8 przydatnych powodów, dla których zarządzanie umowami jest ważne dla firm

Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą, czy średnią firmę, umowy na kontrakty możesz napotkać za każdym razem, gdy masz do czynienia z klientem lub innym interesariuszem w firmie. Śledzenie ich wszystkich może być trudne.

Wyzwania stojące przed firmami bez zarządzania kontraktami w swojej działalności są następujące:

• Firma może popełnić wiele błędów w określaniu, co jest wymagane, aby wywiązać się z zobowiązań umownych.
• Firma może nie być w stanie wykorzystać możliwości kontraktowych, gdy się pojawią.
• Firma może nie być w stanie zarządzać ryzykiem związanym ze zobowiązaniami umownymi, co może prowadzić do rozwiązania lub zmiany stosunków umownych.

Biorąc pod uwagę wyzwania związane z brakiem odpowiedniego zarządzania umowami, chcesz ich uniknąć. Jednak zarządzanie umowami to nie tylko ograniczanie ryzyka. Chodzi również o czerpanie korzyści dla Twojej firmy. Zanim omówimy te korzyści, zdefiniujmy czym jest zarządzanie kontraktami.

Co to jest zarządzanie umowami?

Zarządzanie kontraktami to proces zarządzania, monitorowania i utrzymywania kontraktów.

Umowy to umowy prawne między dwiema stronami, które określają warunki ich działalności.

Proces zarządzania umową obejmuje:

• Śledzenie statusu umowy.
• Uzyskanie zgody na zmiany umowy.
• Zapewnienie, że wszyscy wywiązują się ze wszystkich zobowiązań umownych.

Zarządzanie kontraktami to proces planowania, negocjowania i wykonywania kontraktów między dwiema lub większą liczbą stron.

Zarządzanie kontraktem to proces, który obejmuje następujące kroki:

• Negocjuj warunki umowy
• Wykonywanie warunków umowy
• Monitoruj zgodność umowy
• Rozstrzyganie sporów

Teraz, gdy już wiesz, co to jest, oto kilka powodów, dla których chcesz włączyć to do swojej firmy.

Dlaczego zarządzanie umowami jest ważne

Zastanawiasz się, dlaczego warto więcej inwestować w zarządzanie umowami? Oto osiem powodów, dla których są one niezbędne.

1. Chroń obie strony

Ochrona osób, które prowadzą transakcje w Twojej firmie, ma kluczowe znaczenie dla ochrony Twojej reputacji. Korzystanie z VPN to jeden ze sposobów, w jaki możesz to zrobić.

Oprócz włączenia VPN do swojej telekomunikacji, właściwe zarządzanie umowami to kolejny sposób na zwiększenie bezpieczeństwa transakcji biznesowych.

Umowa jest prawnie wiążącą umową między dwiema lub więcej stronami. Taka umowa może być dokumentem pisemnym, ustnym lub nawet dorozumianym. Centralną rolą kontraktu jest określenie praw i obowiązków każdej ze stron umowy.

Istnieje wiele sposobów, dzięki którym zarządzanie umowami może chronić obie strony umowy. Jednym ze sposobów jest upewnienie się, że obie strony wiedzą, na co się zgadzają, zanim cokolwiek podpiszą. Innym sposobem jest zapewnienie obu stronom równych możliwości negocjowania wszelkich warunków, które uznają za niekorzystne w umowie, gdy jest ona w wersji roboczej.

2. Poprawia sprawność funkcjonalną

W dzisiejszych czasach coraz więcej części operacji biznesowych ma sposoby na ich zautomatyzowanie. Możesz zautomatyzować obsługę klienta. Możesz nawet skorzystać z automatyzacji marketingu, która pomoże zwiększyć zwrot z inwestycji. Coraz więcej firm robi to, aby poprawić swoją wydajność za pomocą tych narzędzi i oprogramowania.

Wielu przedsiębiorców korzysta z różnych narzędzi i wtyczek w celu zwiększenia produktywności, dzięki czemu jest bardziej wydajny. Zarządzanie kontraktami to jeden ze sposobów na zmniejszenie obciążenia pracą nad czymś, co możesz zrobić szybciej, aby lepiej skoncentrować się na rzeczach, które mogą wymagać więcej czasu i uwagi, zwłaszcza gdy masz tak ograniczone zasoby.

3. Egzekwuje i poprawia zgodność

Zarządzanie umowami jest integralną częścią procesu biznesowego. Zapewnia zgodność wszystkich stron z umową i może wyegzekwować umowę w przypadku naruszenia.

Zarządzanie umowami jest najważniejszą częścią każdej firmy. Może egzekwować i poprawiać zgodność z umową, unikać ryzyka i ograniczać ryzyko.

Zarządzanie umową to proces, który pomaga wyegzekwować i poprawić zgodność z umową.

Kierownicy kontraktu powinni upewnić się, że wszystkie strony są świadome swoich zobowiązań wynikających z umowy, monitorować potencjalne naruszenia lub zagrożenia, w razie potrzeby negocjować zmiany i dokumentować wszelkie zmiany lub aktualizacje umowy. Muszą również upewnić się, że wszystkie odpowiednie zatwierdzenia zostały wydane przez odpowiednich interesariuszy przed podpisaniem jakichkolwiek zmian.

4. Kontroluje ryzyka w portfelu kontraktów

Portfel kontraktów to zbiór kontraktów podpisanych i zarządzanych przez firmę. Jest integralną częścią strategii zarządzania ryzykiem organizacji.

Powinieneś regularnie monitorować portfel umów pod kątem wszelkich zmian w prawie, regulacjach lub zapotrzebowaniu klientów. Należy okresowo dokonywać przeglądu umów w celu zapewnienia zgodności z obowiązującym prawem i identyfikowania potencjalnych zagrożeń, które mogą wynikać ze zmian w otoczeniu firmy.

Aby kontrolować ryzyka, musisz wiedzieć, czym one są i jak mogą wpłynąć na Twój portfel kontraktów. Firmy muszą rozumieć swoje ryzyko, aby podjąć niezbędne działania i uniknąć strat w przyszłości. Możesz to zrobić za pomocą zarządzania umowami.

5. Usprawnij proces zatwierdzania umów

Proces zatwierdzania umowy jest niezbędnym etapem w procesie zarządzania umową. Zapewnia, że ​​wszyscy przestrzegają regulaminu. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności lub zmian należy je zastosować przed podpisaniem umowy. Usprawniony proces zatwierdzania umów ułatwi firmom zapewnienie, że ich umowy są prawnie wiążące i wykonalne.

Dzięki usprawnionemu procesowi zatwierdzania umów będziesz mieć więcej czasu na skupienie się na innych aspektach swojej działalności, takich jak marketing czy sprzedaż. Możesz nawet mieć czas na zajęcie się innymi zadaniami administracyjnymi, takimi jak płace czy księgowość.

Usprawniony proces zatwierdzania umów może również znacznie poprawić jakość obsługi klienta i jest jednym ze sposobów na lepsze traktowanie potencjalnych (i obecnych) klientów.

6. Umożliwia większą dostępność i przejrzystość

Zarządzanie umowami może pomóc w zapewnieniu przejrzystości, ponieważ łatwiej jest zobaczyć, z czym wiąże się umowa. Pomaga również w dostępności, ponieważ pozwala osobom, które nie posługują się biegle językiem umowy, zrozumieć, co się dzieje.

Ta korzyść oznacza, że ​​jeśli dana osoba nie mówi językiem umowy, może poprosić tłumacza, aby ją przeczytał, a następnie być w stanie zrozumieć, co się dzieje. Ta cecha oznacza również, że jeśli ktoś ma niepełnosprawność, która uniemożliwia mu samodzielne przeczytanie lub zrozumienie umowy, może poprosić o to kogoś innego.

7. Łatwo znajduj i zarządzaj swoimi umowami.

Istnieje wiele różnych sposobów zarządzania umowami, ale najpopularniejszym jest oprogramowanie do zarządzania umowami. Możesz korzystać z tego oprogramowania na wiele różnych sposobów, ale ludzie często używają go jako sposobu na łatwe znajdowanie i zarządzanie umowami.

Możesz łatwo włączyć zarządzanie umowami do swojego CRM lub systemu zarządzania relacjami z klientami za pomocą oprogramowania do zarządzania umowami.

Oto jak to zrobić:

• Znajdź wszystkie dokumenty związane z kontaktem, abyś nie musiał przeszukiwać różnych plików i folderów
• Śledź, kiedy umowy wygasają i kto potrzebuje odnowienia
• Dowiedz się, kiedy należy odnowić umowy, aby dowiedzieć się, jakie są następne kroki.

8. Zapewnia inteligentne tworzenie i szablony

Dzięki zarządzaniu umowami możesz mieć jasny obraz swojej firmy i tego, co Twoja firma musi zrobić dla drugiej strony.

Zarządzanie umowami pomaga w następujących kwestiach:

• Możesz szybko i łatwo tworzyć umowy;
• Dostępne są szablony umów;
• Możesz łatwo monitorować swoje umowy i upewnić się, że wszyscy prawidłowo przestrzegają zasad.

Inteligentne tworzenie i szablony to narzędzia, które mogą pomóc w tym procesie. Ułatwiają menedżerom umów aktualizowanie umów o nowe informacje i tworzenie nowych umów bez żadnych kłopotów. Możesz użyć kilku narzędzi do zarządzania umowami, aby ułatwić zespołowi i stronom powiązanym bardziej inteligentne i wydajne zarządzanie każdym dokumentem.

Oznaki skutecznego zarządzania umowami

Zespół zarządzający umową będzie dobrze potrafił zidentyfikować wczesne oznaki sukcesu, a ten sukces pojawia się na wiele sposobów.

Oto oznaki skutecznego zarządzania umowami:

• Umowa jest aktualna, a wszystkie zmiany zostały zastosowane.
• Umowa jest jednoznaczna.
• Wszystkie strony uzgodniły warunki umowy.
• Umowa została podpisana i datowana przez wszystkie strony.
• Umowa jest w bezpiecznym miejscu.

Końcowe przemyślenia

Dzięki prostemu procesowi zarządzania umowami i narzędziom dla Twojej firmy, podpisywanie, wysyłanie i cały proces przebiega sprawnie i znacznie łatwiej dla wszystkich zaangażowanych osób. Dlatego, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, włącz zarządzanie umowami wkrótce, aby wykorzystać te korzyści dla swojej firmy.