كيفية استخدام برنامج Agile Project Management لعمل العميل؟

عندما يوقع العميل فريقك أو شركتك لإكمال مشروع لهم ، فإن لديهم مجموعة من التوقعات منك. إن إتقان الأساليب الصحيحة لإدارة عملائك هو بالتأكيد عملية مستمرة. ولكن عند القيام بذلك بشكل صحيح ، فإنه يجلب قدرًا هائلاً من الفوائد لعملك.

إلى جانب التركيز والإمكانيات التي يتمتع بها فريقك ، تلعب العمليات والمنهجيات التي تستخدمها أثناء إدارة عمل العميل دورًا مهمًا في تقديم المنتجات النهائية بأفضل طريقة ممكنة ضمن الوقت والميزانية المحددة.

نحن هنا نناقش كيف يمكن أن تساعدك إدارة المشاريع الرشيقة في عمل العميل.

دعونا نفهم أولاً ما هي Agile Project Management

دعنا نضعك مكان العميل. تخيل نفسك كمالك منزل يريد تحويل مطبخه إلى مطبخ معياري. الآن ، قمت بتعيين مقاول للقيام بهذه المهمة نيابة عنك. عند الانتهاء من العمل النهائي واستخدام مطبخك لبضعة أيام ، تشعر الآن أن عدد الأدراج أقل وتريد استبدال بعض الخزائن بأدراج. لكن إجراء أي تغييرات الآن سيكون أمرًا مكلفًا. هذه الطريقة ليست رشيقة.

إذا أوضح لك المقاول كيف يبدو الإعداد بالكامل بعد اكتمال المرحلة الأولى قبل ضبط الخزانات ، فربما تكون قد أدركت الحاجة إلى إضافة المزيد من الأدراج (ربما من تجربتك في الطهي في مطبخ شخص آخر لتلك الأيام العديدة). سيكون إجراء التغييرات وفقًا لمتطلبات العميل أسهل نسبيًا واقتصاديًا في ذلك الوقت. هذا ما نسميه طريقة رشيقة لإدارة المشاريع.

لذلك ، تعتبر Agile Project Management أكثر مرونة من أساليب إدارة المشاريع التقليدية. لا يزال هناك مجال لإجراء تعديلات خلال مسار المشروع لتحقيق أفضل النتائج بدلاً من إنشاء شيء غير مفيد.

يُسمح لك بإبداء الملاحظات واتخاذ القرارات أثناء العملية. يمكنك إجراء تغييرات وفقًا لرؤيتك حول الشكل الذي يجب أن يبدو عليه الحل النهائي أثناء اتباع أساليب إدارة المشاريع الرشيقة.

وبالمثل ، يعمل نفس المبدأ في العمليات التجارية. وفقًا لمنهجية أجايل ، فإن الخطة الأصلية ليست كاملة كما نشعر في البداية. لا يزال هناك مساحة للتعليقات الوسيطة ويمكن إجراء التغييرات اللازمة وفقًا لمتطلبات العميل أو أي ظروف غير متوقعة.

 موصى به لك: كيف تعزز تطوير تطبيقاتك من خلال Agile؟

الأدوات هي فقط كما تريدها أن تكون

قبل أن أتعمق في تفاصيل كيف يساعد برنامج إدارة المشاريع الرشيقة في إدارة العمليات ، دعونا لا ننسى أن حل أو أداة برمجية يمكن أن تكون جيدة كما تسمح لها. أعني بذلك أن الاستفادة القصوى من أداة معينة تعتمد على الفريق الذي يستخدمها. يمكنك تكرار إمكانات المنهجيات الرشيقة جيدًا إذا استخدمها الفريق بأكمله بهذه الطريقة.

كيفية استخدام برنامج Agile Project Management لعمل العميل؟

دعونا نفهم كيف يضيف برنامج إدارة المشاريع السريع قيمة إلى الناتج النهائي وكذلك يجعل تدفق العمليات أكثر سلاسة وأسرع لعمل العميل.

تصور التقدم

في برنامج إدارة المشاريع الرشيقة ، توفر المنهجيات مثل Kanban رؤية واضحة للعملاء في المهام وحالة تقدمهم في جميع الأوقات. يصبح من السهل على العملاء وكذلك المديرين وأعضاء الفريق تحديد الاختناقات من خلال أدوات التقدم المرئية.

في برنامج Agile Project Management ، يمكنك رؤية مشروعك بالكامل مُعدًا في شكل مهام فردية. يأتي مزودًا بتفاصيل كاملة عن المواعيد النهائية والمعينين وما إلى ذلك. الإخطارات في الوقت الفعلي وتقسيم المهام في مراحل مختلفة توفر الوضوح لجميع أصحاب المصلحة بشأن تقدم المهمة.

أدوات مثل لوحات Kanban ، تعمل مخططات جانت كوسائط للتصور. إنه يوفر الكثير من الوقت الضائع في حالة مهمة الاتصال وتقارير التقدم إلى أصحاب المصلحة.

التخطيط الفعال

كما تمت مناقشته من قبل ، فإن إدارة المشاريع الرشيقة تترك مجالًا للتغيير في التخطيط على طول الطريق لتلبية المتطلبات المتغيرة أو المواقف غير المتوقعة.

لنفترض أن هناك مشروعًا مدته 6 أشهر لتطوير البرمجيات. إذا اتبعنا نهجًا تقليديًا لإدارة المشروع واتبعنا قواعد ووثائق صارمة دون ترك أي مجال لإجراء تعديلات في الطريق. إذا تغيرت التكنولوجيا بحلول الوقت الذي يتم فيه تشغيل برنامجنا ، فسيكون البرنامج مضيعة للعميل وخيبة الأمل فقط هي كل ما سينتهي به الأمر.

من ناحية أخرى ، فإن نظام إدارة المشاريع الرشيق يجعل التخطيط أكثر تقدمًا من خلال ترك مساحة لإجراء التعديلات أثناء التنقل. أدوات مثل مخطط جانت مفيدة للتخطيط وجعل العملية سريعة الحركة.

يوفر مخطط جانت بشكل أساسي عرضًا للخط الزمني لجميع خطط المشروع الخاصة بك. يمكن تمييز جميع مهام المشروع والمعالم الرئيسية والأحداث في شكل مخطط زمني. يتيح هذا النوع من التمثيل المرئي للمديرين وأعضاء الفريق ، وكذلك العملاء ، عرض الاختناقات وحالات الطوارئ من حيث المهام المتداخلة ، والمهام التابعة ، وعبء العمل ، وما إلى ذلك ، وبالتالي يمكن للجميع أن يقترحوا ويمكن إجراء تغييرات لوضع خطة مثالية. أيضًا ، في حالة ظهور موقف غير متوقع ، يمكن للفرق إجراء تغييرات على عرض الجدول الزمني ومعرفة كيف ستتأثر المواعيد النهائية والميزانية بهذه التغييرات.

 قد يعجبك: 12 ميزة مذهلة للبحث عنها في نظام إدارة المشاريع.

ردود الفعل الفورية

من خلال دورات حياة تطوير البرامج أو عمليات التصميم ، تلعب الملاحظات دورًا مهمًا قبل الموافقة على الإصدار النهائي. قبل الحصول على الموافقة النهائية ، يمكنك القيام بجلسات ملاحظات متعددة.

الآن ، ما الذي يفعله برنامج إدارة المشاريع الرشيقة؟ إنه يحفظ الفرق من العملية الفوضوية المتمثلة في متابعة عملية التعليقات وتنفيذ الاقتراحات التي تتلقاها عبر سلاسل البريد الإلكتروني.

يوفر برنامج إدارة المشاريع السريع أداة تدقيق داخلية ؛ يمكن لأعضاء الفريق مشاركة الملفات هناك فقط واستخدام أدوات الترميز والتعليقات التوضيحية لتقديم التعليقات.

يتم توفير الكثير من الوقت ويتم تقديم تعليقات أفضل وأكثر تنظيماً. أفضل جزء هو أنه يمكن حل المشكلات هناك فقط. يمكن لأعضاء الفريق ، وكذلك العملاء ، الوصول إلى جميع الإصدارات السابقة من الملف في حالة رغبتهم في العودة إلى الإصدار السابق.

زيادة المساءلة

تلعب المساءلة دورًا مهمًا في الأداء الأمثل لأعضاء الفريق. لا يمكن للعملاء المقيمين في الخارج ممارسة السلطة المناسبة على الفرق من حيث المساءلة في غياب المنهجيات المناسبة ؛ يضمن برنامج إدارة المشاريع الرشيقة ذلك دون عناء.

إن التحديد الواضح للأدوار والمسؤوليات في برنامج إدارة المشاريع يبقي الجميع على اطلاع بمن هو المسؤول عن ماذا. أيضًا ، توفر لوحات Agile Kanban تحديثات في الوقت الفعلي لأعضاء الفريق وكذلك العملاء عند نقل مرحلة مهمة. وبالتالي ستحافظ على المساءلة ويمكن للشخص المعني التالي اتخاذ الإجراء المناسب. يمكن للمديرين ، وكذلك العملاء ، إضافة تعليقات مباشرة على المهام لطرح أي استفسارات معينة إلى الشخص المعني.

اتصالات مبسطة

يلعب الاتصال دورًا رئيسيًا في إنجاح المشاريع. يكاد يكون بمثابة العمود الفقري لنجاح المشروع. يوفر برنامج إدارة المشاريع الرشيقة موقعًا مركزيًا لإجراء جميع اتصالات الفريق.

يمكن لأعضاء الفريق مناقشة رؤاهم وأفكارهم المتعلقة بالمشروع في ميزات مثل المناقشات بينما تسمح ميزات الدردشة الفردية لأعضاء الفريق بالتواصل مع بعضهم البعض لطرح الأسئلة أو مناقشة الأشياء.

الميزات الأخرى في برنامج إدارة المشاريع الرشيقة التي تسهل الاتصال هي المهام التي تذكرها والتعليقات. تسمح هذه الميزات لأعضاء الفريق بمناقشة الأمور المتعلقة بالمهمة مباشرة عن طريق ذكر بعضهم البعض في المهام دون الحاجة إلى مشاركة السياق عبر بريد إلكتروني.

يمكن أن يصبح العملاء جزءًا من المناقشات والإعلانات المهمة ، وبالتالي يظلون في حلقة من جميع المعلومات المهمة.

التقارير التلقائية

تلعب التقارير دورًا مهمًا أثناء العمل لدى العميل. إن الرؤية الواضحة لحجم العمل وساعات العمل وما إلى ذلك مهمة جدًا لمراجعة الأداء بالإضافة إلى أغراض إعداد الفواتير. في حين أن إدخالات الوقت اليدوية يمكن أن تضيع الوقت وتبدو غير موثوقة ، فإن التقارير المضمنة في برنامج إدارة مشروع رشيق يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في جعل النظام أكثر تنظيماً وبلا مجهود.

تعد الجداول الزمنية ميزة أخرى تجعل العمل مع العملاء أسهل حيث يمكنك إعداد تقارير الوقت الخاصة بك وتصديرها إلى العملاء لأغراض الفواتير. بصرف النظر عن هذا ، تساعد أداة تتبع الوقت لبرنامج إدارة المشروع في الحفاظ على مستويات الإنتاجية من خلال الحفاظ على تركيز أعضاء الفريق والحفاظ على الانحرافات.

 قد يعجبك أيضًا: العمليات المستمرة بمثابة أساس DevOps.

خاتمة

يمكنك تحقيق نتائج أسرع عندما يصبح التعاون مع العملاء أكثر بساطة. يمكنك اكتشاف المشكلات وحلها بسهولة باستخدام برنامج إدارة المشاريع السريع. على الرغم من أن برنامج إدارة المشاريع الرشيقة لا يعد دائمًا بتسليم أسرع. هناك احتمال أن تستغرق مشاريعك في بعض الأحيان وقتًا أطول قليلاً لتكتمل. لكن من المرجح أن يرضوا العملاء.

تعمل منهجية إدارة المشاريع الرشيقة على إزالة العديد من المهام الزائدة عن الحاجة من سير عملك والتي تهدر الوقت. بهذه الطريقة يمكنك زيادة كفاءة الفرق. يمكنهم بالتأكيد التركيز على المهام الأكثر أهمية لتسليم المشاريع في الوقت المحدد.

 هذا المقال بقلم فارتيكا كاشياب. Vartika هو مدير التسويق في ProofHub ، وهو برنامج لإدارة المشاريع. لقد كانت واحدة من أفضل الأصوات على LinkedIn في 2016 و 2017 و 2018. وهي أيضًا مساهم في Business.com و The Next Web و YourStory و Huffington من بين آخرين. تدور مقالاتها بشكل أساسي حول الإنتاجية والقيادة.