Варианты электронной почты для малого бизнеса

Опубликовано: 2019-08-07

Существует множество вариантов электронной почты для малого бизнеса, поэтому выбор правильной системы может стать довольно сложной задачей.

В этом посте рассказывается о выборе профессиональных адресов электронной почты, где они могут быть размещены и какой почтовый клиент может вам пригодиться.

Отдельные служебные и личные адреса электронной почты

Я настоятельно рекомендую иметь отдельные адреса электронной почты для деловой и личной жизни.

После этого личный адрес можно будет отделить от компании. Я предостерегаю от того, чтобы когда-либо размещать личный адрес на веб-сайте, потому что размещение адреса в Интернете обязательно приведет к привлечению спама.

Наличие этих двух разделов гарантирует, что вы не будете отвлекаться на личные письма с продажами при ответе на деловые письма.

Представление профессионального делового адреса выглядит намного более изысканным, чем выдача личного адреса «Yahoo».

Начнем с платных адресов электронной почты, которые я рекомендую над бесплатными сервисами - за безопасность, надежность и профессионализм.

Оплачивается доменное имя и адрес электронной почты

При открытии бизнеса наиболее выгодным вариантом является зарезервировать доменное имя (адрес веб-сайта). Тот, который описывает название вашей компании или то, чем вы занимаетесь.

Доменные имена доступны по цене от 20 фунтов стерлингов в год, в зависимости от того, какого интернет-провайдера вы выберете. Я перечисляю некоторых авторитетных интернет-провайдеров в конце этого поста.

Преимущества намного превосходят затраты, если вы увлечены ведением успешного бизнеса.

После того, как вы приобрели доменное имя, адреса электронной почты должны быть созданы на сервере.

Т.е. покупка адреса, такого как outdoorslove.com , позволит вам добавить любой адрес электронной почты, связанный с этим доменом. Например, [электронная почта защищена] или [электронная почта защищена] .

Настройка учетных записей электронной почты на стороне сервера

Учетные записи электронной почты могут быть настроены у провайдера, у которого вы зарезервировали домен, или вы можете указать домен на второго провайдера и настроить там учетные записи электронной почты. Может быть, один интернет-провайдер дешевле, чем другой для определенных услуг, может быть, один более безопасен, быстрее; целый ряд причин.

Если вы начинаете бороться - я предлагаю профессиональные адреса электронной почты и могу настроить учетные записи электронной почты (на стороне сервера), которые совпадают с нашим новым доменным именем. Вы можете выбрать любой понравившийся префикс.

Но давайте продолжим с вариантами, чтобы фактически начать использовать электронную почту.

Использование корпоративной электронной почты - варианты

Чтобы использовать адреса электронной почты, вам понадобится почтовый клиент, который в основном представляет собой программу, отправляющую и получающую почту.

Вы можете использовать веб-клиент электронной почты или какое-либо программное обеспечение на своем компьютере.

Веб-клиенты электронной почты

Существует несколько веб-почтовых клиентов, таких как Roundcube, но, безусловно, самым популярным является Gmail. Gmail бесплатен, безопасен и очень надежен. Также есть приложение, которое вы можете использовать на своем телефоне.

Что немного смущает людей, так это то, что для использования Gmail вам нужен адрес Gmail, который используется для входа в систему.

Очевидно, вы можете использовать личную учетную запись Gmail, которая у вас уже есть, но я бы посоветовал зарезервировать второй, особенно для бизнеса. Вы можете сохранить две учетные записи независимо друг от друга.

Используйте название компании в качестве префикса к адресу Gmail. Вход и выход будут намного менее запутанными.

Адреса корпоративной электронной почты можно настроить в интерфейсе Gmail в разделе НАСТРОЙКИ. Установите учетную запись корпоративной электронной почты по умолчанию.

G Suite

Для Google существует платный сервис, который называется G Suite. Чтобы использовать это, вы должны указать домен (или, по крайней мере, записи MX) на G Suite, минуя интернет-провайдера. Так что дважды не платите.

В G Suite вы можете использовать Gmail (без необходимости резервировать адрес Gmail), Календарь, Документы, безопасный обмен сообщениями и место для хранения на Диске. Плюс больше, если вы выберете более высокие пакеты.

Есть разные пакеты на выбор, но базовая учетная запись G Suite стоит около 8 фунтов стерлингов за адрес электронной почты в месяц.

Приложение Gmail

Прелесть использования любой из служб Google заключается в том, что вы можете загрузить приложение Gmail на любой телефон или устройство, войти в свою учетную запись (или учетные записи) и сразу же начать отправлять и получать почту. Вам не нужно заново его настраивать.

Мне нравится использовать приложение Gmail, потому что я могу удаленно поддерживать своих клиентов, когда что-то пойдет не так.

Электронная почта Microsoft 365 онлайн

Microsoft также предлагает веб-клиент электронной почты, которым является Outlook для Microsoft 365. На момент написания статьи от 3,80 фунтов стерлингов за пользователя в месяц.

По этой цене Microsoft предлагает все стандартные приложения - Word, Excel, Outlook, PowerPoint и Access в Интернете.

Для большего вы также можете иметь настольные версии приложений.

Компьютерные почтовые клиенты

Есть разные причины для выбора почтовых клиентов. Некоторые из них, например Thunderbird, бесплатны, но безопасны и просты в использовании. Apple предоставляет Apple Mail, которая уже установлена на Mac. Платный Microsoft Outlook можно использовать с календарем.

Чтобы настроить электронную почту в любом почтовом клиенте, вам потребуются настройки электронной почты от вашего провайдера.

Используйте учетные записи IMAP в компьютерных почтовых клиентах, потому что электронные письма можно синхронизировать с вашим телефоном или устройством.

Пересылка электронной почты

Чтобы упростить задачу на начальных этапах ведения бизнеса, можно настроить пересылку электронной почты. Это когда новый служебный адрес ([электронная почта защищена]) будет перенаправлять на другой адрес. Это может быть тот, который вы уже используете как [email protected]

Обратной стороной является то, что когда вы нажимаете «Ответить», электронное письмо отправляется с последнего адреса.

Бесплатные адреса электронной почты

Такие службы, как Mail.com, предлагают бесплатные адреса электронной почты с большим выбором суффиксов. Все бесплатные услуги доступны в Интернете. Если вы хотите использовать адрес где-либо еще, например, на вашем рабочем столе, услуга оплачивается.

Я вижу преимущества таких бесплатных услуг, но по моему опыту, расширение бизнеса в конечном итоге приводит к очень быстрому переходу на платные услуги.

Заключение

Даже если вы только начинаете, рекомендуется с самого начала зарезервировать доменное имя для бизнеса. Оплачивайте профессиональные почтовые услуги. Это действительно не дорого, выглядит более профессионально и сэкономит время на переключение в будущем.

Совет: выберите доменное имя, которое продлится всю жизнь бизнеса - давнее доменное имя посылает в Google сигналы о том, что оно принадлежит надежной компании.