合同管理對企業很重要的 8 個有用的理由

無論您是中小型企業，當您與客戶或公司中的任何其他利益相關者打交道時，您都會遇到合同上的合同。 跟踪所有這些可能很粗糙。

沒有合同管理的企業在業務中面臨的挑戰如下：

• 公司在定義他們遵守合同義務的要求時可能會犯很多錯誤。
• 當合同機會出現時，公司可能無法利用它們。
• 公司可能無法管理與合同義務相關的風險，這可能導致合同關係的終止或變化。

鑑於沒有適當的合同管理的挑戰，您希望避免它們。 然而，進行合同管理不僅僅是降低風險。 這也是為您的業務帶來收益。 在我們介紹這些好處之前，讓我們定義什麼是合同管理。

什麼是合同管理？

合同管理是管理、監控和維護合同的過程。

合同是兩方之間的法律協議，其中概述了其業務的條款和條件。

合同管理流程包括：

• 跟踪合同狀態。
• 獲得合同變更的批准。
• 確保每個人都履行所有合同義務。

合同管理是兩方或多方之間計劃、談判和執行合同的過程。

合同管理是一個包括以下步驟的過程：

• 協商合同條款
• 執行合同條款
• 監控合同合規性
• 解決糾紛

既然您知道它是什麼，以下是您想要將其納入您的業務的一些原因。

為什麼合同管理很重要

您是否想知道為什麼要在合同管理方面進行更多投資？ 以下是它們必不可少的八個原因。

1.保護雙方

保護與您的業務進行交易的人員對於保護您的聲譽至關重要。 使用 VPN 是您可以做到這一點的一種方式。

除了將 VPN 集成到您的電信中之外，適當的合同管理是您可以使您的業務交易更安全、更安全的另一種方式。

合同是兩方或多方之間具有法律約束力的協議。 該協議可以是書面文件、口頭的，甚至是暗示的。 合同的核心作用是確定協議中各方的權利和義務。

合同管理可以通過多種方式保護合同雙方。 一種方法是確保雙方在簽署任何內容之前都知道他們同意什麼。 另一種方法是確保雙方有平等的機會來協商他們認為在草稿中對合同不利的任何條款。

2.提高功能效率

如今，業務運營的更多部分都有方法可以實現自動化。 您可以自動化客戶支持。 您甚至可以擁有有助於提高投資回報的營銷自動化。 在這些工具和軟件的幫助下，越來越多的企業這樣做是為了提高效率。

許多企業家使用不同的工具和插件來提高生產力，因此效率更高。 合同管理是一種減少工作量的方法，您可以更快地完成工作，以更好地專注於可能需要更多時間和精力的事情，尤其是在您資源有限的情況下。

3. 執行和提高合規性

合同管理是業務流程不可分割的一部分。 它確保所有各方都遵守合同，並且在違約的情況下可以強制執行協議。

合同管理是任何業務中最關鍵的部分。 它可以強制執行和提高對合同的遵守，規避風險和降低風險。

合同管理是一個有助於執行和提高合同合規性的過程。

合同經理應確保所有各方都了解他們在協議下的義務，監控潛在的違約或風險，必要時協商變更，並記錄合同的任何變更或更新。 他們還需要確保在簽署任何更改之前獲得相關利益相關者的所有適當批准。

4. 控制合約組合中的風險

合同組合是由公司簽署和管理的一組合同。 它是組織風險管理戰略的一個組成部分。

您應該定期監控合同組合，以了解法律、法規或客戶需求的任何變化。 您應定期審查合同以確保遵守適用法律並識別公司環境變化可能產生的潛在風險。

為了控制風險，您需要知道它們是什麼以及它們如何影響您的合約組合。 公司必須了解他們的風險，以採取必要的行動，避免未來的任何損失。 您可以在合同管理的幫助下做到這一點。

5. 簡化您的合同審批流程

合同審批流程是合同管理流程中必不可少的步驟。 它確保每個人都遵守條款和條件。 如果有任何差異或更改，您應該在簽署協議之前應用它們。 簡化的合同審批流程將使公司更容易確保其合同具有法律約束力和可執行性。

通過簡化的合同審批流程，您將有更多時間專注於業務的其他方面，例如營銷或銷售。 您甚至可能有時間處理其他管理任務，例如工資單或會計。

簡化的合同審批流程還可以極大地改善客戶體驗，並且是您更好地對待潛在客戶（和現有客戶）的一種方式。

6.允許更大的可訪問性和透明度

合同管理有助於提高透明度，因為更容易看到合同的內容。 它還有助於可訪問性，因為它允許不流利使用合同語言的人了解正在發生的事情。

這種好處意味著，如果一個人不會說合同的語言，他們可以讓口譯員為他們閱讀，然後能夠理解正在發生的事情。 此功能還意味著，如果某人因殘疾而無法自己閱讀或理解合同，他們可以讓其他人為他們代勞。

7. 輕鬆查找和管理您的合同。

管理合同的方法有很多種，但最流行的是合同管理軟件。 您可以通過多種不同方式使用此軟件，但人們經常將其用作輕鬆查找和管理合同的一種方式。

使用合同管理軟件，您可以輕鬆地將合同管理快速整合到您的 CRM 或客戶關係管理系統中。

這是如何做到的：

• 查找與聯繫人相關的所有文檔，這樣您就不必搜索不同的文件和文件夾
• 跟踪合同何時到期以及誰需要續約
• 找出合同何時到期續簽，以了解下一步的步驟。

8.提供智能創作和模板

通過合同管理，您可以清楚地了解您的業務以及您的業務需要為對方做什麼。

合同管理有助於以下方面：

• 您可以快速輕鬆地創建合同；
• 合同模板可供您使用；
• 您可以輕鬆監控合同並確保每個人都正確遵守規則。

智能創作和模板是可以幫助完成此過程的工具。 它們使合同經理可以更輕鬆地使用新信息更新合同並輕鬆創建新合同。 您可以使用多種合同管理工具，讓您的團隊和相關方更輕鬆、更智能、更高效地管理每個文檔。

成功合同管理的跡象

合同管理團隊將能夠很好地識別成功的早期跡象，而這種成功體現在很多方面。

以下是成功的合同管理的標誌：

• 合同是最新的，您已應用所有更改。
• 該協議是明確的。
• 各方已就交易條款達成一致。
• 合同已由各方簽署並註明日期。
• 合同在一個安全的地方。

最後的想法

通過為您的業務提供簡單的合同管理流程和工具，合同的簽署、發送和整個過程將順利進行，並且對所有相關人員來說都更加容易。 因此，如果您還沒有，請盡快整合合同管理，以便為您的業務使用這些好處。