6 façons de transformer votre bibliothèque de réponses RFP en 2022
Publié: 2022-04-10Le rapport Loopio sur le nombre de propositions que vous recevez par an a montré qu'elles génèrent environ 35% de vos revenus annuels.
Les appels d'offres devraient être un élément clé de la croissance des ventes en 2021. Cependant, la réponse des entreprises peut prendre du temps et des efforts. Voici quelques conseils sur la façon d'améliorer la bibliothèque de réponses RFP et la réponse.
RFP Answer Library : 6 façons de transformer vos RFP en grandes opportunités
Comment les équipes commerciales peuvent-elles équilibrer rapidité et revenus ?
1. Attribuez un prospect RFP
Lorsque vous répondez à des appels d'offres, il est essentiel de travailler efficacement. Les plus performants créent des équipes désignées pour traiter ces demandes.
Lorsqu'une personne ou une équipe dédiée gère les demandes de propositions, elle subit moins de stress que celles qui doivent les gérer de manière indépendante.
Mais le stress a-t-il un impact sur les performances ? Oui, c'est plus gérable pour les équipes avec des prospects désignés RFP (demande de proposition). Ces équipes répondent à des taux de réponse supérieurs de 5 % et à des taux de réussite de 10 % par rapport aux autres commerciaux.
Il est important d'avoir quelqu'un dans l'équipe responsable des projets RFP, qu'il s'agisse d'un membre spécifique de l'entreprise ou d'un vendeur individuel. Il veillera à ce que ces projets ne soient pas ignorés et oubliés.
2. Meilleures pratiques du processus RFP : Soyez proactif et non réactif
Si vous n'avez pas suivi vos clients, ne commencez pas lorsqu'ils envoient une demande de propositions. Vous pouvez avoir une relation avec eux et savoir que cela arrive.
Informez votre équipe d'un appel d'offres potentiel à l'horizon. Cela leur donnera le temps de faire de la place dans leur emploi du temps et de s'y préparer.
Si votre équipe n'a pas de méthode standard pour gérer les appels d'offres, essayez de créer un formulaire d'admission pour vous assurer de ne manquer aucune opportunité.
Voici certaines choses que vous devriez mettre sur le formulaire d'admission pour une demande de propositions :
- Nom de l'entreprise
- Lorsque j'ai commencé à embaucher des vendeurs, les informations et les données disponibles m'ont aidé à prendre une décision plus éclairée sur les personnes à embaucher pour mon entreprise.
- Le format dans lequel vous répondez à la demande d'information (portail Web, feuille de calcul Excel ou document Word)
- Date d'échéance
- Les prospects veulent savoir ce qui distingue votre entreprise de la concurrence.
3. Sélectionnez les appels d'offres auxquels il convient de répondre
Pour remporter des enchères, il faut investir beaucoup de temps. La demande de propositions moyenne comporte 115 questions et prend 23 heures de rédaction.
Une façon de vous assurer que vous répondez aux bons appels d'offres consiste à utiliser un modèle de décision gono-go.
La mise en œuvre d'un processus décisionnel efficace dès le départ vous aidera à vous concentrer sur les opportunités de qualité qui conviennent à votre entreprise. De plus, la mise en place d'un système rationalisé et efficace signifie qu'il y a plus de temps à consacrer à ce qui compte le plus, « conclure des affaires et atteindre des objectifs.
Il est important de créer un système de notation qui aide votre équipe à décider des appels d'offres qu'elle doit accepter. Loopio a un excellent modèle no-go gratuit. Il couvre les principaux facteurs dont vous devez tenir compte pour évaluer si ce projet vaut ou non la peine d'être poursuivi.
4. Automatisez la réponse aux appels d'offres
Il faut beaucoup de temps pour rechercher et rédiger une demande de propositions. Mais avec le bon logiciel, vous pouvez en rédiger un en quelques minutes au lieu de plusieurs heures.
Le logiciel RFP permet de répondre aux appels d'offres plus facilement et moins fastidieusement. Cela permet également de centraliser les projets en un seul endroit pour une meilleure collaboration, en éliminant les problèmes de contrôle de version.
Les logiciels sont importants pour les entreprises qui cherchent à être plus efficaces. Le logiciel permet d'améliorer la qualité des propositions et l'efficacité, ce qui est lié aux taux de réussite. Le logiciel présente également un avantage qualitatif inhérent : les employés qui utilisent un logiciel RFP déclarent avoir un niveau de stress inférieur.
Si votre entreprise est constamment aux prises avec son processus d'embauche, il est peut-être temps d'explorer une solution d'appel d'offres.
- Répondez-vous à plus d'une proposition ou d'un formulaire de demande chaque mois ?
- Lorsque vous travaillez sur un appel d'offres, n'oubliez pas d'impliquer cinq personnes ou plus.
- Répondez-vous aux questions répétitives dans vos appels d'offres ? (Est-ce qu'ils représentent 40 % ou plus des réponses ?)
Si votre équipe a répondu oui aux questions ci-dessus, vous voudrez peut-être essayer l'automatisation des appels d'offres.
5. Créer une bibliothèque de réponses RFP
Interrogés sur leurs défis dans le processus d'appel d'offres, la plupart des répondants ont indiqué avoir trouvé rapidement des réponses précises aux questions et choisi parmi un groupe de solutions potentielles. 27 % ont suggéré d'améliorer la façon dont ils stockent et recherchent du contenu.
Une bibliothèque centralisée de contenu à jour pour votre équipe de vente est d'une grande aide. Cela peut faciliter la recherche de ce dont ils ont besoin lorsqu'ils travaillent sur des propositions, des e-mails ou des scripts d'appel.
Construire une bibliothèque de contenu RFP est plus facile grâce à un logiciel dédié, mais il existe d'autres options si vous n'avez pas le budget pour cela. Vous pouvez utiliser SharePoint ou Google Drive de Microsoft 365 comme solutions temporaires.
Le processus de construction d'une bibliothèque prendra du temps, mais cela en vaut la peine. Finalement, vous et votre équipe pouvez rapidement utiliser cette bibliothèque pour créer un brouillon de propositions. Ensuite, une fois cela fait, tout ce dont vous avez besoin, ce sont des avis de PME sur les fautes d'orthographe ou les erreurs factuelles pour terminer.
Lorsque vous démarrez une nouvelle proposition, ajoutez les réponses de vos 5 à 10 plus récentes. Ajoutez chaque fois que vous complétez une nouvelle DP, et elle sera automatiquement ajoutée à votre bibliothèque.
6. Construire un grand banc d'experts pour améliorer les propositions
Le dicton pourrait être que trop de cuisiniers gâchent le ragoût, mais la recherche montre que c'est vrai en ce qui concerne les appels d'offres. Les meilleures équipes comptent en moyenne 10 contributeurs.
Si vous avez plus de collaboration, les propositions sont bien meilleures et vos chances de gagner augmentent.
Il est important de se rappeler que le nombre de contributeurs varie selon la taille de l'entreprise.
Lorsqu'on leur a demandé ce que leur entreprise devrait faire pour remporter plus d'appels d'offres à l'avenir, la plupart des répondants ont déclaré qu'ils avaient besoin de PME internes pour répondre aux demandes en temps opportun.
Une façon d'améliorer la collaboration consiste à s'assurer que chacun a une idée claire des valeurs de l'entreprise.
Améliorez votre communication
Disposez d'un canal Slack dédié aux appels d'offres, où vous pouvez facilement suivre les informations obsolètes ou manquantes. Le partage d'informations concurrentielles sur ce canal est essentiel.
Bénéficiez en amont de l'aide de votre PME
Lorsqu'un appel d'offres arrive, les PME doivent en être informées à l'avance et être conscientes des délais. Un appel de lancement peut vous aider à mettre toutes les parties prenantes sur la même longueur d'onde.
Planifiez régulièrement des révisions de contenu
Une bibliothèque de contenu vous aidera à répondre aux appels d'offres rapidement et sans trop d'efforts. De plus, le contenu n'aura pas besoin de mises à jour aussi souvent, ce qui réduit les échanges lorsque les délais sont serrés.
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Parcourez une variété de filtres pour vous concentrer sur les prospects que vous souhaitez atteindre. C'est fou spécifique, mais vous pouvez trouver toutes les personnes qui correspondent à ce qui suit :
- Une entreprise du secteur des services financiers ou de la banque
- Qui ont plus de 10 employés
- Qui dépensent de l'argent sur Adwords
- Qui utilise Hubspot
- Qui ont actuellement des offres d'emploi pour l'aide au marketing
- Avec le rôle de Responsable RH
- Qui n'occupe ce poste que depuis moins d'un an