6 วิธีในการแปลงไลบรารีคำตอบ RFP ของคุณในปี 2022

รายงานของ Loopio เกี่ยวกับจำนวนข้อเสนอที่คุณได้รับต่อปีแสดงให้เห็นว่าข้อเสนอนั้นสร้างรายได้ประมาณ 35% ต่อปีของคุณ

RFP คาดว่าจะเป็นส่วนสำคัญของการเติบโตของยอดขายในปี 2564 อย่างไรก็ตาม บริษัทอาจต้องใช้เวลาและความพยายามในการตอบสนอง ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงไลบรารีคำตอบ RFP และการตอบกลับ

---

คลังคำตอบ RFP: 6 วิธีในการเปลี่ยน RFP ของคุณให้เป็นโอกาสที่ยิ่งใหญ่

ทีมขายจะสร้างสมดุลระหว่างความเร็วกับรายได้ได้อย่างไร

1. กำหนดโอกาสในการขาย RFP

เมื่อตอบสนองต่อ RFP จำเป็นต้องทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ นักแสดงชั้นนำสร้างทีมที่ได้รับมอบหมายเพื่อจัดการกับคำขอเหล่านี้

เมื่อบุคคลหรือทีมที่ทุ่มเทจัดการ rFP พวกเขาจะพบกับความเครียดน้อยกว่าผู้ที่ต้องจัดการด้วยตนเอง

แต่ความเครียดส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานหรือไม่? ใช่ สามารถจัดการได้มากขึ้นในทีมที่มีโอกาสในการขาย RFP (คำขอข้อเสนอ) ที่กำหนด ทีมเหล่านี้ตอบสนองต่ออัตราการตอบกลับที่สูงขึ้น 5% และอัตราการชนะ 10% เมื่อเทียบกับพนักงานขายคนอื่นๆ

สิ่งสำคัญคือต้องมีใครสักคนในทีมที่รับผิดชอบโครงการ RFP ไม่ว่าจะเป็นสมาชิกในบริษัทหรือพนักงานขายรายบุคคล จะทำให้แน่ใจว่าโครงการเหล่านี้จะไม่ถูกละเลยและลืม

2. แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับกระบวนการ RFP: เป็นเชิงรุกและไม่ตอบโต้

หากคุณไม่ได้ติดตามลูกค้าของคุณ อย่าเริ่มเมื่อพวกเขาส่ง RFP คุณอาจมีความสัมพันธ์กับพวกเขาและรู้ว่ามันกำลังจะมาถึง

แจ้งให้ทีมของคุณทราบเกี่ยวกับ RFP ที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตอันใกล้ ซึ่งจะทำให้พวกเขามีเวลาจัดตารางงานและเตรียมตัวให้พร้อม

หากทีมของคุณไม่มีวิธีมาตรฐานในการจัดการ RFP ให้ลองสร้างแบบฟอร์มการรับข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดโอกาสใดๆ
นี่คือสิ่งที่คุณควรใส่ในแบบฟอร์มการรับ RFP:

• ชื่อ บริษัท
• เมื่อฉันเริ่มจ้างพนักงานขายครั้งแรก ข้อมูลและข้อมูลที่พร้อมใช้งานช่วยให้ฉันตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้นว่าจะจ้างใครในบริษัทของฉัน
• รูปแบบที่คุณตอบสนองต่อการร้องขอข้อมูล (พอร์ทัลบนเว็บ สเปรดชีต Excel หรือเอกสาร Word)
• วันครบกำหนด
• ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าต้องการทราบว่าอะไรที่ทำให้บริษัทของคุณแตกต่างจากคู่แข่ง

3. เลือก RFP ที่คุ้มค่าที่จะตอบสนอง

หากต้องการชนะการประมูล คุณต้องลงทุนให้มาก RFP โดยเฉลี่ยมีคำถาม 115 ข้อและใช้เวลาในการเขียน 23 ชั่วโมง

วิธีหนึ่งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังตอบสนองต่อ RFP ที่ถูกต้องคือการใช้เทมเพลตการตัดสินใจ gono-go

การใช้กระบวนการตัดสินใจล่วงหน้าอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่โอกาสที่มีคุณภาพที่เหมาะสมกับบริษัทของคุณ นอกจากนี้ การมีระบบที่คล่องตัวและมีประสิทธิภาพทำให้มีเวลามากขึ้นในการใช้จ่ายเพื่อมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุด "การปิดดีลและการเข้าถึงเป้าหมาย

สิ่งสำคัญคือต้องสร้างระบบการให้คะแนนที่ช่วยให้ทีมของคุณตัดสินใจได้ว่าควรใช้ RFP ใด Loopio มีเทมเพลตที่ไม่ต้องใช้งานที่ยอดเยี่ยมฟรี ครอบคลุมปัจจัยหลักที่คุณต้องพิจารณาเมื่อประเมินว่าโครงการนี้คุ้มค่าหรือไม่

4. ตอบสนอง RFP โดยอัตโนมัติ

ต้องใช้เวลามากในการวิจัยและเขียน RFP แต่ด้วยซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม คุณสามารถร่างแบบร่างได้ในไม่กี่นาทีแทนที่จะเป็นชั่วโมง

ซอฟต์แวร์ RFP ช่วยทำให้การตอบสนองต่อ RFP ง่ายขึ้นและน่าเบื่อน้อยลง นอกจากนี้ยังทำให้โครงการสามารถรวมศูนย์ในที่เดียวเพื่อการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น ขจัดปัญหาการควบคุมเวอร์ชัน

ซอฟต์แวร์มีความสำคัญสำหรับธุรกิจที่ต้องการประสิทธิภาพมากขึ้น ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้ข้อเสนอมีคุณภาพดีขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพ ซึ่งผูกกับอัตราการชนะ ซอฟต์แวร์นี้ยังมีประโยชน์เชิงคุณภาพโดยธรรมชาติ: พนักงานที่ใช้ซอฟต์แวร์ RFP กล่าวว่าพวกเขามีระดับความเครียดที่ต่ำกว่า

หากบริษัทของคุณมีปัญหากับกระบวนการจ้างงานอยู่ตลอดเวลา อาจถึงเวลาที่ต้องสำรวจโซลูชัน RFP

• คุณตอบข้อเสนอหรือแบบฟอร์มใบสมัครมากกว่าหนึ่งรายการในแต่ละเดือนหรือไม่?
• เมื่อคุณทำงานกับ RFP อย่าลืมให้คนห้าคนหรือมากกว่านั้นมีส่วนร่วม
• คุณตอบคำถามซ้ำ ๆ ใน RFP ของคุณหรือไม่? (พวกเขาคิดเป็น 40% หรือมากกว่าของคำตอบหรือไม่)

หากทีมของคุณตอบว่าใช่สำหรับคำถามข้างต้น คุณอาจต้องการลองใช้ระบบอัตโนมัติของ RFP

5. สร้างห้องสมุดคำตอบ RFP

เมื่อถูกถามเกี่ยวกับความท้าทายในกระบวนการ RFP ผู้ตอบแบบสอบถามส่วนใหญ่อ้างถึงการค้นหาคำตอบที่ถูกต้องสำหรับคำถามอย่างรวดเร็ว และเลือกจากกลุ่มของวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ 27% แนะนำให้ปรับปรุงวิธีจัดเก็บและค้นหาเนื้อหา

ไลบรารีส่วนกลางของเนื้อหาล่าสุดสำหรับทีมขายของคุณช่วยได้มาก จะช่วยให้ค้นหาสิ่งที่ต้องการเมื่อทำงานกับข้อเสนอ อีเมล หรือสคริปต์การโทรได้ง่ายขึ้น

การสร้างไลบรารีของเนื้อหา RFP นั้นง่ายที่สุดผ่านซอฟต์แวร์เฉพาะ แต่มีตัวเลือกอื่นๆ หากคุณไม่มีงบประมาณสำหรับมัน คุณสามารถใช้ SharePoint หรือ Google Drive ของ Microsoft 365 เป็นโซลูชันชั่วคราวได้

ขั้นตอนการสร้างห้องสมุดจะใช้เวลา แต่ก็คุ้มค่ากับความพยายาม ในที่สุด คุณและทีมของคุณสามารถใช้ไลบรารีนี้เพื่อรวบรวมร่างคร่าวๆ สำหรับข้อเสนอได้อย่างรวดเร็ว เมื่อเสร็จแล้ว สิ่งที่คุณต้องมีก็คือคำวิจารณ์บางส่วนจาก SMEs เกี่ยวกับการสะกดผิดหรือข้อผิดพลาดข้อเท็จจริงเพื่อให้เสร็จสิ้น

เมื่อคุณเริ่มข้อเสนอใหม่ ให้เพิ่มคำตอบจาก 5 ถึง 10 ข้อล่าสุดของคุณ เพิ่มทุกครั้งที่คุณกรอก RFP ใหม่เสร็จ และ RFP จะเพิ่มลงในห้องสมุดของคุณโดยอัตโนมัติ

6. สร้างผู้เชี่ยวชาญจำนวนมากเพื่อปรับปรุงข้อเสนอ

คำพูดอาจเป็นไปได้ว่าพ่อครัวจำนวนมากเกินไปทำให้สตูว์เสีย แต่การวิจัยแสดงให้เห็นว่ามันเป็นเรื่องจริงเมื่อพูดถึง RFP ทีมที่ดีที่สุดในระดับเดียวกันมีผู้ร่วมให้ข้อมูลเฉลี่ย 10 คน

หากคุณมีความร่วมมือมากขึ้น ข้อเสนอก็ดีขึ้นมาก และโอกาสในการชนะของคุณก็เพิ่มขึ้น

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าจำนวนผู้ร่วมให้ข้อมูลจะแตกต่างกันไปตามขนาดของบริษัท

เมื่อถูกถามว่าบริษัทของพวกเขาควรทำอย่างไรเพื่อให้ได้รับ RFP เพิ่มขึ้นในอนาคต ผู้ตอบแบบสอบถามส่วนใหญ่กล่าวว่าพวกเขาต้องการ SMEs ภายในเพื่อตอบคำขออย่างทันท่วงที

วิธีหนึ่งในการปรับปรุงการทำงานร่วมกันคือการทำให้ทุกคนมีความคิดที่ชัดเจนว่าค่านิยมของบริษัทคืออะไร

ปรับปรุงการสื่อสารของคุณ

มีช่อง Slack เฉพาะสำหรับ RFP ซึ่งคุณสามารถติดตามข้อมูลที่ล้าสมัยหรือขาดหายไปได้อย่างง่ายดาย การแบ่งปันข้อมูลการแข่งขันในช่องนี้เป็นสิ่งสำคัญ

ใช้ประโยชน์จากความช่วยเหลือของ SMEs ของคุณล่วงหน้า

เมื่อ RFP กำลังจะมา SMEs จำเป็นต้องรู้ล่วงหน้าเกี่ยวกับเรื่องนี้และตระหนักถึงกำหนดเวลา การโทรแจ้งกำหนดการสามารถช่วยให้คุณได้รับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดในหน้าเดียวกัน

กำหนดเวลาการตรวจสอบเนื้อหาอย่างสม่ำเสมอ

ไลบรารีเนื้อหาจะช่วยให้คุณตอบสนองต่อ RFP ได้อย่างรวดเร็วและไม่ต้องใช้ความพยายามมาก นอกจากนี้ เนื้อหายังไม่จำเป็นต้องอัปเดตบ่อย ดังนั้นจึงมีการสื่อสารกลับไปกลับมาน้อยลงเมื่อกำหนดเวลาแน่น

---

ต้องการความช่วยเหลือในการทำให้กระบวนการสำรวจหายอดขายของคุณเป็นแบบอัตโนมัติใช่ไหม

LeadFuze ให้ข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อค้นหาลีดในอุดมคติ ซึ่งรวมถึงข้อมูลติดต่อแบบเต็ม

ดูตัวกรองต่างๆ เพื่อหาโอกาสในการขายที่คุณต้องการเข้าถึง นี่เป็นเรื่องเฉพาะเจาะจงอย่างบ้าคลั่ง แต่คุณสามารถหาคนที่ตรงกับสิ่งต่อไปนี้ได้:

• บริษัทในอุตสาหกรรมบริการทางการเงินหรือธนาคาร
• ที่มีพนักงานมากกว่า 10 คน
• ที่ใช้เงินกับ Adwords
• ใครใช้ Hubspot
• ใครกำลังเปิดรับสมัครงานช่วยการตลาด
• ด้วยบทบาท HR Manager
• ที่ได้รับบทบาทนี้มาเพียงไม่ถึง 1 ปี

เพียงเพื่อให้คุณมีความคิด