Outsourcing von HR-Funktionen: Alles, was Sie wissen müssen
Veröffentlicht: 2020-05-09Anders als noch vor ein paar Jahrzehnten hat sich die Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu einer Einbahnstraße entwickelt. Wo früher alle Erwartungen vom Arbeitgeber gestellt wurden, haben sich die Zeiten geändert. Heute herrscht zwischen großen und kleinen Unternehmen ein Verdrängungswettbewerb, um Top-Talente anzuziehen; Marken kämpfen darum, die Erwartungen ihrer Mitarbeiter zu übertreffen.
Von einer Reihe von Vorteilen bis hin zur Bereitstellung einer revolutionierten Arbeitsumgebung erkennen Marken schnell, wie wichtig es ist, ihre Mitarbeiter zufrieden zu stellen. Als Folge dieser Entwicklung wird die Rolle der Humanressourcen immer komplexer und in vielen Fällen zeitaufwändig. Trotzdem entscheiden sich viele große Organisationen dafür, ihre HR-Funktionen intern zu betreiben.
Kleinere Unternehmen haben jedoch weder Zeit noch Geld, um ein Team von HR-Experten einzustellen. Infolgedessen wenden sich viele dem Outsourcing zu, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Es überrascht nicht, dass sich dieser Trend für kleine Unternehmen als vorteilhaft erwiesen hat. Betrachten Sie diese Statistiken:
- Unternehmen, die mit einer professionellen Arbeitgeberorganisation zusammenarbeiten, wachsen jährlich um 7 bis 9 %. Gleichzeitig reduzieren sie ihre Mitarbeiterfluktuation um 12 % bis 14 %.
- Unternehmen, die eine professionelle Arbeitgeberorganisation nutzen, erzielen einen ROI von 27 % auf ihre Investition. Dies basiert ausschließlich auf den Einsparungen durch das Outsourcing.
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- Outsourcing von HR-Funktionen:
- Vorteile des Outsourcings von HR-Funktionen:
- Nachteile des Outsourcings von HR-Funktionen:
- Die am häufigsten ausgelagerten HR-Funktionen:
- HR-Funktionen, die die meisten Unternehmen intern behalten:
- Verstehen Sie, welche HR-Funktionen für Ihr Unternehmen „kritisch“ sind:
- Entwickeln Sie eine Liste der HR-Funktionen, die Sie auslagern möchten:
- Technologielösungen finden:
- Tauchen Sie ein in die Recherche von Outsourcing-Partnern:
- Bauen Sie ein Team von HR-Koordinatoren auf:
- Fazit
Outsourcing von HR-Funktionen:
Während sich HR-Software wie CakeHR um eine Reihe zeitaufwändiger HR-Funktionen kümmert, wie z.
Die Auslagerung dieser Funktionen scheint die richtige Wahl zu sein. Aber Geschäftsentscheidungen sind selten schwarz und weiß. PEOs sind ideal für kleinere Unternehmen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden Sie die Kontrolle über einige der zentralen HR-Funktionen haben wollen, die einen direkten Einfluss auf das Wachstum Ihres Unternehmens haben.
Mit anderen Worten, nur weil HR-Outsourcing für andere funktioniert hat, gibt es keine Garantie dafür, dass Ihr Unternehmen davon profitieren wird. Bevor Sie in die Recherche nach einem HR-Outsourcing-Partner eintauchen, fordern Sie eine Due Diligence.
Betrachten Sie diese Vor- und Nachteile des HR-Outsourcings:
Vorteile des Outsourcings von HR-Funktionen:
Wie bereits erwähnt, bietet das Outsourcing von HR-Funktionen einige große Vorteile. Einige davon sind:
- Kosteneffizienz muss einer der wichtigsten Vorteile des Outsourcings einer beliebigen Funktion des Unternehmens sein. HR ist keine Ausnahme. Ein spezialisiertes Team von HR-Experten nicht einstellen (und behalten) zu müssen, kann zu erheblichen Einsparungen führen, insbesondere für kleinere Unternehmen.
- Der Zugang zu Fachwissen , das einem Unternehmen in seinem Team möglicherweise fehlt, ist ein weiterer großer Vorteil des Outsourcings von HR. Von juristischem Fachwissen bis hin zu einer effizienten und genauen Gehaltsabrechnung kann HR-Outsourcing Ihnen die mühsamsten und wichtigsten Aufgaben des HR-Prozesses abnehmen.
- Der Zugang zu modernster HR-Technologie ist ein ähnlicher Vorteil wie das Outsourcing von HR-Funktionen.
- Die bessere Zuweisung interner Ressourcen ist ein weiterer nennenswerter Vorteil der Auslagerung bestimmter HR- Funktionen. Schließlich möchten Sie nicht, dass Ihre teuren und hochqualifizierten HR-Ressourcen an der Vorbereitung von Schulungen zu sexueller Belästigung arbeiten, wenn es betriebliche Schulungsunternehmen gibt, die die Aufgabe schneller und zu geringeren Kosten erledigen können.
- Outsourcing ermöglicht eine effizientere Lösung von Konflikten . Der Grund dafür ist, dass diese internen Konflikte an einen externen Dritten weitergegeben werden, der den Konflikt ohne jegliche Voreingenommenheit lösen kann.
Während diese Vorteile des Outsourcings erhebliches Gewicht haben, müssen Sie andere Überlegungen anstellen.
Nachteile des Outsourcings von HR-Funktionen:
Die Auslagerung von Funktionen, die das Leben Ihrer Mitarbeiter betreffen, an Dritte hat zwangsläufig einige negative Auswirkungen. Die häufigsten sind:
- Störungen bei der Förderung der Unternehmenskultur sind ein offensichtlicher Nachteil der Auslagerung von HR-Funktionen. HR-Outsourcing-Unternehmen kümmern sich für eine Reihe von Unternehmen um Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Konfliktlösung und Talentakquiseprozesse. In den meisten Fällen haben sie ihre eigenen festgelegten Verfahren, um diese Aufgaben auszuführen. Ihre Art, mit Situationen umzugehen, die für diese Aufgaben relevant sind, kann sich drastisch von der Funktionsweise Ihrer Organisation unterscheiden.
- Kommunikationslücken sind eher ein unerwarteter Vorteil der Auslagerung von HR-Funktionen. Die meisten Unternehmen erwarten von ihren Outsourcing-Partnern eine schnelle Lieferung von Aufgaben und Ergebnissen. Viele vergessen jedoch, die Zeit für das Versenden einer Mitteilung an ihren Outsourcing-Partner und die Zeit, die benötigt wird, um eine Antwort zu erhalten, einzukalkulieren. Dies stellt die drängendsten Probleme bei der Konfliktlösung dar. Wenn Sie eine interne Personalabteilung haben, kann ein Mitarbeiter einfach zu ihr gehen, um ihre Probleme zu besprechen und an deren Lösung zu arbeiten. Im Falle eines Outsourcing-Partners ist es jedoch logisch, mit einer gewissen Verzögerung zu rechnen. Diese Verzögerung kann dazu führen, dass Probleme eskalieren.
- Kontrollverlust ist ein weiterer bekannter Nachteil des Outsourcings. Sich nicht in Entscheidungen und Prozesse einzumischen, ist mit dem richtigen Partner möglicherweise kein Problem. Aber es verursacht vielen Geschäftsinhabern ein gewisses Unbehagen.
- Auch beim HR-Outsourcing wird die Wahrung der Datenintegrität zur Herausforderung. Während die meisten Outsourcing-Vereinbarungen eine Vertraulichkeitsklausel enthalten, sind Menschen unberechenbar, und der Zugriff auf die geschützten Daten Ihrer Mitarbeiter kann immer noch nach hinten losgehen.
Wenn Sie diese potenziellen Fallstricke beim Outsourcing von HR-Funktionen kennen, wird klar, dass das Outsourcing Ihrer gesamten HR-Abteilung keine gute Idee ist.
Die am häufigsten ausgelagerten HR-Funktionen:
Selbst wenn Sie diese gerade besprochenen Nachteile außer Acht lassen, hat das Outsourcing einer ganzen Abteilung andere Auswirkungen. Zunächst einmal wird die Ausgliederung der Abteilung wahrscheinlich bedeuten, dass viele derzeitige Ressourcen entlassen werden müssen. Dies kann möglicherweise ein negatives Umfeld in Ihrem Büro schaffen, in dem sich Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen fragen, ob auch ihr Arbeitsplatz gefährdet ist.
Lassen Sie uns vor diesem Hintergrund über die am häufigsten ausgelagerten HR-Funktionen sprechen:
- Masseneinstellung: Die Einstellung der richtigen Talente ist ein mühsamer Prozess, der mehrere Schritte umfasst. Wenn Sie dies in größerem Umfang tun, kann dies zu einem noch größeren administrativen Alptraum werden und Ihren Ressourcen keine Zeit lassen, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
- Die Gehaltsabrechnung ist eine weitere HR-Funktion, die sehr häufig ausgelagert wird, selbst bei größeren Organisationen, die eine Reihe von HR-Ressourcen beschäftigen. Der Grund dafür ist, dass die Gehaltsabrechnung eine zeitaufwändige Aufgabe ist und gleichzeitig Fehler in der Gehaltsabrechnung für jedes Unternehmen potenziell sehr teuer werden können. Glücklicherweise wird erwartet, dass solche Probleme mit den kommenden Trends in der Gehaltsabrechnungsbranche irgendwann verschwinden werden.
- Die Leistungsverwaltung ist eine weitere zeitaufwändige Aufgabe, die für das reibungslose Funktionieren mehrerer Abteilungen innerhalb einer Organisation von entscheidender Bedeutung ist.
Andere HR-Bereiche, die häufig ausgelagert werden, sind Zeitarbeit und Hintergrundüberprüfungen.
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HR-Funktionen, die die meisten Unternehmen intern behalten:
Lassen Sie uns nun über die meisten HR-Funktionen sprechen, die üblicherweise intern gehalten werden:
- Talententwicklung ist für die meisten Unternehmen unabhängig von ihrer Größe eine interne Initiative. Der Grund dafür ist ganz einfach: Geschäftsinhaber investieren in ihre Mitarbeiter und helfen ihnen, Fähigkeiten zu entwickeln, die für das Wachstum ihrer Organisation am relevantesten sind. Obwohl die meisten dieser Fähigkeiten universell anwendbar sind, werden sie unter Berücksichtigung der Interessen der Marke und der Prozesse des Unternehmens entwickelt. Um sicherzustellen, dass diese Art der Ausrichtung erreicht wird, ist es daher wichtig, dass die Schulung von jemandem durchgeführt wird, der über fundierte Kenntnisse der organisatorischen Ziele und Prozesse verfügt.
- Die Personalstrategie ist ein weiterer Aspekt der Personalabteilung, der größtenteils intern gehalten wird, und der Grund liegt auf der Hand. Langfristige und kurzfristige HR-Strategien müssen absolut auf die Unternehmensziele ausgerichtet sein, und daher kann HR-Strategie nur dann effizient funktionieren, wenn sie intern durchgeführt wird.
- Das Änderungsmanagement wird oft teilweise ausgelagert, aber die endgültige Umsetzung ist auf die Organisation beschränkt. Die meisten Unternehmen, die diesen Aspekt der Personalabteilung auslagern, stellen nur Berater ein, um eine Change-Management-Strategie zu entwickeln. Die endgültige Umsetzung der Strategie erfordert jedoch ein konsequentes Zusammenspiel von Personalverantwortlichen und Führungskräften in den Fachabteilungen. Um eine reibungslose Kommunikation zu ermöglichen, wird das Änderungsmanagement in der Regel mit Hilfe interner Ressourcen durchgeführt.
- Auch HR Advisory-Funktionen werden aufgrund der Notwendigkeit einer schnellen und reibungslosen Kommunikation größtenteils intern gehalten. Darüber hinaus muss die Ressource, um Beratungsaufgaben effizient ausführen zu können, ein tiefes Verständnis der organisatorischen Ziele haben und wissen, wie das HR-System das Erreichen dieser Ziele erleichtert. Dieses Verständnis findet man selten bei externen Partnern.
Verstehen Sie, welche HR-Funktionen für Ihr Unternehmen „kritisch“ sind:
Nachdem wir nun die Vor- und Nachteile des Outsourcings von HR-Funktionen und die am häufigsten ausgelagerten Funktionen kennen, muss klar geworden sein, dass die HR-Funktionen, die tatsächlich ausgelagert werden, von Organisation zu Organisation unterschiedlich sind.
Abgesehen davon gibt es einige allgemeine Schritte, die Unternehmen unternehmen müssen, um eine reibungslose Outsourcing-Partnerschaft zu gewährleisten, die einen positiven ROI bewirkt.
Wie bereits erwähnt, sind diese von Organisation zu Organisation unterschiedlich. Sie müssen die HR-Funktionen berücksichtigen, die mit sensiblen Daten Ihrer Mitarbeiter umgehen, sowie Funktionen, die den täglichen Betrieb an Ihrem Arbeitsplatz beeinflussen.
Denken Sie über die kurz- und langfristigen Ziele Ihres Unternehmens nach. Denken Sie darüber nach, wie die Personalabteilung Ihnen helfen kann, diese Ziele zu erreichen. Auf diese Weise wissen Sie, welche der Funktionen Sie unter Ihrer direkten Kontrolle haben müssen, um strategische Ergebnisse zu erzielen.
Entwickeln Sie eine Liste der HR-Funktionen, die Sie auslagern möchten:
Zögern Sie nicht, die vorherige Liste zu bearbeiten, wenn Sie die Liste „Auszulagernde Funktionen“ erstellen. Denken Sie daran, dass viele Unternehmen kritische Geschäftsfunktionen wie Personalbeschaffung und HR-Compliance auslagern. Die Entscheidung zum Outsourcing hängt nicht nur von Kosten- und Kontrollüberlegungen ab. Berücksichtigen Sie das Fachwissen, das Sie in Ihrem Team haben. Alles, was Ihr internes Team nicht bewältigen kann, ist ein potenzieller Punkt auf der Liste „Auszulagernde Funktionen“.
Technologielösungen finden:
Ebenso bietet CakeHR Funktionen wie Zeiterfassung, Anwesenheitsverwaltung und Schichtplanung. All dies sind kritische HR-Aufgaben, die viel Zeit und Ressourcen erfordern.
Abgesehen davon, dass es taschenfreundlicher ist als ein Outsourcing-Partner, reduziert die Abhängigkeit von der Technologie auch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler.
Tauchen Sie ein in die Recherche von Outsourcing-Partnern:
Jede Organisation hat ihr eigenes Verständnis der Kompatibilitätskriterien für Outsourcing-Partner. Diese Kriterien sind beim HR-Outsourcing von entscheidender Bedeutung.
Der Grund dafür ist, dass es nicht ratsam ist, häufig zwischen HR-Outsourcing-Unternehmen zu wechseln. Tatsächlich sollte Ihr Ziel bei der Suche nach einem Outsourcing-Partner sein, einen zu finden, mit dem Sie jahrelang zusammenarbeiten können.
Verstehen Sie, dass HR mit Ihren Mitarbeitern zu tun hat. Mit der Zeit werden sie die Vertreter Ihres Outsourcing-Partners kennenlernen und sich mit ihnen anfreunden. Dieser Komfort ist für die Personalabteilung entscheidend, um ihre Aufgaben reibungslos erfüllen zu können.
Ein weiterer Grund, einen zuverlässigen Outsourcing-Partner zu finden und eine langfristige Beziehung zu ihm zu pflegen, besteht darin, dass dies ihm hilft, ein Verständnis für Ihr Geschäft zu entwickeln und zu verstehen, wie Sie erwarten, dass die HR-Funktionen das Wachstum fördern. Der häufige Wechsel von Outsourcing-Anbietern verzögert nur die Eingaben, die Sie von einem erfahrenen HR-Team benötigen, um das Wachstum Ihres Unternehmens voranzutreiben.
Bauen Sie ein Team von HR-Koordinatoren auf:
Falls Sie sich entschieden haben, nur bestimmte Funktionen auszulagern, ist es an der Zeit zu entscheiden, welche Ressourcen Ihres bestehenden HR-Teams für eine reibungslose und verwirrungsfreie Koordination mit Ihren Outsourcing-Partnern verantwortlich sein werden.
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Fazit
Outsourcing ist nie eine einfache Entscheidung für jedes Unternehmen. Es erfordert Zeit und Sorgfalt, um durchführbar zu sein. Vor diesem Hintergrund kann im Fall der Personalabteilung die richtige Outsourcing-Strategie Ihre Arbeitsbelastung reduzieren und Ihnen gleichzeitig einen positiven ROI bescheren. Es kann auch das Wachstum Ihres Unternehmens beschleunigen.
Dieser Artikel wurde von Costa Lamprou geschrieben. Costa ist der Leiter von PPC bei The Elearning Industry Network. Mit Erfahrung in allen Bereichen, von der Produktentwicklung und dem Verkauf bis hin zu Schulungen und PPC, hilft Costa E-Learning-Unternehmen dabei, ihr volles Lead-Generierungspotenzial auszuschöpfen. Wenn er nicht gerade Kunden zum Erfolg verhilft, erweitert Costa seinen Marketing-Horizont gerne mit Hilfe von E-Learning-Kursen.