2022年にRFP回答ライブラリを変革する6つの方法

公開: 2022-04-10

あなたが1年にいくつの提案を得るかについてのLoopioレポートは、それらがあなたの年間収入の約35％を生み出すことを示しました。

RFPは、2021年の売上成長の重要な部分になると予想されます。ただし、企業が対応するには時間と労力がかかる可能性があります。 RFP回答ライブラリと応答を改善するためのヒントをいくつか紹介します。

RFP回答ライブラリ：RFPを大きなチャンスに変える6つの方法

営業チームはどのようにしてスピードと収益のバランスをとることができますか？

1.RFPリードを割り当てます

RFPに対応する場合、効率的に作業することが不可欠です。 トップパフォーマーは、これらの要求を処理するための指定されたチームを作成します。

専任の個人またはチームがrFPを処理する場合、それらを個別に管理する必要がある人よりもストレスが少なくなります。

しかし、ストレスはパフォーマンスに影響を与えますか？ はい、RFP（提案依頼書）のリードが指定されているチームの方が管理しやすくなっています。 これらのチームは、他の営業担当者よりも5％高い回答率と10％の勝率に対応しています。

特定の会社のメンバーであろうと個人の営業担当者であろうと、RFPプロジェクトの責任者をチームに配置することが重要です。 これらのプロジェクトが無視されたり忘れられたりしないようにします。

2. RFPプロセスのベストプラクティス：積極的であり、反応的ではない

顧客にフォローアップしていない場合は、顧客がRFPを送信するときに開始しないでください。 あなたは彼らと関係があり、それが来ることを知っているかもしれません。

近い将来の潜在的なRFPについてチームに知らせてください。 これは彼らに彼らのスケジュールに余裕を持たせそしてそれの準備をする時間を与えるでしょう。

チームにRFPを処理する標準的な方法がない場合は、機会を逃さないように、インテークフォームを作成してみてください。
RFPのインテークフォームに記入する必要があるものは次のとおりです。

  • 会社名
  • 私が最初に営業担当者を採用し始めたとき、入手可能な情報とデータは、私の会社に誰を採用するかについて、より多くの情報に基づいた決定を下すのに役立ちました。
  • 情報の要求に応答する形式（Webベースのポータル、Excelスプレッドシート、またはWord文書）
  • 期日
  • 見込み客は、あなたの会社が競合他社と一線を画している理由を知りたがっています。

3.対応する価値のあるRFPを選択します

入札に勝つためには、多くの時間を投資する必要があります。 平均的なRFPには115の質問があり、書き込み時間は23時間です。

適切なRFPに応答していることを確認する1つの方法は、gono-go決定テンプレートを使用することです。

効果的な意思決定プロセスを事前に実装することで、会社に適した質の高い機会に集中することができます。 さらに、合理化された効率的なシステムを導入することは、「取引の成立と目標の達成」という最も重要なことに集中するために費やす時間が増えることを意味します。

チームがどのRFPを採用するかを決定するのに役立つスコアリングシステムを作成することが重要です。 Loopioには、無料で優れたノーゴーテンプレートがあります。 このプロジェクトが追求する価値があるかどうかを評価するときに考慮する必要がある主な要因をカバーしています。

4.RFP応答を自動化する

RFPの調査と作成には、多くの時間がかかります。 しかし、適切なソフトウェアを使用すれば、数時間ではなく数分でドラフトを作成できます。

RFPソフトウェアは、RFPへの対応をより簡単で面倒なものにするのに役立ちます。 また、プロジェクトを1つの場所に集中させてコラボレーションを改善し、バージョン管理の問題を排除することもできます。

ソフトウェアは、より効率的になりたいと考えている企業にとって重要です。 このソフトウェアは、提案の品質と効率の向上に役立ち、勝率につながります。 このソフトウェアには、固有の定性的な利点もあります。RFPソフトウェアを使用する従業員は、ストレスレベルが低いと言います。

あなたの会社が常に採用プロセスに苦労している場合は、RFPソリューションを検討する時期かもしれません。

  • 毎月複数の提案書または申請書に回答しますか？
  • RFPに取り組んでいるときは、5人以上を参加させることを忘れないでください。
  • RFPで繰り返し質問に答えますか？ （回答の40％以上を占めていますか？）

チームが上記の質問に「はい」と答えた場合は、RFP自動化を試してみることをお勧めします。

5.RFP回答ライブラリを作成します

RFPプロセスでの課題について尋ねられたとき、ほとんどの回答者は、質問に対する正確な回答をすばやく見つけ、潜在的なソリューションのグループから選択することを挙げました。 27％が、コンテンツの保存と検索の方法を改善することを提案しました。

営業チーム向けの最新コンテンツの一元化されたライブラリは、大きな助けになります。 これにより、提案、電子メール、または通話スクリプトで作業するときに必要なものを簡単に見つけることができます。

RFPコンテンツのライブラリを構築するのは専用のソフトウェアを使用するのが最も簡単ですが、予算がない場合は他のオプションがあります。 Microsoft365のSharePointまたはGoogleドライブを一時的なソリューションとして使用できます。

ライブラリを構築するプロセスには時間がかかりますが、努力する価値があります。 最終的に、あなたとあなたのチームはこのライブラリをすばやく使用して、提案のラフドラフトをまとめることができます。 それが終わったら、必要なのは、スペルミスや事実上の誤りについて中小企業からのレビューだけです。

新しい提案を開始するときは、最新の5〜10件の回答を追加してください。 新しいRFPを完了するたびに追加すると、ライブラリに自動的に追加されます。

6.提案を改善するために専門家の大きなベンチを構築します

料理人が多すぎるとシチューが台無しになるということわざかもしれませんが、RFPに関しては、調査によるとそれは真実です。 クラス最高のチームには、平均10人の貢献者が参加しています。

より多くのコラボレーションがあれば、提案ははるかに良くなり、勝つ可能性が高まります。

貢献者の数は会社の規模によって異なることを覚えておくことが重要です。

将来、より多くのRFPを獲得するために自社が何をすべきかを尋ねられたとき、ほとんどの回答者は、要求にタイムリーに答えるために社内の中小企業が必要であると述べました。

コラボレーションを改善する1つの方法は、会社の価値観を全員が明確に把握できるようにすることです。

コミュニケーションを改善する

RFP専用のSlackチャネルを用意してください。このチャネルでは、古い情報や欠落している情報を簡単に追跡できます。 このチャネルで競争力のある情報を共有することが重要です。

事前に中小企業の助けを借りてください

RFPが来るとき、SMEは事前にRFPについて知っており、期限を知っている必要があります。 キックオフコールは、すべての利害関係者を同じページに集めるのに役立ちます。

コンテンツレビューを定期的にスケジュールする

コンテンツライブラリは、RFPに迅速かつ手間をかけずに対応するのに役立ちます。 さらに、コンテンツは頻繁に更新する必要がないため、締め切りが厳しい場合のやり取りが少なくなります。

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