8 полезных причин, почему управление контрактами важно для бизнеса

Независимо от того, являетесь ли вы малым или средним предприятием, вы будете сталкиваться с контрактами каждый раз, когда имеете дело с клиентом или любым другим заинтересованным лицом в компании. Отслеживание всех из них может быть грубым.

Проблемы, с которыми сталкиваются компании без контрактного управления в своем бизнесе, заключаются в следующем:

• Компания может допустить много ошибок в определении того, что требуется от нее для выполнения своих договорных обязательств.
• Компания может быть не в состоянии воспользоваться контрактными возможностями, когда они возникают.
• Компания может быть не в состоянии управлять рисками, связанными с договорными обязательствами, что может привести к прекращению или изменению договорных отношений.

Учитывая проблемы, связанные с отсутствием надлежащего управления контрактами, вы хотите их избежать. Однако управление контрактами — это не только снижение рисков. Речь идет также о получении выгоды для вашего бизнеса. Прежде чем мы рассмотрим эти преимущества, давайте определим, что такое управление контрактами.

Что такое контрактный менеджмент?

Управление контрактами — это процесс управления, мониторинга и поддержания контрактов.

Контракты представляют собой юридическое соглашение между двумя сторонами, в котором излагаются условия их бизнеса.

Процесс управления контрактом включает в себя:

• Отслеживание статуса контракта.
• Получение одобрения на внесение изменений в контракт.
• Обеспечение выполнения всеми договорных обязательств.

Управление контрактами — это процесс планирования, обсуждения и исполнения контрактов между двумя или более сторонами.

Управление контрактами представляет собой процесс, который включает следующие этапы:

• Обсудить условия контракта
• Выполнять условия контракта
• Контролировать соблюдение контракта
• Разрешить споры

Теперь, когда вы знаете, что это такое, вот несколько причин, по которым вы хотите внедрить это в свой бизнес.

Почему управление контрактами важно

Вы задаетесь вопросом, почему вам следует больше инвестировать в управление контрактами? Вот восемь причин, почему они необходимы.

1. Защищайте обе стороны

Защита людей, которые взаимодействуют с вашим бизнесом, имеет решающее значение для защиты вашей репутации. Использование VPN — один из способов сделать это.

Помимо включения VPN в ваши телекоммуникации, надлежащее управление контрактами — это еще один способ сделать ваши бизнес-транзакции более безопасными и защищенными.

Контракт – это юридически обязывающее соглашение между двумя или более сторонами. Это соглашение может быть письменным документом, устным или даже подразумеваемым. Центральная роль договора заключается в определении прав и обязанностей каждой стороны в соглашении.

Существует множество способов, с помощью которых управление контрактами может защитить обе стороны контракта. Один из способов — убедиться, что обе стороны знают, на что они согласны, прежде чем что-либо подписывать. Другой способ заключается в обеспечении того, чтобы обе стороны имели равные возможности для обсуждения любых условий, которые они сочтут неблагоприятными в контракте, пока он находится в проекте.

2. Повышает функциональную эффективность

В настоящее время многие части бизнес-операций можно автоматизировать. Вы можете автоматизировать поддержку клиентов. Вы даже можете использовать автоматизацию маркетинга, которая поможет увеличить окупаемость инвестиций. Все больше предприятий делают это, чтобы повысить свою эффективность с помощью этих инструментов и программного обеспечения.

Многие предприниматели используют различные инструменты и плагины для повышения производительности и в результате становятся более эффективными. Управление контрактами — это один из способов снизить нагрузку на то, что вы можете сделать быстрее, чтобы лучше сосредоточиться на вещах, которые могут потребовать больше времени и внимания, особенно когда у вас такие ограниченные ресурсы.

3. Обеспечивает и улучшает соблюдение

Управление контрактами является неотъемлемой частью бизнес-процесса. Он гарантирует, что все стороны соблюдают договор, и может обеспечить соблюдение соглашения в случае его нарушения.

Управление контрактами является наиболее важной частью любого бизнеса. Это может обеспечить и улучшить соблюдение контракта, избежать рисков и снизить риски.

Управление контрактом — это процесс, который помогает обеспечить соблюдение контракта и улучшить его соблюдение.

Менеджеры по контрактам должны убедиться, что все стороны осведомлены о своих обязательствах по соглашению, следить за потенциальными нарушениями или рисками, при необходимости обсуждать изменения и документировать любые изменения или обновления контракта. Они также должны убедиться, что все соответствующие утверждения получены от соответствующих заинтересованных сторон, прежде чем подписывать какие-либо изменения.

4. Контролирует риски портфеля контрактов

Портфель контрактов представляет собой набор контрактов, подписанных и управляемых компанией. Это неотъемлемая часть стратегии управления рисками организации.

Вы должны регулярно отслеживать портфель контрактов на предмет любых изменений в законодательстве, нормативных актах или потребительском спросе. Вам следует периодически пересматривать договоры, чтобы обеспечить их соответствие действующему законодательству и выявить потенциальные риски, которые могут возникнуть в результате изменений в среде компании.

Чтобы контролировать риски, вам необходимо знать, что они из себя представляют и как они могут повлиять на ваш портфель контрактов. Компании должны осознавать свои риски, чтобы предпринимать необходимые действия и избегать потерь в будущем. Вы можете сделать это с помощью управления контрактами.

5. Оптимизируйте процесс утверждения контракта

Процесс утверждения контракта является важным шагом в процессе управления контрактом. Это гарантирует, что все соблюдают условия. Если есть какие-либо несоответствия или изменения, вы должны применить их до подписания соглашения. Упрощенный процесс утверждения контрактов облегчит компаниям обеспечение того, чтобы их контракты были юридически обязывающими и исполнимыми.

Благодаря оптимизированному процессу утверждения контракта у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на других аспектах вашего бизнеса, таких как маркетинг или продажи. У вас может быть даже время для решения других административных задач, таких как начисление заработной платы или бухгалтерский учет.

Оптимизированный процесс утверждения контракта также может значительно улучшить качество обслуживания клиентов и является одним из способов, которым вы можете лучше относиться к своим потенциальным (и текущим) клиентам.

6. Обеспечивает большую доступность и прозрачность

Управление контрактами может помочь с прозрачностью, так как легче увидеть, что влечет за собой контракт. Это также помогает с доступностью, поскольку позволяет людям, не владеющим языком контракта, понять, что происходит.

Это преимущество означает, что если человек не говорит на языке контракта, он может попросить переводчика прочитать его для него, а затем сможет понять, что происходит. Эта функция также означает, что если кто-то имеет инвалидность, которая не позволяет ему самостоятельно прочитать или понять контракт, он может поручить это кому-то другому.

7. Легко находите и управляйте своими контрактами.

Существует множество различных способов управления контрактами, но наиболее популярным является программное обеспечение для управления контрактами. Вы можете использовать это программное обеспечение по-разному, но люди часто используют его как способ легко находить контракты и управлять ими.

Вы можете легко включить управление контрактами в свою CRM или систему управления взаимоотношениями с клиентами с помощью программного обеспечения для управления контрактами.

Вот как это сделать:

• Найдите все документы, связанные с контактом, чтобы вам не приходилось искать в разных файлах и папках
• Отслеживайте, когда истекает срок действия контрактов и кому требуется продление
• Узнайте, когда контракты подлежат продлению, чтобы знать, какие шаги следует предпринять дальше.

8. Обеспечивает интеллектуальную разработку и шаблоны

Благодаря управлению контрактами вы можете иметь четкое представление о своем бизнесе и о том, что ваш бизнес должен сделать для другой стороны.

Управление контрактами помогает в следующем:

• Вы можете создавать контракты быстро и легко;
• Шаблоны контрактов доступны для использования;
• Вам легко контролировать свои контракты и следить за тем, чтобы все правильно соблюдали правила.

Интеллектуальная разработка и шаблоны — это инструменты, которые могут помочь в этом процессе. Они облегчают менеджерам по контрактам обновление контрактов с новой информацией и создание новых контрактов без каких-либо хлопот. Вы можете использовать несколько инструментов управления контрактами, чтобы вашей команде и связанным сторонам было проще управлять каждым документом более разумно и эффективно.

Признаки успешного управления контрактами

Команда управления контрактами сможет определить первые признаки успеха, и этот успех проявляется во многих отношениях.

Следующие признаки являются признаками успешного управления контрактами:

• Контракт обновлен, и вы применили все изменения.
• Соглашение однозначное.
• Все стороны согласовали условия сделки.
• Контракт подписан и датирован всеми сторонами.
• Контракт в надежном месте.

Последние мысли

Имея простой процесс управления контрактами и инструменты для вашего бизнеса, подписание контракта, отправка и весь процесс будут проходить гладко и намного проще для всех участников. Поэтому, если вы еще этого не сделали, в ближайшее время внедрите управление контрактами, чтобы использовать эти преимущества для своего бизнеса.