8 Alasan Berguna Mengapa Manajemen Kontrak Penting Bagi Bisnis

Apakah Anda bisnis kecil atau menengah, Anda akan menemukan kontrak demi kontrak setiap kali Anda berurusan dengan klien atau pemangku kepentingan lain di perusahaan. Melacak semuanya bisa jadi sulit.

Tantangan yang dihadapi oleh perusahaan tanpa manajemen kontrak dalam usahanya adalah sebagai berikut:

• Perusahaan mungkin membuat banyak kesalahan dalam menentukan apa yang diperlukan bagi mereka untuk mematuhi kewajiban kontraktual mereka.
• Perusahaan mungkin tidak dapat memanfaatkan peluang kontraktual ketika peluang itu muncul.
• Perusahaan mungkin tidak dapat mengelola risiko yang terkait dengan kewajiban kontraktual, yang dapat menyebabkan pemutusan hubungan kerja atau perubahan dalam hubungan kontraktual.

Mengingat tantangan tidak memiliki manajemen kontrak yang tepat, Anda ingin menghindarinya. Namun, memiliki manajemen kontrak bukan hanya tentang mengurangi risiko. Ini tentang menuai keuntungan untuk bisnis Anda juga. Sebelum kita membahas manfaat tersebut, mari kita definisikan apa itu manajemen kontrak.

Apa itu manajemen kontrak?

Manajemen kontrak adalah proses mengelola, memantau, dan memelihara kontrak.

Kontrak adalah perjanjian hukum antara dua pihak yang menguraikan syarat dan ketentuan untuk bisnis mereka.

Proses manajemen kontrak meliputi:

• Melacak status kontrak.
• Memperoleh persetujuan untuk perubahan kontrak.
• Memastikan bahwa setiap orang memenuhi semua kewajiban kontrak.

Manajemen kontrak adalah proses perencanaan, negosiasi, dan pelaksanaan kontrak antara dua pihak atau lebih.

Manajemen kontrak adalah proses yang mencakup langkah-langkah berikut:

• Negosiasikan persyaratan kontrak
• Jalankan persyaratan kontrak
• Memantau kepatuhan kontrak
• Menyelesaikan perselisihan

Sekarang Anda tahu apa itu, berikut adalah beberapa alasan mengapa Anda ingin memasukkan ini ke dalam bisnis Anda.

Mengapa Manajemen Kontrak Itu Penting

Apakah Anda bertanya-tanya mengapa Anda harus berinvestasi lebih banyak dalam manajemen kontrak? Berikut adalah delapan alasan mengapa mereka penting.

1. Lindungi kedua belah pihak

Melindungi orang-orang yang bertransaksi dengan bisnis Anda sangat penting untuk melindungi reputasi Anda. Penggunaan VPN adalah salah satu cara Anda dapat melakukannya.

Selain memasukkan VPN ke dalam telekomunikasi Anda, manajemen kontrak yang tepat adalah cara lain untuk membuat transaksi bisnis Anda lebih aman dan terjamin.

Kontrak adalah perjanjian yang mengikat secara hukum antara dua pihak atau lebih. Kesepakatan itu bisa berupa dokumen tertulis, lisan, atau bahkan tersirat. Peran sentral dari kontrak adalah untuk menentukan hak dan kewajiban masing-masing pihak dalam perjanjian.

Ada banyak cara manajemen kontrak dapat melindungi kedua pihak kontrak. Salah satu caranya adalah dengan memastikan bahwa kedua belah pihak mengetahui apa yang mereka setujui sebelum menandatangani sesuatu. Cara lain adalah dengan memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki kesempatan yang sama untuk menegosiasikan persyaratan apa pun yang mereka anggap tidak menguntungkan dalam kontrak saat masih dalam rancangan.

2. Meningkatkan efisiensi fungsional

Saat ini, lebih banyak bagian dari operasi bisnis memiliki cara Anda dapat mengotomatiskannya. Anda dapat mengotomatiskan dukungan pelanggan. Anda bahkan dapat memiliki otomatisasi pemasaran yang membantu meningkatkan laba atas investasi Anda. Lebih banyak bisnis melakukan ini untuk meningkatkan efisiensi mereka dengan bantuan alat dan perangkat lunak ini.

Banyak pengusaha menggunakan alat dan plugin yang berbeda untuk produktivitas dan sebagai hasilnya lebih efisien. Manajemen kontrak adalah salah satu cara untuk mengurangi beban kerja pada sesuatu yang dapat Anda lakukan lebih cepat untuk lebih fokus pada hal-hal yang mungkin memerlukan lebih banyak waktu dan perhatian, terutama ketika Anda memiliki sumber daya yang terbatas.

3. Menegakkan dan meningkatkan kepatuhan

Manajemen kontrak merupakan bagian integral dari proses bisnis. Ini memastikan bahwa semua pihak mematuhi kontrak, dan dapat menegakkan kesepakatan jika terjadi pelanggaran.

Manajemen kontrak adalah bagian paling penting dari bisnis apa pun. Ini dapat menegakkan dan meningkatkan kepatuhan terhadap kontrak, menghindari risiko dan mengurangi risiko.

Manajemen kontrak adalah proses yang membantu menegakkan dan meningkatkan kepatuhan terhadap kontrak.

Manajer kontrak harus memastikan bahwa semua pihak menyadari kewajiban mereka berdasarkan perjanjian, memantau potensi pelanggaran atau risiko, menegosiasikan perubahan yang diperlukan, dan mendokumentasikan setiap perubahan atau pembaruan kontrak. Mereka juga perlu memastikan bahwa semua persetujuan yang sesuai ada dari pemangku kepentingan yang relevan sebelum menandatangani perubahan apa pun.

4. Mengontrol risiko dalam portofolio kontrak

Portofolio kontrak adalah sekumpulan kontrak yang ditandatangani dan dikelola oleh sebuah perusahaan. Ini adalah bagian integral dari strategi manajemen risiko organisasi.

Anda harus secara teratur memantau portofolio kontrak untuk setiap perubahan dalam undang-undang, peraturan, atau permintaan pelanggan. Anda harus meninjau kontrak secara berkala untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum yang berlaku dan mengidentifikasi potensi risiko yang mungkin timbul dari perubahan lingkungan perusahaan.

Untuk mengendalikan risiko, Anda perlu mengetahui apa itu risiko dan bagaimana risiko tersebut dapat memengaruhi portofolio kontrak Anda. Perusahaan harus memahami risiko mereka untuk mengambil tindakan yang diperlukan dan menghindari kerugian di masa depan. Anda dapat melakukannya dengan bantuan manajemen kontrak.

5. Sederhanakan Proses Persetujuan Kontrak Anda

Proses persetujuan kontrak merupakan langkah penting dalam proses manajemen kontrak. Ini memastikan bahwa semua orang mengikuti syarat dan ketentuan. Jika ada perbedaan atau perubahan, Anda harus menerapkannya sebelum menandatangani perjanjian. Proses persetujuan kontrak yang disederhanakan akan memudahkan perusahaan untuk memastikan bahwa kontrak mereka mengikat secara hukum dan dapat ditegakkan.

Dengan proses persetujuan kontrak yang disederhanakan, Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada aspek lain dari bisnis Anda, seperti pemasaran atau penjualan. Anda bahkan mungkin punya waktu untuk mengurus tugas-tugas administratif lainnya seperti penggajian atau akuntansi.

Proses persetujuan kontrak yang disederhanakan juga dapat sangat meningkatkan pengalaman pelanggan dan merupakan salah satu cara Anda dapat memperlakukan pelanggan potensial Anda (dan pelanggan saat ini) dengan lebih baik.

6. Memungkinkan aksesibilitas dan transparansi yang lebih besar

Manajemen kontrak dapat membantu transparansi, karena lebih mudah untuk melihat apa yang terkandung dalam kontrak. Ini juga membantu aksesibilitas, karena memungkinkan orang yang tidak fasih dalam bahasa kontrak untuk memahami apa yang terjadi.

Manfaat ini berarti bahwa jika seseorang tidak berbicara dalam bahasa kontrak, mereka dapat meminta seorang juru bahasa membacanya untuk mereka dan kemudian dapat memahami apa yang terjadi. Fitur ini juga berarti bahwa jika seseorang memiliki disabilitas yang menghalangi mereka untuk membaca atau memahami kontrak itu sendiri, mereka dapat meminta orang lain melakukannya untuk mereka.

7. Temukan dan kelola kontrak Anda dengan mudah.

Ada banyak cara berbeda untuk mengelola kontrak, tetapi yang paling populer adalah perangkat lunak manajemen kontrak. Anda dapat menggunakan perangkat lunak ini dengan berbagai cara, tetapi orang sering menggunakannya sebagai cara untuk menemukan dan mengelola kontrak dengan mudah.

Anda dapat memasukkan manajemen kontrak dengan mudah ke dalam CRM atau sistem manajemen hubungan pelanggan Anda dengan cepat menggunakan perangkat lunak manajemen kontrak.

Berikut cara melakukannya:

• Temukan semua dokumen yang terkait dengan kontak sehingga Anda tidak perlu mencari melalui file dan folder yang berbeda
• Lacak kapan kontrak berakhir dan siapa yang membutuhkan pembaruan
• Cari tahu kapan kontrak akan diperpanjang untuk mengetahui langkah selanjutnya.

8. Menyediakan pembuatan dan templat yang cerdas

Dengan manajemen kontrak, Anda dapat memiliki gambaran yang jelas tentang bisnis Anda dan apa yang perlu dilakukan bisnis Anda untuk pihak lain.

Manajemen kontrak membantu hal-hal berikut:

• Anda dapat membuat kontrak dengan cepat dan mudah;
• Templat kontrak tersedia untuk Anda gunakan;
• Sangat mudah bagi Anda untuk memantau kontrak Anda dan memastikan bahwa semua orang mengikuti aturan dengan benar.

Penulisan dan template cerdas adalah alat yang dapat membantu proses ini. Mereka memudahkan manajer kontrak untuk memperbarui kontrak dengan informasi baru dan membuat kontrak baru tanpa kerumitan. Anda dapat menggunakan beberapa alat manajemen kontrak untuk memudahkan tim Anda dan pihak terkait dalam mengelola setiap dokumen dengan lebih cerdas dan efisien.

Tanda-tanda manajemen kontrak yang sukses

Tim manajemen kontrak akan dapat dengan baik mengidentifikasi tanda-tanda awal keberhasilan, dan keberhasilan ini muncul dalam banyak cara.

Berikut ini adalah tanda-tanda manajemen kontrak yang sukses:

• Kontrak sudah diperbarui, dan Anda telah menerapkan semua perubahan.
• Perjanjiannya tidak ambigu.
• Semua pihak telah menyetujui persyaratan kesepakatan.
• Kontrak telah ditandatangani dan diberi tanggal oleh semua pihak.
• Kontrak berada di tempat yang aman.

Pikiran Akhir

Dengan memiliki proses dan alat manajemen kontrak langsung untuk bisnis Anda, penandatanganan kontrak, pengiriman, dan seluruh proses akan berjalan lancar dan lebih mudah bagi semua orang yang terlibat. Oleh karena itu, jika Anda belum melakukannya, segera gabungkan manajemen kontrak untuk menggunakan manfaat ini bagi bisnis Anda.