8 razones útiles por las que la gestión de contratos es importante para las empresas

Ya sea que sea una pequeña o mediana empresa, encontrará contratos sobre contratos cada vez que trate con un cliente o cualquier otra parte interesada en la empresa. Hacer un seguimiento de todos ellos puede ser difícil.

Los retos a los que se enfrentan las empresas sin gestión de contratos en su negocio son los siguientes:

• La empresa puede cometer muchos errores al definir lo que se requiere para cumplir con sus obligaciones contractuales.
• Es posible que la empresa no pueda aprovechar las oportunidades contractuales cuando surjan.
• La empresa podría no ser capaz de gestionar los riesgos asociados con las obligaciones contractuales, lo que puede conducir a la terminación o cambios en las relaciones contractuales.

Dados los desafíos de no tener una gestión de contratos adecuada, desea evitarlos. Sin embargo, tener una gestión de contratos no se trata solo de mitigar los riesgos. Se trata de obtener beneficios para su negocio también. Antes de cubrir esos beneficios, definamos qué es la gestión de contratos.

¿Qué es la gestión de contratos?

La gestión de contratos es el proceso de gestión, seguimiento y mantenimiento de contratos.

Los contratos son un acuerdo legal entre dos partes que describe los términos y condiciones de su negocio.

El proceso de gestión de contratos incluye:

• Seguimiento del estado del contrato.
• Obtención de aprobación para cambios de contrato.
• Asegurar que todos cumplan con todas las obligaciones contractuales.

La gestión de contratos es el proceso de planificación, negociación y ejecución de contratos entre dos o más partes.

La gestión de contratos es un proceso que incluye los siguientes pasos:

• Negociar los términos del contrato
• Ejecutar los términos del contrato
• Supervisar el cumplimiento del contrato
• Resolver disputas

Ahora que sabe lo que es, aquí hay algunas razones por las que desea incorporar esto a su negocio.

Por qué es importante la gestión de contratos

¿Se pregunta por qué debería invertir más en la gestión de contratos? Aquí hay ocho razones por las que son esenciales.

1. Proteger a ambas partes

Proteger a las personas que realizan transacciones con su negocio es crucial para proteger su reputación. El uso de VPN es una forma de hacerlo.

Además de incorporar una VPN en sus telecomunicaciones, la gestión adecuada de los contratos es otra forma de hacer que sus transacciones comerciales sean más seguras.

Un contrato es un acuerdo legalmente vinculante entre dos o más partes. Ese acuerdo puede ser un documento escrito, verbal o incluso implícito. El papel central de un contrato es definir los derechos y obligaciones de cada parte en el acuerdo.

Hay muchas maneras en que la gestión de contratos puede proteger a ambas partes del contrato. Una forma es asegurándose de que ambas partes sepan lo que acuerdan antes de firmar nada. Otra forma es garantizar que ambas partes tengan la misma oportunidad de negociar cualquier término que consideren desfavorable en el contrato mientras está en borrador.

2. Mejora la eficiencia funcional

Hoy en día, más partes de las operaciones comerciales tienen formas de automatizarlas. Puede automatizar la atención al cliente. Incluso puede tener automatización de marketing que ayude a aumentar el retorno de la inversión. Más empresas hacen esto para mejorar su eficiencia con la ayuda de estas herramientas y software.

Muchos empresarios usan diferentes herramientas y complementos para la productividad y, como resultado, son más eficientes. La gestión de contratos es una forma de reducir la carga de trabajo en algo que puede hacer más rápido para concentrarse mejor en cosas que pueden requerir más tiempo y atención, especialmente cuando tiene recursos tan limitados.

3. Hace cumplir y mejora el cumplimiento

La gestión de contratos es una parte integral del proceso de negocio. Garantiza que todas las partes cumplan con el contrato y puede hacer cumplir el acuerdo en caso de incumplimiento.

La gestión de contratos es la parte más crítica de cualquier negocio. Puede hacer cumplir y mejorar el cumplimiento del contrato, evitar riesgos y mitigar riesgos.

La gestión de contratos es un proceso que ayuda a hacer cumplir y mejorar el cumplimiento del contrato.

Los gerentes de contratos deben asegurarse de que todas las partes conozcan sus obligaciones en virtud del acuerdo, monitorear posibles incumplimientos o riesgos, negociar cambios según sea necesario y documentar cualquier cambio o actualización del contrato. También deben asegurarse de contar con todas las aprobaciones correspondientes de las partes interesadas relevantes antes de aprobar cualquier cambio.

4. Controla los riesgos en la cartera de contratos

La cartera de contratos es un conjunto de contratos firmados y gestionados por una empresa. Es una parte integral de la estrategia de gestión de riesgos de la organización.

Debe monitorear regularmente la cartera de contratos para detectar cualquier cambio en la ley, la regulación o la demanda de los clientes. Debe revisar periódicamente los contratos para garantizar el cumplimiento de la ley aplicable e identificar los riesgos potenciales que puedan surgir de los cambios en el entorno de la empresa.

Para controlar los riesgos, necesita saber cuáles son y cómo pueden afectar su cartera de contratos. Las empresas deben comprender sus riesgos para tomar las medidas necesarias y evitar pérdidas en el futuro. Puede hacerlo con la ayuda de la gestión de contratos.

5. Optimice el proceso de aprobación de su contrato

El proceso de aprobación del contrato es un paso esencial en el proceso de gestión de contratos. Asegura que todos sigan los términos y condiciones. Si hay discrepancias o cambios, debe aplicarlos antes de firmar el acuerdo. Un proceso simplificado de aprobación de contratos facilitará que las empresas se aseguren de que sus contratos sean legalmente vinculantes y exigibles.

Con un proceso de aprobación de contratos simplificado, tendrá más tiempo para concentrarse en otros aspectos de su negocio, como marketing o ventas. Incluso puede tener tiempo para ocuparse de otras tareas administrativas como la nómina o la contabilidad.

Un proceso simplificado de aprobación de contratos también puede mejorar en gran medida la experiencia del cliente y es una forma de tratar mejor a sus clientes potenciales (y a los actuales).

6. Permite mayor accesibilidad y transparencia

La gestión de contratos puede ayudar con la transparencia, ya que es más fácil ver lo que implica el contrato. También ayuda con la accesibilidad, ya que permite que las personas que no dominan el idioma del contrato entiendan lo que está sucediendo.

Este beneficio significa que si una persona no habla el idioma del contrato, puede hacer que un intérprete se lo lea y luego pueda entender lo que está sucediendo. Esta característica también significa que si alguien tiene una discapacidad que le impide leer o comprender el contrato por sí mismo, puede hacer que otra persona lo haga por él.

7. Encuentre y administre sus contratos fácilmente.

Hay muchas formas diferentes de gestionar contratos, pero la más popular es el software de gestión de contratos. Puede usar este software de muchas maneras diferentes, pero las personas a menudo lo usan como una forma de encontrar y administrar contratos fácilmente.

Puede incorporar la gestión de contratos fácilmente en su CRM o sistema de gestión de relaciones con los clientes rápidamente con el uso del software de gestión de contratos.

Aquí está cómo hacerlo:

• Encuentra todos los documentos relacionados con el contacto para que no tengas que buscar entre diferentes archivos y carpetas
• Seguimiento de cuándo vencen los contratos y quién necesita renovación
• Averigüe cuándo deben renovarse los contratos para saber qué pasos son los siguientes.

8. Proporciona creación y plantillas inteligentes

Con la gestión de contratos, puede tener una visión general clara de su empresa y de lo que su empresa debe hacer por la otra parte.

La gestión de contratos ayuda con lo siguiente:

• Puede crear contratos de forma rápida y sencilla;
• Las plantillas de contrato están disponibles para su uso;
• Es fácil para usted monitorear sus contratos y asegurarse de que todos sigan las reglas correctamente.

La autoría inteligente y las plantillas son herramientas que pueden ayudar con este proceso. Facilitan que los administradores de contratos actualicen los contratos con nueva información y creen nuevos contratos sin problemas. Puede utilizar varias herramientas de gestión de contratos para facilitar que su equipo y las partes relacionadas gestionen cada documento de forma más inteligente y eficiente.

Señales de una gestión de contratos exitosa

El equipo de administración de contratos podrá identificar los primeros signos de éxito, y este éxito se manifiesta de muchas maneras.

Los siguientes son signos de una gestión de contratos exitosa:

• El contrato está actualizado y ha aplicado todos los cambios.
• El acuerdo es inequívoco.
• Todas las partes han acordado los términos del trato.
• El contrato ha sido firmado y fechado por todas las partes.
• El contrato está en un lugar seguro.

Pensamientos finales

Al tener un proceso de gestión de contratos sencillo y herramientas para su negocio, la firma del contrato, el envío y todo el proceso se realizará sin problemas y será mucho más fácil para todos los involucrados. Por lo tanto, si aún no lo ha hecho, incorpore pronto la gestión de contratos para utilizar estos beneficios para su negocio.