İK Fonksiyonlarını Dış Kaynak Kullanımı: Bilmeniz Gereken Her Şey
Yayınlanan: 2020-05-09Birkaç on yıl öncesinin aksine, çalışan-işveren ilişkisi iki yönlü bir yola dönüştü. Tüm beklentilerin işveren tarafından ortaya konduğu yerde, zaman değişti. Bugün, üst düzey yetenekleri çekmek için büyük ve küçük işletmeler arasında kıyasıya bir rekabet var; markalar, çalışanlarının beklentilerini aşmak için yarışıyor.
Markalar, çeşitli avantajlardan devrim yaratan bir çalışma ortamı sağlamaya kadar, çalışanlarını mutlu etmenin önemini hızla anlıyor. Bu evrimin bir sonucu olarak, insan kaynaklarının rolü giderek daha karmaşık hale gelmekte ve çoğu durumda zaman alıcı hale gelmektedir. Buna rağmen, birçok büyük kuruluş İK işlevlerini kurum içinde yürütmeyi tercih ediyor.
Ancak, küçük işletmelerin bir İK uzmanları ekibini işe almak için zaman veya para lüksü yoktur. Sonuç olarak, birçoğu rekabetçi kalabilmek için dış kaynak kullanımına yöneliyor. Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, bu trendin küçük işletmeler için faydalı olduğu kanıtlanmıştır. Bu istatistikleri göz önünde bulundurun:
- Profesyonel bir işveren kuruluşu ile ortak olan işletmeler yıllık %7-9 oranında büyüyor. Aynı zamanda çalışan devirlerini %12-14 oranında azaltıyorlar.
- Profesyonel bir işveren kuruluşu kullanan işletmeler, yatırımlarında %27'lik bir yatırım getirisi sağlar. Bu sadece dış kaynak kullanımı ile yapılan tasarruflara dayanmaktadır.
Sizin için önerilenler: En Popüler 10 ERP Çözümü (Kurumsal Kaynak Planlama Sistemleri).
- İK fonksiyonlarının dış kaynak kullanımı:
- İK fonksiyonlarını dışarıdan temin etmenin artıları:
- İK fonksiyonlarını dış kaynak kullanmanın eksileri:
- En yaygın olarak dış kaynaklı İK işlevleri:
- Çoğu işletmenin bünyesinde bulundurduğu İK işlevleri:
- Kuruluşunuz için hangi İK işlevlerinin "kritik" olduğunu anlayın:
- Dış kaynak kullanmak istediğiniz İK fonksiyonlarının bir listesini geliştirin:
- Teknoloji çözümleri bulun:
- Dış kaynak kullanımı ortaklarını araştırmaya derinlemesine dalın:
- İK koordinatörlerinden oluşan bir ekip oluşturun:
- Çözüm
İK fonksiyonlarının dış kaynak kullanımı:
CakeHR gibi İK yazılımı, zaman takibi, vardiya planlaması ve katılım (diğerlerinin yanı sıra) gibi bir dizi zaman alıcı İK işleviyle ilgilenirken, hala insan dokunuşu gerektiren alanlar var.
Bu işlevleri dışarıdan temin etmek doğru bir seçim gibi görünebilir. Ancak, iş kararları nadiren siyah beyazdır. PEO'lar küçük işletmeler için mükemmeldir. İşletmeniz büyüdükçe, işletmenizin büyümesi üzerinde doğrudan etkisi olan bazı temel İK fonksiyonlarının kontrolünü isteyeceksiniz.
Başka bir deyişle, İK dış kaynak kullanımı başkaları için işe yaradı diye, işinizin de bundan faydalanacağının garantisi yoktur. Bir İK dış kaynak kullanım ortağını araştırmaya başlamadan önce, durum tespiti isteyin.
İK dış kaynak kullanımının bu artılarını ve eksilerini göz önünde bulundurun:
İK fonksiyonlarını dışarıdan temin etmenin artıları:
Daha önce de belirtildiği gibi, İK fonksiyonlarını dışarıdan temin etmenin bazı büyük faydaları vardır. Bunlardan bazıları:
- Maliyet verimliliği , işletmenin herhangi bir işlevini dışarıdan temin etmenin en önemli avantajlarından biri olmalıdır. İK bir istisna değildir. Uzmanlaşmış bir İK uzmanları ekibini işe almak (ve elinizde tutmak) zorunda olmamak, özellikle küçük işletmeler için önemli tasarruflara dönüşebilir.
- Bir organizasyonun ekibinde eksik olabileceği uzmanlığa erişim, İK'yı dışarıdan temin etmenin bir başka önemli avantajıdır. Hukuki uzmanlıktan verimli ve doğru bordro işlemeye kadar, İK dış kaynak kullanımı, İK sürecinin en zahmetli ve önemli görevlerini üstünüzden kaldırabilir.
- En son İK teknolojisine erişim , İK işlevlerinin dış kaynak kullanımına benzer bir avantajdır.
- Kurum içi kaynakların daha iyi tahsisi, belirli İK fonksiyonlarını dışarıdan temin etmenin bir başka kayda değer avantajıdır. Sonuçta, işi daha hızlı ve daha düşük maliyetle yapabilecek kurumsal eğitim şirketleri varken, pahalı ve yüksek nitelikli İK kaynaklarınızın cinsel taciz eğitim kursları hazırlamak için çalışmasını istemezsiniz.
- Dış kaynak kullanımı, çatışmaların daha verimli bir şekilde çözülmesini sağlar. Bunun nedeni, bu ofis içi çatışmaların, herhangi bir önyargı olmaksızın çatışmayı çözebilecek dışarıdan bir üçüncü tarafa götürülmesidir.
Dış kaynak kullanımının bu faydaları önemli bir ağırlığa sahip olsa da, başka hususlara dikkat etmeniz gerekir.
İK fonksiyonlarını dış kaynak kullanmanın eksileri:
Çalışanlarınızın hayatlarıyla ilgilenen dış kaynak kullanımı fonksiyonlarının bazı olumsuz sonuçları olması kaçınılmazdır. En yaygın olanları:
- Kurumsal kültürün teşvik edilmesindeki aksama, İK fonksiyonlarını dışarıdan temin etmenin bariz bir dezavantajıdır. İK dış kaynak şirketleri, bir dizi işletme için bordro, çalışanlara sağlanan faydalar, çatışma çözümü ve yetenek edinme süreçleriyle ilgilenir. Çoğu durumda, bu görevleri yerine getirmek için kendi belirlenmiş prosedürleri vardır. Bu görevlerle ilgili durumları ele alma biçimleri, kuruluşunuzun işleyişinden büyük ölçüde farklı olabilir.
- İletişim boşlukları , daha çok İK fonksiyonlarını dışarıdan temin etmenin beklenmedik bir avantajıdır. Çoğu işletme, dış kaynak ortaklarından görevlerin ve sonuçların hızlı bir şekilde teslim edilmesini bekler. Bununla birlikte, çoğu, dış kaynak kullanım ortağına bir ileti gönderme süresini ve yanıt almak için geçen süreyi hesaba katmayı unutur. Bu, çatışma çözümü durumunda en acil sorunları ortaya çıkarır. Şirket içi bir İK departmanınız varsa, bir çalışan sorunlarını tartışmak ve çözmek için çalışmak için onlara gidebilir. Bununla birlikte, bir dış kaynak ortağı durumunda, biraz gecikme beklemek mantıklıdır. Bu gecikme sorunların artmasına neden olabilir.
- Kontrol kaybı, dış kaynak kullanımının bilinen bir başka dezavantajıdır. Kararlara ve süreçlere dahil olmamak, doğru ortakla sorun olmayabilir. Ancak, birçok işletme sahibi için bir tür rahatsızlığa neden olur.
- İK dış kaynak kullanımı durumunda veri bütünlüğünü korumak da bir zorluk haline gelir. Çoğu dış kaynak kullanımı anlaşmasının bir gizlilik maddesi olsa da, insanlar tahmin edilemez ve çalışanınızın korunan verilerine erişim izni vermek yine de potansiyel olarak geri tepebilir.
İK fonksiyonlarını dışarıdan temin etmenin bu potansiyel tuzaklarını göz önünde bulundurarak, İK departmanınızın tamamını dışarıdan temin etmenin iyi bir fikir olmadığı açıkça ortaya çıkıyor.
En yaygın olarak dış kaynaklı İK işlevleri:
Az önce tartıştığımız bu dezavantajları görmezden gelseniz bile, tüm bir departmanı dışarıdan temin etmenin başka yansımaları vardır. Yeni başlayanlar için, departmanda dış kaynak kullanımı, muhtemelen mevcut birçok kaynağın işten çıkarılması gerektiği anlamına gelecektir. Bu, ofisinizde potansiyel olarak olumsuz bir ortam yaratabilir ve farklı departmanlardan çalışanlar işlerinin de risk altında olup olmadığını merak edebilir.
Bunu akılda tutarak, en yaygın olarak dış kaynaklı İK işlevlerinden bahsedelim:
- Toplu İşe Alma: Doğru yeteneği işe almak, birkaç adımı içeren özenli bir süreçtir. Bunu daha büyük ölçekte yapmak, daha da büyük bir idari kabusa dönüşebilir ve kaynaklarınızı stratejik görevlere odaklanmak için zamansız bırakabilir.
- Bordro İşleme , çok sayıda İK kaynağı kullanan daha büyük kuruluşlar arasında bile, çok yaygın olarak dışarıdan sağlanan başka bir İK işlevidir. Bunun nedeni, bordronun zaman alıcı bir görev olması ve aynı zamanda bordro işlemedeki hataların herhangi bir işletme için potansiyel olarak çok pahalı olabilmesidir. Neyse ki, bordro endüstrisindeki yaklaşan eğilimlerle, bu tür sorunların sonunda ortadan kalkması bekleniyor.
- Fayda Yönetimi , bir kuruluş içindeki birden çok departmanın sorunsuz çalışması için kritik olan, zaman alan başka bir görevdir.
Geçici personel alımı ve arka plan taramasında yaygın olarak dış kaynak sağlanan diğer İK alanları.
İlginizi çekebilir: Kâr Amacı Gütmeyen Teknoloji: Daha İyi Kaynaklara İhtiyaç.
Çoğu işletmenin bünyesinde bulundurduğu İK işlevleri:
Şimdi, genellikle şirket içinde tutulan çoğu İK işlevinden bahsedelim:
- Yetenek Geliştirme , büyüklüklerine bakılmaksızın çoğu kuruluş için şirket içi bir girişim olma eğilimindedir. Bunun arkasındaki neden oldukça basittir, işletme sahipleri çalışanlarına yatırım yapar ve kuruluşlarının büyümesiyle en alakalı becerileri geliştirmelerine yardımcı olur. Bu becerilerin çoğu evrensel uygulamalara sahip olmakla birlikte, markanın çıkarları ve şirketin süreçleri göz önünde bulundurularak geliştirilir. Bu nedenle, bu tür bir uyumun sağlandığından emin olmak için, eğitimin kurumsal hedefler ve süreçler hakkında derinlemesine bilgi sahibi biri tarafından verilmesi önemlidir.
- İK Stratejisi , İK departmanının çoğunlukla şirket içinde tutulan bir başka yönüdür ve nedeni açıktır. Uzun vadeli ve kısa vadeli İK stratejilerinin iş hedefleriyle kesinlikle uyumlu olması gerekir ve bu nedenle İK stratejisi ancak şirket içinde yapıldığında verimli çalışabilir.
- Değişiklik yönetimi genellikle kısmen dış kaynaklıdır, ancak nihai uygulama kuruluş içinde sınırlıdır. İK'nın bu yönünü dış kaynak kullanan çoğu işletme, yalnızca bir değişiklik yönetimi stratejisi geliştirmek için danışmanlar tutar. Bununla birlikte, stratejinin nihai uygulaması, İK yöneticileri ile işletme departmanlarındaki yöneticilerin tutarlı etkileşimini gerektirir. Sorunsuz iletişimi kolaylaştırmak için değişiklik yönetimi genellikle kurum içi kaynaklar yardımıyla gerçekleştirilir.
- İK Danışmanlığı işlevleri de hızlı ve sorunsuz iletişim ihtiyacı nedeniyle çoğunlukla şirket içinde tutulur. Ayrıca, danışmanlık görevlerini verimli bir şekilde yerine getirmek için, kaynağın kurumsal hedeflere ve İK sisteminin bu hedeflere ulaşılmasını nasıl kolaylaştıracağına dair derinlemesine bir anlayışa sahip olması gerekir. Bu anlayış düzeyi, harici ortaklarda nadiren bulunur.
Kuruluşunuz için hangi İK işlevlerinin "kritik" olduğunu anlayın:
Artık İK fonksiyonlarını dışarıdan temin etmenin artılarını ve eksilerini ve en yaygın olarak dışarıdan temin edilen fonksiyonlar hakkında bildiğimize göre, aslında dışarıdan temin edilen İK fonksiyonlarının farklı organizasyonlar arasında farklılık gösterdiği açıklığa kavuşmuş olmalıdır.
Bununla birlikte, olumlu bir yatırım getirisi sağlayan sorunsuz bir dış kaynak kullanımı ortaklığı sağlamak için kuruluşların atması gereken birkaç ortak adım vardır.
Daha önce de belirtildiği gibi, bunlar kuruluştan kuruluşa değişir. Çalışanlarınızın hassas verilerini ele alan İK fonksiyonlarını ve iş yerinizdeki günlük operasyonları etkileyecek fonksiyonları göz önünde bulundurmalısınız.
Şirketinizin kısa ve uzun vadeli hedeflerini düşünün. İK'nın bu hedeflere ulaşmanıza nasıl yardımcı olacağını düşünün. Bu şekilde, stratejik sonuçlar elde etmek için hangi işlevlere doğrudan kontrolünüz altında sahip olmanız gerektiğini bileceksiniz.
Dış kaynak kullanmak istediğiniz İK fonksiyonlarının bir listesini geliştirin:
“Dış kaynaklı fonksiyonlar” listesini oluştururken önceki listeyi düzenlemekten çekinmeyin. Unutmayın, birçok işletme işe alım ve İK uyumluluğu gibi kritik iş fonksiyonlarını dışarıdan temin etmektedir. Dış kaynak kullanımı kararı sadece maliyet ve kontrol hususlarına bağlı değildir. Ekibinizde sahip olduğunuz uzmanlığı düşünün. Şirket içi ekibinizin üstesinden gelemeyeceği herhangi bir şey, "dış kaynak kullanımına yönelik işlevler" listesinin potansiyel bir öğesidir.
Teknoloji çözümleri bulun:
Benzer şekilde CakeHR, zaman takibi, devam yönetimi ve vardiya planlaması gibi özellikler sunar. Bunların tümü, önemli ölçüde zaman ve kaynak gerektiren kritik İK görevleridir.
Bir dış kaynak ortağından daha cep dostu olmanın yanı sıra, teknolojiye bağlı olmak insan hatası marjını da azaltır.
Dış kaynak kullanımı ortaklarını araştırmaya derinlemesine dalın:
Her kuruluşun, dış kaynak kullanımı ortakları için uyumluluk kriterleri konusunda kendi anlayışı vardır. İK dış kaynak kullanımı durumunda bu kriterler çok önemlidir.
Bunun nedeni, İK dış kaynak şirketleri arasında sık sık geçiş yapılmasının tavsiye edilmemesidir. Aslında, bir dış kaynak ortağı ararken amacınız, gelecek yıllar boyunca birlikte çalışabileceğiniz birini bulmak olmalıdır.
İK'nın çalışanlarınızla ilgilendiğini anlayın. Zamanla, dış kaynak ortağınızın temsilcileriyle tanışacaklar ve onlarla rahat edecekler. Bu rahatlık, İK departmanının işlevlerini sorunsuz bir şekilde yerine getirebilmesi için çok önemlidir.
Güvenilir bir dış kaynak bulma ortağı bulmanın ve onlarla uzun vadeli bir ilişki geliştirmenin bir başka nedeni de, bunu yapmanın işinizi ve İK işlevlerinin büyümeyi nasıl kolaylaştırmasını beklediğinizi anlamalarına yardımcı olacağıdır. Dış kaynak sağlayıcılarını sık sık değiştirmek, yalnızca şirketinizin büyümesini hızlandırmak için uzman bir İK ekibinden ihtiyaç duyduğunuz girdileri geciktirecektir.
İK koordinatörlerinden oluşan bir ekip oluşturun:
Yalnızca belirli işlevleri dışarıdan temin etmeye karar verdiyseniz, dış kaynak ortaklarınızla sorunsuz ve karışıklık içermeyen koordinasyondan mevcut İK ekibinizin hangi kaynaklarının sorumlu olacağına karar vermenin zamanı geldi.
Şunlar da hoşunuza gidebilir: Sanal Gerçeklik İçeriği Oluşturma Gelecekte İşletmelerin Büyümesini Nasıl Etkileyecek?
Çözüm
Dış kaynak kullanımı hiçbir iş için asla kolay bir karar değildir. Uygulanabilir olması için zaman ve titizlik gerektirir. Bununla birlikte, İK söz konusu olduğunda, doğru dış kaynak kullanma stratejisi size pozitif bir yatırım getirisi sağlarken iş yükünüzü de azaltabilir. Ayrıca işinizin büyümesini hızlandırabilir.
Bu makale Costa Lamprou tarafından yazılmıştır. Costa, The Eearning Industry Network'te PPC'nin başkanıdır. Ürün geliştirme ve satıştan eğitime ve PPC'ye kadar her konuda deneyime sahip olan Costa, e-Öğrenim işletmelerinin tam lider gen potansiyellerine ulaşmalarına yardımcı olur. Costa, müşterilerinin başarılı olmasına yardımcı olmadığında, e-Öğrenim kurslarının yardımıyla pazarlama ufkunu genişletmeyi sever.