8 เหตุผลที่มีประโยชน์ว่าทำไมการจัดการสัญญาจึงมีความสำคัญต่อธุรกิจ

ไม่ว่าคุณจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดกลาง คุณจะพบกับสัญญาตามสัญญาเมื่อใดก็ตามที่คุณติดต่อกับลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ในบริษัท การติดตามพวกเขาทั้งหมดอาจเป็นเรื่องยาก

ความท้าทายที่บริษัทที่ไม่มีการจัดการสัญญาในธุรกิจต้องเผชิญมีดังนี้

• บริษัทอาจทำผิดพลาดมากมายในการกำหนดสิ่งที่จำเป็นสำหรับพวกเขาในการปฏิบัติตามภาระผูกพันตามสัญญา
• บริษัทอาจไม่สามารถใช้ประโยชน์จากโอกาสทางสัญญาเมื่อเกิดขึ้นได้
• บริษัทอาจไม่สามารถจัดการความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับภาระผูกพันตามสัญญา ซึ่งอาจนำไปสู่การยุติหรือการเปลี่ยนแปลงในความสัมพันธ์ตามสัญญา

เนื่องจากความท้าทายที่ไม่มีการจัดการสัญญาที่เหมาะสม คุณต้องการหลีกเลี่ยง อย่างไรก็ตาม การมีการจัดการสัญญาไม่ได้เป็นเพียงการลดความเสี่ยงเท่านั้น มันเกี่ยวกับการเก็บเกี่ยวผลประโยชน์สำหรับธุรกิจของคุณเช่นกัน ก่อนที่เราจะกล่าวถึงผลประโยชน์เหล่านั้น มากำหนดกันก่อนว่าการจัดการสัญญาคืออะไร

การจัดการสัญญาคืออะไร?

การจัดการสัญญาเป็นกระบวนการของการจัดการ ติดตาม และรักษาสัญญา

สัญญาเป็นข้อตกลงทางกฎหมายระหว่างสองฝ่ายที่ระบุข้อกำหนดและเงื่อนไขสำหรับธุรกิจของพวกเขา

กระบวนการจัดการสัญญาประกอบด้วย:

• ติดตามสถานะสัญญา
• ได้รับการอนุมัติให้เปลี่ยนแปลงสัญญา
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนปฏิบัติตามข้อผูกพันตามสัญญาทั้งหมด

การจัดการสัญญาเป็นกระบวนการในการวางแผน การเจรจาต่อรอง และการทำสัญญาระหว่างสองฝ่ายขึ้นไป

การจัดการสัญญาเป็นกระบวนการที่มีขั้นตอนต่อไปนี้:

• เจรจาเงื่อนไขสัญญา
• ปฏิบัติตามเงื่อนไขสัญญา
• ตรวจสอบการปฏิบัติตามสัญญา
• แก้ไขข้อพิพาท

เมื่อคุณรู้แล้วว่ามันคืออะไร ต่อไปนี้คือเหตุผลบางประการที่คุณต้องการรวมสิ่งนี้เข้ากับธุรกิจของคุณ

เหตุใดการจัดการสัญญาจึงมีความสำคัญ

คุณสงสัยหรือไม่ว่าทำไมคุณควรลงทุนเพิ่มเติมในการจัดการสัญญา? ต่อไปนี้คือเหตุผลแปดประการว่าทำไมพวกเขาจึงจำเป็น

1.ปกป้องทั้งสองฝ่าย

การปกป้องผู้ที่ทำธุรกรรมกับธุรกิจของคุณเป็นสิ่งสำคัญในการปกป้องชื่อเสียงของคุณ การใช้ VPN เป็นวิธีหนึ่งที่คุณสามารถทำได้

นอกเหนือจากการรวม VPN เข้ากับการสื่อสารโทรคมนาคมของคุณแล้ว การจัดการสัญญาที่เหมาะสมเป็นอีกวิธีหนึ่งที่ทำให้การทำธุรกรรมทางธุรกิจของคุณปลอดภัยยิ่งขึ้น

สัญญาเป็นข้อตกลงที่มีผลผูกพันทางกฎหมายระหว่างสองฝ่ายขึ้นไป ข้อตกลงดังกล่าวอาจเป็นเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษร วาจา หรือแม้แต่โดยนัยก็ได้ บทบาทสำคัญของสัญญาคือการกำหนดสิทธิ์และภาระผูกพันของแต่ละฝ่ายในข้อตกลง

มีหลายวิธีที่การจัดการสัญญาสามารถปกป้องคู่สัญญาทั้งสองฝ่ายได้ วิธีหนึ่งคือทำให้แน่ใจว่าทั้งสองฝ่ายรู้ว่าพวกเขาตกลงอะไรก่อนที่จะลงนามในสิ่งใด อีกวิธีหนึ่งคือการทำให้มั่นใจว่าทั้งสองฝ่ายมีโอกาสเท่าเทียมกันในการเจรจาเงื่อนไขใด ๆ ที่พวกเขาเห็นว่าไม่เอื้ออำนวยในสัญญาในขณะที่อยู่ในร่าง

2. ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

ทุกวันนี้ ส่วนต่าง ๆ ของการดำเนินธุรกิจมีวิธีที่คุณสามารถทำให้มันเป็นอัตโนมัติได้ คุณสามารถทำให้การสนับสนุนลูกค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ คุณยังสามารถมีระบบอัตโนมัติทางการตลาดที่ช่วยเพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุนของคุณ ธุรกิจจำนวนมากขึ้นทำเช่นนี้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพด้วยความช่วยเหลือของเครื่องมือและซอฟต์แวร์เหล่านี้

ผู้ประกอบการจำนวนมากใช้เครื่องมือและปลั๊กอินที่แตกต่างกันเพื่อประสิทธิภาพการทำงานและเป็นผลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น การจัดการสัญญาเป็นวิธีหนึ่งในการลดปริมาณงานในสิ่งที่คุณสามารถทำได้เร็วขึ้นเพื่อมุ่งเน้นสิ่งที่อาจต้องใช้เวลาและความสนใจมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณมีทรัพยากรที่จำกัดดังกล่าว

3. บังคับใช้และปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การจัดการสัญญาเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทางธุรกิจ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกฝ่ายปฏิบัติตามสัญญาและสามารถบังคับใช้ข้อตกลงได้ในกรณีที่มีการละเมิด

การจัดการสัญญาเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของธุรกิจใดๆ สามารถบังคับใช้และปรับปรุงการปฏิบัติตามสัญญา หลีกเลี่ยงความเสี่ยง และลดความเสี่ยง

การจัดการสัญญาเป็นกระบวนการที่ช่วยบังคับใช้และปรับปรุงการปฏิบัติตามสัญญา

ผู้จัดการสัญญาควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายตระหนักถึงภาระหน้าที่ของตนภายใต้ข้อตกลง ตรวจสอบการละเมิดหรือความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น เจรจาการเปลี่ยนแปลงตามความจำเป็น และจัดทำเอกสารการเปลี่ยนแปลงหรือการปรับปรุงสัญญา พวกเขายังต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการอนุมัติที่เหมาะสมทั้งหมดจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องก่อนที่จะลงนามในการเปลี่ยนแปลงใดๆ

4. ควบคุมความเสี่ยงในพอร์ตสัญญา

พอร์ตโฟลิโอสัญญาคือชุดของสัญญาที่ลงนามและจัดการโดยบริษัท เป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงขององค์กร

คุณควรตรวจสอบพอร์ตโฟลิโอสัญญาอย่างสม่ำเสมอสำหรับการเปลี่ยนแปลงในกฎหมาย ข้อบังคับ หรือความต้องการของลูกค้า คุณควรตรวจสอบสัญญาเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับกฎหมายที่บังคับใช้ และระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมของบริษัท

ในการควบคุมความเสี่ยง คุณจำเป็นต้องรู้ว่าสิ่งเหล่านี้คืออะไรและจะส่งผลต่อพอร์ตโฟลิโอสัญญาของคุณได้อย่างไร บริษัทต้องเข้าใจความเสี่ยงของตนเพื่อดำเนินการที่จำเป็นและหลีกเลี่ยงความสูญเสียใดๆ ในอนาคต คุณสามารถทำได้ด้วยความช่วยเหลือของการจัดการสัญญา

5. ปรับปรุงกระบวนการอนุมัติสัญญาของคุณ

กระบวนการอนุมัติสัญญาเป็นขั้นตอนสำคัญในกระบวนการจัดการสัญญา เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนปฏิบัติตามข้อกำหนดและเงื่อนไข หากมีความแตกต่างหรือการเปลี่ยนแปลงใด ๆ คุณควรใช้ก่อนที่จะลงนามในข้อตกลง กระบวนการอนุมัติสัญญาที่คล่องตัวจะช่วยให้บริษัทต่างๆ มั่นใจได้ว่าสัญญาของตนมีผลผูกพันและบังคับใช้ตามกฎหมายได้ง่ายขึ้น

ด้วยกระบวนการอนุมัติสัญญาที่คล่องตัว คุณจะมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นด้านอื่นๆ ของธุรกิจของคุณ เช่น การตลาดหรือการขาย คุณอาจมีเวลาดูแลงานธุรการอื่นๆ เช่น บัญชีเงินเดือนหรือบัญชี

กระบวนการอนุมัติสัญญาที่มีความคล่องตัวสามารถปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าได้อย่างมาก และเป็นวิธีหนึ่งที่คุณสามารถปฏิบัติต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า (และลูกค้าปัจจุบัน) ได้ดีขึ้น

6. ช่วยให้เข้าถึงได้มากขึ้นและความโปร่งใส

การจัดการสัญญาสามารถช่วยด้วยความโปร่งใส เนื่องจากง่ายต่อการดูว่าสัญญาเกี่ยวข้องกับอะไร นอกจากนี้ยังช่วยในเรื่องการเข้าถึง เนื่องจากช่วยให้ผู้ที่ไม่เชี่ยวชาญในภาษาของสัญญาเข้าใจถึงสิ่งที่เกิดขึ้น

ประโยชน์นี้หมายความว่าหากบุคคลใดไม่พูดภาษาของสัญญา พวกเขาสามารถให้ล่ามอ่านให้พวกเขาแล้วจึงจะสามารถเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้นได้ คุณลักษณะนี้ยังหมายความว่าหากมีผู้ทุพพลภาพที่ขัดขวางไม่ให้พวกเขาอ่านหรือทำความเข้าใจสัญญาด้วยตนเอง พวกเขาสามารถให้คนอื่นทำเพื่อพวกเขาได้

7. ค้นหาและจัดการสัญญาของคุณได้อย่างง่ายดาย

มีหลายวิธีในการจัดการสัญญา แต่ที่นิยมมากที่สุดคือซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์นี้ได้หลายวิธี แต่ผู้คนมักใช้เป็นแนวทางในการค้นหาและจัดการสัญญาต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย

คุณสามารถรวมการจัดการสัญญาเข้ากับ CRM หรือระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ของคุณได้อย่างรวดเร็วด้วยการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา

นี่คือวิธีการ:

• ค้นหาเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับผู้ติดต่อเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องค้นหาผ่านไฟล์และโฟลเดอร์ต่างๆ
• ติดตามเมื่อสัญญาหมดอายุและใครต้องการต่ออายุ
• ค้นหาว่าสัญญาจะครบกำหนดสำหรับการต่ออายุเมื่อใด เพื่อดูว่าขั้นตอนต่อไปคืออะไร

8. ให้การเขียนและเทมเพลตอย่างชาญฉลาด

ด้วยการจัดการสัญญา คุณสามารถมีภาพรวมที่ชัดเจนของธุรกิจของคุณและสิ่งที่ธุรกิจของคุณต้องทำเพื่ออีกฝ่ายหนึ่ง

การจัดการสัญญาช่วยในเรื่องต่อไปนี้:

• คุณสามารถสร้างสัญญาได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
• เทมเพลตสัญญาพร้อมให้คุณใช้งาน
• เป็นเรื่องง่ายสำหรับคุณที่จะตรวจสอบสัญญาของคุณและให้แน่ใจว่าทุกคนปฏิบัติตามกฎอย่างถูกต้อง

การเขียนและเทมเพลตอย่างชาญฉลาดเป็นเครื่องมือที่ช่วยในกระบวนการนี้ได้ ช่วยให้ผู้จัดการสัญญาอัปเดตสัญญาด้วยข้อมูลใหม่และสร้างสัญญาใหม่ได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องยุ่งยาก คุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดการสัญญาต่างๆ เพื่อให้ทีมและฝ่ายที่เกี่ยวข้องจัดการเอกสารแต่ละฉบับได้ง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

สัญญาณของการจัดการสัญญาที่ประสบความสำเร็จ

ทีมผู้บริหารสัญญาจะสามารถระบุสัญญาณเริ่มต้นของความสำเร็จได้เป็นอย่างดี และความสำเร็จนี้ปรากฏในหลายๆ ด้าน

ต่อไปนี้คือสัญญาณของการจัดการสัญญาที่ประสบความสำเร็จ:

• สัญญาเป็นปัจจุบัน และคุณได้ใช้การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดแล้ว
• ข้อตกลงมีความชัดเจน
• ทุกฝ่ายได้ตกลงตามเงื่อนไขของข้อตกลง
• สัญญาได้รับการลงนามและลงวันที่โดยทุกฝ่าย
• สัญญาอยู่ในที่ปลอดภัย

ความคิดสุดท้าย

การมีกระบวนการและเครื่องมือการจัดการสัญญาที่ตรงไปตรงมาสำหรับธุรกิจของคุณ การลงนามสัญญา การส่ง และกระบวนการทั้งหมดจะเป็นไปอย่างราบรื่นและง่ายขึ้นสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง ดังนั้น หากคุณยังไม่ได้ดำเนินการ ให้รวมการจัดการสัญญาโดยเร็วเพื่อใช้ผลประโยชน์เหล่านี้กับธุรกิจของคุณ