Outsourcing funkcji HR: wszystko, co musisz wiedzieć
Opublikowany: 2020-05-09Inaczej niż kilkadziesiąt lat temu, relacja pracownik-pracodawca przekształciła się w dwukierunkową ulicę. Tam, gdzie kiedyś wszystkie oczekiwania zostały postawione przez pracodawcę, czasy się zmieniły. Obecnie istnieje zaciekła konkurencja między dużymi i małymi firmami, aby przyciągnąć największe talenty; marki ścigają się, aby przewyższyć oczekiwania swoich pracowników.
Od szeregu korzyści po zapewnienie zrewolucjonizowanego środowiska pracy, marki szybko zdają sobie sprawę z tego, jak ważne jest uszczęśliwianie swoich pracowników. W wyniku tej ewolucji rola zasobów ludzkich staje się coraz bardziej złożona iw wielu przypadkach czasochłonna. Mimo to wiele dużych organizacji decyduje się na prowadzenie swoich funkcji HR we własnym zakresie.
Jednak mniejsze firmy nie mają luksusu czasu ani pieniędzy na zatrudnienie zespołu ekspertów HR. W rezultacie wiele osób korzysta z outsourcingu, aby zachować konkurencyjność. Nic dziwnego, że trend ten okazał się korzystny dla małych firm. Rozważ te statystyki:
- Firmy, które współpracują z profesjonalną organizacją pracodawców, rosną w tempie 7%-9% rocznie. Jednocześnie zmniejszają rotację pracowników o 12%-14%.
- Firmy, które korzystają z profesjonalnej organizacji pracodawców, osiągają 27% ROI z inwestycji. Opiera się to wyłącznie na oszczędnościach uzyskanych dzięki outsourcingowi.
Polecane dla Ciebie: 10 najpopularniejszych rozwiązań ERP (systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa).
- Outsourcing funkcji HR:
- Zalety outsourcingu funkcji HR:
- Wady outsourcingu funkcji HR:
- Najczęściej zlecane na zewnątrz funkcje HR:
- Funkcje HR, które większość firm utrzymuje we własnym zakresie:
- Dowiedz się, które funkcje HR są „krytyczne” dla Twojej organizacji:
- Opracuj listę funkcji HR, które chcesz zlecić na zewnątrz:
- Znajdź rozwiązania technologiczne:
- Zagłęb się w badanie partnerów outsourcingowych:
- Zbuduj zespół koordynatorów HR:
- Wniosek
Outsourcing funkcji HR:
Chociaż oprogramowanie HR, takie jak CakeHR, obsługuje szereg czasochłonnych funkcji HR, takich jak śledzenie czasu, planowanie zmian i obecność (między innymi), nadal istnieją obszary, które wymagają ludzkiego dotyku.
Outsourcing tych funkcji może wydawać się właściwym wyborem. Ale decyzje biznesowe rzadko są czarno-białe. PEO są świetne dla mniejszych firm. Wraz z rozwojem firmy będziesz chciał mieć kontrolę nad niektórymi podstawowymi funkcjami HR, które mają bezpośredni wpływ na rozwój Twojej firmy.
Innymi słowy, tylko dlatego, że outsourcing HR sprawdził się dla innych, nie ma gwarancji, że Twoja firma zyska na tym samym. Zanim zagłębisz się w poszukiwanie partnera outsourcingu HR, wymagaj należytej staranności.
Rozważ te plusy i minusy outsourcingu HR:
Zalety outsourcingu funkcji HR:
Jak wspomniano wcześniej, outsourcing funkcji HR niesie ze sobą ogromne korzyści. Niektóre z nich to:
- Efektywność kosztowa musi być jedną z głównych zalet outsourcingu dowolnej funkcji firmy. HR nie jest wyjątkiem. Brak konieczności zatrudniania (i utrzymywania) wyspecjalizowanego zespołu ekspertów HR może przełożyć się na znaczne oszczędności, zwłaszcza dla mniejszych firm.
- Dostęp do wiedzy specjalistycznej , której organizacji może brakować w swoim zespole, to kolejna ważna zaleta outsourcingu HR. Od ekspertyz prawnych po wydajne i dokładne przetwarzanie płac, outsourcing HR może zdjąć z Ciebie najbardziej żmudne i kluczowe zadania procesu HR.
- Dostęp do najnowocześniejszych technologii HR to korzyść podobna do outsourcingu funkcji HR.
- Lepsza alokacja zasobów wewnętrznych to kolejna godna uwagi zaleta outsourcingu niektórych funkcji HR. W końcu nie chcesz, aby twoje drogie i wysoko wykwalifikowane zasoby HR pracowały nad przygotowaniem kursów szkoleniowych dotyczących molestowania seksualnego, gdy istnieją firmy szkoleniowe, które mogą wykonać zadanie szybciej i taniej.
- Outsourcing pozwala na sprawniejsze rozwiązywanie konfliktów . Powodem jest to, że te konflikty w biurze są przekazywane zewnętrznej stronie trzeciej, która może rozwiązać konflikt bez żadnych uprzedzeń.
Chociaż te korzyści z outsourcingu mają znaczną wagę, należy wziąć pod uwagę inne kwestie.
Wady outsourcingu funkcji HR:
Zlecanie osobom trzecim funkcji związanych z życiem Twoich pracowników musi mieć pewne negatywne reperkusje. Najczęstsze z nich to:
- Zakłócenia w promowaniu kultury korporacyjnej to oczywista wada outsourcingu funkcji HR. Firmy outsourcingowe HR zajmują się płacami, świadczeniami pracowniczymi, rozwiązywaniem konfliktów i procesami pozyskiwania talentów w wielu firmach. W większości przypadków mają własne ustalone procedury wykonywania tych zadań. Ich sposób radzenia sobie z sytuacjami związanymi z tymi zadaniami może drastycznie różnić się od sposobu funkcjonowania Twojej organizacji.
- Luki komunikacyjne to raczej nieoczekiwana zaleta outsourcingu funkcji HR. Większość firm oczekuje od swoich partnerów outsourcingowych szybkiej realizacji zadań i wyników. Jednak wielu zapomina o uwzględnieniu czasu potrzebnego na wysłanie wiadomości do partnera outsourcingowego oraz czasu potrzebnego na otrzymanie odpowiedzi. Stwarza to najbardziej palące problemy w przypadku rozwiązywania konfliktów. Jeśli masz wewnętrzny dział HR, pracownik może po prostu podejść do niego, aby omówić swoje problemy i popracować nad ich rozwiązaniem. Jednak w przypadku partnera outsourcingowego logiczne jest oczekiwanie opóźnienia. To opóźnienie może spowodować eskalację problemów.
- Utrata kontroli to kolejna znana wada outsourcingu. Brak zaangażowania w decyzje i procesy może nie stanowić problemu z odpowiednim partnerem. Ale powoduje to pewien dyskomfort dla wielu właścicieli firm.
- Utrzymanie integralności danych staje się również wyzwaniem w przypadku outsourcingu HR. Podczas gdy większość umów outsourcingowych zawiera klauzulę o zachowaniu poufności, ludzie są nieprzewidywalni, a udostępnienie chronionych danych pracownika nadal może przynieść odwrotny skutek.
Znając te potencjalne pułapki outsourcingu funkcji HR, staje się jasne, że outsourcing całego działu HR nie jest dobrym pomysłem.
Najczęściej zlecane na zewnątrz funkcje HR:
Nawet jeśli zignorujesz te wady, które właśnie omówiliśmy, outsourcing całego działu ma inne konsekwencje. Na początek outsourcing działu prawdopodobnie będzie oznaczał zwolnienie wielu bieżących zasobów. Może to potencjalnie stworzyć negatywne środowisko w Twoim biurze, ponieważ pracownicy z różnych działów zastanawiają się, czy ich praca również jest zagrożona.
Mając to na uwadze, porozmawiajmy o najczęściej zlecanych na zewnątrz funkcjach HR:
- Zatrudnianie masowe: Zatrudnianie odpowiedniego talentu to żmudny proces składający się z kilku etapów. Robienie tego na większą skalę może okazać się jeszcze większym koszmarem administracyjnym, a Twoje zasoby nie będą miały czasu na skupienie się na zadaniach strategicznych.
- Przetwarzanie płac to kolejna funkcja HR, która jest bardzo często zlecana na zewnątrz, nawet w większych organizacjach, które zatrudniają wiele zasobów HR. Powodem jest to, że rozliczanie płac jest zadaniem czasochłonnym, a jednocześnie błędy w przetwarzaniu listy płac mogą być potencjalnie bardzo kosztowne dla każdej firmy. Na szczęście, wraz z nadchodzącymi trendami w branży płacowej, oczekuje się, że takie problemy w końcu znikną.
- Administracja korzyściami to kolejne czasochłonne zadanie, które ma kluczowe znaczenie dla sprawnego funkcjonowania wielu działów w organizacji.
Inne obszary HR, które są zwykle zlecane na zewnątrz przy zatrudnianiu pracowników tymczasowych i sprawdzaniu przeszłości.
Może ci się spodobać: Technologia non-profit: potrzeba lepszych zasobów.
Funkcje HR, które większość firm utrzymuje we własnym zakresie:
Porozmawiajmy teraz o większości funkcji HR, które są zwykle utrzymywane w firmie:
- Rozwój talentów jest zwykle inicjatywą wewnętrzną dla większości organizacji, niezależnie od ich wielkości. Powód tego jest dość prosty, właściciele firm inwestują w swoich pracowników i pomagają im rozwijać umiejętności, które są najbardziej istotne dla rozwoju ich organizacji. Chociaż większość z tych umiejętności ma uniwersalne zastosowanie, rozwijane są one z myślą o interesach marki i procesach firmy. Dlatego, aby zapewnić osiągnięcie tego rodzaju dostosowania, ważne jest, aby szkolenie było prowadzone przez kogoś, kto ma dogłębną wiedzę na temat celów i procesów organizacyjnych.
- Strategia HR to kolejny aspekt działu HR, który jest w większości utrzymywany wewnętrznie, a powód jest oczywisty. Długoterminowe i krótkoterminowe strategie HR muszą być całkowicie dostosowane do celów biznesowych, dlatego strategia HR może działać efektywnie tylko wtedy, gdy jest wykonywana we własnym zakresie.
- Zarządzanie zmianą jest często częściowo zlecane na zewnątrz, ale ostateczne wdrożenie jest ograniczone do organizacji. Większość firm, które zlecają ten aspekt HR, zatrudnia konsultantów tylko w celu opracowania strategii zarządzania zmianą. Ostateczna realizacja strategii wymaga jednak konsekwentnego współdziałania menedżerów HR i menedżerów w działach operacyjnych. Aby ułatwić płynną komunikację, zarządzanie zmianą odbywa się zwykle przy pomocy własnych zasobów.
- Funkcje HR Advisory są również w większości prowadzone wewnętrznie, ze względu na potrzebę szybkiej i płynnej komunikacji. Ponadto, aby skutecznie wykonywać obowiązki doradcze, zasób musi mieć dogłębne zrozumienie celów organizacyjnych oraz tego, w jaki sposób system HR ułatwi osiągnięcie tych celów. Ten poziom zrozumienia jest rzadko spotykany u partnerów zewnętrznych.
Dowiedz się, które funkcje HR są „krytyczne” dla Twojej organizacji:
Teraz, gdy znamy zalety i wady outsourcingu funkcji HR oraz funkcje, które są najczęściej zlecane na zewnątrz, stało się jasne, że funkcje HR, które są faktycznie zlecane na zewnątrz, różnią się w zależności od organizacji.
Mając to na uwadze, istnieje kilka typowych kroków, które organizacje muszą podjąć, aby zapewnić płynne partnerstwo outsourcingowe, które przyniesie pozytywny zwrot z inwestycji.
Jak wspomniano wcześniej, różnią się one w zależności od organizacji. Musisz wziąć pod uwagę funkcje HR, które zajmują się wrażliwymi danymi Twoich pracowników, a także funkcje, które będą miały wpływ na codzienne operacje w Twoim miejscu pracy.
Pomyśl o krótko- i długoterminowych celach swojej firmy. Zastanów się, jak HR pomoże Ci osiągnąć te cele. W ten sposób będziesz wiedział, które z funkcji musisz mieć pod swoją bezpośrednią kontrolą, aby osiągać strategiczne wyniki.
Opracuj listę funkcji HR, które chcesz zlecić na zewnątrz:
Nie wahaj się edytować poprzedniej listy podczas tworzenia listy „funkcje do outsourcingu”. Pamiętaj, że wiele firm zleca na zewnątrz kluczowe funkcje biznesowe, takie jak rekrutacja i zgodność HR. Decyzja o outsourcingu nie zależy tylko od rozważań dotyczących kosztów i kontroli. Zastanów się, jaką masz wiedzę fachową w swoim zespole. Wszystko, z czym Twój wewnętrzny zespół nie może sobie poradzić, jest potencjalną pozycją na liście „funkcje do outsourcingu”.
Znajdź rozwiązania technologiczne:
Podobnie CakeHR oferuje funkcje, takie jak śledzenie czasu, zarządzanie obecnością i planowanie zmian. Wszystko to są krytyczne zadania HR, które wymagają znacznego czasu i zasobów.
Oprócz tego, że jest bardziej przyjazny dla kieszeni niż partner outsourcingowy, uzależnienie od technologii zmniejsza również margines błędu ludzkiego.
Zagłęb się w badanie partnerów outsourcingowych:
Każda organizacja ma własne rozumienie kryteriów zgodności dla partnerów outsourcingowych. Kryteria te mają kluczowe znaczenie w przypadku outsourcingu HR.
Powodem tego jest to, że nie jest wskazane częste przełączanie się między firmami outsourcingowymi HR. W rzeczywistości, szukając partnera outsourcingowego, Twoim celem powinno być znalezienie takiego, z którym będziesz mógł pracować przez wiele lat.
Zrozum, że HR zajmuje się Twoimi pracownikami. Z czasem zapoznają się z przedstawicielami Twojego partnera outsourcingowego i poczują się z nimi komfortowo. Ten komfort jest kluczowy dla działu HR, aby sprawnie realizować swoje funkcje.
Innym powodem, dla którego warto znaleźć niezawodnego partnera outsourcingowego i nawiązać z nim długoterminową relację, jest to, że pomoże im to w zrozumieniu Twojej firmy i tego, jak oczekujesz, że funkcje HR ułatwią rozwój. Częsta zmiana dostawcy outsourcingu opóźni tylko wkład, którego potrzebujesz ze strony zespołu ekspertów HR, aby napędzać rozwój Twojej firmy.
Zbuduj zespół koordynatorów HR:
Jeśli zdecydowałeś się zlecić na zewnątrz tylko niektóre funkcje, nadszedł czas, aby zdecydować, które zasoby Twojego istniejącego zespołu HR będą odpowiedzialne za płynną i bezproblemową koordynację z Twoimi partnerami outsourcingowymi.
Możesz również polubić: Jak tworzenie treści w wirtualnej rzeczywistości wpłynie na rozwój firm w przyszłości?
Wniosek
Outsourcing nigdy nie jest łatwą decyzją dla każdej firmy. Aby być rentownym, wymaga należytego czasu i staranności. Mając to na uwadze, w przypadku HR właściwa strategia outsourcingu może zmniejszyć obciążenie pracą, zapewniając jednocześnie dodatni zwrot z inwestycji. Może też faktycznie przyspieszyć rozwój Twojej firmy.
Ten artykuł został napisany przez Costa Lamprou. Costa jest szefem PPC w The Elearning Industry Network. Dzięki doświadczeniu we wszystkim, od rozwoju produktu i sprzedaży po szkolenia i PPC, Costa pomaga firmom e-learningowym osiągnąć pełny potencjał w zakresie generowania leadów. Kiedy nie pomaga klientom odnieść sukces, Costa lubi poszerzać swoje horyzonty marketingowe za pomocą kursów eLearningowych.