2022 年改造您的 RFP 答案库的 6 种方法

已发表: 2022-04-10

Loopio 关于您一年收到多少提案的报告显示，它们产生了您年收入的约 35%。

预计 RFP 将成为 2021 年销售增长的关键部分。但是，公司可能需要时间和精力来做出回应。 以下是有关如何改进 RFP 答案库和响应的一些提示。

RFP 答案库：将 RFP 转化为重大机遇的 6 种方法

销售团队如何平衡速度与收入？

1. 分配 RFP 线索

在响应 RFP 时，高效工作至关重要。 表现最好的人会创建指定的团队来处理这些请求。

当一个专门的个人或团队处理 rFP 时，他们比那些必须独立管理它们的人承受的压力要小。

但是压力会影响绩效吗？ 是的，在具有指定 RFP（征求建议书）线索的团队中更易于管理。 这些团队的响应率比其他销售人员高 5%，胜率高 10%。

团队中必须有人负责 RFP 项目，无论是特定的公司成员还是个人销售人员。 它将确保这些项目不会被忽视和遗忘。

2. RFP 流程最佳实践：主动而非被动

如果您没有跟进您的客户，请不要在他们发送 RFP 时开始。 您可能与他们有关系，并且知道它即将到来。

让您的团队知道即将出现的潜在 RFP。 这将使他们有时间在日程安排中腾出空间并为此做好准备。

如果您的团队没有处理 RFP 的标准方法，请尝试创建一个接收表格以确保您不会错过任何机会。
以下是您应该在 RFP 的接收表格上填写的一些内容：

  • 公司名
  • 当我第一次开始招聘销售人员时，可用的信息和数据帮助我做出更明智的决定，决定为我的公司招聘谁。
  • 您响应信息请求的格式（基于 Web 的门户、Excel 电子表格或 Word 文档）
  • 到期日
  • 潜在客户想知道是什么让您的公司在竞争中脱颖而出。

3. 选择值得回应的 RFP

要赢得投标，您必须投入大量时间。 平均 RFP 有 115 个问题，需要 23 小时的写作时间。

确保您响应正确 RFP 的一种方法是使用 gono-go 决策模板。

预先实施有效的决策流程将帮助您专注于适合您公司的优质机会。 此外，拥有一个精简高效的系统意味着有更多的时间专注于最重要的事情，“完成交易和达成目标。

创建一个评分系统来帮助您的团队决定他们应该接受哪些 RFP 非常重要。 Loopio 有一个很好的免费模板。 它涵盖了您在评估该项目是否值得追求时需要考虑的主要因素。

4. 自动化 RFP 响应

研究和编写 RFP 需要花费大量时间。 但是使用合适的软件，您可以在几分钟而不是几小时内起草一份。

RFP 软件有助于更轻松、更轻松地响应 RFP。 它还使得项目可以集中在一个地方，以便更好地协作，消除版本控制问题。

软件对于希望提高效率的企业很重要。 该软件有助于提高提案质量和提高效率，这与赢得率有关。 该软件还具有固有的质量优势：使用 RFP 软件的员工表示他们的压力水平较低。

如果您的公司在招聘过程中一直在苦苦挣扎，那么可能是时候探索 RFP 解决方案了。

  • 您每个月是否回答超过一份提案或申请表？
  • 在制定 RFP 时，不要忘记让五个或更多人参与。
  • 您是否在 RFP 中回答重复性问题？ （他们是否占响应的 40% 或更多？）

如果您的团队对上述问题的回答是肯定的，您可能想尝试 RFP 自动化。

5. 创建 RFP 答案库

当被问及他们在 RFP 流程中面临的挑战时，大多数受访者提到快速找到问题的准确答案并从一组潜在的解决方案中进行选择。 27% 的人建议改进他们存储和搜索内容的方式。

一个集中的最新内容库对您的销售团队来说是一个巨大的帮助。 它可以让他们在处理提案、电子邮件或调用脚本时更容易找到他们需要的东西。

通过专用软件构建 RFP 内容库是最简单的方法，但如果您没有预算，还有其他选择。 您可以使用 Microsoft 365 的 SharePoint 或 Google Drive 作为临时解决方案。

建立图书馆的过程需要时间，但值得付出努力。 最终，您和您的团队可以快速使用这个库来为提案草拟一份草稿。 然后，一旦完成，您只需要 SME 对拼写错误或事实错误的一些评论即可完成。

当你开始一个新的提案时，从你最近的 5 到 10 个答案中添加答案。 在您完成新的 RFP 时添加，它会自动添加到您的库中。

6. 建立大量专家来改进提案

俗话说，太多的厨师会破坏炖菜，但研究表明，在 RFP 方面确实如此。 一流的团队平均有 10 名贡献者。

如果你有更多的合作，提案会更好，你获胜的机会也会增加。

重要的是要记住，贡献者的数量因公司规模而异。

当被问及他们的公司应该如何在未来赢得更多 RFP 时，大多数受访者表示他们需要内部 SME 及时回复请求。

改善协作的一种方法是确保每个人都清楚公司的价值观是什么。

改善你的沟通

为 RFP 提供专用的 Slack 频道，您可以在其中轻松跟踪过时或丢失的信息。 在这个渠道中分享有竞争力的情报是关键。

提前利用中小企业的帮助

当 RFP 即将到来时，中小企业需要提前了解并了解截止日期。 启动电话会议可以帮助您将所有利益相关者放在同一页面上。

定期安排内容审查

内容库将帮助您快速响应 RFP，而无需付出太多努力。 此外，内容不需要经常更新，因此在最后期限紧迫时来回沟通的次数更少。

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