8 أسباب مفيدة لماذا إدارة العقود مهمة للشركات

سواء كنت شركة صغيرة أو متوسطة الحجم ، فسوف تواجه عقودًا بموجب عقود عندما تتعامل مع عميل أو أي صاحب مصلحة آخر في الشركة. يمكن أن يكون تتبعها جميعًا أمرًا صعبًا.

التحديات التي تواجهها الشركات بدون إدارة عقود في أعمالها هي كما يلي:

• قد ترتكب الشركة العديد من الأخطاء في تحديد ما هو مطلوب منها للامتثال لالتزاماتها التعاقدية.
• قد لا تتمكن الشركة من الاستفادة من الفرص التعاقدية عند ظهورها.
• قد لا تكون الشركة قادرة على إدارة المخاطر المرتبطة بالالتزامات التعاقدية ، والتي يمكن أن تؤدي إلى الإنهاء أو تغييرات في العلاقات التعاقدية.

نظرًا لتحديات عدم وجود إدارة مناسبة للعقد ، فأنت تريد تجنبها. ومع ذلك ، فإن إدارة العقود لا تتعلق فقط بتخفيف المخاطر. يتعلق الأمر بجني الفوائد لعملك أيضًا. قبل أن نغطي هذه الفوائد ، دعنا نحدد ما هي إدارة العقود.

ما هي إدارة العقود؟

إدارة العقود هي عملية إدارة العقود ومراقبتها وصيانتها.

العقود هي اتفاق قانوني بين طرفين يحدد الشروط والأحكام لأعمالهم.

تشمل عملية إدارة العقود ما يلي:

• تتبع حالة العقد.
• الحصول على الموافقة على تغييرات العقد.
• التأكد من أن كل شخص يفي بجميع الالتزامات التعاقدية.

إدارة العقود هي عملية التخطيط والتفاوض وتنفيذ العقود بين طرفين أو أكثر.

إدارة العقود هي عملية تتضمن الخطوات التالية:

• التفاوض على شروط العقد
• تنفيذ شروط العقد
• مراقبة الامتثال للعقد
• حل النزاعات

الآن بعد أن عرفت ما هو عليه ، إليك بعض الأسباب التي تجعلك ترغب في دمج هذا في عملك.

لماذا تعتبر إدارة العقود مهمة

هل تتساءل لماذا يجب أن تستثمر أكثر في إدارة العقود؟ فيما يلي ثمانية أسباب تجعلها ضرورية.

1. حماية كلا الطرفين

تعد حماية الأشخاص الذين يتعاملون مع عملك أمرًا بالغ الأهمية لحماية سمعتك. يعد استخدام VPN إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها القيام بذلك.

بصرف النظر عن دمج VPN في اتصالاتك ، فإن الإدارة المناسبة للعقود هي طريقة أخرى يمكنك من خلالها جعل معاملاتك التجارية أكثر أمانًا وأمانًا.

العقد هو اتفاق ملزم قانونًا بين طرفين أو أكثر. يمكن أن تكون هذه الاتفاقية وثيقة مكتوبة أو شفهية أو حتى ضمنية. يتمثل الدور المركزي للعقد في تحديد حقوق والتزامات كل طرف في الاتفاقية.

هناك العديد من الطرق التي يمكن أن تحمي بها إدارة العقود كلا طرفي العقد. إحدى الطرق هي التأكد من أن كلا الطرفين يعرف ما يتفق عليه قبل التوقيع على أي شيء. هناك طريقة أخرى تتمثل في ضمان حصول الطرفين على فرصة متساوية للتفاوض بشأن أي شروط يجدونها غير مواتية في العقد أثناء وجوده في مسودة.

2. يحسن الكفاءة الوظيفية

في الوقت الحاضر ، هناك طرق يمكنك من خلالها أتمتة أجزاء كثيرة من العمليات التجارية. يمكنك أتمتة دعم العملاء. يمكنك حتى الحصول على أتمتة التسويق التي تساعد على زيادة عائد الاستثمار. المزيد من الشركات تفعل ذلك لتحسين كفاءتها بمساعدة هذه الأدوات والبرامج.

يستخدم العديد من رواد الأعمال أدوات ومكونات إضافية مختلفة للإنتاجية ويكونون أكثر كفاءة نتيجة لذلك. إدارة العقود هي إحدى الطرق لتقليل عبء العمل على شيء يمكنك القيام به بشكل أسرع للتركيز بشكل أفضل على الأشياء التي قد تتطلب المزيد من الوقت والاهتمام ، خاصة عندما يكون لديك مثل هذه الموارد المحدودة.

3. يفرض ويحسن الامتثال

تعد إدارة العقود جزءًا لا يتجزأ من عملية الأعمال. يضمن امتثال جميع الأطراف للعقد ، ويمكنه إنفاذ الاتفاقية في حالة حدوث خرق.

إدارة العقود هي أهم جزء في أي عمل تجاري. يمكنه تعزيز الامتثال للعقد وتحسينه ، وتجنب المخاطر وتخفيف المخاطر.

إدارة العقود هي عملية تساعد على إنفاذ وتحسين الامتثال للعقد.

يجب على مديري العقود التأكد من أن جميع الأطراف على دراية بالتزاماتهم بموجب الاتفاقية ، ومراقبة الانتهاكات أو المخاطر المحتملة ، والتفاوض بشأن التغييرات حسب الضرورة ، وتوثيق أي تغييرات أو تحديثات للعقد. يحتاجون أيضًا إلى التأكد من وجود جميع الموافقات المناسبة من أصحاب المصلحة المعنيين قبل التوقيع على أي تغييرات.

4. ضوابط المخاطر في محفظة العقد

محفظة العقد هي مجموعة من العقود الموقعة والمدارة من قبل الشركة. إنها جزء لا يتجزأ من استراتيجية إدارة المخاطر في المنظمة.

يجب عليك مراقبة محفظة العقود بانتظام بحثًا عن أي تغييرات في القانون أو اللوائح أو طلب العميل. يجب عليك مراجعة العقود بشكل دوري لضمان الامتثال للقانون المعمول به وتحديد المخاطر المحتملة التي قد تنشأ من التغييرات في بيئة الشركة.

للتحكم في المخاطر ، عليك أن تعرف ما هي وكيف يمكن أن تؤثر على محفظة العقود الخاصة بك. يجب أن تفهم الشركات مخاطرها لاتخاذ الإجراءات اللازمة وتجنب أي خسائر في المستقبل. يمكنك القيام بذلك بمساعدة إدارة العقود.

5. تبسيط عملية الموافقة على العقد

تعتبر عملية الموافقة على العقد خطوة أساسية في عملية إدارة العقد. يضمن أن الجميع يتبع الشروط والأحكام. في حالة وجود أي تناقضات أو تغييرات ، يجب عليك تطبيقها قبل التوقيع على الاتفاقية. ستسهل عملية الموافقة على العقود المبسطة على الشركات ضمان أن تكون عقودها ملزمة قانونًا وقابلة للتنفيذ.

من خلال عملية الموافقة على العقد المبسطة ، سيكون لديك المزيد من الوقت للتركيز على جوانب أخرى من عملك ، مثل التسويق أو المبيعات. قد يكون لديك حتى الوقت الكافي لرعاية المهام الإدارية الأخرى مثل كشوف المرتبات أو المحاسبة.

يمكن لعملية الموافقة على العقد المبسطة أيضًا تحسين تجربة العميل بشكل كبير وهي إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها معاملة العملاء المحتملين (والعملاء الحاليين) بشكل أفضل.

6. يسمح بقدر أكبر من الوصول والشفافية

يمكن أن تساعد إدارة العقود في الشفافية ، حيث أنه من الأسهل رؤية ما يستلزمه العقد. كما أنه يساعد في إمكانية الوصول ، حيث يتيح للأشخاص الذين لا يجيدون لغة العقد فهم ما يحدث.

تعني هذه الميزة أنه إذا كان الشخص لا يتكلم لغة العقد ، فيمكنه الحصول على مترجم فوري يقرأه نيابة عنه ثم يكون قادرًا على فهم ما يحدث. تعني هذه الميزة أيضًا أنه إذا كان لدى شخص ما إعاقة تمنعه ​​من قراءة العقد أو فهمه بنفسه ، فيمكنه جعل شخص آخر يقوم بذلك نيابة عنه.

7. البحث عن وإدارة العقود الخاصة بك بسهولة.

هناك العديد من الطرق المختلفة لإدارة العقود ، ولكن الأكثر شيوعًا هو برنامج إدارة العقود. يمكنك استخدام هذا البرنامج بعدة طرق مختلفة ، ولكن غالبًا ما يستخدمه الأشخاص كطريقة للعثور على العقود وإدارتها بسهولة.

يمكنك دمج إدارة العقود بسهولة في CRM أو نظام إدارة علاقات العملاء بسرعة باستخدام برنامج إدارة العقود.

هيريس كيفية القيام بذلك:

• ابحث عن جميع المستندات المتعلقة بجهة الاتصال حتى لا تضطر إلى البحث في الملفات والمجلدات المختلفة
• تتبع وقت انتهاء صلاحية العقود ومن يحتاج إلى التجديد
• اكتشف موعد تجديد العقود لمعرفة الخطوات التالية.

8. يوفر التأليف والقوالب الذكية

من خلال إدارة العقود ، يمكنك الحصول على نظرة عامة واضحة على عملك وما يحتاج عملك إلى القيام به للطرف الآخر.

تساعد إدارة العقود في ما يلي:

• يمكنك إنشاء العقود بسرعة وسهولة ؛
• قوالب العقود متاحة لك لاستخدامها ؛
• من السهل عليك مراقبة العقود الخاصة بك والتأكد من أن الجميع يتبع القواعد بشكل صحيح.

التأليف الذكي والقوالب هي أدوات يمكن أن تساعد في هذه العملية. إنها تسهل على مديري العقود تحديث العقود بمعلومات جديدة وإنشاء عقود جديدة دون أي متاعب. يمكنك استخدام العديد من أدوات إدارة العقود لتسهيل إدارة كل مستند بشكل أكثر ذكاء وكفاءة على فريقك والأطراف ذات الصلة.

علامات إدارة العقود الناجحة

سيكون فريق إدارة العقود قادرًا جيدًا على تحديد بوادر النجاح المبكرة ، ويظهر هذا النجاح بعدة طرق.

فيما يلي علامات على إدارة العقود الناجحة:

• العقد محدث ، وقمت بتطبيق جميع التغييرات.
• الاتفاق لا لبس فيه.
• اتفقت جميع الأطراف على شروط الصفقة.
• تم توقيع العقد وتأريخه من قبل جميع الأطراف.
• العقد في مكان آمن.

افكار اخيرة

من خلال وجود عملية وأدوات مباشرة لإدارة العقود لعملك ، فإن توقيع العقد وإرساله والعملية بأكملها ستسير بسلاسة وأسهل بكثير لجميع المعنيين. لذلك ، إذا لم تكن قد قمت بذلك بعد ، فقم بدمج إدارة العقود قريبًا لاستخدام هذه الفوائد في عملك.