Sözleşme Yönetiminin İşletmeler İçin Önemli Olmasının 8 Yararlı Nedeni

İster küçük ister orta ölçekli bir işletme olun, bir müşteriyle veya şirketteki diğer herhangi bir paydaşla ilgilenirken sözleşmeli sözleşmelerle karşılaşacaksınız. Hepsini takip etmek zor olabilir.

İşlerinde sözleşme yönetimi olmayan şirketlerin karşılaştıkları zorluklar şunlardır:

• Şirket, sözleşme yükümlülüklerine uymaları için neyin gerekli olduğunu tanımlarken birçok hata yapabilir.
• Şirket, ortaya çıktıklarında sözleşmeye dayalı fırsatlardan yararlanamayabilir.
• Şirket, sözleşmeden doğan yükümlülüklerle ilişkili riskleri yönetemeyebilir ve bu da sözleşme ilişkilerinde fesih veya değişikliklere yol açabilir.

Uygun sözleşme yönetimine sahip olmamanın zorlukları göz önüne alındığında, bunlardan kaçınmak istersiniz. Ancak, sözleşme yönetimine sahip olmak sadece riskleri azaltmakla ilgili değildir. Bu, işiniz için de faydalar elde etmekle ilgilidir. Bu faydaları ele almadan önce, sözleşme yönetiminin ne olduğunu tanımlayalım.

Sözleşme yönetimi nedir?

Sözleşme yönetimi, sözleşmeleri yönetme, izleme ve sürdürme sürecidir.

Sözleşmeler, iki taraf arasında işlerinin şart ve koşullarını ana hatlarıyla belirten yasal bir anlaşmadır.

Sözleşme yönetimi süreci şunları içerir:

• Sözleşme durumunu izleme.
• Sözleşme değişiklikleri için onay alınması.
• Herkesin tüm sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmesini sağlamak.

Sözleşme yönetimi, iki veya daha fazla taraf arasındaki sözleşmeleri planlama, müzakere etme ve yürütme sürecidir.

Sözleşme yönetimi, aşağıdaki adımları içeren bir süreçtir:

• Sözleşme şartlarını görüşün
• Sözleşme şartlarını yürütün
• Sözleşme uyumluluğunu izleyin
• Anlaşmazlıkları çözmek

Artık ne olduğunu bildiğinize göre, bunu işinize dahil etmek istemenizin bazı nedenleri var.

Sözleşme Yönetimi Neden Önemlidir?

Sözleşme yönetimine neden daha fazla yatırım yapmanız gerektiğini merak ediyor musunuz? İşte onların önemli olmasının sekiz nedeni.

1. Her iki tarafı da koruyun

İşletmenizle işlem yapan kişileri korumak, itibarınızı korumak için çok önemlidir. VPN kullanımı bunu yapmanın bir yoludur.

Telekomünikasyonunuza bir VPN eklemenin yanı sıra, uygun sözleşme yönetimi, ticari işlemlerinizi daha güvenli ve daha güvenli hale getirmenin başka bir yoludur.

Bir sözleşme, iki veya daha fazla taraf arasında yasal olarak bağlayıcı bir anlaşmadır. Bu anlaşma yazılı, sözlü ve hatta zımni bir belge olabilir. Bir sözleşmenin merkezi rolü, sözleşmedeki her bir tarafın hak ve yükümlülüklerini tanımlamaktır.

Sözleşme yönetiminin her iki sözleşme tarafını da korumanın birçok yolu vardır. Bunun bir yolu, herhangi bir şeyi imzalamadan önce her iki tarafın da neyi kabul ettiklerini bilmelerini sağlamaktır. Diğer bir yol da, sözleşme taslak halindeyken her iki tarafın da sözleşmede olumsuz buldukları herhangi bir şartı müzakere etmek için eşit fırsata sahip olmasını sağlamaktır.

2. İşlevsel verimliliği artırır

Günümüzde, iş operasyonlarının daha fazla bölümünde, bunları otomatikleştirmenin yolları var. Müşteri desteğini otomatikleştirebilirsiniz. Yatırım getirinizi artırmaya yardımcı olan pazarlama otomasyonuna bile sahip olabilirsiniz. Daha fazla işletme, bu araçlar ve yazılımların yardımıyla verimliliklerini artırmak için bunu yapıyor.

Birçok girişimci, üretkenlik için farklı araçlar ve eklentiler kullanır ve sonuç olarak daha verimlidir. Sözleşme yönetimi, özellikle bu kadar sınırlı kaynaklarınız olduğunda, daha fazla zaman ve dikkat gerektirebilecek şeylere daha iyi odaklanmak için daha hızlı yapabileceğiniz bir şey üzerindeki iş yükünü azaltmanın bir yoludur.

3. Uyumluluğu zorlar ve geliştirir

Sözleşme yönetimi, iş sürecinin ayrılmaz bir parçasıdır. Tüm tarafların sözleşmeye uymasını sağlar ve ihlal durumunda sözleşmeyi uygulayabilir.

Sözleşme yönetimi, herhangi bir işletmenin en kritik parçasıdır. Sözleşmeye uyumu uygulayabilir ve iyileştirebilir, riskleri önleyebilir ve riskleri azaltabilir.

Sözleşme yönetimi, sözleşmeye uyumun uygulanmasına ve geliştirilmesine yardımcı olan bir süreçtir.

Sözleşme yöneticileri, tüm tarafların sözleşme kapsamındaki yükümlülüklerinin farkında olmasını sağlamalı, olası ihlalleri veya riskleri izlemeli, değişiklikleri gerektiği şekilde müzakere etmeli ve sözleşmedeki değişiklikleri veya güncellemeleri belgelemelidir. Ayrıca, herhangi bir değişikliği imzalamadan önce ilgili paydaşlardan tüm uygun onayların alındığından emin olmaları gerekir.

4. Sözleşme portföyündeki riskleri kontrol eder

Sözleşme portföyü, bir şirket tarafından imzalanan ve yönetilen bir dizi sözleşmedir. Kurumun risk yönetimi stratejisinin ayrılmaz bir parçasıdır.

Kanun, yönetmelik veya müşteri talebindeki herhangi bir değişiklik için sözleşme portföyünü düzenli olarak izlemelisiniz. Yürürlükteki yasalara uygunluğu sağlamak ve şirketin ortamındaki değişikliklerden kaynaklanabilecek potansiyel riskleri belirlemek için sözleşmeleri periyodik olarak gözden geçirmelisiniz.

Riskleri kontrol etmek için ne olduklarını ve sözleşme portföyünüzü nasıl etkileyebileceklerini bilmeniz gerekir. Şirketler, gerekli önlemleri almak ve gelecekte herhangi bir kayıptan kaçınmak için risklerini anlamalıdır. Bunu sözleşme yönetimi yardımıyla yapabilirsiniz.

5. Sözleşme Onay Sürecinizi Kolaylaştırın

Sözleşme onay süreci, sözleşme yönetimi sürecinde önemli bir adımdır. Herkesin şartlar ve koşullara uymasını sağlar. Herhangi bir tutarsızlık veya değişiklik varsa, bunları sözleşmeyi imzalamadan önce uygulamalısınız. Kolaylaştırılmış bir sözleşme onay süreci, şirketlerin sözleşmelerinin yasal olarak bağlayıcı ve uygulanabilir olmasını sağlamalarını kolaylaştıracaktır.

Kolaylaştırılmış bir sözleşme onay süreciyle, pazarlama veya satış gibi işinizin diğer yönlerine odaklanmak için daha fazla zamanınız olacak. Bordro veya muhasebe gibi diğer idari görevlerle ilgilenmek için bile zamanınız olabilir.

Kolaylaştırılmış bir sözleşme onay süreci, müşteri deneyimini büyük ölçüde iyileştirebilir ve potansiyel müşterilerinize (ve mevcut müşterilerinize) daha iyi davranmanın bir yoludur.

6. Daha fazla erişilebilirlik ve şeffaflık sağlar

Sözleşme yönetimi, sözleşmenin neyi içerdiğini görmek daha kolay olduğu için şeffaflığa yardımcı olabilir. Ayrıca, sözleşmenin dilinde akıcı olmayan kişilerin neler olduğunu anlamalarına izin verdiği için erişilebilirliğe de yardımcı olur.

Bu fayda, bir kişi sözleşmenin dilini konuşmuyorsa, bir tercümanın kendisi için okumasını ve ardından ne olduğunu anlayabilmesi anlamına gelir. Bu özellik ayrıca, birinin sözleşmeyi okumasını veya anlamasını engelleyen bir engeli varsa, bunu onlar için başka birine yaptırabileceği anlamına gelir.

7. Sözleşmelerinizi kolayca bulun ve yönetin.

Sözleşmeleri yönetmenin birçok farklı yolu vardır, ancak en popüleri sözleşme yönetimi yazılımıdır. Bu yazılımı birçok farklı şekilde kullanabilirsiniz, ancak insanlar genellikle sözleşmeleri kolayca bulmanın ve yönetmenin bir yolu olarak kullanır.

Sözleşme yönetimi yazılımını kullanarak, sözleşme yönetimini kolayca CRM veya müşteri ilişkileri yönetimi sisteminize dahil edebilirsiniz.

Bunu nasıl yapacağınız aşağıda açıklanmıştır:

• Farklı dosya ve klasörler arasında arama yapmak zorunda kalmamak için kişiyle ilgili tüm belgeleri bulun
• Sözleşmelerin ne zaman sona erdiğini ve kimin yenilenmesi gerektiğini takip edin
• Sırada hangi adımların olduğunu öğrenmek için sözleşmelerin ne zaman yenileneceğini öğrenin.

8. Akıllı yazma ve şablonlar sağlar

Sözleşme yönetimi ile işletmenize ve işletmenizin karşı taraf için ne yapması gerektiğine dair net bir genel bakışa sahip olabilirsiniz.

Sözleşme yönetimi aşağıdaki konularda yardımcı olur:

• Sözleşmeleri hızlı ve kolay bir şekilde oluşturabilirsiniz;
• Sözleşme şablonları, kullanmanız için mevcuttur;
• Sözleşmelerinizi izlemeniz ve herkesin kurallara doğru bir şekilde uymasını sağlamanız çok kolay.

Akıllı yazma ve şablonlar, bu süreçte yardımcı olabilecek araçlardır. Sözleşme yöneticilerinin sözleşmeleri yeni bilgilerle güncellemesini ve herhangi bir güçlük çekmeden yeni sözleşmeler oluşturmasını kolaylaştırırlar. Ekibinizin ve ilgili tarafların her bir belgeyi daha akıllı ve verimli bir şekilde yönetmesini kolaylaştırmak için birkaç sözleşme yönetimi aracı kullanabilirsiniz.

Başarılı sözleşme yönetiminin işaretleri

Sözleşme yönetimi ekibi, başarının erken belirtilerini iyi bir şekilde belirleyebilecektir ve bu başarı birçok yönden ortaya çıkar.

Aşağıdakiler başarılı sözleşme yönetiminin işaretleridir:

• Sözleşme güncel ve tüm değişiklikleri uyguladınız.
• Anlaşma açık.
• Tüm taraflar anlaşmanın şartlarını kabul etti.
• Sözleşme tüm taraflarca imzalanmış ve tarih atılmıştır.
• Sözleşme güvenli bir yerde.

Son düşünceler

İşiniz için basit bir sözleşme yönetim süreci ve araçlarına sahip olarak, sözleşme imzalama, gönderme ve tüm süreç, dahil olan herkes için sorunsuz ve çok daha kolay ilerleyecektir. Bu nedenle, henüz yapmadıysanız, bu avantajları işinizde kullanmak için yakında sözleşme yönetimini dahil edin.