如何使用敏捷项目管理软件进行客户工作？

当客户签署您的团队或您的公司为他们完成项目时，他们对您有一系列期望。 掌握管理客户的正确方法无疑是一个持续的过程。 但是，如果做得好，它会为您的企业带来巨大的好处。

除了您的团队所拥有的重点和能力外，您在管理客户工作时使用的流程和方法对于在给定的时间和预算内以最佳方式交付最终产品发挥着重要作用。

在这里，我们正在讨论敏捷项目管理如何帮助您完成客户工作。

我们先来了解一下什么是敏捷项目管理

让我们设身处地为客户着想。 想象自己是一位想要将厨房改造成模块化厨房的房主。 现在，您聘请了一名承包商为您完成这项工作。 在完成最后的工作并使用您的厨房几天后，您现在觉得抽屉的数量较少，您想用抽屉替换一些橱柜。 但现在做出任何改变都将是一件代价高昂的事情。 这种方法不灵活。

如果承包商在设置橱柜之前向您展示了在第一阶段完成后整个设置的外观，您可能会发现需要添加更多抽屉（可能来自您在别人厨房做饭的那些天的经验）。 在那个时候，根据客户的要求进行更改会比较容易和经济。 这就是我们所说的敏捷的项目管理方式。

所以基本上，敏捷项目管理比传统的项目管理方法更灵活。 在整个项目过程中仍有调整的余地，以实现最佳结果，而不是创造一些没有用的东西。

您可以在此过程中做出观察和决定。 在遵循敏捷项目管理方法的同时，您可以根据自己的愿景对最终解决方案的外观进行更改。

同样，同样的原则也适用于业务流程。 根据敏捷方法，最初的计划并不像我们一开始所认为的那样完整。 留有中间反馈的空间，可以根据客户要求或任何不可预见的情况进行必要的更改。

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工具只有你想要的敏捷

在深入了解敏捷项目管理软件如何帮助管理流程的细节之前，我们不要忘记软件解决方案或工具可以随心所欲。 我的意思是，充分利用特定工具取决于使用它的团队。 如果整个团队都以这种方式使用敏捷方法，你就可以很好地重复它的潜力。

如何使用敏捷项目管理软件进行客户工作？

让我们了解敏捷项目管理软件如何为最终输出增加价值，并使客户工作的流程更加顺畅和快捷。

进度可视化

在敏捷项目管理软件中，看板等方法始终为客户提供对任务及其进度状态的清晰可见性。 客户以及经理和团队成员可以更轻松地通过可视化进度工具识别瓶颈。

在敏捷项目管理软件中，您可以看到以单个任务的形式布置的整个项目。 它附带有关截止日期、受让人等的完整详细信息。实时通知和各个阶段的任务划分使所有利益相关者清楚地了解任务进度。

看板、甘特图等工具可作为可视化媒介。 它节省了大量浪费在向利益相关者传达任务状态和进度报告的时间。

有效的规划

如前所述，敏捷项目管理为沿途的规划变化留出了空间，以满足变化的需求或不可预见的情况。

假设有一个为期 6 个月的软件开发项目。 如果我们遵循传统的项目管理方法并遵循严格的规则和文档，而不留任何调整空间。 如果在我们的软件上线时技术发生了变化，那么软件对客户来说将是一种浪费，他们最终只会感到失望。

另一方面，敏捷的项目管理系统通过为旅途中的调整留出空间，使计划更加进步。 甘特图之类的工具可以方便地进行规划并使流程变得敏捷。

甘特图基本上提供了所有项目计划的时间线视图。 您的所有项目任务、里程碑和事件都可以以时间线的形式进行标记。 这种可视化的表示方式让经理和团队成员以及客户可以从重叠的任务、依赖的任务、工作量等方面查看瓶颈和紧急情况，从而每个人都可以提出建议并进行更改以制定完美的计划。 此外，如果出现意外情况，团队可以更改时间线视图，并查看这些更改将如何影响截止日期和预算。

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即时反馈

在软件开发生命周期或设计过程中，反馈在批准最终版本之前起着重要作用。 在获得最终批准之前，您可以进行多次反馈会议。

现在，敏捷项目管理软件有什么作用？ 它使团队免于经历反馈过程和实施您通过电子邮件线程收到的建议的混乱过程。

敏捷项目管理软件提供了内置的校对工具； 团队成员只能在那里共享文件，并使用其标记和注释工具提供反馈。

节省了大量时间，并提供了更好、更有条理的反馈。 最好的部分是问题只能在那里解决。 团队成员和客户可以访问文件的所有以前版本，以防他们想要返回到以前的版本。

加强问责制

问责制在团队成员的最佳表现中起着重要作用。 在缺乏适当方法的情况下，位于海外的客户无法在问责方面对团队行使适当的权力； 敏捷项目管理软件可确保毫不费力地做到这一点。

项目管理软件中角色和职责的明确划分让每个人都了解谁负责什么。 此外，当任务阶段移动时，敏捷看板会为团队成员和客户提供实时更新。 因此，它将保持问责制，下一个相关人员可以适当地采取行动。 经理和客户可以直接在任务上添加评论，向相关人员提出任何特定查询。

简化沟通

沟通在使项目成功方面发挥着核心作用。 它几乎就像项目成功的支柱。 敏捷项目管理软件提供了一个中心位置来进行所有团队沟通。

团队成员可以在讨论等功能中讨论他们与项目相关的见解和想法，而一对一聊天功能允许团队成员相互交流以提出问题或讨论内容。

敏捷项目管理软件中促进沟通的其他功能是任务提及和评论。 这些功能允许团队成员通过在任务中相互提及来直接讨论与任务相关的事项，而无需通过电子邮件共享上下文。

客户可以成为重要讨论和公告的一部分，从而了解所有重要信息。

自动报告

报告在为客户工作时发挥着重要作用。 对工作量、工作时间等的清晰可见性对于绩效评估和开票目的非常重要。 虽然手动输入时间会浪费时间并且看起来不真实，但敏捷项目管理软件中的内置报告可以在使系统更有条理和更轻松方面产生很大的不同。

时间表是另一个使与客户合作更容易的功能，因为您可以准备好时间报告并将其导出给客户以用于开具发票。 除此之外，项目管理软件的时间跟踪功能通过使团队成员保持专注并避免分心来帮助保持生产力水平。

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结论

当与客户的协作变得更简单时，您可以获得更快的结果。 您可以使用敏捷项目管理软件轻松发现和解决问题。 尽管敏捷项目管理软件并不总是承诺更快的交付。 有时您的项目可能需要更长的时间才能完成。 但他们更有可能让客户满意。

敏捷项目管理方法从您的工作流程中删除了许多浪费时间的冗余任务。 通过这种方式，您可以提高团队的效率。 他们绝对可以专注于更重要的任务，以按时交付项目。

 本文由 Vartika Kashyap 撰写。 Vartika 是项目管理软件 ProofHub 的首席营销官。 她在 2016 年、2017 年和 2018 年一直是 LinkedIn 的热门人物之一。她还是 Business.com、The Next Web、YourStory 和 Huffington 等的撰稿人。 她的文章主要围绕生产力和领导力展开。