如何使用敏捷項目管理軟件進行客戶工作？

當客戶簽署您的團隊或您的公司為他們完成項目時，他們對您有一系列期望。 掌握管理客戶的正確方法無疑是一個持續的過程。 但是，如果做得好，它會為您的企業帶來巨大的好處。

除了您的團隊所擁有的重點和能力外，您在管理客戶工作時使用的流程和方法對於在給定的時間和預算內以最佳方式交付最終產品發揮著重要作用。

在這裡，我們正在討論敏捷項目管理如何幫助您完成客戶工作。

我們先來了解一下什麼是敏捷項目管理

讓我們設身處地為客戶著想。 想像自己是一位想要將廚房改造成模塊化廚房的房主。 現在，您聘請了一名承包商為您完成這項工作。 在完成最後的工作並使用您的廚房幾天后，您現在覺得抽屜的數量較少，您想用抽屜替換一些櫥櫃。 但現在做出任何改變都將是一件代價高昂的事情。 這種方法不靈活。

如果承包商在設置櫥櫃之前向您展示了在第一階段完成後整個設置的外觀，您可能會發現需要添加更多抽屜（可能來自您在別人廚房做飯的那些天的經驗）。 在那個時候，根據客戶的要求進行更改會比較容易和經濟。 這就是我們所說的敏捷的項目管理方式。

所以基本上，敏捷項目管理比傳統的項目管理方法更靈活。 在整個項目過程中仍有調整的餘地，以實現最佳結果，而不是創造一些沒有用的東西。

您可以在此過程中做出觀察和決定。 在遵循敏捷項目管理方法的同時，您可以根據自己的願景對最終解決方案的外觀進行更改。

同樣，同樣的原則也適用於業務流程。 根據敏捷方法，最初的計劃並不像我們一開始所認為的那樣完整。 留有中間反饋的空間，可以根據客戶要求或任何不可預見的情況進行必要的更改。

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工具只有你想要的敏捷

在深入了解敏捷項目管理軟件如何幫助管理流程的細節之前，我們不要忘記軟件解決方案或工具可以隨心所欲。 我的意思是，充分利用特定工具取決於使用它的團隊。 如果整個團隊都以這種方式使用敏捷方法，你就可以很好地重複它的潛力。

如何使用敏捷項目管理軟件進行客戶工作？

讓我們了解敏捷項目管理軟件如何為最終輸出增加價值，並使客戶工作的流程更加順暢和快捷。

進度可視化

在敏捷項目管理軟件中，看板等方法始終為客戶提供對任務及其進度狀態的清晰可見性。 客戶以及經理和團隊成員可以更輕鬆地通過可視化進度工具識別瓶頸。

在敏捷項目管理軟件中，您可以看到以單個任務的形式佈置的整個項目。 它附帶有關截止日期、受讓人等的完整詳細信息。實時通知和各個階段的任務劃分使所有利益相關者清楚地了解任務進度。

看板、甘特圖等工具可作為可視化媒介。 它節省了大量浪費在向利益相關者傳達任務狀態和進度報告的時間。

有效的規劃

如前所述，敏捷項目管理為沿途的規劃變化留出了空間，以滿足變化的需求或不可預見的情況。

假設有一個為期 6 個月的軟件開發項目。 如果我們遵循傳統的項目管理方法並遵循嚴格的規則和文檔，而不留任何調整空間。 如果在我們的軟件上線時技術發生了變化，那麼軟件對客戶來說將是一種浪費，他們最終只會感到失望。

另一方面，敏捷的項目管理系統通過為旅途中的調整留出空間，使計劃更加進步。 甘特圖之類的工具可以方便地進行規劃並使流程變得敏捷。

甘特圖基本上提供了所有項目計劃的時間線視圖。 您的所有項目任務、里程碑和事件都可以以時間線的形式進行標記。 這種可視化的表示方式讓經理和團隊成員以及客戶可以從重疊的任務、依賴的任務、工作量等方面查看瓶頸和緊急情況，從而每個人都可以提出建議並進行更改以製定完美的計劃。 此外，如果出現意外情況，團隊可以更改時間線視圖，並查看這些更改將如何影響截止日期和預算。

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即時反饋

在軟件開發生命週期或設計過程中，反饋在批准最終版本之前起著重要作用。 在獲得最終批准之前，您可以進行多次反饋會議。

現在，敏捷項目管理軟件有什麼作用？ 它使團隊免於經歷反饋過程和實施您通過電子郵件線程收到的建議的混亂過程。

敏捷項目管理軟件提供了內置的校對工具； 團隊成員只能在那里共享文件，並使用其標記和註釋工具提供反饋。

節省了大量時間，並提供了更好、更有條理的反饋。 最好的部分是問題只能在那裡解決。 團隊成員和客戶可以訪問文件的所有以前版本，以防他們想要返回到以前的版本。

加強問責制

問責制在團隊成員的最佳表現中起著重要作用。 在缺乏適當方法的情況下，位於海外的客戶無法在問責方面對團隊行使適當的權力； 敏捷項目管理軟件可確保毫不費力地做到這一點。

項目管理軟件中角色和職責的明確劃分讓每個人都了解誰負責什麼。 此外，當任務階段移動時，敏捷看板會為團隊成員和客戶提供實時更新。 因此，它將保持問責制，下一個相關人員可以適當地採取行動。 經理和客戶可以直接在任務上添加評論，向相關人員提出任何特定查詢。

簡化溝通

溝通在使項目成功方面發揮著核心作用。 它幾乎就像項目成功的支柱。 敏捷項目管理軟件提供了一個中心位置來進行所有團隊溝通。

團隊成員可以在討論等功能中討論他們與項目相關的見解和想法，而一對一聊天功能允許團隊成員相互交流以提出問題或討論內容。

敏捷項目管理軟件中促進溝通的其他功能是任務提及和評論。 這些功能允許團隊成員通過在任務中相互提及來直接討論與任務相關的事項，而無需通過電子郵件共享上下文。

客戶可以成為重要討論和公告的一部分，從而了解所有重要信息。

自動報告

報告在為客戶工作時發揮著重要作用。 對工作量、工作時間等的清晰可見性對於績效評估和開票目的非常重要。 雖然手動輸入時間會浪費時間並且看起來不真實，但敏捷項目管理軟件中的內置報告可以在使系統更有條理和更輕鬆方面產生很大的不同。

時間表是另一個使與客戶合作更容易的功能，因為您可以準備好時間報告並將其導出給客戶以用於開具發票。 除此之外，項目管理軟件的時間跟踪功能通過使團隊成員保持專注並避免分心來幫助保持生產力水平。

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結論

當與客戶的協作變得更簡單時，您可以獲得更快的結果。 您可以使用敏捷項目管理軟件輕鬆發現和解決問題。 儘管敏捷項目管理軟件並不總是承諾更快的交付。 有時您的項目可能需要更長的時間才能完成。 但他們更有可能讓客戶滿意。

敏捷項目管理方法從您的工作流程中刪除了許多浪費時間的冗餘任務。 通過這種方式，您可以提高團隊的效率。 他們絕對可以專注於更重要的任務，以按時交付項目。

 本文由 Vartika Kashyap 撰寫。 Vartika 是項目管理軟件 ProofHub 的首席營銷官。 她在 2016 年、2017 年和 2018 年一直是 LinkedIn 的熱門人物之一。她還是 Business.com、The Next Web、YourStory 和 Huffington 等的撰稿人。 她的文章主要圍繞生產力和領導力展開。