Opzioni di posta elettronica per piccole imprese

Ci sono molte opzioni per la posta elettronica di piccole imprese, scegliere il sistema giusto può diventare piuttosto scoraggiante.

Questo post illustra le scelte per gli indirizzi e-mail professionali, dove possono essere ospitati e quale client di posta elettronica potrebbe avvantaggiarti.

Indirizzi e-mail aziendali e personali separati

Suggerisco caldamente di avere indirizzi email separati per affari e vita privata.

L'indirizzo personale può quindi essere staccato dall'attività. Mi raccomando non mettere mai un indirizzo personale su un sito web perché mettere un indirizzo online è destinato ad attirare e-mail di SPAM.

Avere i due separati ti assicura di non essere distratto dalle e-mail di vendita personali quando rispondi alle e-mail aziendali.

Presentare un indirizzo aziendale professionale sembra anche molto più raffinato che distribuirne uno personale "Yahoo".

Cominciamo con gli indirizzi email a pagamento, che consiglio rispetto ai servizi gratuiti – per sicurezza, affidabilità e professionalità.

Pagato per nome di dominio ed e-mail

All'avvio di un'impresa, l'opzione più affidabile è quella di prenotare un nome di dominio (indirizzo del sito web). Uno che delinea il nome della tua azienda o quello che fai.

I nomi di dominio sono disponibili a partire da £ 20 all'anno, a seconda dell'ISP (provider di servizi Internet) scelto. Elencherò alcuni ISP affidabili alla fine di questo post.

I vantaggi sono ben oltre il costo se sei entusiasta di gestire un'attività di successo.

Una volta acquistato un nome di dominio, gli indirizzi email devono essere creati su un server.

Ad esempio, l' acquisto di un indirizzo come Outdoorslove.com ti consentirà di aggiungere qualsiasi indirizzo e-mail correlato a quel dominio. Ad esempio [email protected] o [email protected] .

Configurazione degli account di posta elettronica lato server

Gli account e-mail possono essere configurati con l'ISP con cui hai prenotato il dominio, oppure puoi puntare il dominio su un secondo ISP e impostare gli account e-mail lì. Forse un ISP è più economico dell'altro per determinati servizi, forse uno è più sicuro, più veloce; tutta una serie di ragioni.

Se stai iniziando a fare fatica, offro indirizzi e-mail professionali e posso impostare account e-mail (lato server) che coincidono con il nostro nuovo nome di dominio. Puoi scegliere il prefisso che preferisci.

Ma continuiamo con le opzioni per iniziare effettivamente a utilizzare l'e-mail.

Utilizzo dell'e-mail aziendale: le opzioni

Per utilizzare gli indirizzi email avrai bisogno di un client di posta, che è fondamentalmente un programma che invia e riceve la posta.

Puoi utilizzare un client di posta elettronica basato sul Web o un software sul tuo computer.

Client di posta elettronica basati sul Web

Esistono alcuni client di posta elettronica basati sul Web come Roundcube, ma di gran lunga il più popolare è Gmail. Gmail è gratuito, sicuro e molto affidabile. C'è anche un'app che puoi usare sul tuo telefono.

Ciò che confonde leggermente le persone è che per utilizzare Gmail è necessario un indirizzo Gmail, che viene utilizzato per accedere.

Ovviamente potresti usare l'account gmail personale che già possiedi, ma ti consiglio di riservarne un secondo, soprattutto per lavoro. Puoi mantenere i due account indipendenti l'uno dall'altro.

Utilizza il nome dell'attività come prefisso dell'indirizzo Gmail. L'accesso e la disconnessione saranno molto meno confusi.

I tuoi indirizzi email aziendali possono essere impostati nell'interfaccia di Gmail in IMPOSTAZIONI. Imposta l'account e-mail aziendale come predefinito.

G Suite

Esiste un servizio Google a pagamento che si chiama G Suite. Per utilizzarlo, indirizzerai il dominio (o almeno i record MX) a G Suite, ignorando l'ISP. Quindi non paghi due volte.

All'interno di G Suite puoi utilizzare Gmail (senza la necessità di prenotare un indirizzo gmail), Calendario, Documenti, messaggistica sicura e spazio di archiviazione su Drive. In più se scegli i pacchetti più alti.

Esistono diversi pacchetti tra cui scegliere, ma l'account G Suite di base costa circa £ 8 per indirizzo email al mese.

Applicazione Gmail

La bellezza dell'utilizzo di uno qualsiasi dei servizi Google è che puoi scaricare l'app Gmail su qualsiasi telefono o dispositivo, accedere al tuo account (o account) e iniziare a inviare e ricevere posta immediatamente. Non è necessario configurarlo di nuovo.

Mi piace usare l'app Gmail, perché posso supportare in remoto i miei clienti quando qualcosa va storto.

Posta elettronica online di Microsoft 365

Microsoft offre anche un client di posta elettronica basato sul Web che è Outlook su Microsoft 365. A partire da £ 3,80 per utente al mese al momento della scrittura.

Microsoft offre tutte le app standard: Word, Excel, Outlook, PowerPoint e Access online a questo prezzo.

Per un po' di più puoi anche avere le versioni desktop delle app.

Client di posta elettronica basati su computer

Ci sono diversi motivi per scegliere i client di posta elettronica. Alcuni, come Thunderbird, sono gratuiti, ma sono sicuri e facili da usare. Apple fornisce Apple Mail che è già installata sui Mac. Microsoft Outlook, a pagamento, può essere utilizzato con un calendario.

Per configurare l'e-mail all'interno di qualsiasi client di posta, sono necessarie le impostazioni e-mail del tuo provider.

Utilizza gli account IMAP su client di posta elettronica basati su computer perché le e-mail possono essere sincronizzate con il tuo telefono o dispositivo.

Inoltro e-mail

Per semplificare le cose nelle fasi iniziali dell'attività, è possibile impostare l'inoltro della posta elettronica. Questo è quando il nuovo indirizzo aziendale ([email protected]) verrebbe reindirizzato a un altro indirizzo. Questo potrebbe essere uno che usi già come [email protected]

Il lato negativo di questo è che quando premi rispondi l'e-mail viene inviata da quest'ultimo indirizzo.

Indirizzi email gratuiti

Servizi come Mail.com offrono indirizzi e-mail gratuiti con un'ampia scelta di suffissi. Il servizio gratuito è tutto disponibile online. Se desideri utilizzare l'indirizzo in qualsiasi altro luogo, ad esempio sul desktop, il servizio è a pagamento.

Riesco a vedere il sorteggio per un servizio gratuito come questo, ma nella mia esperienza le aziende in espansione finiscono per passare molto rapidamente ai servizi a pagamento.

Conclusione

Anche se sei appena agli inizi, è un buon consiglio prenotare un nome di dominio aziendale dall'inizio. Paga per servizi di posta elettronica professionali. Non è davvero costoso, sembra molto più professionale e farà risparmiare tempo nel cambio in futuro.

Suggerimento: la scelta di un nome di dominio durerà per tutta la vita dell'attività: un nome di dominio di lunga data invia segnali a Google che è di proprietà di un'azienda fidata.

ISP consigliati per la prenotazione dei nomi di dominio

• Heart Internet – Prenota il tuo nome di dominio. Il pacchetto Starter pro fornisce indirizzi e-mail gratuiti.
• A2 Hosting – Prenota il tuo nome di dominio. Il pacchetto LITE fornisce indirizzi email gratuiti.