Terceirização de funções de RH: tudo o que você precisa saber
Publicados: 2020-05-09Ao contrário de algumas décadas atrás, a relação empregado-empregador evoluiu para uma via de mão dupla. Onde uma vez que todas as expectativas foram apresentadas pelo empregador, os tempos mudaram. Hoje, há uma competição acirrada entre grandes e pequenas empresas para atrair os melhores talentos; as marcas estão correndo para superar as expectativas de seus funcionários.
Desde uma série de benefícios até o fornecimento de um ambiente de trabalho revolucionado, as marcas estão percebendo rapidamente a importância de manter seus funcionários felizes. Como resultado dessa evolução, o papel dos recursos humanos está se tornando cada vez mais complexo e, em muitos casos, demorado. Mesmo apesar disso, muitas grandes organizações optam por operar suas funções de RH internamente.
No entanto, as empresas menores não têm o luxo de tempo ou dinheiro para contratar uma equipe de especialistas em RH. Como resultado, muitos recorrem à terceirização para se manterem competitivos. Não surpreendentemente, essa tendência provou ser benéfica para as pequenas empresas. Considere estas estatísticas:
- As empresas que fazem parceria com uma organização empregadora profissional crescem a uma taxa de 7% a 9% ao ano. Ao mesmo tempo, eles estão reduzindo a rotatividade de funcionários em 12% a 14%.
- As empresas que usam uma organização empregadora profissional geram um ROI de 27% em seu investimento. Isso se baseia exclusivamente nas economias feitas pela terceirização.
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- Terceirização de funções de RH:
- Prós da terceirização de funções de RH:
- Contras de terceirizar funções de RH:
- Funções de RH mais comumente terceirizadas:
- Funções de RH que a maioria das empresas mantém internamente:
- Entenda quais funções de RH são “críticas” para sua organização:
- Desenvolva uma lista de funções de RH que você deseja terceirizar:
- Encontre soluções de tecnologia:
- Mergulhe fundo na pesquisa de parceiros de terceirização:
- Construir uma equipe de coordenadores de RH:
- Conclusão
Terceirização de funções de RH:
Embora um software de RH como o CakeHR cuide de várias funções de RH demoradas, como controle de tempo, agendamento de turnos e atendimento (entre muitos outros), ainda existem áreas que exigem o toque humano.
A terceirização dessas funções pode parecer a escolha certa. Mas, as decisões de negócios raramente são preto e branco. PEOs são ótimos para pequenas empresas. À medida que sua empresa cresce, você desejará o controle de algumas das principais funções de RH que têm influência direta sobre o crescimento de seus negócios.
Em outras palavras, só porque a terceirização de RH funcionou para outros, não há garantia de que sua empresa se beneficiará do mesmo. Antes de mergulhar na pesquisa de um parceiro de terceirização de RH, exija a devida diligência.
Considere estes prós e contras da terceirização de RH:
Prós da terceirização de funções de RH:
Como mencionado anteriormente, existem alguns grandes benefícios na terceirização de funções de RH. Alguns destes são:
- A eficiência de custos deve ser uma das principais vantagens da terceirização de qualquer função do negócio. O RH não é exceção. Não ter que contratar (e reter) uma equipe especializada de especialistas em RH pode se traduzir em economias significativas, especialmente para empresas menores.
- O acesso à experiência que uma organização pode não ter em sua equipe é outra grande vantagem da terceirização de RH. Do conhecimento jurídico ao processamento eficiente e preciso da folha de pagamento, a terceirização de RH pode eliminar as tarefas mais minuciosas e cruciais do processo de RH.
- O acesso à tecnologia de RH de última geração é um benefício semelhante à terceirização de funções de RH.
- Uma melhor alocação de recursos internos é outra vantagem notável de terceirizar certas funções de RH. Afinal, você não quer que seus recursos de RH caros e altamente qualificados trabalhem na preparação de cursos de treinamento em assédio sexual quando existem empresas de treinamento corporativo que podem realizar a tarefa mais rapidamente e com menor custo.
- A terceirização permite uma resolução mais eficiente de conflitos . A razão é que esses conflitos internos são levados a um terceiro externo que pode resolver o conflito sem qualquer tipo de preconceito.
Embora esses benefícios da terceirização tenham um peso significativo, você precisa fazer outras considerações.
Contras de terceirizar funções de RH:
A terceirização de funções que lidam com a vida de seus funcionários para terceiros certamente terá algumas repercussões negativas. Os mais comuns são:
- A interrupção na promoção da cultura corporativa é uma desvantagem óbvia da terceirização de funções de RH. As empresas de terceirização de RH lidam com folha de pagamento, benefícios de funcionários, resolução de conflitos e processos de aquisição de talentos para várias empresas. Na maioria dos casos, eles têm seus próprios procedimentos definidos para realizar essas tarefas. Sua maneira de lidar com situações relevantes para essas tarefas pode ser drasticamente diferente de como sua organização funciona.
- As lacunas de comunicação são mais uma vantagem inesperada da terceirização de funções de RH. A maioria das empresas espera entrega rápida de tarefas e resultados de seus parceiros de terceirização. No entanto, muitos esquecem de levar em consideração o tempo para enviar uma comunicação ao parceiro de terceirização e o tempo necessário para obter uma resposta. Isto coloca os problemas mais prementes no caso de resolução de conflitos. Se você tem um departamento de RH interno, um funcionário pode simplesmente ir até ele para discutir seus problemas e trabalhar para resolvê-los. No entanto, no caso de um parceiro terceirizado, é lógico esperar algum atraso. Esse atraso pode fazer com que os problemas aumentem.
- A perda de controle é outra desvantagem conhecida da terceirização. Não se envolver em decisões e processos pode não ser um problema com o parceiro certo. Mas, isso causa algum tipo de desconforto para muitos empresários.
- Manter a integridade dos dados também se torna um desafio no caso de terceirização de RH. Embora a maioria dos acordos de terceirização tenha uma cláusula de confidencialidade, os seres humanos são imprevisíveis, e dar acesso aos dados protegidos de seus funcionários ainda pode sair pela culatra.
Sabendo dessas armadilhas potenciais da terceirização de funções de RH, fica claro que terceirizar a totalidade do seu departamento de RH não é uma boa ideia.
Funções de RH mais comumente terceirizadas:
Mesmo se você ignorar essas desvantagens que acabamos de discutir, a terceirização de um departamento inteiro tem outras repercussões. Para começar, a terceirização do departamento provavelmente significará que muitos recursos atuais terão que ser demitidos. Isso pode criar um ambiente negativo em seu escritório, com funcionários de diferentes departamentos se perguntando se seu trabalho também está em risco.
Tendo isso em mente, vamos falar sobre as funções de RH mais comumente terceirizadas:
- Contratação em massa: Contratar o talento certo é um processo meticuloso que envolve várias etapas. Fazer isso em uma escala maior pode se tornar um pesadelo administrativo ainda maior e deixar seus recursos sem tempo para se concentrar em tarefas estratégicas.
- O processamento da folha de pagamento é outra função de RH que é terceirizada com muita frequência, mesmo entre organizações maiores que empregam vários recursos de RH. A razão é que a folha de pagamento é uma tarefa demorada e, ao mesmo tempo, erros no processamento da folha de pagamento podem ser muito caros para qualquer empresa. Felizmente, com as tendências futuras no setor de folha de pagamento, espera-se que esses problemas desapareçam eventualmente.
- A administração de benefícios é outra tarefa demorada e crítica para o bom funcionamento de vários departamentos dentro de uma organização.
Outras áreas de RH que são comumente terceirizadas em pessoal temporário e triagem de antecedentes.
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Funções de RH que a maioria das empresas mantém internamente:
Agora vamos falar sobre a maioria das funções de RH que são comumente mantidas internamente:
- O Desenvolvimento de Talentos tende a ser uma iniciativa interna para a maioria das organizações, independentemente de seu tamanho. A razão por trás disso é bastante direta, os empresários investem em seus funcionários e os ajudam a desenvolver as habilidades mais relevantes para o crescimento de sua organização. Embora a maioria dessas habilidades tenha aplicações universais, elas são desenvolvidas tendo em mente os interesses da marca e os processos da empresa. Assim, para garantir que esse tipo de alinhamento seja alcançado, é importante que o treinamento seja ministrado por alguém que tenha profundo conhecimento dos objetivos e processos organizacionais.
- A estratégia de RH é outro aspecto do departamento de RH que é principalmente mantido internamente, e o motivo é óbvio. As estratégias de RH de longo e curto prazo precisam estar absolutamente alinhadas com as metas de negócios e, portanto, a estratégia de RH só pode funcionar com eficiência quando feita internamente.
- O gerenciamento de mudanças geralmente é parcialmente terceirizado, mas a implementação final fica restrita à organização. A maioria das empresas que terceirizam esse aspecto do RH apenas contratam consultores para desenvolver uma estratégia de gerenciamento de mudanças. A implementação final da estratégia, no entanto, requer interação consistente de gerentes de RH e gerentes em departamentos operacionais. Para facilitar a comunicação sem problemas, o gerenciamento de mudanças geralmente é realizado com a ajuda de recursos internos.
- As funções de consultoria de RH também são mantidas principalmente internamente, devido à necessidade de comunicação rápida e suave. Além disso, para executar as funções de consultoria com eficiência, o recurso precisa ter um entendimento profundo dos objetivos organizacionais e como o sistema de RH facilitará o alcance desses objetivos. Este nível de compreensão raramente é encontrado em parceiros externos.
Entenda quais funções de RH são “críticas” para sua organização:
Agora que conhecemos os prós e os contras da terceirização de funções de RH, e sobre as funções que são mais comumente terceirizadas, deve ter ficado claro que as funções de RH que são realmente terceirizadas variam entre as diferentes organizações.
Com isso dito, existem algumas etapas comuns que as organizações devem seguir para garantir uma parceria de terceirização tranquila que traga um ROI positivo.
Como mencionado anteriormente, estes variam de organização para organização. Você precisa considerar as funções de RH que lidam com dados confidenciais de seus funcionários, juntamente com funções que influenciarão as operações do dia-a-dia em seu local de trabalho.
Pense nos objetivos de curto e longo prazo da sua empresa. Pense em como o RH o ajudará a atingir esses objetivos. Dessa forma, você saberá quais das funções precisa ter sob seu controle direto para gerar resultados estratégicos.
Desenvolva uma lista de funções de RH que você deseja terceirizar:
Não hesite em editar a lista anterior ao construir a lista de “funções para terceirizar”. Lembre-se, muitas empresas terceirizam funções críticas de negócios, como recrutamento e conformidade de RH. A decisão de terceirizar não depende apenas das considerações de custo e controle. Considere a experiência que você tem em sua equipe. Qualquer coisa que sua equipe interna não possa lidar é um item potencial da lista de “funções para terceirizar”.
Encontre soluções de tecnologia:
Da mesma forma, o CakeHR oferece recursos como rastreamento de tempo, gerenciamento de atendimento e agendamento de turnos. Todas essas são tarefas críticas de RH que exigem tempo e recursos substanciais.
Além de ser mais amigável ao bolso do que um parceiro terceirizado, depender da tecnologia também reduz a margem de erro humano.
Mergulhe fundo na pesquisa de parceiros de terceirização:
Cada organização tem seu próprio entendimento dos critérios de compatibilidade para parceiros de terceirização. Esses critérios têm importância crucial no caso de terceirização de RH.
A razão para isso é que não é aconselhável alternar entre empresas de terceirização de RH com frequência. Na verdade, ao procurar um parceiro de terceirização, seu objetivo deve ser encontrar um com quem você possa trabalhar nos próximos anos.
Entenda que o RH lida com seus funcionários. Com o tempo, eles se familiarizarão com os representantes de seu parceiro de terceirização e ficarão à vontade com eles. Esse conforto é fundamental para que o departamento de RH desempenhe suas funções sem problemas.
Outra razão para encontrar um parceiro de terceirização confiável e promover um relacionamento de longo prazo com eles é que isso os ajudará a desenvolver uma compreensão de seus negócios e como você espera que as funções de RH facilitem o crescimento. A troca frequente de fornecedores de terceirização apenas atrasará as entradas de que você precisa de uma equipe de RH especializada para impulsionar o crescimento da sua empresa.
Construir uma equipe de coordenadores de RH:
Caso você tenha decidido terceirizar apenas algumas funções, é hora de decidir quais recursos de sua equipe de RH existente serão responsáveis por uma coordenação suave e sem confusão com seus parceiros de terceirização.
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Conclusão
A terceirização nunca é uma decisão fácil para qualquer empresa. Requer tempo e diligência para ser viável. Com isso dito, no caso de RH, a estratégia de terceirização certa pode reduzir sua carga de trabalho e, ao mesmo tempo, fornecer um ROI positivo. Ele também pode realmente acelerar o crescimento do seu negócio.
Este artigo é escrito por Costa Lamprou. Costa é o chefe de PPC da The Elearning Industry Network. Com experiência em tudo, desde desenvolvimento de produtos e vendas até treinamento e PPC, Costa ajuda as empresas de eLearning a atingir todo o seu potencial de geração de leads. Quando não está ajudando os clientes a ter sucesso, Costa gosta de expandir seus horizontes de marketing com a ajuda de cursos de eLearning.