クライアントの作業にアジャイルプロジェクト管理ソフトウェアを使用する方法は？

クライアントがあなたのチームまたはあなたの会社に彼らのためのプロジェクトを完了するために署名するとき、彼らはあなたからの一連の期待を持っています。 クライアントを管理する適切な方法を習得することは、確かに継続的なプロセスです。 しかし、正しく行われると、それはあなたのビジネスに莫大な量の利益をもたらします。

チームが持つ焦点と能力に加えて、クライアントの作業を管理する際に使用するプロセスと方法論は、与えられた時間と予算内で可能な限り最良の方法で最終製品を提供する上で重要な役割を果たします。

ここでは、アジャイルプロジェクト管理がクライアントの作業にどのように役立つかについて説明します。

まず、アジャイルプロジェクト管理とは何かを理解しましょう

クライアントの立場になりましょう。 自分のキッチンをモジュール式のキッチンに変えたいと思っている住宅所有者を想像してみてください。 今、あなたはあなたのために仕事をするために請負業者を雇いました。 最終的な作業を終えてキッチンを数日間使用すると、引き出しの数が少なくなり、一部の食器棚を引き出しに交換したいと思うようになりました。 ただし、今すぐ変更を加えると、コストがかかります。 この方法はアジャイルではありません。

食器棚が設置される前の最初の段階の完了後、請負業者がセットアップ全体がどのように見えるかを示していれば、引き出しを追加する必要があることを理解できたはずです（おそらく、他の人のキッチンで何日も調理した経験から）。 当時、クライアントの要件に従って変更を加えることは、比較的簡単で経済的です。 これは、プロジェクトを管理するアジャイルな方法と呼ばれるものです。

したがって、基本的に、アジャイルプロジェクト管理は、従来のプロジェクト管理方法よりも柔軟性があります。 あまり役に立たないものを作成するのではなく、プロジェクトの過程で最適な結果を達成するために調整を行う余地が残っています。

プロセス中に観察と決定を行うことができます。 アジャイルプロジェクト管理方法に従いながら、最終的なソリューションがどのようになるかについて、ビジョンに従って変更を加えることができます。

同様に、同じ原則がビジネスプロセスでも機能します。 アジャイル手法によると、元の計画は最初に感じたほど完全ではありません。 中間フィードバックのためのスペースが残っており、クライアントの要件や予期しない状況に応じて必要な変更を加えることができます。

 あなたにおすすめ：アジャイルを通じてアプリケーション開発を強化する方法は？

ツールは、必要なだけアジャイルです

アジャイルプロジェクト管理ソフトウェアがプロセスの管理にどのように役立つかについて詳しく説明する前に、ソフトウェアソリューションまたはツールがあなたが望むほど優れている可能性があることを忘れないでください。 つまり、特定のツールを最大限に活用することは、それを使用するチームに依存するということです。 チーム全体がアジャイル手法をそのように使用すれば、アジャイル手法の可能性をうまく繰り返すことができます。

クライアントの作業にアジャイルプロジェクト管理ソフトウェアを使用するにはどうすればよいですか？

アジャイルプロジェクト管理ソフトウェアがどのように最終出力に価値を付加し、クライアントの作業のためにプロセスのフローをよりスムーズかつ高速にするかを理解しましょう。

進捗状況の視覚化

アジャイルプロジェクト管理ソフトウェアでは、かんばんのような方法論により、クライアントがタスクとその進捗状況を常に明確に把握できます。 クライアントだけでなく、マネージャーやチームメンバーも、視覚的な進捗ツールを使用してボトルネックを特定しやすくなります。

アジャイルプロジェクト管理ソフトウェアでは、プロジェクト全体が個々のタスクの形でレイアウトされているのを見ることができます。 期限や担当者などの詳細が記載されています。リアルタイムの通知とさまざまな段階でのタスクの分割により、すべての利害関係者にタスクの進捗状況が明確になります。

かんばんボードやガントチャートなどのツールは、視覚化の媒体として機能します。 これにより、コミュニケーションタスクのステータスと利害関係者への進捗レポートに費やされる時間を大幅に節約できます。

効果的な計画

前に説明したように、アジャイルプロジェクト管理では、変更された要件や予期しない状況に対応するために、計画を変更する余地があります。

ソフトウェア開発に関する6か月のプロジェクトがあるとしましょう。 プロジェクト管理への従来のアプローチに従い、途中で調整の余地を残さずに厳格なルールとドキュメントに従う場合。 ソフトウェアが稼働するまでにテクノロジーが変化した場合、そのソフトウェアはクライアントにとって無駄になり、最終的には失望するだけです。

一方、アジャイルプロジェクト管理システムは、外出先で調整の余地を残すことにより、計画をより進歩的にします。 ガントチャートのようなツールは、計画を立ててプロセスをアジャイルにするのに便利です。

ガントチャートは基本的に、すべてのプロジェクト計画のタイムラインビューを提供します。 すべてのプロジェクトタスク、マイルストーン、およびイベントは、タイムラインの形式でマークできます。 この種の視覚的表現により、マネージャーとチームメンバー、およびクライアントは、重複するタスク、依存するタスク、ワークロードなどの観点からボトルネックと緊急事態を確認できます。したがって、誰もが提案し、変更を加えて、完璧な計画を立てることができます。 また、予期しない状況が発生した場合、チームはタイムラインビューを変更して、これらの変更によって期限と予算がどのように影響を受けるかを確認できます。

 あなたは好きかもしれません：プロジェクト管理システムで探すべき12の驚くべき機能。

インスタントフィードバック

ソフトウェア開発のライフサイクルまたは設計プロセスを通じて、フィードバックは最終バージョンを承認する前に重要な役割を果たします。 最終承認を得る前に、複数のフィードバックセッションを行うことができます。

さて、アジャイルプロジェクト管理ソフトウェアは何をしますか？ これにより、フィードバックプロセスを経て、電子メールスレッドを介して受け取った提案を実装するという混沌としたプロセスからチームを救うことができます。

アジャイルプロジェクト管理ソフトウェアは、組み込みの校正ツールを提供します。 チームメンバーはそこでのみファイルを共有でき、マークアップツールと注釈ツールを使用してフィードバックを提供できます。

多くの時間が節約され、より適切で組織化されたフィードバックが提供されます。 最良の部分は、問題はそこでのみ解決できるということです。 チームメンバーとクライアントは、以前のバージョンに戻りたい場合に備えて、ファイルの以前のすべてのバージョンにアクセスできます。

説明責任の向上

説明責任は、チームメンバーの最適なパフォーマンスにおいて重要な役割を果たします。 海外にいるクライアントは、適切な方法論がなければ、説明責任の観点からチームに対して適切な権限を行使することはできません。 アジャイルプロジェクト管理ソフトウェアは、それを簡単に保証します。

プロジェクト管理ソフトウェアの役割と責任を明確に区別することで、誰が何に対して責任を負っているのかを全員に知らせることができます。 また、アジャイルかんばんボードは、タスクステージが移動したときに、チームメンバーとクライアントにリアルタイムの更新を提供します。 したがって、説明責任を維持し、次の関係者が適切に行動することができます。 マネージャーとクライアントは、タスクに直接コメントを追加して、関係者に特定の質問をすることができます。

合理化されたコミュニケーション

プロジェクトを成功させるには、コミュニケーションが中心的な役割を果たします。 これは、プロジェクトを成功させるためのバックボーンのようなものです。 アジャイルプロジェクト管理ソフトウェアは、すべてのチームコミュニケーションを実行するための中央の場所を提供します。

チームメンバーは、ディスカッションなどの機能でプロジェクト関連の洞察やアイデアについて話し合うことができますが、1対1のチャット機能を使用すると、チームメンバーは互いにコミュニケーションを取り、質問したり、話し合ったりできます。

コミュニケーションを容易にするアジャイルプロジェクト管理ソフトウェアの他の機能は、タスクの言及とコメントです。 これらの機能により、チームメンバーは、電子メールでコンテキストを共有しなくても、タスクについて互いに言及することにより、タスク関連の問題について直接話し合うことができます。

クライアントは重要なディスカッションやアナウンスの一部になることができるため、すべての重要な情報のループにとどまります。

自動レポート

クライアントのために働く間、レポートは重要な役割を果たします。 ワークロードや作業時間などを明確に把握することは、業績評価や請求の目的にとって非常に重要です。 手動での時間入力は時間を浪費し、本物ではないように見える可能性がありますが、アジャイルプロジェクト管理ソフトウェアに組み込まれたレポートは、システムをより整理された簡単なものにする上で大きな違いを生む可能性があります。

タイムシートは、時間レポートを準備して請求目的でクライアントにエクスポートできるため、クライアントとの連携を容易にするもう1つの機能です。 これとは別に、プロジェクト管理ソフトウェアの時間追跡機能は、チームメンバーの集中力を維持し、気を散らすものを寄せ付けないことで、生産性レベルを維持するのに役立ちます。

 あなたも好きかもしれません：継続的なプロセスはDevOpsの基盤として機能します。

結論

クライアントとのコラボレーションが簡単になると、より迅速な結果を得ることができます。 アジャイルプロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、問題を簡単に見つけて解決できます。 アジャイルプロジェクト管理ソフトウェアは、常により速い配信を約束するわけではありませんが。 プロジェクトが完了するまでに少し時間がかかる場合があります。 しかし、彼らはおそらくクライアントに満足を提供するでしょう。

アジャイルプロジェクト管理方法論は、時間を浪費するワークフローから多くの冗長なタスクを取り除きます。 このようにして、チームの効率を上げることができます。 彼らは間違いなく、プロジェクトを時間通りに遂行するためのより重要なタスクに集中することができます。

 この記事はVartikaKashyapによって書かれました。 Vartikaは、プロジェクト管理ソフトウェアであるProofHubの最高マーケティング責任者です。 彼女は2016年、2017年、2018年にLinkedInのトップボイスの1人になりました。また、Business.com、The Next Web、YourStory、Huffingtonなどの寄稿者でもあります。 彼女の記事は主に生産性とリーダーシップを中心に展開しています。