클라이언트 작업에 애자일 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 방법은 무엇입니까?

클라이언트가 프로젝트를 완료하기 위해 팀이나 회사에 서명할 때 그들은 귀하로부터 일련의 기대치를 갖게 됩니다. 고객을 관리하는 올바른 방법을 마스터하는 것은 확실히 지속적인 과정입니다. 그러나 제대로 수행되면 비즈니스에 엄청난 이점을 가져다 줍니다.

팀이 가지고 있는 초점 및 기능과 함께 클라이언트의 작업을 관리하는 동안 사용하는 프로세스 및 방법론은 주어진 시간과 예산 내에서 가능한 최상의 방법으로 최종 제품을 제공하는 데 중요한 역할을 합니다.

여기에서는 애자일 프로젝트 관리가 클라이언트 작업에 어떻게 도움이 되는지 논의합니다.

먼저 Agile Project Management가 무엇인지 이해합시다.

고객의 입장이 되어 보겠습니다. 자신의 주방을 모듈식 주방으로 바꾸고 싶어하는 집주인이라고 상상해 보십시오. 이제 당신은 당신을 위해 일할 계약자를 고용했습니다. 마지막 작업을 마치고 며칠 동안 주방을 사용하다 보면 서랍의 개수가 줄어들고 일부 찬장을 서랍으로 교체하고 싶은 생각이 듭니다. 그러나 지금 변경하는 것은 비용이 많이 드는 일이 될 것입니다. 이 방법은 민첩하지 않습니다.

계약자가 찬장을 설치하기 전에 첫 번째 단계를 완료한 후 전체 설정이 어떻게 보이는지 보여주었다면 더 많은 서랍을 추가해야 할 필요성을 알 수 있었을 것입니다. 그 당시에는 클라이언트의 요구 사항에 따라 변경하는 것이 비교적 쉽고 경제적일 것입니다. 이것이 우리가 프로젝트를 관리하는 민첩한 방법이라고 부르는 것입니다.

따라서 기본적으로 Agile 프로젝트 관리는 기존 프로젝트 관리 방법보다 더 유연합니다. 유용하지 않은 것을 만드는 것보다 최적의 결과를 얻기 위해 프로젝트 과정을 통해 조정할 여지가 남아 있습니다.

그 과정에서 관찰과 결정을 내릴 수 있습니다. 애자일 프로젝트 관리 방법을 따르는 동안 최종 솔루션이 어떤 모습이어야 하는지에 대한 비전에 따라 변경할 수 있습니다.

마찬가지로 비즈니스 프로세스에서도 동일한 원칙이 적용됩니다. 애자일 방법론에 따르면 원래 계획은 처음에 느끼는 것만큼 완전하지 않습니다. 중간 피드백을 위한 공간이 남아 있으며 클라이언트 요구 사항이나 예상치 못한 상황에 따라 필요한 변경이 이루어질 수 있습니다.

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도구는 원하는 만큼만 민첩합니다.

애자일 프로젝트 관리 소프트웨어가 프로세스 관리에 어떻게 도움이 되는지 자세히 알아보기 전에 소프트웨어 솔루션이나 도구가 원하는 만큼 좋을 수 있다는 사실을 잊지 마십시오. 즉, 특정 도구를 최대한 활용하는 것은 그것을 사용하는 팀에 달려 있다는 뜻입니다. 팀 전체에서 애자일 방법론의 잠재력을 그대로 사용한다면 충분히 반복할 수 있습니다.

클라이언트 작업에 애자일 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 방법은 무엇입니까?

애자일 프로젝트 관리 소프트웨어가 최종 결과물에 가치를 추가하고 클라이언트 작업을 위해 프로세스 흐름을 더 부드럽고 빠르게 만드는 방법을 이해하겠습니다.

진행 시각화

애자일 프로젝트 관리 소프트웨어에서 Kanban과 같은 방법론은 클라이언트에게 작업 및 진행 상태에 대한 명확한 가시성을 항상 제공합니다. 고객은 물론 관리자 및 팀 구성원이 시각적 진행 도구를 통해 병목 현상을 식별하는 것이 더 쉬워집니다.

Agile Project Management 소프트웨어에서 개별 작업의 형태로 배치된 전체 프로젝트를 볼 수 있습니다. 마감일, 양수인 등에 대한 완전한 세부 정보와 함께 제공됩니다. 실시간 알림 및 다양한 단계의 작업 분할은 작업 진행에 대한 모든 이해 관계자에게 명확성을 제공합니다.

Kanban 보드, Gantt 차트와 같은 도구는 시각화 매체 역할을 합니다. 커뮤니케이션 작업 상태 및 이해 관계자에 대한 진행 보고서에 낭비되는 많은 시간을 절약합니다.

효과적인 계획

앞서 논의한 바와 같이 애자일 프로젝트 관리는 변화된 요구 사항이나 예상치 못한 상황을 충족하기 위해 계획을 변경할 여지를 남겨둡니다.

소프트웨어 개발에 관한 6개월짜리 프로젝트가 있다고 가정해 봅시다. 우리가 프로젝트 관리에 대한 전통적인 접근 방식을 따르고 도중에 조정할 여지를 남기지 않고 엄격한 규칙과 문서를 따른다면. 우리 소프트웨어가 출시될 때까지 기술이 변경되면 소프트웨어는 클라이언트에게 낭비가 될 것이며 결국 실망만 하게 될 것입니다.

반면에 애자일 프로젝트 관리 시스템은 이동 중에 조정할 여지를 남겨둠으로써 계획을 훨씬 더 진보적으로 만듭니다. Gantt 차트와 같은 도구는 계획을 세우고 프로세스를 민첩하게 만드는 데 유용합니다.

Gantt 차트는 기본적으로 모든 프로젝트 계획의 타임라인 보기를 제공합니다. 모든 프로젝트 작업, 이정표 및 이벤트를 타임라인 형식으로 표시할 수 있습니다. 이러한 시각적 표현을 통해 클라이언트는 물론 관리자와 팀 구성원이 병목 현상과 긴급 상황을 겹치는 작업, 종속 작업, 작업량 등으로 볼 수 있으므로 모든 사람이 제안하고 변경하여 완벽한 계획을 세울 수 있습니다. 또한 예상치 못한 상황이 발생하면 팀에서 타임라인 보기를 변경하고 이러한 변경으로 인해 마감일과 예산이 어떻게 영향을 받는지 확인할 수 있습니다.

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즉각적인 피드백

소프트웨어 개발 라이프사이클 또는 설계 프로세스를 통해 피드백은 최종 버전을 승인하기 전에 중요한 역할을 합니다. 최종 승인을 받기 전에 여러 피드백 세션을 수행할 수 있습니다.

이제 애자일 프로젝트 관리 소프트웨어의 역할은 무엇입니까? 피드백 프로세스를 거치고 이메일 스레드를 통해 수신되는 제안을 구현하는 혼란스러운 프로세스에서 팀을 저장합니다.

애자일 프로젝트 관리 소프트웨어는 내장된 교정 도구를 제공합니다. 팀 구성원은 그곳에서만 파일을 공유할 수 있으며 마크업 및 주석 도구를 사용하여 피드백을 제공할 수 있습니다.

많은 시간이 절약되고 더 좋고 조직적인 피드백이 제공됩니다. 가장 좋은 점은 문제가 그곳에서만 해결될 수 있다는 것입니다. 팀 구성원과 클라이언트는 이전 버전으로 돌아가려는 경우 파일의 모든 이전 버전에 액세스할 수 있습니다.

증가된 책임

책임감은 팀 구성원의 최적의 성과에 중요한 역할을 합니다. 해외에 있는 클라이언트는 적절한 방법론 없이 책임 측면에서 팀에 대해 적절한 권한을 행사할 수 없습니다. 애자일 프로젝트 관리 소프트웨어는 이를 쉽게 보장합니다.

프로젝트 관리 소프트웨어의 역할과 책임에 대한 명확한 구분은 모든 사람에게 누가 무엇을 책임지는지에 대한 정보를 제공합니다. 또한 민첩한 Kanban 보드는 작업 단계가 이동될 때 팀 구성원과 클라이언트에게 실시간 업데이트를 제공합니다. 따라서 책임을 유지하고 다음 관계자가 적절하게 조치를 취할 수 있습니다. 관리자와 클라이언트는 작업에 직접 의견을 추가하여 관련자에게 특정 질문을 할 수 있습니다.

간소화된 커뮤니케이션

커뮤니케이션은 프로젝트를 성공적으로 만드는 데 핵심적인 역할을 합니다. 프로젝트 성공을 위한 백본과 거의 같습니다. 민첩한 프로젝트 관리 소프트웨어는 모든 팀 커뮤니케이션을 수행할 수 있는 중앙 위치를 제공합니다.

팀 구성원은 토론과 같은 기능에서 프로젝트 관련 통찰력과 아이디어를 논의할 수 있는 반면 일대일 채팅 기능을 사용하면 팀 구성원이 질문을 하거나 항목에 대해 토론하기 위해 서로 의사 소통할 수 있습니다.

커뮤니케이션을 용이하게 하는 애자일 프로젝트 관리 소프트웨어의 다른 기능은 작업 언급 및 설명입니다. 이러한 기능을 통해 팀 구성원은 이메일을 통해 컨텍스트를 공유할 필요 없이 작업에 대해 서로 언급하여 작업 관련 문제를 직접 논의할 수 있습니다.

클라이언트는 중요한 토론 및 발표의 일부가 되어 모든 중요한 정보의 루프에 머물 수 있습니다.

자동 보고서

보고서는 클라이언트를 위해 일하는 동안 중요한 역할을 합니다. 워크로드, 근무 시간 등에 대한 명확한 가시성은 성과 검토 및 송장 발행 목적에 매우 중요합니다. 수동 시간 입력은 시간을 낭비하고 진실하지 않은 것처럼 보일 수 있지만 민첩한 프로젝트 관리 소프트웨어에 내장된 보고서는 시스템을 보다 체계적이고 수월하게 만드는 데 많은 차이를 만들 수 있습니다.

작업표는 시간 보고서를 준비하고 송장 발행을 위해 클라이언트에게 내보낼 수 있으므로 클라이언트와 더 쉽게 작업할 수 있는 또 다른 기능입니다. 이 외에도 프로젝트 관리 소프트웨어의 시간 추적 기능은 팀 구성원이 집중할 수 있도록 하고 산만함을 방지함으로써 생산성 수준을 유지하는 데 도움이 됩니다.

 또한 다음을 좋아할 수도 있습니다. 지속적인 프로세스는 DevOps의 기초 역할을 합니다.

결론

고객과의 협업이 단순해지면 더 빠른 결과를 얻을 수 있습니다. 애자일 프로젝트 관리 소프트웨어로 문제를 쉽게 찾아내고 해결할 수 있습니다. 애자일 프로젝트 관리 소프트웨어가 항상 더 빠른 제공을 약속하는 것은 아닙니다. 프로젝트를 완료하는 데 시간이 조금 더 걸릴 수도 있습니다. 그러나 그들은 아마도 고객에게 만족을 줄 것입니다.

애자일 프로젝트 관리 방법론은 시간을 낭비하는 많은 중복 작업을 워크플로에서 제거합니다. 이렇게 하면 팀의 효율성을 높일 수 있습니다. 그들은 제 시간에 프로젝트를 제공하기 위해 더 중요한 작업에 확실히 집중할 수 있습니다.

 이 기사는 Vartika Kashyap이 작성했습니다. Vartika는 프로젝트 관리 소프트웨어인 ProofHub의 최고 마케팅 책임자입니다. 그녀는 2016년, 2017년 및 2018년에 LinkedIn Top Voices 중 한 명이었습니다. 그녀는 또한 Business.com, The Next Web, YourStory 및 Huffington의 기고가이기도 합니다. 그녀의 기사는 주로 생산성과 리더십에 관한 것입니다.