契約管理が企業にとって重要である8つの有用な理由

あなたが中小企業であるかどうかにかかわらず、あなたがクライアントまたは会社の他の利害関係者と取引しているときはいつでも、あなたは契約の際に契約に遭遇するでしょう。 それらすべてを追跡するのは難しい場合があります。

契約管理のない企業がビジネスで直面する課題は次のとおりです。

• 会社は、契約上の義務を遵守するために何が必要かを定義する際に多くの間違いを犯す可能性があります。
• 契約上の機会が発生した場合、会社はそれを利用できない可能性があります。
• 会社は契約上の義務に関連するリスクを管理できない可能性があり、それは契約上の関係の終了または変更につながる可能性があります。

適切な契約管理がないという課題を考えると、それらを避けたいと思います。 ただし、契約管理を行うことは、リスクを軽減することだけではありません。 それはあなたのビジネスにも利益をもたらすことです。 これらのメリットについて説明する前に、契約管理とは何かを定義しましょう。

契約管理とは？

契約管理は、契約を管理、監視、および維持するプロセスです。

契約は、ビジネスの条件を概説する2つの当事者間の法的合意です。

契約管理プロセスには次のものが含まれます。

• 契約状況の追跡。
• 契約変更の承認を得る。
• 全員がすべての契約上の義務を確実に果たすようにします。

契約管理は、2つ以上の当事者間の契約を計画、交渉、および実行するプロセスです。

契約管理は、次の手順を含むプロセスです。

• 契約条件を交渉する
• 契約条件を実行する
• 契約コンプライアンスを監視する
• 紛争を解決する

これが何であるかがわかったので、これをビジネスに組み込みたい理由をいくつか示します。

契約管理が重要である理由

なぜ契約管理にもっと投資すべきなのか疑問に思っていますか？ これらが不可欠である8つの理由がここにあります。

1.両方の当事者を保護します

あなたのビジネスと取引する人々を保護することはあなたの評判を保護するために重要です。 VPNの使用は、それを行う1つの方法です。

VPNを電気通信に組み込む以外に、適切な契約管理は、ビジネストランザクションをより安全に行うためのもう1つの方法です。

契約は、2つ以上の当事者間の法的拘束力のある契約です。 その合意は、書面、口頭、または暗示でさえあり得ます。 契約の中心的な役割は、契約の各当事者の権利と義務を定義することです。

契約管理が両方の契約当事者を保護できる多くの方法があります。 1つの方法は、何かに署名する前に、両方の当事者が同意する内容を知っていることを確認することです。 もう1つの方法は、契約が草案にある間、契約で不利と思われる条件について両当事者が平等に交渉する機会を確保することです。

2.機能効率を向上させます

今日では、事業運営のより多くの部分に、それらを自動化できる方法があります。 カスタマーサポートを自動化できます。 投資収益率を高めるのに役立つマーケティングの自動化も可能です。 より多くの企業が、これらのツールとソフトウェアの助けを借りて効率を改善するためにこれを行っています。

多くの起業家は、生産性のためにさまざまなツールやプラグインを使用しており、その結果、より効率的です。 契約管理は、特にリソースが限られている場合に、より多くの時間と注意を必要とする可能性のあるものに集中するために、より速く実行できるものの作業負荷を軽減する1つの方法です。

3.コンプライアンスを実施および改善します

契約管理はビジネスプロセスの不可欠な部分です。 これにより、すべての当事者が契約に準拠していることが保証され、違反が発生した場合に契約を履行できます。

契約管理は、あらゆるビジネスの最も重要な部分です。 契約の遵守を強化および改善し、リスクを回避し、リスクを軽減することができます。

契約管理は、契約の遵守を実施および改善するのに役立つプロセスです。

契約管理者は、すべての当事者が契約に基づく義務を認識していることを確認し、潜在的な違反またはリスクを監視し、必要に応じて変更を交渉し、契約の変更または更新を文書化する必要があります。 また、変更を承認する前に、関連する利害関係者からすべての適切な承認が得られていることを確認する必要があります。

4.契約ポートフォリオのリスクを管理します

契約ポートフォリオは、会社によって署名および管理される一連の契約です。 これは、組織のリスク管理戦略の不可欠な部分です。

法律、規制、または顧客の需要に変化がないか、契約ポートフォリオを定期的に監視する必要があります。 契約を定期的に見直して、適用法を遵守し、会社の環境の変化から生じる可能性のある潜在的なリスクを特定する必要があります。

リスクを管理するには、リスクが何であるか、およびリスクが契約ポートフォリオにどのように影響するかを知る必要があります。 企業は、必要な措置を講じ、将来の損失を回避するために、リスクを理解する必要があります。 あなたは契約管理の助けを借りてそれを行うことができます。

5.契約承認プロセスを合理化します

契約承認プロセスは、契約管理プロセスの重要なステップです。 これにより、すべての人が利用規約に従うことが保証されます。 不一致や変更がある場合は、契約を承認する前にそれらを適用する必要があります。 合理化された契約承認プロセスにより、企業は契約が法的拘束力を持ち、執行可能であることを確認しやすくなります。

合理化された契約承認プロセスにより、マーケティングや販売など、ビジネスの他の側面に集中する時間を増やすことができます。 給与や経理などの他の管理タスクを処理する時間さえあるかもしれません。

合理化された契約承認プロセスは、顧客体験を大幅に向上させることもでき、潜在的な顧客（および現在の顧客）をより適切に扱うことができる1つの方法です。

6.より優れたアクセシビリティと透明性を可能にします

契約の内容を確認しやすいため、契約管理は透明性を高めるのに役立ちます。 また、契約の言語に堪能でない人々が何が起こっているのかを理解できるようになるため、アクセシビリティにも役立ちます。

この利点は、人が契約の言語を話さない場合、通訳にそれを読んでもらい、何が起こっているのかを理解できることを意味します。 この機能はまた、誰かが自分で契約書を読んだり理解したりするのを妨げる障害を持っている場合、他の誰かにそれをしてもらうことができることを意味します。

7.契約を簡単に見つけて管理します。

契約を管理する方法はたくさんありますが、最も人気のあるのは契約管理ソフトウェアです。 このソフトウェアはさまざまな方法で使用できますが、多くの場合、契約を簡単に見つけて管理する方法として使用されます。

契約管理ソフトウェアを使用すると、契約管理をCRMまたは顧客関係管理システムに簡単に組み込むことができます。

方法は次のとおりです。

• 別のファイルやフォルダを検索する必要がないように、連絡先に関連するすべてのドキュメントを検索します
• 契約の有効期限と更新が必要な人を追跡する
• 契約がいつ更新されるかを調べて、次のステップを確認します。

8.スマートオーサリングとテンプレートを提供します

契約管理を使用すると、自分のビジネスの概要と、自分のビジネスが相手のために何をする必要があるかを明確に把握できます。

契約管理は次のことに役立ちます。

• 契約をすばやく簡単に作成できます。
• 契約テンプレートを使用できます。
• 契約を監視し、全員がルールに正しく準拠していることを確認するのは簡単です。

スマートオーサリングとテンプレートは、このプロセスに役立つツールです。 これにより、契約管理者は、面倒なことなく、新しい情報で契約を更新したり、新しい契約を作成したりすることが容易になります。 いくつかの契約管理ツールを使用して、チームおよび関連当事者が各ドキュメントをよりインテリジェントかつ効率的に管理しやすくすることができます。

成功した契約管理の兆候

契約管理チームは成功の初期の兆候をうまく特定することができ、この成功はさまざまな形で現れます。

以下は、契約管理が成功した兆候です。

• 契約は最新であり、すべての変更を適用しました。
• 合意は明確です。
• すべての当事者が取引条件に同意しました。
• 契約はすべての当事者によって署名され、日付が付けられています。
• 契約は安全な場所にあります。

最終的な考え

簡単な契約管理プロセスとビジネス用のツールを用意することで、契約の署名、送信、およびプロセス全体が、関係するすべての人にとってスムーズかつはるかに簡単になります。 したがって、まだ行っていない場合は、すぐに契約管理を組み込んで、これらのメリットをビジネスに活用してください。