Monitoramento de mídia para gerenciamento de eventos

Além de serem úteis para gerenciamento de reputação e medição de resultados de relações públicas, as ferramentas de monitoramento de mídia social rastreiam dados que também podem ter impacto no gerenciamento de eventos . Os eventos geralmente contam com a criação de hype e antecipação para vender ingressos, ambos feitos predominantemente on-line por meio de meios de comunicação tradicionais e mídias sociais. Portanto, é de grande importância implementar a escuta social no planejamento de eventos. Isso pode afetar diretamente o desempenho do seu evento e aumentar a probabilidade de um resultado bem-sucedido.

Não importa o tipo de evento que você está organizando, aqui estão algumas dicas para utilizar como gerente de eventos:

1. Antes do evento

Use as mídias sociais para descobrir oportunidades ou identificar possíveis problemas antes do evento em si. Se você está apenas começando a reunir ideias para seu evento futuro ou no processo de planejá-lo, fazer sua pesquisa com antecedência significa ter um envolvimento mais eficaz mais adiante e criar um evento de melhor qualidade em geral.

Verifique a popularidade do tema do seu evento

Se você não sabe por onde começar na hora de escolher um tema para o seu evento, ouvir as redes sociais pode ser uma ótima maneira de fazer uma pesquisa de mercado . Você pode usar o Mediatoolkit para rastrear alguns tópicos que deseja abordar em seu evento. Além disso, você pode ver se as pessoas estão interessadas nisso ou descobrir novas oportunidades que não são comentadas o suficiente.

Digamos que você queira organizar um evento focado no tema saúde mental no Reino Unido. A primeira etapa seria configurar uma nova consulta de rastreamento de 'saúde mental', 'conscientização sobre saúde mental' ou qualquer outra palavra-chave que você considere relevante. Limitar o local apenas ao Reino Unido significa que os resultados fornecerão uma visão de quão popular é o tópico no local do evento desejado. A nuvem de palavras pode até dar algumas ideias sobre o nome do evento, caso você ainda não tenha pensado em uma.

Como você pode ver, o tema da saúde mental tem sido discutido recentemente. Ele atingiu o pico depois que o Serviço Nacional de Saúde anunciou planos de recrutamento de trabalhadores para ajudar a solidão e a doença mental. Portanto, além de ser uma grande causa para a qual contribuir, os dados mostram que agora é um ótimo momento para incentivar mais discussões e educação sobre o assunto.

Escolha os canais de mídia social certos para promover seu evento

Ter uma visão de quais canais ou plataformas as pessoas já estão falando sobre determinados tópicos significa uma oportunidade de identificar a saída certa para promover seu evento para atingir seu público-alvo.

Nossos relatórios mostram que os canais que a maioria das pessoas usa ao falar sobre saúde mental são Twitter, web e Facebook. Portanto, estes seriam uma ótima opção para alcançar as pessoas interessadas no tema.

Todos esses fatores contribuem para uma melhor venda de ingressos , pois você terá uma ótima base para organizar um evento que as pessoas adorariam participar e usar os canais certos para divulgar ainda mais e criar hype.

Avalie a percepção do público sobre o local do seu evento e os principais palestrantes

Além de identificar tópicos interessantes, a escuta de mídia social também pode ser utilizada para descobrir novos palestrantes para o seu evento ou descobrir como seu público se sente sobre o line-up que você já escolheu. A análise de sentimentos é uma ótima maneira de obter informações sobre como as estrelas do seu programa são percebidas pelo público, para que você possa ajustar ou melhorar sua estratégia de acordo.

Vamos continuar com nosso evento fictício de saúde mental. Digamos que você conseguiu que Zoe Sugg, popularmente conhecida como Zoella, falasse em seu evento. Zoe parece ser uma ótima escolha. Ela é muito popular como uma estrela do YouTube e tem quase 12 milhões de seguidores apenas em seu canal do YouTube. Além disso, ela falou abertamente sobre lutar com sua saúde mental no passado. Então, o que nossa análise de sentimento diz sobre a percepção pública de Zoe no Reino Unido?

É principalmente positivo, então ela seria uma ótima escolha. O mesmo pode ser aplicado a qualquer pessoa que você considere fazer parte do seu evento.

Encontrar o local certo para o seu evento pode ser tão importante quanto. Acompanhe as menções ao local onde seu evento está acontecendo para descobrir experiências anteriores de seus visitantes e possíveis oportunidades ou problemas que possam ocorrer. Há um ditado que diz que uma boa preparação é metade do trabalho. Certifique-se de fazer toda a pesquisa necessária para garantir que as pessoas encontrem seu evento com facilidade e tenham uma experiência agradável visitando um determinado local.

Promova e encontre promotores

Quando todo o planejamento estiver definido e feito, é hora de divulgar o evento. O Facebook Events é uma ferramenta gratuita para compartilhar e anunciar seu evento dentro da plataforma. Ter tags de localização significa que os usuários podem encontrar facilmente as direções para o seu evento. Data e hora fornecem informações que também são usadas pelo algoritmo do Facebook. Ele coloca seu evento nos feeds das pessoas no momento certo. Além disso, é uma ótima maneira de alcançar ainda mais pessoas. Toda vez que uma pessoa clicar em “Interessado” ou “Indo”, ele será compartilhado nos feeds de notícias de seus amigos.

Se você investiu em publicidade e promoção do seu evento, verificar o desempenho de seus esforços é crucial para poder ajustar sua estratégia a tempo. Use o Mediatoolkit para ver se a mídia está relatando sobre seu evento. Além disso, descubra como as pessoas nas mídias sociais estão reagindo a isso.

Você também pode querer encontrar as pessoas certas para promover seu evento . Descubra influenciadores por meio do Mediatoolkit para aumentar seu ROI e alcançar novos públicos. Como as pessoas tendem a acreditar mais nas recomendações dos influenciadores do que nos anúncios da marca, essa é uma ótima ferramenta de marketing para implementar em sua estratégia.

O Mediatoolkit mostrará os principais influenciadores classificados por alcance, fonte, número de menções e sentimento . Dessa forma, você pode tomar decisões com base em dados relevantes. Extraímos os principais influenciadores por alcance do nosso relatório de 'saúde mental' para mostrar como a ferramenta classifica os dados. Você pode usar essas informações para promover ainda mais seu evento. Conecte-se facilmente com influenciadores relevantes ou escolha os meios de comunicação certos.

Monitore conversas online para ajudar seus visitantes

Ouvir as mídias sociais também pode ser uma ótima maneira de prever como as pessoas podem estar interessadas no evento em si e no resultado . Monitore as conversas on-line para descobrir quais recursos do evento as pessoas estão mais empolgadas.

Acompanhe a hashtag oficial para também fazer atendimento ao cliente

Seria uma excelente ideia criar uma hashtag que as pessoas pudessem usar ao falar sobre seu evento. Dessa forma, não apenas a conversa online é mais estruturada, mas também é mais fácil para seus (potenciais) visitantes verem o que os outros estão dizendo sobre isso e sintonizarem a conversa ou encontrarem informações relevantes publicadas nessa hashtag. Além disso, você pode ver todas as fotos postadas por seus visitantes no Instagram sob a hashtag oficial ou o local.

Se as pessoas tiverem perguntas adicionais sobre o evento, elas podem abordá-las por meio das mídias sociais. Essa é uma ótima maneira de fazer atendimento ao cliente , pois suas respostas (úteis) podem ser vistas por vários outros usuários.

Você pode acompanhar as menções do seu evento ou a hashtag oficial para ver se há pessoas precisando de sua ajuda ou orientação. Por exemplo, pode haver pessoas querendo encontrar o melhor caminho para o seu evento. Outros podem estar curiosos sobre o número de vagas de estacionamento disponíveis. Alguns estão procurando mais informações sobre o procedimento de check-in. Sintonize a conversa e responda diretamente. Como o Mediatoolkit rastreia as menções em tempo real, ele permite que você seja diligente e responda aos seus clientes , mesmo que eles não entrem em contato diretamente com você. Quanto mais rápido, melhor!

2. Durante o evento

Ouvir o que seus clientes e visitantes estão dizendo durante o evento significa que você pode melhorar ainda mais sua qualidade. Como mencionamos, o rastreamento em tempo real de conversas online significa que você pode evitar situações e experiências potencialmente negativas antes mesmo de o evento terminar.

Prevenir a má imprensa

Use as mídias sociais para ver se as pessoas estão compartilhando seus pensamentos sobre seu evento. Talvez seus palestrantes também estejam postando sobre suas palestras. Esse tipo de conteúdo é ótimo para repostar ou compartilhar pela conta oficial por trás do evento. Ele pode apresentar uma ótima visão para muitas pessoas que ainda não visitaram seu evento.

Se os comentários forem positivos e você se esforçar para garantir que todos tenham uma experiência positiva , isso atrairá várias pessoas e ajudará a construir uma imagem positiva para sua marca ou causa. Por outro lado, se você encontrar alguma crítica , certifique-se de responder rapidamente e tentar resolver o problema na hora. As coisas nem sempre saem como planejado e situações ruins podem acontecer, mas é tudo sobre como você lida com elas.

Aumente o engajamento de mídia social do seu evento usando Zeed

Além disso, use o buzz online para tornar seus eventos e conferências mais interessantes e incentivar um maior engajamento. O uso de uma ferramenta como o Mediatoolkit Zeed permitirá que você mostre menções de hashtag em grandes telas de conferência em tempo real, o que provou ser uma ótima maneira de inspirar as pessoas a participar da conversa.

Na verdade, há um estudo de caso de uma conferência usando Zeed que trouxe um aumento de 300% no engajamento social . Na imagem abaixo, você pode ver um exemplo do que seria projetado na tela grande.

Você também pode aproveitar as pessoas fazendo check-in em seu evento on-line ou postando fotos e atualizações de status sobre ele para se misturar e fazer algum networking . Os eventos são uma ótima oportunidade para conhecer pessoas. Alguns podem não morar ou trabalhar na sua vizinhança, mas são ótimos representantes ou promotores da sua marca.

3. Após o evento

Após o término do evento, o feedback mais importante acontecerá. Continue monitorando hashtags e menções pós-evento. É quando as pessoas certamente compartilharão suas opiniões sobre os tópicos, apresentadores ou palestrantes e a experiência geral. A maior parte disso ocorrerá em mídias sociais ou postagens de blogs e fóruns dedicados.

Por meio do Mediatoolkit, todas essas menções podem ser convertidas em dados relevantes adaptados para medir o sucesso de seus esforços . A ferramenta mostrará relatórios sobre o número de menções, total de impressões, principais influenciadores (incluindo usuários e mídia) que falaram sobre seu evento, os canais que mais usaram, o sentimento geral em relação ao seu evento e mais de 2.000 gráficos personalizados. Você pode acompanhar o desempenho de suas consultas em um determinado período e como esses dados se comparam ao período anterior. Antes do evento, isso é.

Use essas informações para reportar aos patrocinadores de eventos , melhorar sua estratégia de mídia social, encontrar futuros embaixadores da marca, medir seu ROI e planejar seus próximos eventos ainda melhor.

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