계약 관리가 기업에 중요한 8가지 유용한 이유

중소기업이든 고객이든 회사의 다른 이해 관계자와 거래할 때마다 계약에 따른 계약을 접하게 됩니다. 그들 모두를 추적하는 것은 어려울 수 있습니다.

비즈니스에서 계약 관리가 없는 회사가 직면한 문제는 다음과 같습니다.

• 회사는 계약상의 의무를 준수하는 데 필요한 사항을 정의하는 데 많은 실수를 할 수 있습니다.
• 회사는 계약상의 기회가 생겼을 때 이를 활용하지 못할 수도 있습니다.
• 회사는 계약 관계의 종료 또는 변경으로 이어질 수 있는 계약 의무와 관련된 위험을 관리하지 못할 수 있습니다.

적절한 계약 관리가 없는 문제를 감안할 때 이를 피하고 싶습니다. 그러나 계약 관리는 위험을 완화하는 것만이 아닙니다. 귀하의 비즈니스에도 혜택을 제공하는 것입니다. 이러한 이점을 다루기 전에 계약 관리가 무엇인지 정의해 보겠습니다.

계약 관리란?

계약 관리는 계약을 관리, 모니터링 및 유지하는 프로세스입니다.

계약은 비즈니스에 대한 조건을 설명하는 두 당사자 간의 법적 계약입니다.

계약 관리 프로세스에는 다음이 포함됩니다.

• 계약 상태 추적.
• 계약 변경 승인을 얻습니다.
• 모든 사람이 모든 계약상의 의무를 충족하도록 합니다.

계약 관리는 둘 이상의 당사자 간의 계약을 계획, 협상 및 실행하는 프로세스입니다.

계약 관리는 다음 단계를 포함하는 프로세스입니다.

• 계약 조건 협상
• 계약 조건 실행
• 계약 준수 모니터링
• 분쟁 해결

이제 이것이 무엇인지 알았으므로 이를 비즈니스에 통합하려는 몇 가지 이유가 있습니다.

계약 관리가 중요한 이유

계약 관리에 더 많은 투자를 해야 하는 이유가 궁금하십니까? 이것이 필수적인 8가지 이유입니다.

1. 양 당사자를 보호

귀하의 비즈니스와 거래하는 사람들을 보호하는 것은 귀하의 평판을 보호하는 데 매우 중요합니다. VPN 사용은 그렇게 할 수 있는 한 가지 방법입니다.

VPN을 통신에 통합하는 것 외에도 적절한 계약 관리는 비즈니스 거래를 보다 안전하고 안전하게 만들 수 있는 또 다른 방법입니다.

계약은 둘 이상의 당사자 간의 법적 구속력이 있는 계약입니다. 그 계약은 서면 문서, 구두 또는 묵시적일 수 있습니다. 계약의 중심 역할은 계약에서 각 당사자의 권리와 의무를 정의하는 것입니다.

계약 관리가 두 계약 당사자를 보호할 수 있는 방법은 여러 가지가 있습니다. 한 가지 방법은 서명하기 전에 양 당사자가 동의한 내용을 알고 있는지 확인하는 것입니다. 또 다른 방법은 초안이 작성되는 동안 양측이 계약에서 불리한 조건을 협상할 수 있는 동등한 기회를 갖도록 하는 것입니다.

2. 기능적 효율성 향상

오늘날 비즈니스 운영의 더 많은 부분에 자동화할 수 있는 방법이 있습니다. 고객 지원을 자동화할 수 있습니다. 투자 수익을 높이는 데 도움이 되는 마케팅 자동화도 있습니다. 더 많은 기업이 이러한 도구와 소프트웨어의 도움으로 효율성을 개선하기 위해 이 작업을 수행합니다.

많은 기업가들이 생산성을 위해 다양한 도구와 플러그인을 사용하므로 결과적으로 더 효율적입니다. 계약 관리는 특히 리소스가 제한적일 때 더 많은 시간과 주의가 필요할 수 있는 일에 더 집중하기 위해 더 빨리 할 수 ​​있는 일에 대한 작업량을 줄이는 한 가지 방법입니다.

3. 규정 준수 시행 및 개선

계약 관리는 비즈니스 프로세스의 필수적인 부분입니다. 모든 당사자가 계약을 준수하는지 확인하고 위반 시 계약을 집행할 수 있습니다.

계약 관리는 모든 비즈니스에서 가장 중요한 부분입니다. 계약 준수를 강화 및 개선하고, 위험을 피하고, 위험을 완화할 수 있습니다.

계약 관리는 계약 준수를 시행하고 개선하는 데 도움이 되는 프로세스입니다.

계약 관리자는 모든 당사자가 계약에 따른 의무를 인식하고, 잠재적 위반 또는 위험을 모니터링하고, 필요에 따라 변경을 협상하고, 계약에 대한 변경 또는 업데이트를 문서화해야 합니다. 또한 변경 사항을 승인하기 전에 관련 이해 관계자로부터 모든 적절한 승인을 받았는지 확인해야 합니다.

4. 계약 포트폴리오의 위험 통제

계약 포트폴리오는 회사에서 서명하고 관리하는 계약 집합입니다. 이는 조직의 위험 관리 전략의 필수적인 부분입니다.

법률, 규정 또는 고객 요구의 변경 사항에 대해 계약 포트폴리오를 정기적으로 모니터링해야 합니다. 정기적으로 계약을 검토하여 해당 법률을 준수하는지 확인하고 회사 환경의 변화로 인해 발생할 수 있는 잠재적 위험을 식별해야 합니다.

위험을 통제하려면 위험이 무엇이며 계약 포트폴리오에 어떤 영향을 미칠 수 있는지 알아야 합니다. 기업은 필요한 조치를 취하고 향후 손실을 피하기 위해 위험을 이해해야 합니다. 계약 관리를 통해 이를 수행할 수 있습니다.

5. 계약 승인 프로세스 간소화

계약 승인 프로세스는 계약 관리 프로세스의 필수 단계입니다. 모든 사람이 이용 약관을 준수하도록 합니다. 불일치 또는 변경 사항이 있는 경우 계약에 서명하기 전에 이를 적용해야 합니다. 간소화된 계약 승인 프로세스를 통해 회사는 계약이 법적 구속력이 있고 집행 가능함을 더 쉽게 확인할 수 있습니다.

간소화된 계약 승인 프로세스를 통해 마케팅이나 영업과 같은 비즈니스의 다른 측면에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 급여 또는 회계와 같은 다른 관리 작업을 처리할 시간이 있을 수도 있습니다.

간소화된 계약 승인 프로세스는 또한 고객 경험을 크게 향상시킬 수 있으며 잠재 고객(및 현재 고객)을 더 잘 대우할 수 있는 한 가지 방법입니다.

6. 접근성 및 투명성 향상

계약 관리는 계약에 수반되는 내용을 더 쉽게 볼 수 있으므로 투명성에 도움이 될 수 있습니다. 또한 계약의 언어에 능숙하지 않은 사람들이 무슨 일이 일어나고 있는지 이해할 수 있게 해주기 때문에 접근성에도 도움이 됩니다.

이 이점은 사람이 계약서의 언어를 구사하지 못하는 경우 통역사가 대신 읽어주고 무슨 일이 일어나고 있는지 이해할 수 있다는 것을 의미합니다. 이 기능은 또한 누군가가 스스로 계약서를 읽거나 이해하지 못하는 장애가 있는 경우 다른 사람이 대신해 줄 수 있음을 의미합니다.

7. 쉽게 계약을 찾고 관리하세요.

계약을 관리하는 방법에는 여러 가지가 있지만 가장 널리 사용되는 것은 계약 관리 소프트웨어입니다. 이 소프트웨어를 다양한 방법으로 사용할 수 있지만 사람들은 종종 계약을 쉽게 찾고 관리하는 방법으로 사용합니다.

계약 관리 소프트웨어를 사용하여 CRM 또는 고객 관계 관리 시스템에 계약 관리를 쉽게 통합할 수 있습니다.

방법은 다음과 같습니다.

• 연락처와 관련된 모든 문서를 찾아 다른 파일과 폴더를 검색할 필요가 없습니다.
• 계약 만료 시기와 갱신이 필요한 사람 추적
• 다음 단계를 알아보려면 계약 갱신 기한을 확인하십시오.

8. 스마트 저작 및 템플릿 제공

계약 관리를 사용하면 비즈니스에 대한 명확한 개요와 비즈니스가 상대방을 위해 무엇을 해야 하는지 알 수 있습니다.

계약 관리는 다음에 도움이 됩니다.

• 계약을 빠르고 쉽게 생성할 수 있습니다.
• 계약 템플릿을 사용할 수 있습니다.
• 계약을 모니터링하고 모든 사람이 규칙을 올바르게 따르도록 하는 것은 쉽습니다.

스마트 작성 및 템플릿은 이 프로세스에 도움이 될 수 있는 도구입니다. 계약 관리자가 새로운 정보로 계약을 업데이트하고 번거로움 없이 새 계약을 생성하기가 더 쉽습니다. 여러 계약 관리 도구를 사용하여 팀 및 관련 당사자가 각 문서를 보다 지능적이고 효율적으로 관리할 수 있습니다.

성공적인 계약 관리의 징후

계약 관리 팀은 성공의 초기 징후를 잘 식별할 수 있으며 이러한 성공은 여러 면에서 나타납니다.

성공적인 계약 관리의 징후는 다음과 같습니다.

• 계약이 최신 상태이며 모든 변경 사항을 적용했습니다.
• 계약은 분명합니다.
• 모든 당사자는 거래 조건에 동의했습니다.
• 모든 당사자가 계약서에 서명하고 날짜를 기입했습니다.
• 계약은 안전한 곳에 있습니다.

마지막 생각들

비즈니스를 위한 간단한 계약 관리 프로세스와 도구를 사용하면 계약 서명, 전송 및 전체 프로세스가 관련된 모든 사람에게 훨씬 쉽고 원활하게 진행됩니다. 따라서 아직 통합하지 않았다면 곧 계약 관리를 통합하여 이러한 이점을 비즈니스에 활용하십시오.