Come utilizzare il software Agile Project Management per il lavoro del cliente?

Quando un cliente firma il tuo team o la tua azienda per il completamento di un progetto per loro, ha una serie di aspettative da te. Padroneggiare i giusti metodi di gestione dei tuoi clienti è sicuramente un processo continuo. Ma se fatto bene, porta un'immensa quantità di vantaggi per la tua attività.

Insieme all'attenzione e alle capacità del tuo team, i processi e le metodologie che utilizzi durante la gestione del lavoro del cliente svolgono un ruolo importante nel fornire i prodotti finali nel miglior modo possibile entro il tempo e il budget stabiliti.

Qui stiamo discutendo di come la gestione agile del progetto può aiutarti con il lavoro del cliente.

Cerchiamo innanzitutto di capire cos'è l'Agile Project Management

Mettiamoti nei panni di un cliente. Immaginati come un padrone di casa che vuole trasformare la sua cucina in una componibile. Ora, hai assunto un appaltatore per fare il lavoro per te. Dopo aver completato il lavoro finale e aver utilizzato la tua cucina per alcuni giorni, ora senti che il numero di cassetti è inferiore e desideri sostituire alcuni degli armadi con cassetti. Ma apportare modifiche ora sarà un affare costoso. Questo metodo non è agile.

Se l'appaltatore ti avesse mostrato come funziona l'intera configurazione dopo il completamento della prima fase prima che gli armadi fossero sistemati, avresti potuto capire la necessità di aggiungere più cassetti (forse dalla tua esperienza di cucinare nella cucina di qualcun altro per quei tanti giorni). Apportare modifiche secondo le esigenze del cliente sarebbe relativamente più facile ed economico in quel momento. Questo è ciò che chiamiamo un modo agile di gestire i progetti.

Quindi, in sostanza, l'Agile Project Management è più flessibile rispetto ai tradizionali metodi di gestione dei progetti. Rimane spazio per apportare modifiche nel corso del progetto per ottenere risultati ottimali piuttosto che creare qualcosa che non sia altrettanto utile.

È consentito fare osservazioni e decisioni durante il processo. Puoi apportare modifiche secondo la tua visione su come dovrebbe essere la soluzione finale seguendo metodi agili di gestione del progetto.

Allo stesso modo, lo stesso principio funziona nei processi aziendali. Secondo la metodologia agile, il piano originale non è completo come ci sentiamo all'inizio. Rimane spazio per feedback intermedi e le modifiche necessarie possono essere apportate in base alle esigenze del cliente o in caso di circostanze impreviste.

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Gli strumenti sono agili solo come vorresti che fossero

Prima di approfondire i dettagli di come un agile software di gestione dei progetti aiuta nella gestione dei processi, non dimentichiamo che una soluzione o uno strumento software può essere buono come lo lasci fare. Con questo intendo dire che ottenere il massimo da uno strumento particolare dipende dal team che lo utilizza. Puoi ripetere bene il potenziale delle metodologie agili se l'intero team lo utilizza in quel modo.

Come utilizzare il software Agile Project Management per il lavoro del cliente?

Cerchiamo di capire in che modo il software agile di gestione dei progetti aggiunge valore all'output finale e rende il flusso dei processi più fluido e veloce per il lavoro del cliente.

Visualizzazione dei progressi

In un agile software di gestione dei progetti, metodologie come Kanban forniscono ai clienti una chiara visibilità in ogni momento delle attività e del loro stato di avanzamento. Diventa più facile per i clienti, per i manager e per i membri del team identificare i colli di bottiglia attraverso strumenti visivi di avanzamento.

Nel software Agile Project Management, puoi vedere l'intero progetto strutturato sotto forma di singole attività. Viene fornito con dettagli completi su scadenze, assegnatari, ecc. Le notifiche in tempo reale e la divisione delle attività in varie fasi portano chiarezza a tutte le parti interessate sull'avanzamento delle attività.

Strumenti come le schede Kanban, i diagrammi di Gantt fungono da mezzi di visualizzazione. Risparmia molto tempo sprecato nello stato delle attività di comunicazione e nei rapporti sullo stato di avanzamento alle parti interessate.

Pianificazione efficace

Come discusso in precedenza, la gestione agile del progetto lascia spazio a cambiamenti nella pianificazione lungo il percorso per soddisfare i requisiti modificati o situazioni impreviste.

Diciamo che c'è un progetto di 6 mesi sullo sviluppo del software. Se seguiamo un approccio tradizionale alla gestione dei progetti e seguiamo regole e documentazione rigorose senza lasciare spazio ad adeguamenti in corso. Se la tecnologia cambia quando il nostro software diventa attivo, il software sarà uno spreco per il cliente e l'unica delusione è tutto ciò che finirà.

D'altra parte, un agile sistema di gestione dei progetti rende la pianificazione molto più progressiva, lasciando spazio per le modifiche in movimento. Strumenti come il diagramma di Gantt sono utili per pianificare e rendere agile il processo.

Un diagramma di Gantt fornisce fondamentalmente una visualizzazione della sequenza temporale di tutti i piani di progetto. Tutte le attività del progetto, le pietre miliari e gli eventi possono essere contrassegnati sotto forma di sequenza temporale. Questo tipo di rappresentazione visiva consente a manager e membri del team, nonché ai clienti, di visualizzare colli di bottiglia ed emergenze in termini di attività sovrapposte, attività dipendenti, carico di lavoro, ecc. In questo modo tutti possono suggerire e apportare modifiche per creare un piano perfetto. Inoltre, se si verifica una situazione imprevista, i team possono apportare modifiche alla visualizzazione della sequenza temporale e vedere in che modo le scadenze e il budget saranno influenzati da queste modifiche.

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Feedback istantaneo

Attraverso i cicli di vita dello sviluppo del software oi processi di progettazione, il feedback gioca un ruolo importante prima dell'approvazione della versione finale. Prima di ottenere l'approvazione finale, puoi fare più sessioni di feedback.

Ora, cosa fa il software di gestione dei progetti agile? Salva i team dal processo caotico di passare attraverso il processo di feedback e implementare i suggerimenti che ricevi tramite thread di posta elettronica.

Un agile software di gestione dei progetti fornisce uno strumento di correzione integrato; i membri del team possono condividere file solo lì e utilizzare i suoi strumenti di markup e annotazione per fornire feedback.

Viene risparmiato molto tempo e viene fornito un feedback migliore e più organizzato. La parte migliore è che i problemi possono essere risolti solo lì. I membri del team, così come i clienti, possono accedere a tutte le versioni precedenti di un file nel caso vogliano tornare alla versione precedente.

Maggiore responsabilità

La responsabilità gioca un ruolo importante nelle prestazioni ottimali dei membri del team. I clienti che siedono all'estero non possono esercitare un'autorità adeguata sui team in termini di responsabilità in assenza di metodologie adeguate; agile software di gestione dei progetti assicura che senza sforzo.

Una chiara demarcazione di ruoli e responsabilità nel software di gestione dei progetti tiene tutti informati su chi è responsabile di cosa. Inoltre, le agili bacheche Kanban forniscono aggiornamenti in tempo reale ai membri del team e ai clienti quando viene spostata una fase dell'attività. Così manterrà la responsabilità e la prossima persona interessata potrà agire in modo appropriato. I gestori, così come i clienti, possono aggiungere commenti direttamente sulle attività per porre domande particolari alla persona interessata.

Comunicazione semplificata

La comunicazione gioca un ruolo centrale nel successo dei progetti. È quasi come una spina dorsale per il successo del progetto. Un agile software di gestione dei progetti fornisce una posizione centrale per trasportare tutta la comunicazione del team.

I membri del team possono discutere le proprie idee e approfondimenti relativi al progetto in funzionalità come le discussioni, mentre le funzionalità di chat uno a uno consentono ai membri del team di comunicare tra loro per porre domande o discutere di argomenti.

Altre caratteristiche di un agile software di gestione dei progetti che facilitano la comunicazione sono le menzioni e i commenti delle attività. Queste funzionalità consentono ai membri del team di discutere questioni relative alle attività direttamente menzionandosi a vicenda sulle attività senza dover condividere il contesto tramite un'e-mail.

I clienti possono entrare a far parte di discussioni e annunci importanti rimanendo così aggiornati su tutte le informazioni importanti.

Rapporti automatici

I rapporti svolgono un ruolo importante mentre si lavora per un cliente. Una chiara visibilità del carico di lavoro, dell'orario di lavoro, ecc. è molto importante per una revisione delle prestazioni e per la fatturazione. Mentre le immissioni manuali del tempo possono far perdere tempo e sembrare non autentiche, i report integrati in un agile software di gestione dei progetti possono fare molta differenza nel rendere il sistema più organizzato e semplice.

I fogli presenze sono un'altra funzionalità che semplifica il lavoro con i clienti poiché puoi avere i rapporti sul tempo pronti ed esportarli ai clienti per scopi di fatturazione. Oltre a questo, la funzione di monitoraggio del tempo di un software di gestione dei progetti aiuta a mantenere i livelli di produttività mantenendo concentrati i membri del team e tenendo a bada le distrazioni.

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Conclusione

Puoi ottenere risultati più rapidi quando la collaborazione con i clienti diventa più semplice. Puoi individuare e risolvere facilmente i problemi con un agile software di gestione dei progetti. Anche se un agile software di gestione dei progetti non sempre promette una consegna più rapida. È possibile che a volte i tuoi progetti richiedano più tempo per essere completati. Ma più probabilmente daranno soddisfazione ai clienti.

La metodologia agile di gestione dei progetti rimuove molte attività ridondanti dal flusso di lavoro, il che fa perdere tempo. In questo modo puoi aumentare l'efficienza delle squadre. Possono sicuramente concentrarsi su compiti più importanti per consegnare i progetti in tempo.

 Questo articolo è stato scritto da Vartika Kashyap. Vartika è il Chief Marketing Officer di ProofHub, un software di gestione dei progetti. È stata una delle migliori voci di LinkedIn nel 2016, 2017 e 2018. È anche collaboratore di Business.com, The Next Web, YourStory e Huffington, tra gli altri. I suoi articoli ruotano principalmente intorno alla produttività e alla leadership.