2022'de RFP Yanıt Kitaplığınızı Dönüştürmenin 6 Yolu
Yayınlanan: 2022-04-10Yılda kaç teklif aldığınıza ilişkin Loopio raporu, bunların yıllık gelirinizin yaklaşık %35'ini oluşturduğunu gösterdi.
RFP'lerin 2021'de satış büyümesinin önemli bir parçası olması bekleniyor. Ancak şirketlerin yanıt vermesi zaman ve çaba gerektirebilir. RFP yanıt kitaplığının ve yanıtın nasıl iyileştirileceğine ilişkin bazı ipuçları.
RFP Cevap Kitaplığı: RFP'lerinizi büyük fırsatlara dönüştürmenin 6 yolu
Satış ekipleri hızı gelirle nasıl dengeleyebilir?
1. Bir RFP müşteri adayı atayın
RFP'lere yanıt verirken verimli çalışmak esastır. En iyi performans gösterenler, bu istekleri yerine getirmek için belirlenmiş ekipler oluşturur.
Özel bir kişi veya ekip rFP'leri ele aldığında, bunları bağımsız olarak yönetmek zorunda olanlardan daha az stres yaşarlar.
Ancak stres performansı etkiler mi? Evet, belirlenmiş RFP (teklif talebi) müşteri adaylarına sahip ekiplerde daha kolay yönetilebilir. Bu ekipler, diğer satış görevlilerine göre %5 daha yüksek yanıt oranlarına ve %10 kazanma oranlarına yanıt verir.
İster belirli bir şirket üyesi isterse bireysel bir satış görevlisi olsun, RFP projelerinden sorumlu birinin ekipte olması önemlidir. Bu projelerin görmezden gelinmemesini ve unutulmamasını sağlayacaktır.
2. RFP Süreci En İyi Uygulamaları: Proaktif olun ve reaktif olmayın
Müşterilerinizi takip etmediyseniz, RFP gönderdiklerinde başlamayın. Onlarla bir ilişkiniz olabilir ve geleceğini biliyor olabilirsiniz.
Ufukta görünen potansiyel bir RFP hakkında ekibinize bilgi verin. Bu onlara programlarında yer açmaları ve buna hazırlanmaları için zaman verecektir.
Ekibinizin RFP'leri ele almanın standart bir yolu yoksa, hiçbir fırsatı kaçırmamak için bir giriş formu oluşturmayı deneyin.
Bir RFP için giriş formuna koymanız gereken bazı şeyler şunlardır:
- Şirket Adı
- Satış görevlilerini işe almaya başladığımda, mevcut bilgi ve veriler şirketim için kimi işe alacağım konusunda daha bilinçli bir karar vermeme yardımcı oldu.
- Bilgi talebine yanıt verdiğiniz biçim (web tabanlı portal, Excel elektronik tablosu veya Word belgesi)
- Bitiş tarihi
- Potansiyel müşteriler, şirketinizi rekabetten ayıran şeyin ne olduğunu bilmek ister.
3. Yanıt vermeye değer RFP'leri seçin
Teklifleri kazanmak için çok zaman harcamanız gerekir. Ortalama RFP'de 115 soru vardır ve 23 saatlik yazma süresi alır.
Doğru RFP'lere yanıt verdiğinizden emin olmanın bir yolu, bir gono-go karar şablonu kullanmaktır.
Etkili bir karar verme sürecini önceden uygulamak, şirketinize uygun kaliteli fırsatlara odaklanmanıza yardımcı olacaktır. Ayrıca, modern ve verimli bir sisteme sahip olmak, en önemli olana, yani "anlaşmaları kapatmak ve hedefleri vurmak"a odaklanmak için daha fazla zaman olduğu anlamına gelir.
Ekibinizin hangi RFP'leri alması gerektiğine karar vermesine yardımcı olacak bir puanlama sistemi oluşturmak önemlidir. Loopio'nun ücretsiz, mükemmel bir hareketsiz şablonu vardır. Bu projenin izlenmeye değer olup olmadığını değerlendirirken göz önünde bulundurmanız gereken ana faktörleri kapsar.
4. RFP yanıtını otomatikleştirin
Bir RFP'yi araştırmak ve yazmak çok zaman alır. Ancak doğru yazılımla saatler yerine dakikalar içinde bir taslak oluşturabilirsiniz.
RFP yazılımı, RFP'lere yanıt vermeyi daha kolay ve daha az sıkıcı hale getirmeye yardımcı olur. Ayrıca, daha iyi işbirliği için projelerin tek bir noktada merkezileştirilmesini sağlayarak sürüm kontrol sorunlarını ortadan kaldırır.
Yazılım, daha verimli olmak isteyen işletmeler için önemlidir. Yazılım, kazanma oranlarına bağlanan daha iyi teklif kalitesi ve gelişmiş verimlilik ile yardımcı olur. Yazılımın aynı zamanda niteliksel bir faydası da vardır: RFP yazılımı kullanan çalışanlar daha düşük stres seviyelerine sahip olduklarını söylerler.
Şirketiniz işe alım süreciyle sürekli mücadele ediyorsa, bir RFP çözümünü keşfetmenin zamanı gelmiş olabilir.
- Her ay birden fazla teklif veya başvuru formuna cevap veriyor musunuz?
- Bir RFP üzerinde çalışırken, beş veya daha fazla kişiyi dahil etmeyi unutmayın.
- RFP'lerinizde tekrarlayan soruları yanıtlıyor musunuz? (Yanıtların %40'ını mı yoksa daha fazlasını mı oluşturuyorlar?)
Ekibiniz yukarıdaki sorulara evet yanıtı verdiyse, RFP otomasyonunu denemek isteyebilirsiniz.
5. Bir RFP yanıt kitaplığı oluşturun
RFP sürecinde karşılaştıkları zorluklar sorulduğunda, çoğu katılımcı sorulara hızlı bir şekilde doğru cevaplar bulmayı ve bir grup potansiyel çözüm arasından seçim yapmayı belirtti. %27'si içerik depolama ve arama yöntemlerinde iyileştirmeler yapılmasını önerdi.
Satış ekibiniz için merkezi bir güncel içerik kitaplığı büyük bir yardımdır. Teklifler, e-postalar veya çağrı komut dosyaları üzerinde çalışırken ihtiyaç duyduklarını bulmayı kolaylaştırabilir.
Bir RFP içeriği kitaplığı oluşturmak, özel yazılım aracılığıyla en kolayıdır, ancak bunun için bütçeniz yoksa başka seçenekler de vardır. Geçici çözümler olarak Microsoft 365'in SharePoint veya Google Drive'ını kullanabilirsiniz.
Bir kütüphane oluşturma süreci zaman alacaktır, ancak bu çabaya değer. Sonunda, siz ve ekibiniz, teklifler için kaba bir taslak oluşturmak üzere bu kitaplığı hızla kullanabilirsiniz. Ardından, bu yapıldıktan sonra, bitirmek için tek ihtiyacınız olan, yazım hataları veya olgusal hatalar hakkında KOBİ'lerden gelen bazı incelemelerdir.
Yeni bir teklife başladığınızda, en son verdiğiniz beş ila 10 arasında yanıtları ekleyin. Yeni bir RFP tamamladığınızda ekleyin, kitaplığınıza otomatik olarak eklenecektir.
6. Teklifleri iyileştirmek için büyük bir uzman ekibi oluşturun
Söz, çok fazla aşçının yahniyi bozduğu olabilir, ancak araştırmalar, RFP'ler söz konusu olduğunda bunun doğru olduğunu gösteriyor. Sınıfının en iyisi takımlarda ortalama 10 katılımcı bulunur.
Daha fazla işbirliğiniz varsa, teklifler çok daha iyidir ve kazanma şansınız artar.
Katkıda bulunanların sayısının şirket büyüklüğüne göre değiştiğini hatırlamak önemlidir.
Şirketlerinin gelecekte daha fazla RFP kazanmak için ne yapması gerektiği sorulduğunda, yanıt verenlerin çoğu, talepleri zamanında yanıtlamak için dahili KOBİ'lere ihtiyaç duyduklarını söyledi.
İşbirliğini geliştirmenin bir yolu, herkesin şirketin değerleri hakkında net bir fikre sahip olmasını sağlamaktır.
İletişiminizi geliştirin
Güncel olmayan veya eksik bilgileri kolayca takip edebileceğiniz RFP'ler için özel bir Slack kanalına sahip olun. Bu kanalda rekabetçi istihbaratın paylaşılması çok önemlidir.
KOBİ'lerinizin yardımlarından önceden yararlanın
Bir RFP geldiğinde, KOBİ'lerin bunu önceden bilmeleri ve son teslim tarihlerinin farkında olmaları gerekir. Bir başlangıç görüşmesi, tüm paydaşları aynı sayfada toplamanıza yardımcı olabilir.
İçerik incelemelerini düzenli olarak planlayın
Bir içerik kitaplığı, RFP'lere hızlı ve fazla çaba harcamadan yanıt vermenize yardımcı olacaktır. Ayrıca, içeriğin sık sık güncellenmesi gerekmeyecektir, bu nedenle son teslim tarihleri daraldığında daha az ileri geri iletişim olur.
Satış Beklenti Sürecinizi Otomatikleştirmek için Yardıma mı ihtiyacınız var?
LeadFuze, tam iletişim bilgileri de dahil olmak üzere ideal müşteri adaylarını bulmak için ihtiyacınız olan tüm verileri sağlar.
Ulaşmak istediğiniz olası satışları sıfırlamak için çeşitli filtrelerden geçin. Bu çılgınca bir özellik, ancak aşağıdakilerle eşleşen tüm insanları bulabilirsiniz:
- Finansal Hizmetler veya Bankacılık sektöründeki bir şirket
- 10'dan fazla çalışanı olan
- Adwords'e para harcayanlar
- Hubspot'u kimler kullanır?
- Şu anda pazarlama yardımı için iş fırsatlarına sahip olanlar
- İK Müdürü rolü ile
- Bu rolde sadece 1 yıldan az bir süredir var