Opcje poczty e-mail dla małych firm

Istnieje wiele opcji dla poczty e-mail dla małych firm, wybór odpowiedniego systemu może być dość zniechęcający.

Ten post omawia opcje dotyczące profesjonalnych adresów e-mail, gdzie mogą być hostowane i który klient poczty e-mail może Ci przynieść korzyści.

Oddziel firmowy i osobisty adres e-mail

Zdecydowanie sugeruję posiadanie osobnych adresów e-mail dla biznesu i życia prywatnego.

Adres osobisty można następnie odłączyć od firmy. Przestrzegam przed umieszczaniem osobistego adresu na stronie internetowej, ponieważ umieszczenie go w Internecie wiąże się z przyciąganiem spamu.

Posiadanie dwóch oddzielnych zapewnia, że ​​nie będziesz rozpraszać się osobistymi e-mailami sprzedażowymi podczas odpowiadania na e-maile biznesowe.

Prezentowanie profesjonalnego adresu biznesowego również wygląda na znacznie bardziej dopracowane niż wręczanie osobistego adresu „Yahoo”.

Zacznijmy od płatnych adresów e-mail, które polecam ponad bezpłatne usługi – ze względu na bezpieczeństwo, niezawodność i profesjonalizm.

Opłacone za nazwę domeny i adres e-mail

Przy zakładaniu firmy najbardziej wiarygodną opcją jest zarezerwowanie nazwy domeny (adresu strony internetowej). Taki, który określa nazwę Twojej firmy lub to, co robisz.

Nazwy domen są dostępne w cenie od 20 GBP rocznie, w zależności od wybranego dostawcy usług internetowych (ISP). Na końcu tego wpisu wymienię niektórych renomowanych dostawców usług internetowych.

Korzyści znacznie przewyższają koszty, jeśli jesteś entuzjastą prowadzenia udanego biznesu.

Po zakupie nazwy domeny adresy e-mail należy utworzyć na serwerze.

Oznacza to, że zakup adresu takiego jak outdoorslove.com umożliwiłby dodanie dowolnego adresu e-mail powiązanego z tą domeną. Na przykład [ochrona poczty e-mail] lub [chroniona poczta e-mail] .

Konfigurowanie kont e-mail po stronie serwera

Konta e-mail można skonfigurować u dostawcy usług internetowych, u którego zarezerwowałeś domenę, lub możesz skierować domenę na drugiego dostawcę usług internetowych i skonfigurować tam konta e-mail. Może jeden dostawca usług internetowych jest tańszy od drugiego w przypadku niektórych usług, może jeden jest bezpieczniejszy i szybszy; całe mnóstwo powodów.

Jeśli zaczynasz się zmagać – oferuję profesjonalne adresy e-mail i mogę założyć konta e-mail (po stronie serwera), które pokrywają się z naszą nową nazwą domeny. Możesz wybrać dowolny prefiks.

Ale przejdźmy dalej z opcjami, aby faktycznie zacząć korzystać z poczty e-mail.

Korzystanie z firmowej poczty e-mail – opcje

Aby korzystać z adresów e-mail, potrzebujesz klienta poczty e-mail, który jest w zasadzie programem wysyłającym i odbierającym pocztę.

Możesz użyć internetowego klienta poczty e-mail lub jakiegoś oprogramowania na swoim komputerze.

Internetowe klienty poczty e-mail

Istnieje kilka internetowych klientów poczty e-mail, takich jak Roundcube, ale zdecydowanie najpopularniejszym jest Gmail. Gmail jest darmowy, bezpieczny i bardzo niezawodny. Istnieje również aplikacja, z której możesz korzystać na swoim telefonie.

To, co nieco dezorientuje ludzi, to fakt, że do korzystania z Gmaila potrzebny jest adres Gmail, który służy do logowania.

Oczywiście możesz użyć osobistego konta gmail, które już masz, ale radzę zarezerwować drugie, szczególnie dla biznesu. Możesz zachować oba konta niezależnie od siebie.

Użyj nazwy firmy jako prefiksu adresu Gmail. Logowanie i wylogowanie będzie znacznie mniej mylące.

Swoje firmowe adresy e-mail można skonfigurować w interfejsie Gmaila w sekcji USTAWIENIA. Ustaw firmowe konto e-mail jako domyślne.

G Suite

Istnieje płatna usługa Google o nazwie G Suite. Aby z tego skorzystać, skieruj domenę (lub przynajmniej rekordy MX) do G Suite, omijając dostawcę usług internetowych. Więc nie płacisz dwa razy.

W ramach G Suite możesz korzystać z Gmaila (bez konieczności rezerwowania adresu Gmail), Kalendarza, Dokumentów, bezpiecznych wiadomości i miejsca na Dysku. Plus więcej, jeśli wybierzesz wyższe pakiety.

Do wyboru są różne pakiety, ale podstawowe konto G Suite kosztuje około 8 GBP za adres e-mail miesięcznie.

Aplikacja Gmail

Piękno korzystania z dowolnej usługi Google polega na tym, że możesz pobrać aplikację Gmail na dowolny telefon lub urządzenie, zalogować się na swoje konto (lub konta) i od razu zacząć wysyłać i odbierać pocztę. Nie musisz go ponownie konfigurować.

Lubię korzystać z aplikacji Gmail, ponieważ mogę wtedy zdalnie wspierać moich klientów, gdy coś pójdzie nie tak.

Poczta elektroniczna Microsoft 365

Microsoft oferuje również internetowego klienta poczty e-mail, którym jest Outlook na Microsoft 365. Począwszy od 3,80 GBP za użytkownika miesięcznie w momencie pisania.

Microsoft oferuje wszystkie standardowe aplikacje – Word, Excel, Outlook, PowerPoint i Access online w tej cenie.

Aby uzyskać trochę więcej, możesz również mieć wersje aplikacji na komputery stacjonarne.

Komputerowe klienty poczty e-mail

Istnieją różne powody wyboru klientów poczty e-mail. Niektóre, takie jak Thunderbird, są bezpłatne, ale są bezpieczne i łatwe w użyciu. Apple dostarcza Apple Mail, który jest już zainstalowany na komputerach Mac. Płatny program Microsoft Outlook może być używany z kalendarzem.

Aby skonfigurować pocztę e-mail w dowolnym kliencie poczty e-mail, potrzebujesz ustawień poczty e-mail od swojego dostawcy.

Korzystaj z kont IMAP w komputerowych klientach poczty e-mail, ponieważ wiadomości e-mail można synchronizować z telefonem lub urządzeniem.

Przekazywanie poczty e-mail

Aby uprościć sprawy na początkowych etapach działalności, można skonfigurować przekierowanie poczty e-mail. To wtedy nowy adres firmy ([chroniony adres e-mail]) przekieruje na inny adres. Może to być taki, którego już używasz jako [chroniony e-mailem]

Wadą tego jest to, że po naciśnięciu odpowiedzi wiadomość e-mail jest wysyłana z tego ostatniego adresu.

Darmowe adresy e-mail

Usługi takie jak Mail.com oferują bezpłatne adresy e-mail z dużym wyborem sufiksów. Bezpłatna usługa jest dostępna online. Jeśli chcesz używać adresu w dowolnym innym miejscu, na przykład na komputerze, opłata za usługę jest pobierana.

Widzę korzyści dla takiej bezpłatnej usługi, ale z mojego doświadczenia wynika, że ​​rozwijające się firmy bardzo szybko przestawiają się na usługi płatne.

Wniosek

Nawet jeśli dopiero zaczynasz, dobrą radą jest zarezerwowanie nazwy domeny biznesowej od samego początku. Płać za profesjonalne usługi poczty elektronicznej. To naprawdę nie jest drogie, wygląda bardziej profesjonalnie i pozwoli zaoszczędzić czas na przełączanie w przyszłości.

Wskazówka: wybór nazwy domeny będzie trwał przez cały okres istnienia firmy – długoletnia nazwa domeny wysyła sygnały do ​​Google, że należy do zaufanej firmy.

Zalecani dostawcy usług internetowych do rezerwacji nazw domen

• Heart Internet – Zarezerwuj nazwę domeny. Pakiet Starter pro zapewnia bezpłatne adresy e-mail.
• Hosting A2 – Zarezerwuj nazwę swojej domeny. Pakiet LITE zapewnia bezpłatne adresy e-mail.