6 Cara Mengubah Pustaka Jawaban RFP Anda di 2022

Diterbitkan: 2022-04-10

Laporan Loopio tentang berapa banyak proposal yang Anda dapatkan dalam setahun menunjukkan bahwa proposal tersebut menghasilkan sekitar 35% dari pendapatan tahunan Anda.

RFP diharapkan menjadi bagian penting dari pertumbuhan penjualan pada tahun 2021. Namun, perlu waktu dan upaya bagi perusahaan untuk meresponsnya. Berikut adalah beberapa tip tentang cara meningkatkan pustaka jawaban dan respons RFP.

Pustaka Jawaban RFP: 6 cara untuk mengubah RFP Anda menjadi peluang besar

Bagaimana tim penjualan dapat menyeimbangkan kecepatan dengan pendapatan?

1. Tetapkan pemimpin RFP

Saat menanggapi RFP, penting untuk bekerja secara efisien. Performa terbaik membuat tim yang ditunjuk untuk menangani permintaan ini.

Ketika Seorang individu atau tim yang berdedikasi menangani rFP, mereka mengalami lebih sedikit stres daripada mereka yang harus mengelolanya secara mandiri.

Tetapi apakah stres memengaruhi kinerja? Ya, ini lebih mudah dikelola pada tim dengan prospek RFP (permintaan proposal) yang ditunjuk. Tim-tim ini merespons tingkat respons 5% lebih tinggi dan tingkat kemenangan 10% daripada tenaga penjualan lainnya.

Penting untuk memiliki seseorang dalam tim yang bertanggung jawab atas proyek RFP, baik itu anggota perusahaan tertentu atau tenaga penjualan individu. Ini akan memastikan bahwa proyek-proyek ini tidak diabaikan dan dilupakan.

2. Praktik Terbaik Proses RFP: Jadilah proaktif dan tidak reaktif

Jika Anda belum menindaklanjuti dengan pelanggan Anda, jangan mulai ketika mereka mengirim RFP. Anda mungkin memiliki hubungan dengan mereka dan tahu bahwa itu akan datang.

Beri tahu tim Anda tentang RFP potensial di cakrawala. Ini akan memberi mereka waktu untuk membuat ruang dalam jadwal mereka dan mempersiapkannya.

Jika tim Anda tidak memiliki cara standar untuk menangani RFP, coba buat formulir masuk untuk memastikan Anda tidak melewatkan peluang apa pun.
Berikut adalah beberapa hal yang harus Anda masukkan ke formulir asupan untuk RFP:

  • Nama Perusahaan
  • Ketika saya pertama kali mulai mempekerjakan tenaga penjualan, informasi dan data yang tersedia membantu saya membuat keputusan yang lebih tepat tentang siapa yang akan dipekerjakan untuk perusahaan saya.
  • Format di mana Anda menanggapi permintaan informasi (portal berbasis web, lembar bentang Excel, atau dokumen Word)
  • Batas waktu
  • Prospek ingin tahu apa yang membedakan perusahaan Anda dari pesaing.

3. Pilih RFP yang layak untuk ditanggapi

Untuk memenangkan tawaran, Anda harus menginvestasikan banyak waktu. Rata-rata RFP memiliki 115 pertanyaan dan membutuhkan waktu penulisan selama 23 jam.

Salah satu cara untuk memastikan Anda merespons RFP yang tepat adalah dengan menggunakan template keputusan gono-go.

Menerapkan proses pengambilan keputusan yang efektif di awal akan membantu Anda fokus pada peluang berkualitas yang cocok untuk perusahaan Anda. Plus, memiliki sistem yang efisien dan efisien berarti ada lebih banyak waktu untuk dihabiskan dengan fokus pada hal yang paling penting, “menutup kesepakatan dan mencapai target.

Sangat penting untuk membuat sistem penilaian yang membantu tim Anda memutuskan RFP mana yang harus mereka ambil. Loopio memiliki template gratis yang sangat bagus. Ini mencakup faktor-faktor utama yang perlu Anda pertimbangkan ketika mengevaluasi apakah proyek ini layak atau tidak.

4. Otomatiskan respons RFP

Dibutuhkan banyak waktu untuk meneliti dan menulis RFP. Tetapi dengan perangkat lunak yang tepat, Anda dapat menyusunnya dalam hitungan menit, bukan jam.

Perangkat lunak RFP membantu membuat respons terhadap RFP menjadi lebih mudah dan tidak membosankan. Itu juga membuatnya sehingga proyek dapat dipusatkan di satu tempat untuk kolaborasi yang lebih baik, menghilangkan masalah kontrol versi.

Perangkat lunak penting untuk bisnis yang ingin lebih efisien. Perangkat lunak ini membantu dengan kualitas proposal yang lebih baik dan peningkatan efisiensi, yang terkait dengan tingkat kemenangan. Perangkat lunak ini juga memiliki manfaat kualitatif yang melekat: karyawan yang menggunakan perangkat lunak RFP mengatakan bahwa mereka memiliki tingkat stres yang lebih rendah.

Jika perusahaan Anda terus-menerus berjuang dengan proses perekrutannya, mungkin sudah waktunya untuk mencari solusi RFP.

  • Apakah Anda menjawab lebih dari satu proposal atau formulir aplikasi setiap bulan?
  • Saat Anda mengerjakan RFP, jangan lupa untuk melibatkan lima orang atau lebih.
  • Apakah Anda menjawab pertanyaan berulang di RFP Anda? (Apakah mereka membuat 40% atau lebih dari tanggapan?)

Jika tim Anda menjawab ya untuk pertanyaan di atas, Anda mungkin ingin mencoba otomatisasi RFP.

5. Buat perpustakaan jawaban RFP

Ketika ditanya tentang tantangan mereka dalam proses RFP, sebagian besar responden menyebutkan menemukan jawaban yang akurat untuk pertanyaan dengan cepat dan memilih dari sekelompok solusi potensial. 27% menyarankan untuk melakukan perbaikan pada cara mereka menyimpan dan mencari konten.

Pustaka terpusat berisi konten terkini untuk tim penjualan Anda sangat membantu. Itu dapat mempermudah menemukan apa yang mereka butuhkan saat mengerjakan proposal, email, atau skrip panggilan.

Membangun perpustakaan konten RFP paling mudah melalui perangkat lunak khusus, tetapi ada opsi lain jika Anda tidak memiliki anggaran untuk itu. Anda dapat menggunakan SharePoint atau Google Drive Microsoft 365 sebagai solusi sementara.

Proses membangun perpustakaan akan memakan waktu, tetapi itu sepadan dengan usaha. Pada akhirnya, Anda dan tim Anda dapat dengan cepat menggunakan pustaka ini untuk menyusun draf kasar untuk proposal. Kemudian setelah selesai, yang Anda butuhkan hanyalah ulasan dari UKM tentang kesalahan ejaan atau kesalahan faktual untuk menyelesaikannya.

Saat Anda memulai proposal baru, tambahkan jawaban dari lima hingga 10 jawaban terbaru Anda. Tambahkan setiap kali Anda menyelesaikan RFP baru, dan itu akan ditambahkan secara otomatis ke perpustakaan Anda.

6. Bangun tim ahli yang besar untuk meningkatkan proposal

Pepatah mungkin mengatakan bahwa terlalu banyak juru masak merusak rebusan, tetapi penelitian menunjukkan bahwa itu benar dalam hal RFP. Tim terbaik di kelasnya melibatkan rata-rata 10 kontributor.

Jika Anda memiliki lebih banyak kolaborasi, proposal jauh lebih baik, dan peluang Anda untuk menang meningkat.

Penting untuk diingat bahwa jumlah kontributor bervariasi tergantung pada ukuran perusahaan.

Ketika ditanya apa yang harus dilakukan perusahaan mereka untuk memenangkan lebih banyak RFP di masa depan, sebagian besar responden mengatakan bahwa mereka membutuhkan UKM internal untuk menjawab permintaan secara tepat waktu.

Salah satu cara untuk meningkatkan kolaborasi adalah dengan memastikan setiap orang memiliki gagasan yang jelas tentang nilai-nilai perusahaan.

Tingkatkan komunikasi Anda

Miliki saluran Slack khusus untuk RFP, tempat Anda dapat dengan mudah melacak informasi yang ketinggalan zaman atau hilang. Berbagi intel kompetitif di saluran ini adalah kuncinya.

Manfaatkan bantuan UKM Anda sebelumnya

Ketika RFP akan datang, UKM perlu mengetahuinya terlebih dahulu dan mengetahui tenggat waktu. Panggilan kickoff dapat membantu Anda mendapatkan semua pemangku kepentingan di halaman yang sama.

Jadwalkan tinjauan konten secara teratur

Pustaka konten akan membantu Anda merespons RFP dengan cepat dan tanpa banyak usaha. Selain itu, konten tidak perlu diperbarui sesering mungkin sehingga komunikasi bolak-balik berkurang saat tenggat waktu ketat.

Butuh Bantuan Mengotomatiskan Proses Prospek Penjualan Anda?

LeadFuze memberi Anda semua data yang Anda butuhkan untuk menemukan prospek ideal, termasuk informasi kontak lengkap.

Telusuri berbagai filter untuk membidik prospek yang ingin Anda capai. Ini sangat spesifik, tetapi Anda dapat menemukan semua orang yang cocok dengan yang berikut ini:

  • Sebuah perusahaan di industri Jasa Keuangan atau Perbankan
  • Yang memiliki lebih dari 10 karyawan
  • Itu menghabiskan uang di AdWords
  • Siapa yang menggunakan Hubspot?
  • Yang saat ini memiliki lowongan pekerjaan untuk bantuan pemasaran
  • Dengan peran Manajer SDM
  • Itu hanya dalam peran ini kurang dari 1 tahun
Hanya untuk memberi Anda ide.