Bagaimana Cara Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Proyek Agile untuk Pekerjaan Klien?

Ketika klien menandatangani tim Anda atau perusahaan Anda untuk menyelesaikan proyek untuk mereka, mereka memiliki serangkaian harapan dari Anda. Menguasai metode yang tepat untuk mengelola klien Anda tentunya merupakan proses yang berkelanjutan. Tetapi ketika dilakukan dengan benar, itu membawa sejumlah besar manfaat bagi bisnis Anda.

Seiring dengan fokus dan kemampuan yang dimiliki tim Anda, proses dan metodologi yang Anda gunakan saat mengelola pekerjaan klien memainkan peran penting dalam memberikan produk akhir dengan cara terbaik dalam waktu dan anggaran yang ditentukan.

Di sini kita membahas bagaimana manajemen proyek tangkas dapat membantu Anda dengan pekerjaan klien.

Mari kita pahami terlebih dahulu apa itu Manajemen Proyek Agile

Mari kita menempatkan Anda pada posisi klien. Bayangkan diri Anda sebagai pemilik rumah yang ingin mengubah dapurnya menjadi dapur modular. Sekarang, Anda menyewa kontraktor untuk melakukan pekerjaan itu untuk Anda. Setelah pekerjaan akhir selesai dan menggunakan dapur Anda selama beberapa hari, Anda sekarang merasa bahwa jumlah laci lebih sedikit dan Anda ingin mengganti beberapa lemari dengan laci. Tetapi membuat perubahan apa pun sekarang akan menjadi urusan yang mahal. Cara ini tidak gesit.

Jika kontraktor telah menunjukkan kepada Anda bagaimana keseluruhan pengaturan terlihat setelah menyelesaikan tahap pertama sebelum lemari dipasang, Anda dapat mengetahui perlunya menambahkan lebih banyak laci (mungkin dari pengalaman Anda memasak di dapur orang lain selama beberapa hari itu). Membuat perubahan sesuai kebutuhan klien akan relatif lebih mudah dan ekonomis pada saat itu. Inilah yang kami sebut sebagai cara yang gesit dalam mengelola proyek.

Jadi pada dasarnya, Manajemen Proyek Agile lebih fleksibel daripada metode manajemen proyek tradisional. Masih ada ruang untuk melakukan penyesuaian selama proyek berjalan untuk mencapai hasil yang optimal daripada menciptakan sesuatu yang tidak berguna.

Anda diperbolehkan untuk membuat pengamatan dan keputusan selama proses berlangsung. Anda dapat membuat perubahan sesuai visi Anda tentang seperti apa solusi akhir saat mengikuti metode manajemen proyek yang gesit.

Demikian pula, prinsip yang sama bekerja dalam proses bisnis. Sesuai metodologi tangkas, rencana awal tidak selengkap yang kita rasakan di awal. Masih ada ruang untuk umpan balik menengah dan perubahan yang diperlukan dapat dilakukan sesuai kebutuhan klien atau keadaan yang tidak terduga.

 Direkomendasikan untuk Anda: Bagaimana Mendorong Pengembangan Aplikasi Anda Melalui Agile?

Alat hanya Agile seperti yang Anda inginkan

Sebelum saya menyelami detail tentang bagaimana perangkat lunak manajemen proyek yang gesit membantu dalam mengelola proses, jangan lupa bahwa solusi perangkat lunak atau alat dapat sebaik yang Anda inginkan. Maksud saya, memanfaatkan alat tertentu secara maksimal bergantung pada tim yang menggunakannya. Anda dapat mengulangi potensi metodologi tangkas dengan baik jika seluruh tim menggunakannya dengan cara itu.

Bagaimana cara menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Proyek Agile untuk Pekerjaan Klien?

Mari kita pahami bagaimana perangkat lunak manajemen proyek yang gesit menambah nilai pada hasil akhir serta membuat aliran proses lebih lancar dan lebih cepat untuk pekerjaan klien.

Visualisasi kemajuan

Dalam perangkat lunak manajemen proyek yang gesit, metodologi seperti Kanban memberikan visibilitas yang jelas kepada klien ke dalam tugas dan status kemajuan mereka setiap saat. Menjadi lebih mudah bagi klien serta manajer dan anggota tim untuk mengidentifikasi hambatan melalui alat kemajuan visual.

Dalam perangkat lunak Manajemen Proyek Agile, Anda dapat melihat seluruh proyek Anda ditata dalam bentuk tugas individu. Muncul dengan rincian lengkap tentang tenggat waktu, penerima tugas, dll. Pemberitahuan waktu nyata dan pembagian tugas dalam berbagai tahap memberikan kejelasan kepada semua pemangku kepentingan tentang kemajuan tugas.

Alat seperti papan Kanban, bagan Gantt bertindak sebagai media visualisasi. Ini menghemat banyak waktu yang terbuang dalam status tugas komunikasi dan laporan kemajuan kepada para pemangku kepentingan.

Perencanaan yang efektif

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, manajemen proyek yang gesit menyisakan ruang untuk perubahan dalam perencanaan di sepanjang jalan untuk memenuhi persyaratan yang berubah atau situasi yang tidak terduga.

Katakanlah ada proyek selama 6 bulan untuk pengembangan perangkat lunak. Jika kita mengikuti pendekatan tradisional untuk manajemen proyek dan mengikuti aturan dan dokumentasi yang ketat tanpa meninggalkan ruang untuk penyesuaian di jalan. Jika teknologi berubah pada saat perangkat lunak kami ditayangkan, perangkat lunak akan menjadi pemborosan bagi klien dan hanya kekecewaan yang akan mereka dapatkan.

Di sisi lain, sistem manajemen proyek yang gesit membuat perencanaan jauh lebih progresif dengan memberikan ruang untuk penyesuaian saat bepergian. Alat seperti bagan Gantt berguna untuk merencanakan dan membuat prosesnya gesit.

Bagan Gantt pada dasarnya memberikan tampilan garis waktu dari semua rencana proyek Anda. Semua tugas proyek, pencapaian, dan acara Anda dapat ditandai dalam bentuk garis waktu. Representasi visual semacam ini memungkinkan manajer dan anggota tim, serta klien, melihat kemacetan dan keadaan darurat dalam hal tugas yang tumpang tindih, tugas yang bergantung, beban kerja, dll. sehingga setiap orang dapat menyarankan dan perubahan dapat dilakukan untuk membuat rencana yang sempurna. Juga, jika situasi yang tidak terduga muncul, tim dapat membuat perubahan pada tampilan garis waktu dan melihat bagaimana tenggat waktu dan anggaran akan terpengaruh oleh perubahan ini.

 Anda mungkin menyukai: 12 Fitur Luar Biasa yang Harus Dicari dalam Sistem Manajemen Proyek.

Umpan balik instan

Melalui siklus hidup pengembangan perangkat lunak atau proses perancangan, umpan balik memainkan peran penting sebelum menyetujui versi final. Sebelum mencapai persetujuan akhir, Anda dapat melakukan beberapa sesi umpan balik.

Sekarang, apa yang dilakukan perangkat lunak manajemen proyek tangkas? Ini menyelamatkan tim dari proses kacau melalui proses umpan balik dan menerapkan saran yang Anda terima melalui utas email.

Perangkat lunak manajemen proyek yang gesit menyediakan alat pemeriksaan bawaan; anggota tim hanya dapat berbagi file di sana dan menggunakan alat Markup dan anotasinya untuk memberikan umpan balik.

Banyak waktu yang dihemat dan umpan balik yang lebih baik dan lebih terorganisir disediakan. Bagian terbaiknya adalah bahwa masalah hanya dapat diselesaikan di sana. Anggota tim, serta klien, bisa mendapatkan akses ke semua versi file sebelumnya jika mereka ingin kembali ke versi sebelumnya.

Peningkatan Akuntabilitas

Akuntabilitas memainkan peran penting dalam kinerja optimal anggota tim. Klien yang duduk di luar negeri tidak dapat menjalankan otoritas yang tepat atas tim dalam hal akuntabilitas tanpa adanya metodologi yang tepat; perangkat lunak manajemen proyek tangkas memastikan hal itu dengan mudah.

Sebuah demarkasi yang jelas dari peran dan tanggung jawab dalam perangkat lunak manajemen proyek membuat semua orang mendapat informasi tentang siapa yang bertanggung jawab untuk apa. Selain itu, papan Kanban yang gesit memberikan pembaruan waktu-nyata kepada anggota tim serta klien saat tahap tugas dipindahkan. Dengan demikian akan menjaga akuntabilitas dan selanjutnya yang bersangkutan dapat mengambil tindakan dengan tepat. Manajer, serta klien, dapat menambahkan komentar langsung pada tugas untuk menanyakan pertanyaan tertentu kepada orang yang bersangkutan.

Komunikasi yang Efisien

Komunikasi memainkan peran sentral dalam membuat proyek sukses. Ini hampir seperti tulang punggung keberhasilan proyek. Perangkat lunak manajemen proyek yang gesit menyediakan lokasi sentral untuk membawa semua komunikasi tim.

Anggota tim dapat mendiskusikan wawasan dan ide terkait proyek mereka dalam fitur seperti diskusi sedangkan fitur obrolan satu lawan satu memungkinkan anggota tim untuk berkomunikasi satu sama lain untuk mengajukan pertanyaan atau mendiskusikan berbagai hal.

Fitur lain dalam perangkat lunak manajemen proyek tangkas yang memfasilitasi komunikasi adalah penyebutan tugas dan komentar. Fitur ini memungkinkan anggota tim untuk mendiskusikan masalah terkait tugas secara langsung dengan menyebutkan satu sama lain pada tugas tanpa harus berbagi konteks melalui email.

Klien dapat menjadi bagian dari diskusi dan pengumuman penting sehingga tetap mengikuti semua informasi penting.

Laporan Otomatis

Laporan memainkan peran penting saat bekerja untuk klien. Visibilitas yang jelas ke dalam beban kerja, jam kerja, dll. sangat penting untuk tinjauan kinerja serta tujuan pembuatan faktur. Sementara entri waktu manual dapat membuang waktu dan tampak tidak autentik, laporan bawaan dalam perangkat lunak manajemen proyek yang gesit dapat membuat banyak perbedaan dalam membuat sistem lebih teratur dan mudah.

Timesheets adalah fitur lain yang membuat bekerja dengan klien lebih mudah karena Anda dapat menyiapkan laporan waktu dan mengekspornya ke klien untuk tujuan faktur. Selain itu, fasilitas pelacakan waktu dari perangkat lunak manajemen proyek membantu menjaga tingkat produktivitas dengan menjaga anggota tim tetap fokus dan menghindari gangguan.

 Anda mungkin juga menyukai: Proses Berkelanjutan Berfungsi sebagai Dasar dari DevOps.

Kesimpulan

Anda dapat mencapai hasil yang lebih cepat ketika kolaborasi dengan klien menjadi lebih sederhana. Anda dapat menemukan & memecahkan masalah dengan mudah dengan perangkat lunak manajemen proyek yang gesit. Meskipun perangkat lunak manajemen proyek yang gesit tidak selalu menjanjikan pengiriman yang lebih cepat. Ada kemungkinan bahwa terkadang proyek Anda membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan. Tapi mereka lebih mungkin akan memberikan kepuasan kepada klien.

Metodologi manajemen proyek tangkas menghilangkan banyak tugas yang berlebihan dari alur kerja Anda yang membuang waktu. Dengan cara ini Anda dapat meningkatkan efisiensi tim. Mereka pasti dapat fokus pada tugas yang lebih penting untuk menyelesaikan proyek tepat waktu.

 Artikel ini ditulis oleh Vartika Kashyap. Vartika adalah Chief Marketing Officer di ProofHub, perangkat lunak manajemen proyek. Dia telah menjadi salah satu LinkedIn Top Voices pada tahun 2016, 2017 dan 2018. Dia juga merupakan kontributor di Business.com, The Next Web, YourStory, dan Huffington antara lain. Artikel-artikelnya terutama berkisar seputar produktivitas dan kepemimpinan.