmail es gratuito, seguro y muy confiable. También hay una aplicación que puede usar en su teléfono.

Lo que confunde un poco a la gente es que para usar Gmail necesita una dirección de Gmail, que se usa para iniciar sesión.

Obviamente, podría usar la cuenta personal de Gmail que ya tiene, pero le aconsejaría reservar una segunda, especialmente para negocios. Puede mantener las dos cuentas independientes entre sí.

Utilice el nombre de la empresa como prefijo para la dirección de Gmail. Iniciar y cerrar sesión será mucho menos confuso.

Las direcciones de correo electrónico de su empresa se pueden configurar dentro de la interfaz de Gmail en CONFIGURACIÓN. Establezca la cuenta de correo electrónico empresarial como predeterminada.

G Suite

Hay un servicio de pago de Google que se llama G Suite. Para usar esto, debe apuntar el dominio (o al menos los registros MX) a G Suite, sin pasar por el ISP. Entonces no pagas dos veces.

Dentro de G Suite, puede usar Gmail (sin la necesidad de reservar una dirección de Gmail), el Calendario, Documentos, mensajería segura y espacio de almacenamiento en Drive. Más más si elige los paquetes más altos.

Hay diferentes paquetes para elegir, pero la cuenta básica de G Suite cuesta alrededor de £ 8 por dirección de correo electrónico al mes.

Aplicación de Gmail

La belleza de usar cualquiera de los servicios de Google es que puede descargar la aplicación Gmail en cualquier teléfono o dispositivo, iniciar sesión en su cuenta (o cuentas) y comenzar a enviar y recibir correo de inmediato. No es necesario volver a configurarlo.

Me gusta usar la aplicación Gmail, porque luego puedo ayudar de forma remota a mis clientes cuando algo sale mal.

Correo electrónico en línea de Microsoft 365

Microsoft también ofrece un cliente de correo electrónico basado en web que es Outlook en Microsoft 365. A partir de £ 3.80 por usuario por mes al momento de escribir este artículo.

Microsoft ofrece todas las aplicaciones estándar: Word, Excel, Outlook, PowerPoint y Access en línea por este precio.

Por un poco más, también puede tener las versiones de escritorio de las aplicaciones.

Clientes de correo electrónico basados ​​en computadora

Existen diferentes razones para elegir clientes de correo electrónico. Algunos, como Thunderbird, son gratuitos, pero son seguros y fáciles de usar. Apple proporciona Apple Mail que ya está instalado en Mac. Microsoft Outlook, que es de pago, se puede utilizar con un calendario.

Para configurar el correo electrónico dentro de cualquier cliente de correo electrónico, necesita la configuración de correo electrónico de su proveedor.

Use cuentas IMAP en clientes de correo electrónico basados ​​en computadora porque los correos electrónicos se pueden sincronizar con su teléfono o dispositivo.

Reenvío de correo electrónico

Para simplificar las cosas en las etapas iniciales de la empresa, se puede configurar el reenvío de correo electrónico. Aquí es cuando la nueva dirección comercial ([email protected]) se redirigiría a otra dirección. Este podría ser uno que ya usa como [email protected]

La desventaja de esto es que cuando presionas responder, el correo electrónico se envía desde la última dirección.

Direcciones de correo electrónico gratuitas

Servicios como Mail.com ofrecen direcciones de correo electrónico gratuitas con una gran variedad de sufijos. El servicio gratuito está disponible en línea. Si desea utilizar la dirección en cualquier otro lugar, como en su escritorio, se cobra el servicio.

Puedo ver el atractivo de un servicio gratuito como este, pero en mi experiencia, las empresas en expansión terminan cambiando a servicios de pago muy rápidamente.

Conclusión

Incluso si recién está comenzando, es un buen consejo reservar un nombre de dominio comercial desde el principio. Pague por servicios profesionales de correo electrónico. Realmente no es caro, parece mucho más profesional y ahorrará tiempo al cambiar en el futuro.

Consejo: elegir un nombre de dominio durará toda la vida de la empresa: un nombre de dominio antiguo envía señales a Google de que es propiedad de una empresa de confianza.

ISP recomendados para reservar nombres de dominio

• Heart Internet: reserve su nombre de dominio. El paquete Starter pro proporciona direcciones de correo electrónico gratuitas.
• Alojamiento A2 - Reserve su nombre de dominio. El paquete LITE proporciona direcciones de correo electrónico gratuitas.