E-Mail-Optionen für kleine Unternehmen

Es gibt viele Optionen für kleine Unternehmen E-Mail, die Auswahl des richtigen Systems kann ziemlich entmutigend sein.

In diesem Beitrag werden die Auswahlmöglichkeiten für professionelle E-Mail-Adressen erläutert, wo sie gehostet werden können und welcher E-Mail-Client für Sie von Vorteil sein könnte.

Getrennte geschäftliche und private E-Mail-Adressen

Ich empfehle dringend, getrennte E-Mail-Adressen für Geschäfts- und Privatleben zu haben.

Die persönliche Adresse kann dann vom Geschäft getrennt werden. Ich warne davor, jemals eine persönliche Adresse auf einer Website anzugeben, da die Bereitstellung einer Adresse im Internet zwangsläufig zu SPAM-E-Mails führt.

Die Trennung der beiden stellt sicher, dass Sie beim Beantworten von geschäftlichen E-Mails nicht durch persönliche Verkaufs-E-Mails abgelenkt werden.

Die Präsentation einer professionellen Geschäftsadresse sieht auch viel eleganter aus, als eine persönliche „Yahoo“-Adresse zu verteilen.

Beginnen wir mit kostenpflichtigen E-Mail-Adressen, die ich gegenüber kostenlosen Diensten empfehle – für Sicherheit, Zuverlässigkeit und Professionalität.

Bezahlt für Domainnamen und E-Mail

Bei der Gründung eines Unternehmens ist es am glaubwürdigsten, einen Domainnamen (Website-Adresse) zu reservieren. Eine, die den Namen Ihres Unternehmens oder Ihrer Tätigkeit umreißt.

Domainnamen sind ab 20 £ pro Jahr erhältlich, je nachdem, welchen ISP (Internet Service Provider) Sie wählen. Am Ende dieses Beitrags liste ich einige seriöse ISPs auf.

Die Vorteile übersteigen bei weitem die Kosten, wenn Sie sich für ein erfolgreiches Unternehmen begeistern.

Nachdem Sie einen Domainnamen erworben haben, müssen die E-Mail-Adressen auf einem Server erstellt werden.

Dh Wenn Sie eine Adresse wie outdoorlove.com kaufen, können Sie dann jede E-Mail-Adresse hinzufügen, die mit dieser Domain verbunden ist. Zum Beispiel [email protected] oder [email protected] .

E-Mail-Konten serverseitig einrichten

E-Mail-Konten können bei dem ISP eingerichtet werden, bei dem Sie die Domain reserviert haben, oder Sie können die Domain auf einen zweiten ISP verweisen und die E-Mail-Konten dort einrichten lassen. Vielleicht ist ein ISP für bestimmte Dienste billiger als der andere, vielleicht ist einer sicherer, schneller; eine ganze Reihe von Gründen.

Wenn Sie Probleme haben – ich biete professionelle E-Mail-Adressen an und kann E-Mail-Konten (serverseitig) einrichten, die mit unserem neuen Domainnamen übereinstimmen. Sie können ein beliebiges Präfix wählen.

Aber lassen Sie uns mit den Optionen fortfahren, um die E-Mail tatsächlich zu verwenden.

Ihre geschäftliche E-Mail nutzen – die Möglichkeiten

Um die E-Mail-Adressen zu verwenden, benötigen Sie einen E-Mail-Client, bei dem es sich im Grunde um ein Programm zum Senden und Empfangen von E-Mails handelt.

Sie können einen webbasierten E-Mail-Client oder eine Software auf Ihrem Computer verwenden.

Webbasierte E-Mail-Clients

Es gibt einige webbasierte E-Mail-Clients wie Roundcube, aber bei weitem der beliebteste ist Gmail. Gmail ist kostenlos, sicher und sehr zuverlässig. Es gibt auch eine App, die Sie auf Ihrem Telefon verwenden können.

Was die Leute leicht verwirrt, ist, dass Sie für die Verwendung von Gmail eine Gmail-Adresse benötigen, mit der Sie sich anmelden.

Natürlich können Sie Ihr persönliches Gmail-Konto verwenden, das Sie bereits haben, aber ich würde empfehlen, ein zweites zu reservieren, insbesondere für geschäftliche Zwecke. Sie können die beiden Konten unabhängig voneinander halten.

Verwenden Sie den Firmennamen als Präfix für die Gmail-Adresse. Das An- und Abmelden wird viel weniger verwirrend sein.

Ihre geschäftlichen E-Mail-Adressen können in der Gmail-Oberfläche unter EINSTELLUNGEN eingerichtet werden. Legen Sie das geschäftliche E-Mail-Konto als Standard fest.

G-Suite

Es gibt einen kostenpflichtigen Google-Dienst namens G Suite. Um dies zu verwenden, würden Sie die Domain (oder zumindest die MX-Einträge) auf die G Suite verweisen und den ISP umgehen. Sie zahlen also nicht zweimal.

Innerhalb der G Suite können Sie Gmail (ohne dass eine Gmail-Adresse reserviert werden muss), den Kalender, Docs, sichere Nachrichten und Speicherplatz in Drive verwenden. Plus mehr, wenn Sie die höheren Pakete wählen.

Es stehen verschiedene Pakete zur Auswahl, aber das grundlegende G Suite-Konto kostet etwa 8 £ pro E-Mail-Adresse und Monat.

Gmail-App

Das Schöne an der Nutzung eines der Google-Dienste ist, dass Sie die Gmail-App auf jedes Telefon oder Gerät herunterladen, sich bei Ihrem Konto (oder Ihren Konten) anmelden und sofort mit dem Senden und Empfangen von E-Mails beginnen können. Sie müssen es nicht erneut einrichten.

Ich nutze gerne die Gmail-App, da ich meine Kunden dann aus der Ferne unterstützen kann, wenn etwas schief geht.

Microsoft 365-Online-E-Mail

Microsoft bietet auch einen webbasierten E-Mail-Client an, der Outlook auf Microsoft 365 ist. Zum Zeitpunkt des Schreibens ab 3,80 £ pro Benutzer und Monat.

Microsoft bietet alle Standard-Apps – Word, Excel, Outlook, PowerPoint und Access online zu diesem Preis an.

Für etwas mehr können Sie auch die Desktop-Versionen der Apps haben.

Computerbasierte E-Mail-Clients

Es gibt verschiedene Gründe für die Wahl von E-Mail-Clients. Einige, wie Thunderbird, sind kostenlos, aber sicher und einfach zu bedienen. Apple stellt Apple Mail bereit, das bereits auf Macs installiert ist. Das kostenpflichtige Microsoft Outlook kann mit einem Kalender verwendet werden.

Um E-Mail innerhalb eines E-Mail-Clients einzurichten, benötigen Sie die E-Mail-Einstellungen Ihres Providers.

Verwenden Sie IMAP-Konten auf computerbasierten E-Mail-Clients, da die E-Mails mit Ihrem Telefon oder Gerät synchronisiert werden können.

E-Mail-Weiterleitung

Um die Dinge in der Anfangsphase des Geschäfts einfach zu halten, kann eine E-Mail-Weiterleitung eingerichtet werden. Dies ist der Fall, wenn die neue Geschäftsadresse ([email protected]) an eine andere Adresse weitergeleitet wird. Dies könnte eine sein, die Sie bereits verwenden, wie [email protected]

Die Kehrseite davon ist, dass die E-Mail von der letzteren Adresse gesendet wird, wenn Sie auf Antworten klicken.

Kostenlose E-Mail-Adressen

Dienste wie Mail.com bieten kostenlose E-Mail-Adressen mit einer großen Auswahl an Suffixen. Der kostenlose Service ist online verfügbar. Wenn Sie die Adresse an einem anderen Ort verwenden möchten, z. B. auf Ihrem Desktop, wird der Service berechnet.

Ich kann die Anziehungskraft für einen kostenlosen Dienst wie diesen sehen, aber meiner Erfahrung nach wechseln expandierende Unternehmen sehr schnell zu kostenpflichtigen Diensten.

Abschluss

Auch wenn Sie gerade erst anfangen, ist es ratsam, von Anfang an einen geschäftlichen Domainnamen zu reservieren. Bezahlen Sie für professionelle E-Mail-Dienste. Es ist wirklich nicht teuer, sieht viel professioneller aus und spart in Zukunft Zeit beim Wechseln.

Tipp: Wählen Sie einen Domainnamen, der die Lebensdauer des Unternehmens hält – ein langjähriger Domainname sendet Signale an Google, dass er einem vertrauenswürdigen Unternehmen gehört.

Empfohlene ISPs für die Reservierung von Domainnamen

• Heart Internet – Reservieren Sie Ihren Domainnamen. Das Starter-Pro-Paket bietet kostenlose E-Mail-Adressen.
• A2 Hosting – Reservieren Sie Ihren Domainnamen. LITE-Paket bietet kostenlose E-Mail-Adressen.