İstemci Çalışması için Çevik Proje Yönetim Yazılımı Nasıl Kullanılır?

Bir müşteri, ekibinizi veya şirketinizi kendileri için bir projeyi tamamlamak için imzaladığında, sizden bir takım beklentileri vardır. Müşterilerinizi yönetmenin doğru yöntemlerine hakim olmak kesinlikle devam eden bir süreçtir. Ancak doğru yapıldığında, işiniz için muazzam miktarda fayda sağlar.

Ekibinizin sahip olduğu odak ve yeteneklerin yanı sıra, müşterinin işini yönetirken kullandığınız süreçler ve metodolojiler, nihai ürünlerin verilen zaman ve bütçe dahilinde mümkün olan en iyi şekilde teslim edilmesinde önemli bir rol oynar.

Burada, çevik proje yönetiminin müşteri işlerinde size nasıl yardımcı olabileceğini tartışıyoruz.

Önce Çevik Proje Yönetiminin ne olduğunu anlayalım.

Sizi bir müşterinin yerine koyalım. Kendinizi mutfağını modüler bir mutfağa dönüştürmek isteyen bir ev sahibi olarak hayal edin. Şimdi, işi sizin yerinize yapması için bir müteahhit tuttunuz. Son işleri yapıp mutfağınızı birkaç gün kullandıktan sonra artık çekmece sayısının azaldığını hissediyor ve bazı dolapları çekmecelerle değiştirmek istiyorsunuz. Ancak şimdi herhangi bir değişiklik yapmak maliyetli bir iş olacak. Bu yöntem çevik değildir.

Yüklenici, dolaplar kurulmadan önce ilk aşama tamamlandıktan sonra tüm kurulumun nasıl göründüğünü size gösterseydi, daha fazla çekmece eklemenin gerekliliğini anlayabilirdiniz (belki de o günlerde başka birinin mutfağında yemek pişirme deneyiminizden). Müşterinin gereksinimlerine göre değişiklik yapmak o zaman nispeten daha kolay ve ekonomik olacaktır. Bu, projeleri yönetmenin çevik bir yolu olarak adlandırdığımız şeydir.

Temel olarak Çevik Proje Yönetimi, geleneksel proje yönetimi yöntemlerinden daha esnektir. O kadar yararlı olmayan bir şey yaratmak yerine, optimal sonuçlara ulaşmak için proje boyunca ayarlamalar yapmak için yer var.

Süreç boyunca gözlem ve karar vermenize izin verilir. Çevik proje yönetimi yöntemlerini takip ederken nihai çözümün nasıl olması gerektiği konusunda vizyonunuz doğrultusunda değişiklikler yapabilirsiniz.

Benzer şekilde, aynı prensip iş süreçlerinde de çalışır. Çevik metodolojiye göre, orijinal plan, başlangıçta hissettiğimiz kadar eksiksiz değil. Ara geri bildirim için alan kalır ve müşteri gereksinimlerine veya öngörülemeyen koşullara göre gerekli değişiklikler yapılabilir.

 Sizin için önerilir: Çevik ile Uygulama Geliştirmenizi Nasıl Güçlendirirsiniz?

Araçlar yalnızca olmasını istediğiniz kadar Çeviktir

Çevik bir proje yönetimi yazılımının süreçleri yönetmeye nasıl yardımcı olduğunun ayrıntılarına girmeden önce, bir yazılım çözümünün veya aracının sizin izin verdiğiniz kadar iyi olabileceğini unutmayalım. Bununla, belirli bir araçtan en iyi şekilde yararlanmanın onu kullanan ekibe bağlı olduğunu kastediyorum. Tüm ekip bu şekilde kullanırsa, çevik metodolojilerin potansiyelini tekrarlayabilirsiniz.

İstemci Çalışması için Çevik Proje Yönetim Yazılımı nasıl kullanılır?

Çevik proje yönetimi yazılımının nihai çıktıya nasıl değer kattığını ve müşteri çalışması için süreçlerin akışını nasıl daha sorunsuz ve hızlı hale getirdiğini anlayalım.

İlerleme görselleştirme

Çevik bir proje yönetimi yazılımında, Kanban gibi metodolojiler, müşterilere her zaman görevler ve ilerleme durumları hakkında net bir görünürlük sağlar. Müşterilerin yanı sıra yöneticiler ve ekip üyelerinin görsel ilerleme araçları aracılığıyla darboğazları belirlemesi daha kolay hale geliyor.

Çevik Proje Yönetimi yazılımında, projenizin tamamını bireysel görevler şeklinde düzenlenmiş olarak görebilirsiniz. Son teslim tarihleri, atananlar vb. hakkında eksiksiz ayrıntılarla birlikte gelir. Gerçek zamanlı bildirimler ve çeşitli aşamalardaki görev dağılımı, tüm paydaşlara görev ilerlemesi konusunda netlik sağlar.

Kanban panoları, Gantt çizelgeleri gibi araçlar, görselleştirme araçları olarak işlev görür. Paydaşlara iletişim görev durumu ve ilerleme raporlarında harcanan zamandan çok tasarruf sağlar.

Etkili planlama

Daha önce tartışıldığı gibi, çevik proje yönetimi, değişen gereksinimleri veya öngörülemeyen durumları karşılama yolunda planlamada değişikliğe yer bırakır.

Diyelim ki 6 aylık bir yazılım geliştirme projesi var. Proje yönetimine geleneksel bir yaklaşım benimsersek ve yolda herhangi bir ayarlamaya yer bırakmadan katı kuralları ve belgeleri takip edersek. Yazılımımız yayına girdiğinde teknoloji değişirse, yazılım müşteri için bir israf olacak ve sonunda sadece hayal kırıklığı yaşayacaklar.

Öte yandan, çevik bir proje yönetim sistemi, hareket halindeyken ayarlamalar için yer bırakarak planlamayı çok daha ilerici hale getirir. Gantt şeması gibi araçlar planlama için kullanışlıdır ve süreci çevik hale getirir.

Bir Gantt şeması temel olarak tüm proje planlarınızın zaman çizelgesi görünümünü sağlar. Tüm proje görevleriniz, kilometre taşlarınız ve etkinlikleriniz bir zaman çizelgesi şeklinde işaretlenebilir. Bu tür bir görsel temsil, yöneticilerin ve ekip üyelerinin yanı sıra müşterilerin çakışan görevler, bağımlı görevler, iş yükü vb. açısından darboğazları ve acil durumları görmelerini sağlar. Böylece herkes mükemmel bir plan yapmak için önerilerde bulunabilir ve değişiklikler yapılabilir. Ayrıca, öngörülemeyen bir durum ortaya çıkarsa, ekipler zaman çizelgesi görünümünde değişiklik yapabilir ve son teslim tarihlerinin ve bütçenin bu değişikliklerden nasıl etkileneceğini görebilir.

 İlginizi çekebilir: Bir Proje Yönetim Sisteminde Aranacak 12 Şaşırtıcı Özellik.

Anlık geri bildirim

Yazılım geliştirme yaşam döngüleri veya tasarım süreçleri aracılığıyla, son sürümü onaylamadan önce geri bildirim önemli bir rol oynar. Nihai onayı almadan önce birden fazla geri bildirim oturumu yapabilirsiniz.

Şimdi, hangi çevik proje yönetimi yazılımı yapar? Ekipleri, geri bildirim sürecinden geçme ve e-posta ileti dizileri aracılığıyla aldığınız önerileri uygulama gibi kaotik süreçten kurtarır.

Çevik bir proje yönetimi yazılımı, yerleşik bir doğrulama aracı sağlar; ekip üyeleri yalnızca orada dosya paylaşabilir ve geri bildirim sağlamak için İşaretleme ve açıklama araçlarını kullanabilir.

Çok zaman kazanılır ve daha iyi ve daha organize geri bildirim sağlanır. En iyi yanı, sorunların yalnızca orada çözülebilmesidir. Ekip üyeleri ve istemciler, önceki sürüme geri dönmek istemeleri durumunda bir dosyanın önceki tüm sürümlerine erişebilir.

Artan Hesap Verebilirlik

Hesap verebilirlik, ekip üyelerinin optimum performansında önemli bir rol oynar. Yurtdışında oturan müşteriler, uygun metodolojilerin yokluğunda hesap verebilirlik açısından ekipler üzerinde uygun yetki kullanamazlar; çevik proje yönetimi yazılımı bunu zahmetsizce sağlar.

Proje yönetimi yazılımındaki rollerin ve sorumlulukların net bir şekilde sınırlandırılması, herkesin kimin neyden sorumlu olduğu konusunda bilgi sahibi olmasını sağlar. Ayrıca, çevik Kanban panoları, bir görev aşaması taşındığında müşterilere olduğu kadar ekip üyelerine de gerçek zamanlı güncellemeler sağlar. Böylece hesap verebilirliği koruyacak ve bir sonraki ilgili kişi uygun şekilde harekete geçebilir. Yöneticiler ve müşteriler, ilgili kişiye herhangi bir özel soru sormak için doğrudan görevlere yorum ekleyebilir.

Kolaylaştırılmış İletişim

İletişim, projelerin başarılı olmasında merkezi bir rol oynar. Neredeyse proje başarısı için bir omurga gibidir. Çevik bir proje yönetimi yazılımı, tüm ekip iletişimini taşımak için merkezi bir konum sağlar.

Ekip üyeleri projeyle ilgili içgörülerini ve fikirlerini tartışmalar gibi özelliklerde tartışabilirken, bire bir sohbet özellikleri ekip üyelerinin soru sormak veya bir şeyleri tartışmak için birbirleriyle iletişim kurmasına olanak tanır.

Çevik bir proje yönetimi yazılımındaki iletişimi kolaylaştıran diğer özellikler, görevden bahsetme ve yorumlardır. Bu özellikler, ekip üyelerinin, bir e-posta üzerinden bağlamı paylaşmak zorunda kalmadan görevler hakkında birbirlerinden bahsederek görevle ilgili konuları doğrudan tartışmasına olanak tanır.

Müşteriler, önemli tartışmaların ve duyuruların bir parçası olabilir, böylece tüm önemli bilgilerin döngüsünde kalabilirler.

Otomatik Raporlar

Bir müşteri için çalışırken raporlar önemli bir rol oynar. İş yüküne, çalışma saatlerine vb. ilişkin net görünürlük, performans incelemesi ve faturalama amaçları için çok önemlidir. Manüel zaman girişleri zaman kaybına neden olabilir ve gerçek dışı görünebilir, ancak çevik bir proje yönetimi yazılımındaki dahili raporlar, sistemi daha düzenli ve zahmetsiz hale getirmede çok fazla fark yaratabilir.

Zaman çizelgeleri, zaman raporlarınızı hazır hale getirebileceğiniz ve bunları faturalandırma amacıyla müşterilere aktarabileceğiniz için müşterilerle çalışmayı kolaylaştıran başka bir özelliktir. Bunun dışında, bir proje yönetimi yazılımının zaman izleme özelliği, ekip üyelerini odaklanarak ve dikkat dağıtıcı şeyleri uzak tutarak üretkenlik seviyelerinin korunmasına yardımcı olur.

 Şunları da beğenebilirsiniz: Sürekli Süreçler DevOps'un Temeli Olarak Hizmet Eder.

Çözüm

Müşterilerle işbirliği daha kolay hale geldiğinde daha hızlı sonuçlar elde edebilirsiniz. Çevik proje yönetimi yazılımı ile sorunları kolayca tespit edebilir ve çözebilirsiniz. Çevik bir proje yönetimi yazılımı her zaman daha hızlı teslimat sözü vermese de. Bazen projelerinizin tamamlanması biraz daha uzun sürebilir. Ancak daha büyük olasılıkla müşterilere memnuniyet sağlayacaklar.

Çevik proje yönetimi metodolojisi, zaman kaybına neden olan birçok gereksiz görevi iş akışınızdan kaldırır. Bu şekilde ekiplerin verimliliğini artırabilirsiniz. Projeleri zamanında teslim etmek için kesinlikle daha önemli görevlere odaklanabilirler.

 Bu yazı Vartika Kashyap tarafından yazılmıştır. Vartika, bir proje yönetimi yazılımı olan ProofHub'da Pazarlamadan Sorumlu Başkan olarak görev yapmaktadır. 2016, 2017 ve 2018'de LinkedIn'in En İyi Seslerinden biri oldu. Ayrıca Business.com, The Next Web, YourStory ve Huffington'da diğerlerinin yanı sıra katkıda bulunuyor. Makaleleri ağırlıklı olarak üretkenlik ve liderlik etrafında dönüyor.