Как использовать программное обеспечение Agile для управления проектами для работы с клиентами?

Когда клиент подписывает вашу команду или вашу компанию для завершения проекта, у него есть ряд ожиданий от вас. Освоение правильных методов управления вашими клиентами, безусловно, является непрерывным процессом. Но когда все сделано правильно, это приносит огромное количество преимуществ для вашего бизнеса.

Наряду с фокусом и возможностями, которыми обладает ваша команда, процессы и методологии, которые вы используете при управлении работой клиента, играют важную роль в предоставлении конечных продуктов наилучшим образом в рамках заданного времени и бюджета.

Здесь мы обсуждаем, как гибкое управление проектами может помочь вам в работе с клиентами.

Давайте сначала разберемся, что такое Agile Project Management.

Поставим вас на место клиента. Представьте себя домовладельцем, который хочет превратить свою кухню в модульную. Итак, вы наняли подрядчика, который сделает эту работу за вас. Выполнив последние работы и пользуясь кухней в течение нескольких дней, вы чувствуете, что ящиков стало меньше, и вы хотите заменить некоторые из шкафов выдвижными ящиками. Но внесение любых изменений сейчас будет дорогостоящим делом. Этот метод не гибкий.

Если бы подрядчик показал вам, как выглядит вся установка после завершения первого этапа до того, как были установлены шкафы, вы могли бы понять необходимость добавления дополнительных ящиков (возможно, из вашего опыта приготовления пищи на чужой кухне в течение этих многих дней). Внесение изменений в соответствии с требованиями клиента в то время было бы сравнительно проще и экономичнее. Это то, что мы называем гибким способом управления проектами.

Таким образом, Agile Project Management более гибок, чем традиционные методы управления проектами. Остается возможность вносить коррективы в ходе проекта для достижения оптимальных результатов, а не создавать что-то менее полезное.

Вам разрешено делать замечания и принимать решения во время процесса. Вы можете вносить изменения в соответствии со своим видением того, как должно выглядеть окончательное решение, следуя гибким методам управления проектами.

Аналогично тот же принцип работает и в бизнес-процессах. Согласно гибкой методологии, первоначальный план не так полон, как нам кажется вначале. Остается место для промежуточной обратной связи, и необходимые изменения могут быть внесены в соответствии с требованиями клиента или любыми непредвиденными обстоятельствами.

 Рекомендуется для вас: Как усилить разработку приложений с помощью Agile?

Инструменты гибки настолько, насколько вы этого хотите

Прежде чем я углублюсь в детали того, как гибкое программное обеспечение для управления проектами помогает в управлении процессами, давайте не будем забывать, что программное решение или инструмент могут быть настолько хороши, насколько вы позволяете им быть. Под этим я подразумеваю, что максимальное использование конкретного инструмента зависит от команды, использующей его. Вы можете хорошо повторить потенциал гибких методологий, если вся команда использует их таким образом.

Как использовать Agile Project Management Software для работы с клиентами?

Давайте разберемся, как гибкое программное обеспечение для управления проектами повышает ценность конечного результата, а также делает поток процессов более плавным и быстрым для работы клиента.

Визуализация прогресса

В программном обеспечении для гибкого управления проектами такие методологии, как Канбан, обеспечивают клиентам четкое представление о задачах и статусе их выполнения в любое время. Клиентам, а также менеджерам и членам команды становится проще выявлять узкие места с помощью визуальных инструментов прогресса.

В программном обеспечении Agile Project Management вы можете увидеть весь свой проект в виде отдельных задач. Он содержит полную информацию о сроках, исполнителях и т. д. Уведомления в режиме реального времени и разделение задач на различные этапы дают всем заинтересованным сторонам ясность в отношении хода выполнения задачи.

Такие инструменты, как доски Канбан и диаграммы Ганта, выступают в качестве средств визуализации. Это экономит много времени, затрачиваемого на коммуникацию статуса задач и отчеты о ходе выполнения для заинтересованных сторон.

Эффективное планирование

Как обсуждалось ранее, гибкое управление проектами оставляет место для изменений в процессе планирования, чтобы соответствовать изменившимся требованиям или непредвиденным ситуациям.

Допустим, есть шестимесячный проект по разработке программного обеспечения. Если мы будем следовать традиционному подходу к управлению проектами и следовать строгим правилам и документации, не оставляя места для корректировок в процессе. Если технология изменится к тому времени, когда наше программное обеспечение будет запущено, программное обеспечение будет пустой тратой времени для клиента, и все, что в итоге останется, это разочарование.

С другой стороны, гибкая система управления проектами делает планирование намного более прогрессивным, оставляя место для корректировок на ходу. Такие инструменты, как диаграмма Ганта, удобны для планирования и делают процесс гибким.

Диаграмма Ганта в основном предоставляет временную шкалу всех планов вашего проекта. Все ваши проектные задачи, вехи и события могут быть отмечены в виде временной шкалы. Этот тип визуального представления позволяет менеджерам и членам команды, а также клиентам просматривать узкие места и чрезвычайные ситуации с точки зрения перекрывающихся задач, зависимых задач, рабочей нагрузки и т. д. Таким образом, каждый может предложить и внести изменения, чтобы составить идеальный план. Кроме того, если возникает непредвиденная ситуация, команды могут внести изменения в представление временной шкалы и посмотреть, как эти изменения повлияют на сроки и бюджет.

 Вам может понравиться: 12 замечательных функций, которые стоит искать в системе управления проектами.

Мгновенная обратная связь

В жизненных циклах разработки программного обеспечения или процессах проектирования обратная связь играет важную роль перед утверждением окончательной версии. Прежде чем добиться окончательного утверждения, вы можете провести несколько сеансов обратной связи.

Теперь, что делает программное обеспечение для гибкого управления проектами? Это избавляет команды от хаотичного процесса прохождения обратной связи и реализации предложений, которые вы получаете по электронной почте.

Программное обеспечение для гибкого управления проектами предоставляет встроенный инструмент проверки; члены команды могут обмениваться файлами только там и использовать его инструменты разметки и аннотаций для предоставления отзывов.

Экономится много времени и обеспечивается более организованная обратная связь. Самое приятное, что вопросы могут быть решены только там. Члены команды, а также клиенты могут получить доступ ко всем предыдущим версиям файла, если они захотят вернуться к предыдущей версии.

Повышенная ответственность

Ответственность играет важную роль в оптимальной работе членов команды. Клиенты, находящиеся за границей, не могут осуществлять надлежащую власть над командами с точки зрения подотчетности в отсутствие надлежащих методологий; гибкое программное обеспечение для управления проектами гарантирует это без особых усилий.

Четкое разграничение ролей и обязанностей в программном обеспечении для управления проектами информирует всех о том, кто за что отвечает. Кроме того, гибкие доски Kanban предоставляют обновления в реальном времени членам команды, а также клиентам, когда этап задачи перемещается. Таким образом, он будет поддерживать подотчетность, и следующее заинтересованное лицо сможет принять соответствующие меры. Менеджеры, как и клиенты, могут добавлять комментарии непосредственно к задачам, чтобы задать конкретные вопросы заинтересованному лицу.

Оптимизированное общение

Коммуникация играет центральную роль в обеспечении успеха проектов. Это почти как основа успеха проекта. Программное обеспечение для гибкого управления проектами обеспечивает центральное место для общения всей команды.

Члены команды могут обсуждать свои идеи и идеи, связанные с проектом, в таких функциях, как обсуждения, тогда как функции индивидуального чата позволяют членам команды общаться друг с другом, задавать вопросы или обсуждать вещи.

Другими функциями гибкого программного обеспечения для управления проектами, которые облегчают общение, являются упоминания задач и комментарии. Эти функции позволяют членам команды обсуждать вопросы, связанные с задачами, напрямую, упоминая друг друга в задачах, без необходимости делиться контекстом по электронной почте.

Клиенты могут участвовать в важных обсуждениях и объявлениях, таким образом, оставаясь в курсе всей важной информации.

Автоматические отчеты

Отчеты играют важную роль в работе на клиента. Четкое представление о рабочей нагрузке, рабочих часах и т. д. очень важно для оценки производительности, а также для целей выставления счетов. В то время как ручной ввод времени может напрасно тратить время и казаться недостоверным, встроенные отчеты в гибком программном обеспечении для управления проектами могут иметь большое значение для того, чтобы сделать систему более организованной и легкой.

Табели учета рабочего времени — это еще одна функция, упрощающая работу с клиентами, поскольку вы можете подготовить отчеты о времени и экспортировать их клиентам для выставления счетов. Помимо этого, средство отслеживания времени программного обеспечения для управления проектами помогает поддерживать уровень производительности, удерживая членов команды в фокусе и не отвлекаясь.

 Вам также может понравиться: Непрерывные процессы служат основой DevOps.

Вывод

Вы можете добиться более быстрых результатов, когда сотрудничество с клиентами станет проще. Вы можете легко выявлять и решать проблемы с помощью гибкого программного обеспечения для управления проектами. Хотя гибкое программное обеспечение для управления проектами не всегда обещает более быструю доставку. Есть вероятность, что иногда выполнение ваших проектов может занять немного больше времени. Но они, скорее всего, принесут удовлетворение клиентам.

Гибкая методология управления проектами удаляет из вашего рабочего процесса множество избыточных задач, что приводит к пустой трате времени. Так вы сможете повысить эффективность команд. Они определенно могут сосредоточиться на более важных задачах, чтобы сдавать проекты вовремя.

 Эта статья написана Вартика Кашьяп. Вартика — директор по маркетингу ProofHub, программного обеспечения для управления проектами. Она была одним из лучших голосов LinkedIn в 2016, 2017 и 2018 годах. Она также является участником Business.com, The Next Web, YourStory и Huffington среди других. Ее статьи в основном посвящены продуктивности и лидерству.