Como usar o software de gerenciamento de projetos ágil para o trabalho do cliente?

Quando um cliente contrata sua equipe ou sua empresa para concluir um projeto para eles, eles têm um conjunto de expectativas de você. Dominar os métodos corretos de gerenciamento de seus clientes é certamente um processo contínuo. Mas quando bem feito, traz uma imensa quantidade de benefícios para o seu negócio.

Juntamente com o foco e as capacidades que sua equipe possui, os processos e metodologias que você usa ao gerenciar o trabalho do cliente desempenham um papel importante na entrega dos produtos finais da melhor maneira possível dentro do prazo e do orçamento.

Aqui estamos discutindo como o gerenciamento ágil de projetos pode ajudá-lo com o trabalho do cliente.

Vamos primeiro entender o que é o Gerenciamento Ágil de Projetos

Vamos colocá-lo no lugar de um cliente. Imagine-se como um proprietário que deseja transformar sua cozinha em uma modular. Agora, você contratou um empreiteiro para fazer o trabalho para você. Ao terminar o trabalho final e usar sua cozinha por alguns dias, agora você sente que o número de gavetas é menor e deseja substituir alguns dos armários por gavetas. Mas fazer qualquer mudança agora será um assunto caro. Este método não é ágil.

Se o empreiteiro tivesse mostrado a você como toda a configuração fica após a conclusão do primeiro estágio antes que os armários fossem montados, você poderia ter descoberto a necessidade de adicionar mais gavetas (talvez por sua experiência de cozinhar na cozinha de outra pessoa por muitos dias). Fazer alterações de acordo com os requisitos do cliente seria comparativamente mais fácil e econômico naquele momento. Isso é o que chamamos de uma forma ágil de gerenciar projetos.

Então, basicamente, o Agile Project Management é mais flexível do que os métodos tradicionais de gerenciamento de projetos. Ainda há espaço para fazer ajustes ao longo do projeto para alcançar resultados ótimos, em vez de criar algo que não seja tão útil.

Você tem permissão para fazer observações e decisões durante o processo. Você pode fazer alterações de acordo com sua visão sobre como deve ser a solução final enquanto segue os métodos ágeis de gerenciamento de projetos.

Da mesma forma, o mesmo princípio funciona em processos de negócios. De acordo com a metodologia ágil, o plano original não é tão completo quanto sentimos no início. Resta espaço para feedback intermediário e as mudanças necessárias podem ser feitas de acordo com os requisitos do cliente ou quaisquer circunstâncias imprevistas.

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As ferramentas são tão ágeis quanto você quer que elas sejam

Antes de mergulhar nos detalhes de como um software de gerenciamento de projetos ágil ajuda no gerenciamento de processos, não vamos esquecer que uma solução ou ferramenta de software pode ser tão boa quanto você permitir. Com isso, quero dizer que aproveitar ao máximo uma ferramenta específica depende da equipe que a utiliza. Você pode repetir bem o potencial das metodologias ágeis se toda a equipe as usar dessa maneira.

Como usar o software de gerenciamento de projetos ágil para o trabalho do cliente?

Vamos entender como o software ágil de gerenciamento de projetos agrega valor ao resultado final, além de tornar o fluxo de processos mais suave e rápido para o trabalho do cliente.

Visualização do progresso

Em um software de gerenciamento de projetos ágil, metodologias como Kanban fornecem visibilidade clara aos clientes sobre as tarefas e seu status de progresso em todos os momentos. Fica mais fácil para clientes, gerentes e membros da equipe identificar gargalos por meio de ferramentas de progresso visual.

No software Agile Project Management, você pode ver todo o seu projeto apresentado na forma de tarefas individuais. Ele vem com detalhes completos sobre prazos, responsáveis, etc. Notificações em tempo real e divisão de tarefas em vários estágios trazem clareza a todas as partes interessadas sobre o andamento das tarefas.

Ferramentas como quadros Kanban, gráficos de Gantt atuam como meios de visualização. Economiza muito tempo desperdiçado no status da tarefa de comunicação e relatórios de progresso para as partes interessadas.

Planejamento eficaz

Conforme discutido anteriormente, o gerenciamento ágil de projetos deixa espaço para mudanças no planejamento ao longo do caminho para atender a requisitos alterados ou situações imprevistas.

Digamos que há um projeto de 6 meses de desenvolvimento de software. Se seguirmos uma abordagem tradicional de gerenciamento de projetos e seguirmos regras e documentação rigorosas sem deixar espaço para ajustes no caminho. Se a tecnologia mudar no momento em que nosso software for lançado, o software será um desperdício para o cliente e apenas a decepção será tudo o que eles terão.

Por outro lado, um sistema de gerenciamento de projetos ágil torna o planejamento muito mais progressivo, deixando espaço para ajustes em movimento. Ferramentas como o gráfico de Gantt são úteis para o planejamento e tornam o processo ágil.

Um gráfico de Gantt basicamente fornece uma visão da linha do tempo de todos os seus planos de projeto. Todas as tarefas, marcos e eventos do seu projeto podem ser marcados na forma de uma linha do tempo. Esse tipo de representação visual permite que gerentes e membros da equipe, bem como clientes, visualizem gargalos e emergências em termos de sobreposição de tarefas, tarefas dependentes, carga de trabalho, etc., assim, todos podem sugerir e fazer alterações para fazer um plano perfeito. Além disso, se surgir uma situação imprevista, as equipes podem fazer alterações na visualização da linha do tempo e ver como os prazos e o orçamento serão afetados por essas alterações.

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Feedback instantâneo

Por meio de ciclos de vida de desenvolvimento de software ou processos de design, o feedback desempenha um papel importante antes de aprovar a versão final. Antes de obter a aprovação final, você pode fazer várias sessões de feedback.

Agora, o que o software de gerenciamento de projetos ágil faz? Ele salva as equipes do processo caótico de passar pelo processo de feedback e implementar sugestões que você recebe por meio de tópicos de e-mail.

Um software de gerenciamento de projeto ágil fornece uma ferramenta de prova embutida; os membros da equipe podem compartilhar arquivos apenas lá e usar suas ferramentas de marcação e anotação para fornecer feedback.

Muito tempo é economizado e um feedback melhor e mais organizado é fornecido. A melhor parte é que os problemas só podem ser resolvidos lá. Os membros da equipe, assim como os clientes, podem ter acesso a todas as versões anteriores de um arquivo caso queiram voltar para a versão anterior.

Maior responsabilidade

A responsabilidade desempenha um papel importante no desempenho ideal dos membros da equipe. Clientes sentados no exterior não podem exercer autoridade adequada sobre equipes em termos de responsabilidade na ausência de metodologias adequadas; o software ágil de gerenciamento de projetos garante isso sem esforço.

Uma demarcação clara de funções e responsabilidades no software de gerenciamento de projetos mantém todos informados sobre quem é responsável pelo quê. Além disso, os quadros Kanban ágeis fornecem atualizações em tempo real aos membros da equipe e aos clientes quando um estágio de tarefa é movido. Assim, manterá a responsabilidade e a próxima pessoa envolvida poderá agir adequadamente. Os gerentes, assim como os clientes, podem adicionar comentários diretamente nas tarefas para fazer perguntas específicas à pessoa em questão.

Comunicação simplificada

A comunicação desempenha um papel central no sucesso dos projetos. É quase como uma espinha dorsal para o sucesso do projeto. Um software de gerenciamento de projetos ágil fornece um local central para realizar toda a comunicação da equipe.

Os membros da equipe podem discutir seus insights e ideias relacionadas ao projeto em recursos como discussões, enquanto os recursos de bate-papo individuais permitem que os membros da equipe se comuniquem entre si para fazer perguntas ou discutir assuntos.

Outros recursos em um software ágil de gerenciamento de projetos que facilitam a comunicação são as menções e comentários de tarefas. Esses recursos permitem que os membros da equipe discutam assuntos relacionados a tarefas diretamente, mencionando uns aos outros nas tarefas sem precisar compartilhar o contexto por e-mail.

Os clientes podem se tornar parte de discussões e anúncios importantes, mantendo-se a par de todas as informações importantes.

Relatórios automáticos

Os relatórios desempenham um papel importante ao trabalhar para um cliente. A visibilidade clara da carga de trabalho, horas de trabalho etc. é muito importante para uma análise de desempenho, bem como para fins de faturamento. Embora as entradas de tempo manuais possam desperdiçar tempo e parecer pouco autênticas, relatórios integrados em um software de gerenciamento de projetos ágil podem fazer muita diferença para tornar o sistema mais organizado e sem esforço.

As planilhas de horas são outro recurso que facilita o trabalho com os clientes, pois você pode ter seus relatórios de horas prontos e exportá-los para os clientes para fins de faturamento. Além disso, o recurso de rastreamento de tempo de um software de gerenciamento de projetos ajuda a manter os níveis de produtividade, mantendo os membros da equipe focados e mantendo as distrações afastadas.

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Conclusão

Você pode obter resultados mais rápidos quando a colaboração com os clientes se torna mais simples. Você pode identificar e resolver problemas facilmente com o software ágil de gerenciamento de projetos. Embora um software ágil de gerenciamento de projetos nem sempre prometa uma entrega mais rápida. Existe a possibilidade de que, às vezes, seus projetos demorem um pouco mais para serem concluídos. Mas eles provavelmente vão entregar satisfação aos clientes.

A metodologia ágil de gerenciamento de projetos remove muitas tarefas redundantes do seu fluxo de trabalho, o que desperdiça tempo. Dessa forma, você pode aumentar a eficiência das equipes. Eles podem definitivamente se concentrar em tarefas mais importantes para entregar projetos no prazo.

 Este artigo foi escrito por Vartika Kashyap. Vartika é o diretor de marketing do ProofHub, um software de gerenciamento de projetos. Ela foi uma das principais vozes do LinkedIn em 2016, 2017 e 2018. Ela também é colaboradora do Business.com, The Next Web, YourStory e Huffington, entre outros. Seus artigos giram principalmente em torno de produtividade e liderança.