6 moduri de a vă transforma biblioteca de răspunsuri la RFP în 2022
Publicat: 2022-04-10Raportul Loopio despre câte propuneri primești pe an a arătat că acestea generează aproximativ 35% din venitul tău anual.
Se așteaptă ca cererile de propuneri să fie o parte cheie a creșterii vânzărilor în 2021. Cu toate acestea, poate dura timp și efort pentru companii pentru a răspunde. Iată câteva sfaturi despre cum să îmbunătățiți biblioteca de răspunsuri și răspunsul la RFP.
Bibliotecă de răspunsuri la RFP: 6 moduri de a transforma cererile dvs. de RFP în oportunități mari
Cum pot echipele de vânzări să echilibreze viteza cu veniturile?
1. Atribuiți un client potențial RFP
Când răspundeți la cererile de propuneri, este esențial să lucrați eficient. Performanții de top creează echipe desemnate pentru gestionarea acestor solicitări.
Atunci când un individ sau o echipă dedicată se ocupă de rFP, ei se confruntă cu mai puțin stres decât cei care trebuie să le gestioneze independent.
Dar stresul afectează performanța? Da, este mai ușor de gestionat pentru echipele cu clienți potențiali desemnați RFP (cerere de propunere). Aceste echipe răspund la rate de răspuns cu 5% mai mari și la rate de câștig de 10% decât alți agenți de vânzări.
Este important să aveți pe cineva în echipa responsabil pentru proiectele RFP, fie că este un anumit membru al companiei sau un agent de vânzări individual. Se va asigura că aceste proiecte nu sunt ignorate și uitate.
2. Cele mai bune practici ale procesului RFP: Fiți proactiv și nu reactiv
Dacă nu ați urmărit clienții, nu începeți când trimit o cerere de propuneri. S-ar putea să ai o relație cu ei și să știi că aceasta urmează.
Informați-vă echipa despre o potențială cerere de propuneri la orizont. Acest lucru le va oferi timp să își facă loc în programul lor și să se pregătească pentru asta.
Dacă echipa dvs. nu are o modalitate standard de a gestiona cererile de propuneri, încercați să creați un formular de participare pentru a vă asigura că nu pierdeți nicio oportunitate.
Iată câteva lucruri pe care ar trebui să le puneți pe formularul de participare pentru o cerere de propuneri:
- Numele Companiei
- Când am început să angajez agenți de vânzări, informațiile și datele disponibile m-au ajutat să iau o decizie mai informată cu privire la cine să angajez pentru compania mea.
- Formatul în care răspundeți la cererea de informații (portal web, foaie de calcul Excel sau document Word)
- Data scadenței
- Perspectorii doresc să știe ce vă diferențiază compania de concurență.
3. Selectați cererile de propuneri la care merită să răspundeți
Pentru a câștiga oferte, trebuie să investești mult timp. RFP-ul mediu are 115 întrebări și durează 23 de ore de scriere.
O modalitate de a vă asigura că răspundeți la cererile de propuneri corecte este utilizarea unui șablon de decizie gono-go.
Implementarea inițială a unui proces eficient de luare a deciziilor vă va ajuta să vă concentrați asupra oportunităților de calitate care se potrivesc bine companiei dumneavoastră. În plus, existența unui sistem raționalizat și eficient înseamnă că există mai mult timp de alocat concentrat pe ceea ce contează cel mai mult, „încheierea de tranzacții și atingerea țintelor.
Este important să creați un sistem de notare care să vă ajute echipa să decidă ce cereri de propuneri ar trebui să accepte. Loopio are un șablon excelent gratuit. Acesta acoperă principalii factori pe care trebuie să îi luați în considerare atunci când evaluați dacă acest proiect merită sau nu urmărit.
4. Automatizați răspunsul la RFP
Este nevoie de mult timp să cercetezi și să redactezi un RFP. Dar, cu software-ul potrivit, puteți redacta unul în câteva minute în loc de ore.
Software-ul RFP vă ajută să faceți răspunsul la cererile de propuneri mai ușor și mai puțin obositor. De asemenea, face ca proiectele să poată fi centralizate într-un singur loc pentru o colaborare mai bună, eliminând problemele de control al versiunilor.
Software-ul este important pentru companiile care caută să fie mai eficiente. Software-ul ajută la o mai bună calitate a propunerii și o eficiență îmbunătățită, care se leagă de ratele de câștig. Software-ul are, de asemenea, un beneficiu calitativ inerent: angajații care folosesc software-ul RFP spun că au un nivel mai scăzut de stres.
Dacă compania dvs. se luptă în mod constant cu procesul de angajare, ar putea fi timpul să explorați o soluție RFP.
- Răspundeți la mai mult de o propunere sau formular de cerere în fiecare lună?
- Când lucrați la un RFP, nu uitați să implicați cinci sau mai multe persoane.
- Răspundeți la întrebări repetitive în cererile dvs. de propuneri? (Reprezintă 40% sau mai mult din răspunsuri?)
Dacă echipa dvs. a răspuns da la întrebările de mai sus, poate doriți să încercați automatizarea RFP.
5. Creați o bibliotecă de răspunsuri RFP
Când au fost întrebați despre provocările pe care le au în procesul de cerere de propuneri, majoritatea respondenților au citat găsirea rapidă a răspunsurilor corecte la întrebări și alegerea dintr-un grup de soluții potențiale. 27% au sugerat îmbunătățirea modului în care stochează și caută conținut.
O bibliotecă centralizată de conținut actualizat pentru echipa dvs. de vânzări este de mare ajutor. Acesta poate facilita găsirea a ceea ce au nevoie atunci când lucrează la propuneri, e-mailuri sau scripturi de apeluri.
Construirea unei biblioteci de conținut RFP este cea mai ușoară prin intermediul unui software dedicat, dar există și alte opțiuni dacă nu aveți bugetul necesar. Puteți utiliza SharePoint sau Google Drive de la Microsoft 365 ca soluții temporare.
Procesul de construire a unei biblioteci va dura timp, dar merită efortul. În cele din urmă, tu și echipa ta poți folosi rapid această bibliotecă pentru a pregăti o schiță de propuneri. Apoi, odată ce ați terminat, tot ce aveți nevoie sunt câteva recenzii de la IMM-uri privind greșelile de ortografie sau erorile de fapt pentru a finaliza.
Când începeți o nouă propunere, adăugați răspunsurile dintre cele mai recente cinci până la 10. Adăugați de fiecare dată când completați o nouă cerere de propuneri și aceasta va fi adăugată automat în bibliotecă.
6. Construiți o bancă mare de experți pentru a îmbunătăți propunerile
Se poate spune că prea mulți bucătari strica tocanita, dar cercetările arată că este adevărat când vine vorba de cereri de propuneri. Cele mai bune echipe din clasă implică în medie 10 colaboratori.
Dacă ai mai multă colaborare, propunerile sunt mult mai bune, iar șansele tale de câștig cresc.
Este important de reținut că numărul de contribuabili variază în funcție de dimensiunea companiei.
La întrebarea ce ar trebui să facă compania lor pentru a câștiga mai multe cereri de propuneri în viitor, majoritatea respondenților au spus că au nevoie de IMM-uri interne pentru a răspunde solicitărilor în timp util.
O modalitate de a îmbunătăți colaborarea este să vă asigurați că toată lumea are o idee clară despre valorile companiei.
Îmbunătățiți-vă comunicarea
Aveți un canal Slack dedicat pentru cererile de propuneri, unde puteți urmări cu ușurință informațiile învechite sau lipsă. Împărtășirea informațiilor competitive pe acest canal este esențială.
Folosiți din timp ajutorul IMM-urilor dumneavoastră
Când vine o cerere de propuneri, IMM-urile trebuie să știe despre aceasta din timp și să fie la curent cu termenele limită. Un apel de lansare vă poate ajuta să puneți toate părțile interesate pe aceeași pagină.
Programați periodic recenzii de conținut
O bibliotecă de conținut vă va ajuta să răspundeți la cererile de propuneri rapid și fără la fel de mult efort. În plus, conținutul nu va avea nevoie de actualizări atât de des, astfel încât există mai puțină comunicare dus-întors atunci când termenele limită sunt strânse.
Aveți nevoie de ajutor pentru automatizarea procesului dvs. de prospectare a vânzărilor?
LeadFuze vă oferă toate datele de care aveți nevoie pentru a găsi clienți potențiali ideali, inclusiv informații complete de contact.
Treceți printr-o varietate de filtre pentru a concentra clienții potențiali pe care doriți să îi ajungeți. Acest lucru este nebunesc specific, dar puteți găsi toate persoanele care se potrivesc cu următoarele:
- O companie din sectorul serviciilor financiare sau bancar
- Care au peste 10 angajati
- Care cheltuiesc bani pe AdWords
- Cine folosește Hubspot
- Care au în prezent locuri de muncă pentru ajutor de marketing
- Cu rolul de HR Manager
- Acesta a fost în acest rol doar de mai puțin de 1 an