8 motive utile pentru care managementul contractelor este important pentru afaceri

Indiferent dacă sunteți o întreprindere mică sau mijlocie, veți întâlni contracte pe contracte ori de câte ori aveți de-a face cu un client sau cu orice altă parte interesată din companie. Urmărirea tuturor poate fi dificilă.

Provocările cu care se confruntă companiile fără management contractual în activitatea lor sunt următoarele:

• Compania poate face multe greșeli în definirea a ceea ce este necesar pentru a-și respecta obligațiile contractuale.
• Este posibil ca compania să nu poată profita de oportunitățile contractuale atunci când acestea apar.
• Este posibil ca compania să nu poată gestiona riscurile asociate cu obligațiile contractuale, ceea ce poate duce la rezilierea sau modificarea relațiilor contractuale.

Având în vedere provocările de a nu avea un management adecvat al contractelor, doriți să le evitați. Cu toate acestea, gestionarea contractelor nu înseamnă doar atenuarea riscurilor. Este vorba despre a culege beneficii și pentru afacerea ta. Înainte de a acoperi aceste beneficii, să definim ce este managementul contractelor.

Ce este managementul contractelor?

Managementul contractelor este procesul de gestionare, monitorizare și menținere a contractelor.

Contractele sunt un acord legal între două părți care prezintă termenii și condițiile pentru afacerea lor.

Procesul de management al contractului include:

• Urmărirea stării contractului.
• Obținerea aprobării pentru modificări de contract.
• Asigurarea că toată lumea îndeplinește toate obligațiile contractuale.

Managementul contractelor este procesul de planificare, negociere și executare a contractelor între două sau mai multe părți.

Managementul contractelor este un proces care include următorii pași:

• Negociați termenii contractului
• Execută termenii contractului
• Monitorizați respectarea contractului
• Rezolvați disputele

Acum că știi ce este, iată câteva motive pentru care vrei să încorporezi acest lucru în afacerea ta.

De ce este important managementul contractelor

Vă întrebați de ce ar trebui să investiți mai mult în managementul contractelor? Iată opt motive pentru care sunt esențiale.

1. Protejați ambele părți

Protejarea persoanelor care fac tranzacții cu afacerea dvs. este crucială pentru protejarea reputației dvs. Utilizarea VPN este o modalitate prin care puteți face asta.

Pe lângă încorporarea unui VPN în telecomunicațiile dvs., gestionarea corectă a contractelor este o altă modalitate prin care vă puteți face tranzacțiile de afaceri mai sigure și mai sigure.

Un contract este un acord obligatoriu din punct de vedere juridic între două sau mai multe părți. Acel acord poate fi un document scris, verbal sau chiar implicit. Rolul central al unui contract este de a defini drepturile și obligațiile fiecărei părți în acord.

Există multe moduri prin care managementul contractului poate proteja ambele părți contractante. O modalitate este să vă asigurați că ambele părți știu cu ce sunt de acord înainte de a semna ceva. O altă modalitate este să vă asigurați că ambele părți au șanse egale de a negocia orice condiții pe care le consideră nefavorabile în contract, în timp ce acesta este într-un proiect.

2. Îmbunătățește eficiența funcțională

În zilele noastre, mai multe părți ale operațiunilor de afaceri au moduri prin care le puteți automatiza. Puteți automatiza asistența pentru clienți. Puteți chiar să aveți automatizare de marketing care vă ajută să vă creșteți rentabilitatea investiției. Mai multe companii fac acest lucru pentru a-și îmbunătăți eficiența cu ajutorul acestor instrumente și software.

Mulți antreprenori folosesc diferite instrumente și plugin-uri pentru productivitate și, ca urmare, sunt mai eficienți. Gestionarea contractelor este o modalitate de a reduce volumul de lucru pentru ceva ce puteți face mai rapid pentru a vă concentra mai bine asupra lucrurilor care ar putea necesita mai mult timp și atenție, mai ales când aveți resurse atât de limitate.

3. Implementează și îmbunătățește conformitatea

Managementul contractelor este o parte integrantă a procesului de afaceri. Se asigură că toate părțile respectă contractul și poate pune în aplicare acordul în cazul unei încălcări.

Managementul contractelor este cea mai importantă parte a oricărei afaceri. Poate să impună și să îmbunătățească conformitatea cu contractul, să evite riscurile și să le atenueze.

Managementul contractelor este un proces care ajută la aplicarea și îmbunătățirea respectării contractului.

Managerii de contract ar trebui să se asigure că toate părțile sunt conștiente de obligațiile care le revin în temeiul acordului, să monitorizeze eventualele încălcări sau riscuri, să negocieze modificările după cum este necesar și să documenteze orice modificări sau actualizări ale contractului. De asemenea, trebuie să se asigure că toate aprobările adecvate sunt disponibile din partea părților interesate relevante înainte de a semna orice modificări.

4. Controlează riscurile din portofoliul de contracte

Portofoliul de contracte este un ansamblu de contracte semnate și gestionate de o companie. Este o parte integrantă a strategiei de management al riscului a organizației.

Ar trebui să monitorizați în mod regulat portofoliul de contracte pentru orice modificări ale legii, regulamentelor sau cererii clienților. Ar trebui să revizuiți periodic contractele pentru a asigura conformitatea cu legislația aplicabilă și pentru a identifica riscurile potențiale care pot apărea din schimbările în mediul companiei.

Pentru a controla riscurile, trebuie să știți care sunt acestea și cum vă pot afecta portofoliul de contracte. Companiile trebuie să își înțeleagă riscurile pentru a lua măsurile necesare și pentru a evita orice pierderi în viitor. Puteți face asta cu ajutorul managementului contractului.

5. Eficientizați procesul de aprobare a contractului

Procesul de aprobare a contractului este o etapă esențială în procesul de gestionare a contractului. Se asigură că toată lumea respectă termenii și condițiile. Dacă există discrepanțe sau modificări, ar trebui să le aplicați înainte de a semna acordul. Un proces simplificat de aprobare a contractelor va facilita companiilor să se asigure că contractele lor sunt obligatorii și executorii din punct de vedere juridic.

Cu un proces simplificat de aprobare a contractului, veți avea mai mult timp să vă concentrați asupra altor aspecte ale afacerii dvs., cum ar fi marketingul sau vânzările. Este posibil să aveți timp chiar să vă ocupați de alte sarcini administrative, cum ar fi salarizarea sau contabilitatea.

Un proces simplificat de aprobare a contractului poate, de asemenea, îmbunătăți foarte mult experiența clienților și este o modalitate prin care vă puteți trata mai bine clienții potențiali (și pe cei actuali).

6. Permite o mai mare accesibilitate și transparență

Managementul contractelor poate ajuta la transparență, deoarece este mai ușor să vedeți ce presupune contractul. De asemenea, ajută la accesibilitate, deoarece permite persoanelor care nu vorbesc fluent limba contractului să înțeleagă ce se întâmplă.

Acest beneficiu înseamnă că, dacă o persoană nu vorbește limba contractului, poate cere unui interpret să-l citească și apoi să poată înțelege ce se întâmplă. Această caracteristică înseamnă, de asemenea, că, dacă cineva are o dizabilitate care îl împiedică să citească sau să înțeleagă singur contractul, poate cere altcineva să o facă pentru el.

7. Găsiți și gestionați-vă contractele cu ușurință.

Există multe moduri diferite de a gestiona contractele, dar cel mai popular este software-ul de gestionare a contractelor. Puteți utiliza acest software în multe moduri diferite, dar oamenii îl folosesc adesea ca o modalitate de a găsi și gestiona cu ușurință contractele.

Puteți încorpora rapid gestionarea contractelor în sistemul dvs. CRM sau de gestionare a relațiilor cu clienții folosind software-ul de gestionare a contractelor.

Iată cum să o faci:

• Găsiți toate documentele legate de contact pentru a nu fi nevoit să căutați prin diferite fișiere și foldere
• Urmăriți când expiră contractele și cine are nevoie de reînnoire
• Aflați când trebuie reînnoite contractele pentru a afla ce pași urmează.

8. Oferă creație inteligentă și șabloane

Cu gestionarea contractelor, puteți avea o imagine de ansamblu clară asupra afacerii dvs. și a ceea ce trebuie să facă afacerea dvs. pentru cealaltă parte.

Managementul contractelor ajută la următoarele:

• Puteți crea contracte rapid și ușor;
• Șabloanele de contract sunt disponibile pentru utilizare;
• Vă este ușor să vă monitorizați contractele și să vă asigurați că toată lumea respectă regulile corect.

Crearea inteligentă și șabloanele sunt instrumente care pot ajuta la acest proces. Acestea facilitează pentru managerii de contracte să actualizeze contractele cu informații noi și să creeze noi contracte fără nicio bătaie de cap. Puteți utiliza mai multe instrumente de gestionare a contractelor pentru a facilita pentru echipa dvs. și părțile afiliate gestionarea fiecărui document mai inteligent și mai eficient.

Semne ale managementului de succes al contractului

Echipa de management al contractelor va fi capabilă să identifice primele semne de succes, iar acest succes apare în multe feluri.

Următoarele sunt semne de management de succes al contractului:

• Contractul este actualizat și ați aplicat toate modificările.
• Acordul este lipsit de ambiguitate.
• Toate părțile au convenit asupra termenilor acordului.
• Contractul a fost semnat și datat de toate părțile.
• Contractul este într-un loc sigur.

Gânduri finale

Având un proces simplu de gestionare a contractelor și instrumente pentru afacerea dvs., semnarea contractului, trimiterea și întregul proces vor decurge fără probleme și mult mai ușor pentru toți cei implicați. Prin urmare, dacă nu ați făcut-o încă, încorporați în curând gestionarea contractelor pentru a utiliza aceste beneficii pentru afacerea dvs.