Wie verwende ich agile Projektmanagement-Software für die Kundenarbeit?

Wenn ein Kunde Ihr Team oder Ihr Unternehmen verpflichtet, ein Projekt für ihn abzuschließen, hat er eine Reihe von Erwartungen an Sie. Die Beherrschung der richtigen Methoden zur Verwaltung Ihrer Kunden ist sicherlich ein fortlaufender Prozess. Aber wenn es richtig gemacht wird, bringt es eine immense Menge an Vorteilen für Ihr Unternehmen.

Zusammen mit dem Fokus und den Fähigkeiten Ihres Teams spielen die Prozesse und Methoden, die Sie bei der Verwaltung der Arbeit des Kunden verwenden, eine wichtige Rolle bei der Bereitstellung der Endprodukte auf die bestmögliche Weise innerhalb der vorgegebenen Zeit und des vorgegebenen Budgets.

Hier besprechen wir, wie Ihnen agiles Projektmanagement bei der Kundenarbeit helfen kann.

Lassen Sie uns zunächst verstehen, was agiles Projektmanagement ist

Versetzen wir Sie in die Lage eines Kunden. Stellen Sie sich vor, Sie wären ein Hausbesitzer, der seine Küche in eine modulare umwandeln möchte. Jetzt haben Sie einen Auftragnehmer beauftragt, der die Arbeit für Sie erledigt. Nachdem Sie die letzten Arbeiten erledigt haben und Ihre Küche einige Tage lang benutzt haben, haben Sie jetzt das Gefühl, dass die Anzahl der Schubladen geringer ist, und Sie möchten einige der Schränke durch Schubladen ersetzen. Aber jetzt etwas zu ändern, wird eine kostspielige Angelegenheit. Diese Methode ist nicht agil.

Wenn der Bauunternehmer Ihnen gezeigt hätte, wie die gesamte Einrichtung nach Abschluss der ersten Phase aussieht, bevor die Schränke aufgestellt wurden, hätten Sie die Notwendigkeit herausgefunden, weitere Schubladen hinzuzufügen (vielleicht aus Ihrer Erfahrung, in diesen vielen Tagen in der Küche eines anderen zu kochen). Änderungen gemäß den Anforderungen des Kunden wären zu diesem Zeitpunkt vergleichsweise einfacher und kostengünstiger. Das nennen wir eine agile Art, Projekte zu managen.

Agiles Projektmanagement ist also grundsätzlich flexibler als die traditionellen Projektmanagementmethoden. Es bleibt Raum für Anpassungen im Laufe des Projekts, um optimale Ergebnisse zu erzielen, anstatt etwas zu schaffen, das nicht so nützlich ist.

Sie dürfen während des Prozesses Beobachtungen machen und Entscheidungen treffen. Sie können Änderungen gemäß Ihrer Vision vornehmen, wie die endgültige Lösung aussehen soll, während Sie agile Projektmanagementmethoden anwenden.

Ähnlich funktioniert das gleiche Prinzip in Geschäftsprozessen. Gemäß der agilen Methodik ist der ursprüngliche Plan nicht so vollständig, wie wir uns am Anfang fühlen. Es bleibt Raum für Zwischenfeedback und notwendige Änderungen können gemäß Kundenanforderungen oder unvorhergesehenen Umständen vorgenommen werden.

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Tools sind nur so agil, wie Sie es sich wünschen

Bevor ich in die Details eintauche, wie eine agile Projektmanagement-Software beim Management von Prozessen hilft, sollten wir nicht vergessen, dass eine Softwarelösung oder ein Tool so gut sein kann, wie Sie es zulassen. Damit meine ich, dass die optimale Nutzung eines bestimmten Tools von dem Team abhängt, das es verwendet. Sie können das Potenzial agiler Methoden gut wiederholen, wenn das gesamte Team es so nutzt.

Wie verwende ich eine agile Projektmanagement-Software für die Kundenarbeit?

Lassen Sie uns verstehen, wie agile Projektmanagement-Software das Endergebnis aufwertet und den Prozessfluss für die Kundenarbeit reibungsloser und schneller macht.

Fortschrittsvisualisierung

In einer agilen Projektmanagement-Software bieten Methoden wie Kanban Kunden jederzeit einen klaren Einblick in die Aufgaben und deren Fortschrittsstatus. Durch visuelle Fortschrittstools wird es sowohl für Kunden als auch für Manager und Teammitglieder einfacher, Engpässe zu erkennen.

In der Software für agiles Projektmanagement können Sie Ihr gesamtes Projekt in Form von einzelnen Aufgaben darstellen. Es enthält vollständige Details zu Fristen, Beauftragten usw. Echtzeit-Benachrichtigungen und die Aufteilung von Aufgaben in verschiedene Phasen bringen allen Beteiligten Klarheit über den Aufgabenfortschritt.

Tools wie Kanban-Boards, Gantt-Diagramme dienen als Visualisierungsmedien. Es spart viel Zeit, die bei der Kommunikation des Aufgabenstatus und der Fortschrittsberichte an die Beteiligten verschwendet wird.

Effektive Planung

Wie bereits erwähnt, lässt agiles Projektmanagement Raum für Änderungen in der Planung, um geänderten Anforderungen oder unvorhergesehenen Situationen gerecht zu werden.

Nehmen wir an, es gibt ein 6-monatiges Projekt zur Softwareentwicklung. Wenn wir einen traditionellen Ansatz für das Projektmanagement verfolgen und strenge Regeln und Dokumentationen befolgen, ohne unterwegs Raum für Anpassungen zu lassen. Wenn sich die Technologie ändert, bis unsere Software live geht, ist die Software für den Kunden eine Verschwendung und am Ende bleibt nur eine Enttäuschung.

Auf der anderen Seite macht ein agiles Projektmanagementsystem die Planung viel fortschrittlicher, indem es Raum für Anpassungen unterwegs lässt. Tools wie das Gantt-Diagramm sind praktisch für die Planung und machen den Prozess agil.

Ein Gantt-Diagramm bietet im Grunde eine Zeitachsenansicht all Ihrer Projektpläne. Alle Ihre Projektaufgaben, Meilensteine ​​und Ereignisse können in Form einer Zeitleiste markiert werden. Diese Art der visuellen Darstellung ermöglicht es Managern und Teammitgliedern sowie Kunden, Engpässe und Notfälle in Bezug auf sich überschneidende Aufgaben, abhängige Aufgaben, Arbeitsbelastung usw. anzuzeigen, sodass jeder Vorschläge machen und Änderungen vornehmen kann, um einen perfekten Plan zu erstellen. Auch wenn eine unvorhergesehene Situation eintritt, können Teams Änderungen an der Zeitachsenansicht vornehmen und sehen, wie sich diese Änderungen auf Fristen und Budget auswirken.

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Sofortige Rückmeldung

Durch Softwareentwicklungslebenszyklen oder Designprozesse spielt Feedback eine wichtige Rolle, bevor die endgültige Version genehmigt wird. Bevor Sie die endgültige Genehmigung erhalten, können Sie mehrere Feedback-Sitzungen durchführen.

Nun, was macht eine agile Projektmanagement-Software? Es erspart Teams den chaotischen Prozess, den Feedback-Prozess zu durchlaufen und Vorschläge umzusetzen, die Sie per E-Mail-Threads erhalten.

Eine agile Projektmanagement-Software bietet ein integriertes Korrekturtool; Teammitglieder können nur dort Dateien freigeben und ihre Markup- und Anmerkungswerkzeuge verwenden, um Feedback zu geben.

Es wird viel Zeit gespart und es wird ein besseres und organisierteres Feedback gegeben. Das Beste daran ist, dass Probleme nur dort gelöst werden können. Die Teammitglieder sowie Kunden können auf alle vorherigen Versionen einer Datei zugreifen, falls sie zur vorherigen Version zurückkehren möchten.

Erhöhte Rechenschaftspflicht

Verantwortlichkeit spielt eine wichtige Rolle für die optimale Leistung der Teammitglieder. Kunden im Ausland können in Ermangelung angemessener Methoden keine angemessene Autorität über Teams in Bezug auf die Rechenschaftspflicht ausüben; Agile Projektmanagement-Software stellt dies mühelos sicher.

Eine klare Abgrenzung von Rollen und Verantwortlichkeiten in Projektmanagement-Software hält alle darüber informiert, wer wofür zuständig ist. Außerdem bieten agile Kanban-Boards Echtzeit-Updates für Teammitglieder und Kunden, wenn eine Aufgabenphase verschoben wird. So bleibt die Verantwortlichkeit erhalten und die nächste betroffene Person kann entsprechend handeln. Sowohl Manager als auch Kunden können direkt Kommentare zu Aufgaben hinzufügen, um bestimmte Fragen an die betreffende Person zu stellen.

Optimierte Kommunikation

Kommunikation spielt eine zentrale Rolle für den Erfolg von Projekten. Es ist fast wie ein Rückgrat für den Projekterfolg. Eine agile Projektmanagement-Software bietet einen zentralen Ort für die gesamte Teamkommunikation.

Teammitglieder können ihre projektbezogenen Erkenntnisse und Ideen in Funktionen wie Diskussionen diskutieren, während die Einzel-Chat-Funktionen es Teammitgliedern ermöglichen, miteinander zu kommunizieren, um Fragen zu stellen oder Dinge zu besprechen.

Weitere Funktionen in einer agilen Projektmanagement-Software, die die Kommunikation erleichtern, sind die Aufgabenerwähnungen und Kommentare. Diese Funktionen ermöglichen es Teammitgliedern, aufgabenbezogene Angelegenheiten direkt zu besprechen, indem sie sich bei Aufgaben gegenseitig erwähnen, ohne den Kontext per E-Mail teilen zu müssen.

Kunden können an wichtigen Diskussionen und Ankündigungen teilnehmen und bleiben so über alle wichtigen Informationen auf dem Laufenden.

Automatische Berichte

Berichte spielen eine wichtige Rolle bei der Arbeit für einen Kunden. Eine klare Einsicht in die Arbeitsbelastung, Arbeitszeiten usw. ist sowohl für eine Leistungsbeurteilung als auch für Abrechnungszwecke sehr wichtig. Während manuelle Zeiteinträge Zeit verschwenden und unauthentisch erscheinen können, können integrierte Berichte in einer agilen Projektmanagement-Software einen großen Unterschied machen, indem sie das System organisierter und müheloser machen.

Stundenzettel sind eine weitere Funktion, die die Arbeit mit Kunden erleichtert, da Sie Ihre Zeitberichte bereithalten und zu Rechnungszwecken an Kunden exportieren können. Abgesehen davon hilft die Zeiterfassungsfunktion einer Projektmanagementsoftware bei der Aufrechterhaltung des Produktivitätsniveaus, indem sie die Teammitglieder konzentriert hält und Ablenkungen in Schach hält.

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Fazit

Sie können schneller Ergebnisse erzielen, wenn die Zusammenarbeit mit Kunden einfacher wird. Mit agiler Projektmanagement-Software können Sie Probleme leicht erkennen und lösen. Eine agile Projektmanagement-Software verspricht jedoch nicht immer eine schnellere Lieferung. Es besteht die Möglichkeit, dass Ihre Projekte manchmal etwas länger dauern, bis sie abgeschlossen sind. Aber sie werden den Kunden eher Zufriedenheit bringen.

Agile Projektmanagementmethoden entfernen viele redundante Aufgaben aus Ihrem Arbeitsablauf, was Zeit verschwendet. So steigern Sie die Effizienz der Teams. Sie können sich auf jeden Fall auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, um Projekte pünktlich abzuliefern.

 Dieser Artikel wurde von Vartika Kashyap geschrieben. Vartika ist Chief Marketing Officer bei ProofHub, einer Projektmanagement-Software. Sie war eine der LinkedIn Top Voices in den Jahren 2016, 2017 und 2018. Sie ist unter anderem auch Mitarbeiterin bei Business.com, The Next Web, YourStory und Huffington. Ihre Artikel drehen sich hauptsächlich um Produktivität und Führung.