Options de messagerie pour les petites entreprises

Il existe de nombreuses options pour le courrier électronique des petites entreprises, choisir le bon système peut devenir assez intimidant.

Cet article présente les choix d'adresses e-mail professionnelles, où elles peuvent être hébergées et quel client de messagerie pourrait vous être utile.

Séparez les adresses e-mail professionnelles et personnelles

Je suggère fortement d'avoir des adresses e-mail séparées pour la vie professionnelle et privée.

L'adresse personnelle peut alors être détachée de l'entreprise. Je mets en garde contre la mise en place d'une adresse personnelle sur un site Web, car la mise en ligne d'une adresse est susceptible d'attirer des courriers indésirables.

Le fait de séparer les deux garantit que vous ne vous laissez pas distraire par des e-mails de vente personnels lorsque vous répondez à des e-mails professionnels.

La présentation d'une adresse professionnelle semble également beaucoup plus soignée que la distribution d'une adresse personnelle « Yahoo ».

Commençons par les adresses e-mail payantes, que je recommande aux services gratuits – pour la sécurité, la fiabilité et le professionnalisme.

Payé pour le nom de domaine et l'email

Lors du démarrage d'une entreprise, l'option la plus louable est de réserver un nom de domaine (adresse de site Web). Celui qui décrit le nom de votre entreprise ou ce que vous faites.

Les noms de domaine sont disponibles à partir de 20 £ par an, selon le FAI (fournisseur d'accès Internet) que vous choisissez. Je liste quelques FAI réputés à la fin de cet article.

Les avantages dépassent largement le coût si vous êtes enthousiaste à l'idée de gérer une entreprise prospère.

Une fois que vous avez acheté un nom de domaine, les adresses e-mail doivent être créées sur un serveur.

C'est-à-dire que l' achat d'une adresse telle que outdoorlove.com vous permettrait d'ajouter ensuite n'importe quelle adresse e-mail liée à ce domaine. Tels que [email protected] ou [email protected] .

Configuration des comptes de messagerie côté serveur

Les comptes de messagerie peuvent être configurés avec le FAI avec lequel vous avez réservé le domaine, ou vous pouvez pointer le domaine vers un deuxième FAI et y configurer les comptes de messagerie. Peut-être qu'un FAI est moins cher que l'autre pour certains services, peut-être que l'un est plus sûr, plus rapide ; une foule de raisons.

Si vous commencez à avoir des difficultés, je propose des adresses e-mail professionnelles et je peux configurer des comptes de messagerie (côté serveur) qui coïncident avec notre nouveau nom de domaine. Vous pouvez choisir le préfixe de votre choix.

Mais continuons avec les options pour réellement commencer à utiliser l'e-mail.

Utilisation de votre messagerie professionnelle – les options

Pour utiliser les adresses e-mail, vous aurez besoin d'un client de messagerie, qui est essentiellement un programme qui envoie et reçoit du courrier.

Vous pouvez utiliser un client de messagerie Web ou un logiciel sur votre ordinateur.

Clients de messagerie Web

Il existe quelques clients de messagerie Web tels que Roundcube, mais le plus populaire est de loin Gmail. Gmail est gratuit, sécurisé et très fiable. Il existe également une application que vous pouvez utiliser sur votre téléphone.

Ce qui déconcerte légèrement les gens, c'est que pour utiliser Gmail, vous avez besoin d'une adresse Gmail, qui est utilisée pour vous connecter.

Vous pouvez bien entendu utiliser le compte gmail personnel que vous possédez déjà, mais je vous conseillerais d'en réserver un deuxième, notamment pour les entreprises. Vous pouvez garder les deux comptes indépendants l'un de l'autre.

Utilisez le nom de l'entreprise comme préfixe de l'adresse Gmail. Se connecter et se déconnecter sera beaucoup moins déroutant.

Vos adresses e-mail professionnelles peuvent être configurées dans l'interface Gmail sous PARAMÈTRES. Définissez le compte de messagerie professionnel par défaut.

G Suite

Il existe un service Google payant appelé G Suite. Pour l'utiliser, vous devez pointer le domaine (ou au moins les enregistrements MX) vers G Suite, en contournant le FAI. Ainsi, vous ne payez pas deux fois.

Dans G Suite, vous pouvez utiliser Gmail (sans avoir besoin de réserver une adresse Gmail), le calendrier, Docs, la messagerie sécurisée et l'espace de stockage dans Drive. Plus encore si vous choisissez les forfaits supérieurs.

Vous avez le choix entre différents forfaits, mais le compte G Suite de base coûte environ 8 £ par adresse e-mail et par mois.

Application Gmail

La beauté de l'utilisation de l'un des services Google est que vous pouvez télécharger l'application Gmail sur n'importe quel téléphone ou appareil, vous connecter à votre compte (ou vos comptes) et commencer à envoyer et recevoir du courrier immédiatement. Vous n'avez pas besoin de le configurer à nouveau.

J'aime utiliser l'application Gmail, car je peux alors assister à distance mes clients en cas de problème.

Courriel en ligne Microsoft 365

Microsoft propose également un client de messagerie Web qui est Outlook sur Microsoft 365. À partir de 3,80 £ par utilisateur et par mois au moment de la rédaction.

Microsoft propose toutes les applications standard - Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Access en ligne pour ce prix.

Pour un peu plus, vous pouvez également avoir les versions de bureau des applications.

Clients de messagerie sur ordinateur

Il existe différentes raisons de choisir des clients de messagerie. Certains, comme Thunderbird, sont gratuits, mais sécurisés et faciles à utiliser. Apple fournit Apple Mail qui est déjà installé sur les Mac. Microsoft Outlook, qui est payant, peut être utilisé avec un calendrier.

Pour configurer la messagerie dans n'importe quel client de messagerie, vous avez besoin des paramètres de messagerie de votre fournisseur.

Utilisez des comptes IMAP sur des clients de messagerie sur ordinateur, car les e-mails peuvent être synchronisés avec votre téléphone ou votre appareil.

Transfert d'e-mails

Pour simplifier les choses aux premiers stades de l'activité, le transfert d'e-mails peut être configuré. C'est à ce moment-là que la nouvelle adresse commerciale ([protégé par e-mail]) redirige vers une autre adresse. Cela pourrait être celui que vous utilisez déjà comme [email protected]

L'inconvénient est que lorsque vous appuyez sur Répondre, l'e-mail est envoyé à partir de cette dernière adresse.

Adresses e-mail gratuites

Des services tels que Mail.com proposent des adresses e-mail gratuites avec un large choix de suffixes. Le service gratuit est disponible en ligne. Si vous souhaitez utiliser l'adresse n'importe où ailleurs, par exemple sur votre bureau, le service est facturé.

Je peux voir l'attrait d'un service gratuit comme celui-ci, mais d'après mon expérience, les entreprises en expansion finissent par passer très rapidement à des services payants.

Conclusion

Même si vous débutez, il est conseillé de réserver un nom de domaine professionnel dès le début. Payez pour des services de messagerie professionnels. Ce n'est vraiment pas cher, ça a l'air bien plus professionnel et ça vous fera gagner du temps en changeant à l'avenir.

Astuce : choisissez un nom de domaine qui durera toute la vie de l'entreprise - un nom de domaine de longue date envoie des signaux à Google qu'il appartient à une entreprise de confiance.

FAI recommandés pour réserver des noms de domaine

• Heart Internet – Réservez votre nom de domaine. Le package Starter pro fournit des adresses e-mail gratuites.
• Hébergement A2 – Réservez votre nom de domaine. Le package LITE fournit des adresses e-mail gratuites.