Monitoreo de medios para la gestión de eventos

Además de ser útiles para la gestión de la reputación y la medición de los resultados de las relaciones públicas, las herramientas de seguimiento de las redes sociales rastrean datos que también pueden tener un impacto en la gestión de eventos . Los eventos por lo general se basan en crear expectación y anticipación para vender boletos, ambos predominantemente realizados en línea a través de los medios de comunicación tradicionales y las redes sociales. Por lo tanto, es de gran importancia implementar la escucha social en la planificación de eventos. Puede afectar directamente el desempeño de su evento y aumentar la probabilidad de un resultado exitoso.

No importa qué tipo de evento esté organizando, aquí hay algunos consejos para utilizar como administrador de eventos:

1. Antes del evento

Use la escucha de las redes sociales para descubrir oportunidades o identificar posibles problemas antes del evento en sí. Ya sea que esté comenzando a recopilar ideas para su futuro evento o esté en el proceso de planificarlo, hacer su investigación con anticipación significa tener un compromiso más efectivo más adelante y crear un evento de mejor calidad en general.

Comprueba la popularidad del tema de tu evento

Si no está seguro de por dónde empezar a la hora de elegir un tema para su evento, la escucha en las redes sociales puede ser una excelente manera de hacer una investigación de mercado . Puede usar Mediatoolkit para realizar un seguimiento de algunos temas que tal vez quiera cubrir en su evento. Además, puede ver si las personas están interesadas en él o descubrir nuevas oportunidades de las que no se habla lo suficiente.

Supongamos que desea organizar un evento centrado en el tema de la salud mental en el Reino Unido. El primer paso sería configurar una nueva consulta de seguimiento de "salud mental", "concienciación sobre la salud mental" o cualquier otra palabra clave que considere relevante. Limitar la ubicación solo al Reino Unido significará que los resultados le darán una idea de qué tan popular es el tema en la ubicación deseada del evento. La nube de palabras podría incluso darle algunas ideas sobre el nombre del evento si aún no pensó en uno.

Como puede ver, el tema de la salud mental se ha hablado recientemente. Alcanzó su punto máximo después de que el Servicio Nacional de Salud anunciara planes para reclutar trabajadores para ayudar a la soledad y las enfermedades mentales. Entonces, además de ser una gran causa a la que contribuir, los datos muestran que ahora es un buen momento para alentar más debates y educación al respecto.

Elija los canales de redes sociales adecuados para promocionar su evento

Tener una idea de en qué canales o plataformas las personas ya están hablando sobre ciertos temas significa una oportunidad para identificar el medio adecuado para promocionar su evento a fin de llegar a su público objetivo.

Nuestros informes muestran que los canales que la mayoría de la gente usa cuando habla de salud mental son Twitter, Internet y Facebook. Por lo tanto, estos serían una excelente opción para llegar a las personas interesadas en el tema.

Todos estos factores contribuyen a una mejor venta de boletos , ya que tendrá una excelente base para organizar un evento al que a la gente le encantaría asistir y usar los canales correctos para compartir más información al respecto y crear entusiasmo.

Evalúe la percepción pública de la ubicación de su evento y los oradores principales

Además de identificar temas interesantes, la escucha de las redes sociales también se puede utilizar para descubrir nuevos oradores para su evento o averiguar cómo se siente su audiencia con respecto a la alineación que ya ha elegido. El análisis de sentimientos es una excelente manera de obtener información sobre cómo el público percibe a las estrellas de su programa, para que pueda ajustar o mejorar su estrategia en consecuencia.

Continuemos con nuestro evento ficticio de salud mental. Digamos que logró que Zoe Sugg, conocida popularmente como Zoella, hablara en su evento. Zoe parece ser una gran elección. Es muy popular como estrella de YouTube y tiene casi 12 millones de seguidores solo en su canal de YouTube. Además, ha hablado abiertamente sobre la lucha con su salud mental en el pasado. Entonces, ¿qué dice nuestro análisis de sentimiento sobre la percepción pública de Zoe en el Reino Unido?

Es en su mayoría positivo, por lo que sería una gran elección. Lo mismo puede aplicarse a cualquier persona que consideres parte de tu evento.

Encontrar la ubicación adecuada para su evento puede ser igual de importante. Realice un seguimiento de las menciones del lugar donde se lleva a cabo su evento para descubrir las experiencias previas de sus visitantes y las posibles oportunidades o problemas que pueden surgir. Hay un dicho que dice que una buena preparación es la mitad del trabajo. Asegúrese de hacer toda la investigación necesaria para garantizar que las personas encuentren su evento fácilmente y tengan una experiencia agradable al visitar un lugar determinado.

Promocionar y encontrar promotores

Cuando toda la planificación esté lista y hecha, es hora de correr la voz sobre el evento. Facebook Events es una herramienta gratuita para compartir y anunciar su evento dentro de la plataforma. Tener etiquetas de ubicación significa que los usuarios pueden encontrar fácilmente direcciones a su evento. La fecha y la hora proporcionan información que también utiliza el algoritmo de Facebook. Coloca su evento en los feeds de las personas en el momento adecuado. Además, es una excelente manera de llegar a más personas. Cada vez que una persona haga clic en "Me interesa" o "Asistiré", se compartirá en las noticias de sus amigos.

Si ha invertido en publicidad y promoción de su evento, comprobar el rendimiento de sus esfuerzos es crucial para poder ajustar su estrategia a tiempo. Use Mediatoolkit para ver si los medios están informando sobre su evento. Además, descubra cómo reaccionan las personas en las redes sociales.

También es posible que desee encontrar a las personas adecuadas para promocionar su evento . Descubra personas influyentes a través de Mediatoolkit para aumentar su ROI y llegar a nuevas audiencias. Dado que las personas tienden a creer más en las recomendaciones de los influencers que en los anuncios de marca, esta es una excelente herramienta de marketing para implementar en su estrategia.

Mediatoolkit le mostrará los principales influencers ordenados por alcance, fuente, número de menciones y opinión . De esa manera, puede tomar decisiones basadas en datos relevantes. Hemos extraído los principales influencers por alcance de nuestro informe de 'salud mental' para mostrarle cómo la herramienta clasifica los datos. Puede utilizar esta información para promover aún más su evento. Conéctese fácilmente con personas influyentes relevantes o elija los medios de comunicación adecuados.

Supervise las conversaciones en línea para ayudar a sus visitantes

Escuchar en las redes sociales también puede ser una excelente manera de predecir qué tan interesadas podrían estar las personas en el evento en sí y el resultado . Supervise las charlas en línea para averiguar qué características del evento son las que más emocionan a las personas.

Rastree el hashtag oficial para hacer también servicio al cliente

Sería una excelente idea crear un hashtag que la gente pueda usar al hablar de tu evento. De esta manera, no solo la charla en línea está más estructurada, sino que también es más fácil para sus visitantes (potenciales) ver lo que otros dicen al respecto y sintonizar la conversación o encontrar información relevante publicada bajo ese hashtag. Además, puede ver todas las fotos publicadas por sus visitantes en Instagram bajo el hashtag oficial o la ubicación.

Si las personas tienen preguntas adicionales sobre el evento, pueden abordarlas a través de las redes sociales. Esta es una excelente manera de brindar servicio al cliente , ya que sus respuestas (útiles) pueden ser vistas por una multitud de otros usuarios.

Puede rastrear las menciones de su evento o el hashtag oficial para ver si hay personas que necesitan su ayuda u orientación. Por ejemplo, puede haber personas que deseen encontrar la mejor ruta para su evento. Otros pueden tener curiosidad acerca de la cantidad de lugares de estacionamiento disponibles. Algunos están buscando más información sobre el procedimiento de check-in. Sintonice la conversación y responda directamente. Como Mediatoolkit rastrea las menciones en tiempo real, le permite ser diligente y responder a sus clientes , incluso si no se comunican con usted directamente. ¡Cuanto más rápido, mejor!

2. Durante el evento

Escuchar lo que dicen sus clientes y visitantes durante el evento significa que puede mejorar aún más su calidad. Como mencionamos, el seguimiento en tiempo real de las conversaciones en línea significa que puede evitar situaciones y experiencias potencialmente negativas incluso antes de que termine el evento.

Prevenir la mala prensa

Use la escucha de las redes sociales para ver si las personas están compartiendo sus pensamientos sobre su evento. Tal vez sus oradores también estén publicando sobre sus charlas. Este tipo de contenido es ideal para volver a publicarlo o compartirlo con la cuenta oficial detrás del evento. Puede presentar una gran perspectiva para muchas personas que aún no han visitado su evento.

Si los comentarios son positivos y ha hecho el esfuerzo de asegurarse de que todos tengan una experiencia positiva , atraerá a muchas personas y ayudará a construir una imagen positiva para su marca o causa. Por otro lado, si encuentra alguna crítica , asegúrese de responder rápidamente e intente resolver el problema en el acto. Las cosas no siempre salen según lo planeado y pueden ocurrir situaciones malas, pero se trata de cómo las maneja.

Aumente la participación en las redes sociales de su evento con Zeed

Además, use el rumor en línea para hacer que sus eventos y conferencias sean más interesantes y fomente una mayor participación. El uso de una herramienta como Mediatoolkit Zeed le permitirá mostrar menciones de hashtags en pantallas de conferencias grandes en tiempo real, lo que ha demostrado ser una excelente manera de inspirar a las personas a unirse a la conversación.

De hecho, hay un estudio de caso de una conferencia que usó Zeed que les trajo un aumento del 300% en el compromiso social . En la imagen a continuación, puede ver un ejemplo de lo que se proyectaría en la pantalla grande.

También puede aprovechar que las personas se registren en su evento en línea o publiquen fotografías y actualizaciones de estado para relacionarse y establecer contactos . Los eventos son una gran oportunidad para conocer gente. Es posible que algunos no vivan o trabajen en su vecindario, pero son excelentes representantes o promotores de su marca.

3. Después del evento

Una vez finalizado el evento, se producirá la retroalimentación más importante . Continúe monitoreando hashtags y menciones posteriores al evento. Es entonces cuando la gente seguramente compartirá sus opiniones sobre los temas, los presentadores u oradores y la experiencia en general. La mayoría de esto ocurrirá en las redes sociales o en blogs y foros dedicados.

A través de Mediatoolkit, todas esas menciones se pueden convertir en datos relevantes diseñados para medir el éxito de sus esfuerzos . La herramienta le mostrará informes sobre la cantidad de menciones, el total de impresiones, las principales personas influyentes (incluidos los usuarios y los medios) que hablaron sobre su evento, los canales que más utilizaron, el sentimiento general con respecto a su evento y más de 2000 gráficos personalizados. Puede realizar un seguimiento del rendimiento de sus consultas en un período determinado y cómo se comparan esos datos con el período anterior. Antes del evento, eso es.

Utilice esta información para informar a los patrocinadores de eventos , mejorar su estrategia de redes sociales, encontrar futuros embajadores de la marca, medir su ROI y planificar sus próximos eventos aún mejor.

¿Está interesado en realizar un seguimiento de su evento con Mediatoolkit? Pruebe la versión de prueba gratuita de 7 días .

EMPIZA LA PRUEBA GRATUITA