2022년 RFP 답변 라이브러리를 혁신하는 6가지 방법
게시 됨: 2022-04-10연간 얼마나 많은 제안을 받았는지에 대한 Loopio 보고서는 연간 수익의 약 35%를 창출하는 것으로 나타났습니다.
RFP는 2021년 매출 성장의 핵심 요소가 될 것으로 예상됩니다. 그러나 기업이 대응하는 데는 시간과 노력이 필요할 수 있습니다. 다음은 RFP 답변 라이브러리 및 응답을 개선하는 방법에 대한 몇 가지 팁입니다.
RFP 답변 라이브러리: RFP를 큰 기회로 만드는 6가지 방법
영업 팀은 속도와 수익의 균형을 어떻게 맞출 수 있습니까?
1. RFP 리드 지정
RFP에 응답할 때는 효율적으로 작업하는 것이 중요합니다. 최고 성과자는 이러한 요청을 처리하기 위해 지정된 팀을 만듭니다.
전담 개인이나 팀이 rFP를 처리할 때 독립적으로 관리해야 하는 사람보다 스트레스를 덜 받습니다.
그러나 스트레스가 성능에 영향을 줍니까? 예, 지정된 RFP(제안 요청) 리드가 있는 팀에서 더 관리하기 쉽습니다. 이 팀은 다른 영업 사원보다 5% 더 높은 응답률과 10% 승률에 응답합니다.
특정 회사 구성원이든 개인 영업 사원이든 관계없이 RFP 프로젝트를 책임지는 사람을 팀에 두는 것이 중요합니다. 이는 이러한 프로젝트가 무시되거나 잊혀지지 않도록 합니다.
2. RFP 프로세스 모범 사례: 사전 대응적이며 사후 대응적이지 않습니다.
고객에게 후속 조치를 취하지 않은 경우 고객이 RFP를 보낼 때 시작하지 마십시오. 당신은 그들과 관계가 있고 그것이 오고 있다는 것을 알 수 있습니다.
귀하의 팀에 곧 있을 잠재적인 RFP에 대해 알립니다. 이렇게 하면 일정에 여유를 두고 준비할 시간이 생깁니다.
팀에 RFP를 처리하는 표준 방법이 없는 경우 기회를 놓치지 않도록 접수 양식을 작성해 보십시오.
RFP 접수 양식에 기재해야 할 사항은 다음과 같습니다.
- 회사 이름
- 내가 처음으로 영업사원을 고용하기 시작했을 때 사용 가능한 정보와 데이터는 내가 우리 회사에 누구를 고용할지에 대해 더 많은 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움이 되었습니다.
- 정보 요청에 응답하는 형식(웹 기반 포털, Excel 스프레드시트 또는 Word 문서)
- 마감일
- 잠재 고객은 귀사가 경쟁업체와 차별화되는 점이 무엇인지 알고 싶어합니다.
3. 응답할 가치가 있는 RFP를 선택하십시오.
입찰에서 이기려면 많은 시간을 투자해야 합니다. 평균 RFP에는 115개의 질문이 있으며 작성 시간은 23시간입니다.
올바른 RFP에 응답하고 있는지 확인하는 한 가지 방법은 gono-go 결정 템플릿을 사용하는 것입니다.
효과적인 의사 결정 프로세스를 미리 구현하면 회사에 적합한 양질의 기회에 집중하는 데 도움이 됩니다. 또한 능률적이고 효율적인 시스템을 갖추고 있다는 것은 "거래 성사 및 목표 달성"과 같은 가장 중요한 일에 더 많은 시간을 할애할 수 있음을 의미합니다.
팀에서 수행해야 하는 RFP를 결정하는 데 도움이 되는 채점 시스템을 만드는 것이 중요합니다. Loopio에는 훌륭한 무료 템플릿이 있습니다. 이 프로젝트가 추구할 가치가 있는지 여부를 평가할 때 고려해야 할 주요 요소를 다룹니다.
4. RFP 응답 자동화
RFP를 조사하고 작성하는 데 많은 시간이 걸립니다. 그러나 올바른 소프트웨어를 사용하면 몇 시간이 아닌 몇 분 만에 초안을 작성할 수 있습니다.
RFP 소프트웨어는 RFP에 더 쉽고 덜 지루하게 응답하도록 도와줍니다. 또한 더 나은 협업을 위해 프로젝트를 한 곳에서 중앙 집중화하여 버전 제어 문제를 제거할 수 있습니다.
소프트웨어는 보다 효율적이기를 원하는 기업에게 중요합니다. 이 소프트웨어는 더 나은 제안 품질과 개선된 효율성을 지원하여 승률과 연결됩니다. 이 소프트웨어에는 고유한 질적 이점도 있습니다. RFP 소프트웨어를 사용하는 직원은 스트레스 수준이 낮다고 말합니다.
회사가 계속해서 채용 프로세스에 어려움을 겪고 있다면 RFP 솔루션을 모색해야 할 때일 수 있습니다.
- 매달 하나 이상의 제안서나 신청서에 답변합니까?
- RFP를 작성할 때 5명 이상의 사람들을 참여시키는 것을 잊지 마십시오.
- RFP에서 반복적인 질문에 답합니까? (응답자의 40% 이상을 차지합니까?)
팀이 위의 질문에 예라고 답했다면 RFP 자동화를 시도해 볼 수 있습니다.
5. RFP 답변 라이브러리 생성
RFP 프로세스의 어려움에 대해 질문했을 때 대부분의 응답자는 질문에 대한 정확한 답변을 신속하게 찾고 잠재적인 솔루션 그룹에서 선택한다고 말했습니다. 27%는 콘텐츠를 저장하고 검색하는 방법을 개선할 것을 제안했습니다.
영업 팀을 위한 중앙 집중식 최신 콘텐츠 라이브러리는 큰 도움이 됩니다. 제안, 이메일 또는 통화 스크립트를 작성할 때 필요한 것을 더 쉽게 찾을 수 있습니다.
RFP 콘텐츠 라이브러리를 구축하는 것은 전용 소프트웨어를 사용하는 것이 가장 쉽지만 예산이 없는 경우 다른 옵션이 있습니다. Microsoft 365의 SharePoint 또는 Google 드라이브를 임시 솔루션으로 사용할 수 있습니다.
라이브러리를 구축하는 과정에는 시간이 걸리지만 노력할 가치가 있습니다. 결국 귀하와 귀하의 팀은 이 라이브러리를 사용하여 제안을 위한 대략적인 초안을 함께 만들 수 있습니다. 그런 다음 완료되면 철자 오류 또는 사실 오류에 대한 SME의 검토가 필요합니다.
새로운 제안을 시작할 때 가장 최근의 5개에서 10개까지의 답변을 추가하세요. 새 RFP를 완료할 때마다 추가하면 라이브러리에 자동으로 추가됩니다.
6. 제안을 개선하기 위해 대규모 전문가 벤치 구축
너무 많은 요리사가 스튜를 망친다는 속담이 있을 수 있지만 연구 결과에 따르면 RFP에 관해서는 사실입니다. 동급 최고의 팀에는 평균 10명의 기여자가 포함됩니다.
더 많은 협업이 있으면 제안이 훨씬 더 좋고 당첨 확률이 높아집니다.
기여자의 수는 회사 규모에 따라 다르다는 것을 기억하는 것이 중요합니다.
앞으로 더 많은 RFP를 얻기 위해 회사가 무엇을 해야 하는지 묻는 질문에 대부분의 응답자는 적시에 요청에 응답하기 위해 내부 SME가 필요하다고 말했습니다.
협업을 개선하는 한 가지 방법은 모든 사람이 회사의 가치에 대해 명확하게 이해하도록 하는 것입니다.
의사 소통 향상
오래되거나 누락된 정보를 쉽게 추적할 수 있는 RFP 전용 Slack 채널을 보유하십시오. 이 채널에서 경쟁 정보를 공유하는 것이 핵심입니다.
SME의 도움을 미리 활용하세요.
RFP가 올 때 SME는 이에 대해 미리 알고 마감일을 알고 있어야 합니다. 시작 회의는 모든 이해 관계자를 동일한 페이지에 모으는 데 도움이 될 수 있습니다.
정기적으로 콘텐츠 검토 일정 잡기
콘텐츠 라이브러리를 사용하면 RFP에 많은 노력 없이 신속하게 응답할 수 있습니다. 또한 콘텐츠를 자주 업데이트할 필요가 없으므로 마감 시간이 촉박할 때 주고받는 커뮤니케이션이 줄어듭니다.
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- Hubspot을 사용하는 사람
- 현재 마케팅 지원을 위한 채용 정보가 있는 사람
- HR 관리자의 역할로
- 이 역할을 맡은 지 1년 미만입니다.