Kiat Berhasil Berkolaborasi dengan Kantor Internasional Anda

Perubahan pertimbangan sosial, keuangan, dan politik telah mempengaruhi tidak hanya pasar internasional, tetapi juga interaksi tempat kerja kantor internasional.

Perusahaan lebih berdedikasi dari sebelumnya untuk menciptakan tenaga kerja yang bervariasi dan menarik. Cara para eksekutif mengelola dan terhubung dengan kelompok mereka telah berubah sebagai akibat dari perkembangan ini. Menurut survei terbaru, 89% staf bisnis bekerja dengan upah minimum di satu proyek multinasional. 62% yang luar biasa bekerja dengan orang-orang dari berbagai negara. Mempertimbangkan statistik ini, hanya 18% perusahaan multinasional yang percaya bahwa mereka memiliki ruang lingkup kepemimpinan yang sangat baik untuk mengatasi potensi kesulitan bisnis.

Berikut adalah enam rekomendasi untuk mengarahkan staf kantor internasional Anda untuk membantu Anda. Sehingga memungkinkan Anda untuk secara efektif menegosiasikan komplikasi yang datang dengan mengelola karyawan dari berbagai asal budaya.

Hambatan Saat Bekerja dengan Perusahaan Multinasional

1. Zona Waktu, Faktor Terbesar dan Paling Penting

Perbedaan waktu, besar atau kecil, membuat kolaborasi waktu nyata menjadi sulit. Saat makan siang di tempat kerja Anda dan bermalam di tempat kerja mereka, kapan Anda mengatur pertemuan? Ketika rekan kerja Anda di luar negeri mengirimi Anda email setelah jam kantor, haruskah Anda menanggapinya?

2. Perbedaan Budaya

Jika dibiarkan tidak tertangani, hambatan budaya menghambat operasi TI, menghambat interaksi, dan memecah tim asing.

3. Hambatan Informasi

Kemajuan akan tertunda jika kru Anda terjebak dengan file besar satu sama lain. Lebih buruk lagi, ketidaknyamanan ini akan membuat tim terpisah, membawa mereka ke tanggung jawab yang terpisah dan menciptakan hambatan komunikasi.

Itu buruk bagi produktivitas karena mengganggu aliran kerja yang stabil. Ada beberapa layanan profesional yang bisa Anda gunakan untuk mengirim file berukuran besar agar progresnya berjalan lancar. Layanan ini aman dan terjamin, dengan unggahan yang dapat dilanjutkan, yang dapat sangat bermanfaat. Dan pengguna terdaftar juga dapat menghapus file kapan pun mereka mau.

Bagaimana Menangani Kantor dan Tim Internasional Anda

1. Pasti Sering Check In

Pekerja dalam tim internasional sering kali beroperasi secara virtual dari berbagai lokasi dan zona waktu. Interaksi teratur dengan kolaborator di luar kantor sangat penting untuk menjaga saluran komunikasi yang jelas dan membuat mereka merasa dihargai.

Sesuai data Gallup, pekerja yang melakukan check-in rutin dengan bos mereka tiga kali lebih mungkin untuk terlibat daripada mereka yang tidak.

Saat mengatur pertemuan dengan atasan langsung, gunakan alat jaringan yang memungkinkan interaksi waktu nyata dan pertukaran informasi, seperti konferensi video. Selain itu, atur tanggal di kantor yang diperlukan untuk karyawan jarak jauh atau kunjungi kantor cabang di luar negeri secara teratur. Dalam hal menyelesaikan pekerjaan, keterlibatan tatap muka telah terbukti lebih berhasil daripada email, dan ini dapat membantu staf Anda untuk menciptakan kepercayaan.

Anda dapat menghindari beberapa rintangan yang tercipta karena jarak dengan menjaga kecepatan pertemuan yang konstan dan membangun hubungan kerja yang lebih solid dengan grup Anda dengan sering mengadakan pertemuan.

2. Layanan Penyimpanan Data

Menggunakan layanan penyimpanan cloud untuk menyimpan dan mengelola data yang dapat diakses dengan mudah oleh semua pekerja adalah mekanisme yang mudah untuk memerangi budaya hambatan informasi. Namun, koordinasi antar kantor di luar negeri tidak akan didorong hanya dengan mengandalkan hal ini.

Tim yang berbeda dapat mendelegasikan tugas, membalas pengetahuan baru, dan berinteraksi dengan semua faktor di satu lokasi, tersedia kapan saja, menggunakan alat kolaborasi. Tempat kerja kecil dapat memulihkan sikap "hei lihat lebih dekat ini" dengan teknologi seperti ini.

3. Kesatuan Antar Karyawan

Sangat mudah bagi karyawan jarak jauh di berbagai wilayah di dunia untuk merasa terputus dari rekan kerja mereka—dan organisasi secara keseluruhan. Masukkan rasa misi yang sama pada pekerja Anda untuk membuat mereka merasa seolah-olah mereka adalah bagian dari regu.

Menurut survei oleh situs, 73 persen profesional yang didorong oleh tujuan merasa puas dengan profesi mereka, dibandingkan dengan hanya 64% dari mereka yang tidak didorong oleh tujuan.

Pastikan staf Anda merasa dilibatkan dengan menekankan bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada tujuan perusahaan atau departemen Anda yang lebih luas. Identifikasi pencapaian dan inisiatif tertentu selama rapat dan tunjukkan bagaimana semuanya terkait dan memajukan tujuan perusahaan Anda.

• Pengguna melihat dengan siapa mereka berbicara, tetap fokus, dan memahami gerakan tubuh semua orang melalui video.
• Setiap kantor dapat "menunjukkan dan memberi tahu" dengan menampilkan layar mereka.
• Rekaman memastikan bahwa rekan kerja tidak membuang waktu dan siapa pun yang berada di belahan dunia yang berbeda dapat segera menyusul.

4. Bersosialisasi

Hubungan antara cabang kantor internasional Anda akan lemah dan cepat hancur jika tidak ada pembicaraan santai.

Gunakan perangkat lunak perpesanan online alih-alih membanjiri kotak masuk rekan kerja Anda dengan obrolan santai. Coba gunakan situs media sosial tempat kerja. Mereka memfasilitasi interaksi yang sederhana, inklusif, dan yang paling penting, menyenangkan.

5. Partisipasi Sangat Penting

Salah satu aspek tersulit dalam mengelola perusahaan multinasional adalah menemukan cara untuk menginspirasi keterlibatan dan perdebatan antara pekerja yang berbicara dalam bahasa yang berbeda.

Untuk mengembangkan bentuk komunikasi di antara semua anggota kelompok, penting untuk mengadopsi bahasa bersama, atau "lingua franca." Namun, ada kerugian tertentu dari melakukannya.

Pekerja yang tidak mahir dalam bahasa bersama mungkin cenderung tidak berbicara dalam rapat tim, sementara mereka yang mahir dapat memimpin diskusi.

Anda harus menyadari ketidaksetaraan ini sebagai supervisor dan bertindak sesuai dengan itu. Saat mendiskusikan rekan kerja, Anda mungkin harus menyarankan penutur asli untuk lebih banyak berkomunikasi dan menahan diri untuk tidak menggunakan frasa slang. Di lain waktu, memanggil mereka yang tidak pandai dalam diskusi mungkin penting untuk menjamin bahwa suara mereka dapat didengar.

Meningkatkan kerja sama dan interaksi tim mungkin semudah membina lingkungan di mana semua pekerja Anda merasa terinspirasi untuk terlibat dalam diskusi.

6. Ikuti Pedoman

Tidak ada satu pun perangkat lunak jaringan yang dapat menangani semuanya. Itu semua bergantung pada apa pun yang perlu Anda sampaikan ketika Anda perlu melakukannya dan kapan harus berinteraksi. Namun, karena ada berbagai platform untuk dipilih, Anda harus menentukan bagaimana dan kapan perusahaan akan menggunakan masing-masing untuk bekerja sama dengan kantor asing Anda.

• Apa rute terbaik untuk digunakan jika Anda menginginkan bantuan segera?
• Berapa lama sebelumnya panggilan konferensi harus dijadwalkan?
• Data apa, jika ada, yang harus diekspos oleh rekan kerja tertentu?

Anda Harus Tetap Terhubung dengan satu sama lain

Sudah jelas. Anda harus berinisiatif untuk berhasil berkolaborasi dengan kantor internasional Anda. Teknologi, bila digunakan dengan benar, dapat menjadi ikatan yang mengikat tim Anda yang terpisah-pisah.

Menangani kantor dan staf internasional adalah tugas yang sulit. Dengan memupuk perasaan misi bersama pada pekerja Anda, mendorong komunikasi dan pemahaman yang jelas, dan memanfaatkan teknologi kooperatif, Anda dapat menumbuhkan budaya rasa hormat dan kepercayaan yang akan membantu perusahaan Anda mencapai tujuannya.