外包人力資源職能：你需要知道的一切
已發表: 2020-05-09與幾十年前不同，勞資關係已經演變成一條雙向的道路。 一旦雇主提出了所有的期望，時代就變了。 如今，大小企業為吸引頂尖人才展開了激烈的競爭； 品牌正在競相超越員工的期望。
從一系列福利到提供革命性的工作環境，品牌正在迅速意識到讓員工開心的重要性。 由於這種演變，人力資源的作用變得越來越複雜，在許多情況下，也越來越耗時。 儘管如此，許多大型組織還是選擇在內部運營其人力資源職能。
但是，小型企業沒有時間或金錢來聘請人力資源專家團隊。 結果，許多人轉向外包以保持競爭力。 毫不奇怪，這種趨勢已證明對小企業有利。 考慮這些統計數據：
- 與專業雇主組織合作的企業每年以 7%-9% 的速度增長。 與此同時，他們將員工流動率降低了 12%-14%。
- 使用專業雇主組織的企業可實現 27% 的投資回報率。 這完全基於外包帶來的節省。
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- 外包人力資源職能：
- 外包人力資源職能的優點：
- 外包人力資源職能的缺點：
- 最常見的外包人力資源職能：
- 大多數企業內部保留的人力資源職能：
- 了解哪些 HR 職能對您的組織“至關重要”：
- 制定一份你想外包的人力資源職能清單：
- 尋找技術解決方案：
- 深入研究外包合作夥伴：
- 建立人力資源協調員團隊：
- 結論
外包人力資源職能：
雖然像 CakeHR 這樣的 HR 軟件可以處理許多耗時的 HR 功能，例如時間跟踪、輪班安排和考勤（以及許多其他功能），但仍有一些領域需要人機交互。
外包這些功能似乎是正確的選擇。 但是，商業決策很少是非黑即白的。 PEO 非常適合小型企業。 隨著您的業務增長，您將需要控制一些對您的業務增長有直接影響的核心人力資源職能。
換句話說，僅僅因為人力資源外包已經為他人工作，並不能保證您的企業會從中受益。 在您深入研究人力資源外包合作夥伴之前，需要進行盡職調查。
考慮人力資源外包的這些利弊：
外包人力資源職能的優點：
如前所述，外包人力資源職能有一些很大的好處。 其中一些是：
- 成本效益必須是外包任何業務功能的最重要優勢之一。 人力資源部也不例外。 不必僱用（和保留）專門的人力資源專家團隊可以轉化為可觀的節省，尤其是對於小型企業而言。
- 獲得組織在其團隊中可能缺乏的專業知識是外包人力資源的另一個主要優勢。 從法律專業知識到高效準確的工資單處理，人力資源外包可以讓您擺脫人力資源流程中最艱鉅和最關鍵的任務。
- 使用最先進的人力資源技術與外包人力資源職能有類似的好處。
- 更好地分配內部資源是外包某些人力資源職能的另一個值得注意的優勢。 畢竟，當有企業培訓公司可以以更低的成本更快地完成任務時，您不希望您的昂貴且高素質的人力資源資源致力於準備性騷擾培訓課程。
- 外包可以更有效地解決衝突。 原因是這些辦公室內的衝突被帶到了外部第三方，他們可以在沒有任何偏見的情況下解決衝突。
雖然外包的這些好處很重要，但您需要考慮其他因素。
外包人力資源職能的缺點：
將處理員工生活的職能外包給第三方必然會產生一些負面影響。 最常見的是：
- 培養企業文化的中斷是外包人力資源職能的一個明顯缺點。 人力資源外包公司為許多企業處理工資單、員工福利、衝突解決和人才招聘流程。 在大多數情況下，他們有自己的既定程序來執行這些任務。 他們處理與這些任務相關的情況的方式可能與您的組織運作方式截然不同。
- 溝通差距更多是外包人力資源職能的一個意想不到的優勢。 大多數企業都希望外包合作夥伴能夠快速交付任務和成果。 然而，許多人忘記了向外包合作夥伴發送通信的時間以及獲得回复所需的時間。 這在解決衝突的情況下提出了最緊迫的問題。 如果您有內部人力資源部門，員工可以簡單地走到他們面前討論他們的問題並努力解決問題。 然而，在外包合作夥伴的情況下，預計會有一些延遲是合乎邏輯的。 這種延遲可能會導致問題升級。
- 失去控制是外包的另一個已知缺點。 對於合適的合作夥伴，不參與決策和流程可能不是問題。 但是，它確實給許多企業主帶來了某種不適。
- 在人力資源外包的情況下，保持數據完整性也成為一項挑戰。 雖然大多數外包協議都有保密條款，但人類是不可預測的，並且允許訪問您員工的受保護數據仍然可能適得其反。
考慮到外包人力資源職能的這些潛在陷阱，很明顯外包整個人力資源部門並不是一個好主意。
最常見的外包人力資源職能：
即使您忽略我們剛剛討論的這些缺點，外包整個部門也會產生其他影響。 首先，將部門外包可能意味著必須裁減許多現有資源。 這可能會在您的辦公室中創造一個負面的環境，來自不同部門的員工想知道他們的工作是否也處於危險之中。
牢記這一點，讓我們談談最常見的外包人力資源職能：
- 大規模招聘：招聘合適的人才是一個艱苦的過程，涉及多個步驟。 大規模實施可能會成為更大的管理噩夢，讓您的資源沒有時間專注於戰略任務。
- 工資單處理是另一個非常普遍外包的人力資源職能，即使在使用大量人力資源資源的大型組織中也是如此。 原因是工資單是一項耗時的任務，同時，工資單處理中的錯誤對於任何企業來說都可能非常昂貴。 值得慶幸的是，隨著薪資行業即將出現的趨勢，這些問題預計最終會消失。
- 福利管理是另一項耗時的任務，對於組織內多個部門的順利運作至關重要。
人力資源的其他領域通常在臨時人員配備和背景審查中外包。
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大多數企業內部保留的人力資源職能：
現在讓我們談談通常內部保留的大多數人力資源職能：
- 對於大多數組織而言，人才發展往往是一項內部計劃，無論其規模大小。 這背後的原因很簡單，企業主投資於他們的員工並幫助他們培養與組織發展最相關的技能。 雖然這些技能中的大多數具有普遍應用，但它們的開發始終牢記品牌利益和公司流程。 因此，為了確保實現這種一致性，培訓由對組織目標和流程有深入了解的人提供是很重要的。
- 人力資源戰略是人力資源部門主要保留在內部的另一個方面，原因很明顯。 長期和短期的人力資源戰略需要與業務目標完全一致，因此，人力資源戰略只有在內部完成時才能有效地發揮作用。
- 變更管理通常部分外包，但最終實施僅限於組織內部。 大多數外包這方面人力資源的企業只聘請顧問來製定變革管理戰略。 然而，該戰略的最終實施需要人力資源經理和運營部門經理之間的持續互動。 為了促進順暢的溝通，變更管理通常在內部資源的幫助下進行。
- 由於需要快速順暢的溝通，人力資源諮詢職能也大多保留在內部。 此外，為了高效地執行諮詢職責，資源需要深入了解組織目標以及人力資源系統將如何促進這些目標的實現。 這種程度的理解在外部合作夥伴中很少見。
了解哪些 HR 職能對您的組織“至關重要”：
既然我們知道了外包人力資源職能的利弊，以及最常外包的職能，那麼實際上外包的人力資源職能在不同組織之間是不同的。
話雖如此，組織必須採取一些常見步驟，以確保順利的外包合作夥伴關係帶來積極的投資回報率。
如前所述，這些因組織而異。 您需要考慮處理員工敏感數據的 HR 職能，以及會影響工作場所日常運營的職能。
想想貴公司的短期和長期目標。 想想人力資源將如何幫助你實現這些目標。 這樣，您將知道需要在您的直接控制下擁有哪些功能才能推動戰略成果。
制定一份你想外包的人力資源職能清單：
當您構建“外包功能”列表時，請不要猶豫編輯之前的列表。 請記住，許多企業將招聘和人力資源合規等關鍵業務職能外包。 外包的決定不僅僅取決於成本和控制的考慮。 考慮一下您在團隊中的專業知識。 您的內部團隊無法處理的任何事情都是“外包功能”列表中的潛在項目。
尋找技術解決方案：
同樣，CakeHR 提供時間跟踪、考勤管理和輪班安排等功能。 所有這些都是需要大量時間和資源的關鍵人力資源任務。
除了比外包合作夥伴更友好之外，依賴技術還可以減少人為錯誤的餘地。
深入研究外包合作夥伴：
每個組織對外包合作夥伴的兼容性標準都有自己的理解。 這些標准在人力資源外包的情況下至關重要。
這樣做的原因是，不建議經常在人力資源外包公司之間切換。 事實上，在尋找外包合作夥伴時，您的目標應該是找到一個可以在未來幾年與之合作的伙伴。
了解 HR 與您的員工打交道。 隨著時間的推移，他們將熟悉您的外包合作夥伴的代表，並與他們相處融洽。 這種舒適感對於人力資源部門順利執行其職能至關重要。
尋找可靠的外包合作夥伴並與他們建立長期關係的另一個原因是，這樣做將幫助他們了解您的業務，以及您期望人力資源部門如何促進增長。 頻繁更換外包供應商只會延遲您需要從專家人力資源團隊獲得的投入，以推動公司的發展。
建立人力資源協調員團隊：
如果您決定只外包某些職能，那麼是時候決定現有人力資源團隊的哪些資源將負責與外包合作夥伴進行順暢和無混亂的協調。
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結論
外包對任何企業來說都不是一個容易的決定。 它需要適當的時間和勤奮才能可行。 話雖如此，就人力資源而言，正確的外包策略可以減少您的工作量，同時為您提供積極的投資回報率。 它實際上還可以加速您的業務增長。
本文由科斯塔·蘭普魯撰寫。 Costa 是 The Elearning Industry Network 的 PPC 負責人。 憑藉從產品開發和銷售到培訓和 PPC 等各個方面的經驗，Costa 幫助 eLearning 企業充分發揮潛在客戶的潛力。 當他沒有幫助客戶取得成功時，Costa 喜歡借助電子學習課程來擴展他的營銷視野。