6 способов преобразовать вашу библиотеку ответов RFP в 2022 году

Опубликовано: 2022-04-10

Отчет Loopio о том, сколько предложений вы получаете в год, показал, что они приносят около 35% вашего годового дохода.

Ожидается, что запросы предложений станут ключевой частью роста продаж в 2021 году. Однако компаниям может потребоваться время и усилия, чтобы отреагировать на них. Вот несколько советов о том, как улучшить библиотеку ответов RFP и ответ.

Библиотека ответов на запросы предложений: 6 способов превратить ваши запросы предложений в большие возможности

Как отделы продаж могут сбалансировать скорость с доходом?

1. Назначьте ведущего RFP

Отвечая на запросы предложений, важно работать эффективно. Лучшие исполнители создают специальные команды для обработки этих запросов.

Когда выделенный человек или команда обрабатывают RFP, они испытывают меньше стресса, чем те, кто должен управлять ими самостоятельно.

Но влияет ли стресс на производительность? Да, это более удобно для команд с назначенными потенциальными запросами предложений. Эти команды реагируют на 5% более высокий процент ответов и 10% процент побед, чем другие продавцы.

Важно, чтобы в команде был кто-то, ответственный за проекты RFP, будь то конкретный член компании или отдельный продавец. Это гарантирует, что эти проекты не будут проигнорированы и забыты.

2. Передовой опыт в процессе запроса предложений: будьте активны, а не реагируйте

Если вы не связались со своими клиентами, не начинайте, когда они отправят запрос предложений. У вас могут быть отношения с ними, и вы знаете, что это грядет.

Сообщите вашей команде о потенциальном RFP на горизонте. Это даст им время, чтобы освободить место в своем расписании и подготовиться к этому.

Если у вашей команды нет стандартного способа обработки запросов предложений, попробуйте создать форму приема, чтобы не упустить ни одной возможности.
Вот некоторые вещи, которые вы должны указать в форме запроса предложений:

  • Название компании
  • Когда я впервые начал нанимать продавцов, доступная информация и данные помогли мне принять более обоснованное решение о том, кого нанять в мою компанию.
  • Формат, в котором вы отвечаете на запрос информации (веб-портал, электронная таблица Excel или документ Word)
  • Срок
  • Потенциальные клиенты хотят знать, что отличает вашу компанию от конкурентов.

3. Выберите запросы предложений, на которые стоит ответить

Чтобы выиграть ставки, нужно потратить много времени. Средний RFP состоит из 115 вопросов и занимает 23 часа времени на написание.

Один из способов убедиться, что вы отвечаете на правильные запросы предложений, — это использовать готовый шаблон решения.

Внедрение эффективного процесса принятия решений заранее поможет вам сосредоточиться на качественных возможностях, которые хорошо подходят для вашей компании. Кроме того, наличие оптимизированной и эффективной системы означает, что можно больше времени уделять тому, что важнее всего, «заключению сделок и достижению целей».

Важно создать систему подсчета очков, которая поможет вашей команде решить, какие RFP они должны взять на себя. У Loopio есть отличный бесплатный шаблон. Он охватывает основные факторы, которые необходимо учитывать при оценке того, стоит ли продолжать этот проект.

4. Автоматизируйте ответ на запрос предложений

Требуется много времени, чтобы исследовать и написать RFP. Но с правильным программным обеспечением вы можете набросать его за считанные минуты, а не часы.

Программное обеспечение RFP помогает сделать ответы на запросы предложений проще и менее утомительным. Это также позволяет централизовать проекты в одном месте для улучшения совместной работы, устраняя проблемы с контролем версий.

Программное обеспечение важно для предприятий, которые хотят быть более эффективными. Программное обеспечение помогает улучшить качество предложений и повысить эффективность, которые связаны с процентом побед. Программное обеспечение также имеет неотъемлемое качественное преимущество: сотрудники, которые используют программное обеспечение RFP, говорят, что у них меньше стресса.

Если ваша компания постоянно испытывает трудности с процессом найма, возможно, пришло время изучить решение RFP.

  • Отвечаете ли вы более чем на одно предложение или форму заявки каждый месяц?
  • Когда вы работаете над RFP, не забудьте привлечь пять или более человек.
  • Отвечаете ли вы на повторяющиеся вопросы в ваших запросах предложений? (Составляют ли они 40% или более ответов?)

Если ваша команда ответила утвердительно на приведенные выше вопросы, вы можете попробовать автоматизацию RFP.

5. Создайте библиотеку ответов RFP

Отвечая на вопрос о своих проблемах в процессе RFP, большинство респондентов указали, что быстро находят точные ответы на вопросы и выбирают из группы возможных решений. 27% предложили улучшить способы хранения и поиска контента.

Централизованная библиотека актуального контента для вашего отдела продаж — огромная помощь. Это может облегчить поиск того, что им нужно при работе с предложениями, электронными письмами или сценариями звонков.

Создать библиотеку контента RFP проще всего с помощью специального программного обеспечения, но есть и другие варианты, если у вас нет на это бюджета. Вы можете использовать Microsoft 365 SharePoint или Google Диск в качестве временных решений.

Процесс создания библиотеки займет время, но оно того стоит. В конце концов, вы и ваша команда сможете быстро использовать эту библиотеку для составления чернового варианта предложений. Затем, как только это будет сделано, все, что вам нужно, это несколько отзывов от МСП об орфографических ошибках или фактических ошибках, чтобы закончить.

Когда вы начинаете новое предложение, добавьте ответы из пяти до десяти самых последних. Добавляйте каждый раз, когда вы заполняете новый RFP, и он будет автоматически добавлен в вашу библиотеку.

6. Создайте большую скамью экспертов для улучшения предложений

Может быть, говорят, что слишком много поваров портят тушеное мясо, но исследования показывают, что это правда, когда дело доходит до RFP. Лучшие в своем классе команды включают в себя в среднем 10 участников.

Если у вас больше сотрудничества, предложения намного лучше, и ваши шансы на победу увеличиваются.

Важно помнить, что количество участников варьируется в зависимости от размера компании.

На вопрос, что их компания должна сделать, чтобы выиграть больше запросов предложений в будущем, большинство респондентов ответили, что им нужны внутренние МСП, чтобы своевременно отвечать на запросы.

Один из способов улучшить сотрудничество — убедиться, что у каждого есть четкое представление о ценностях компании.

Улучшите ваше общение

Имейте специальный канал Slack для RFP, где вы можете легко отслеживать устаревшую или отсутствующую информацию. Обмен конкурентной информацией в этом канале является ключевым.

Заранее воспользуйтесь помощью своих МСП

Когда приходит RFP, малые и средние предприятия должны знать об этом заранее и быть в курсе сроков. Стартовый звонок может помочь вам собрать все заинтересованные стороны на одной волне.

Регулярно планируйте обзоры контента

Библиотека контента поможет вам быстро и без особых усилий отвечать на запросы предложений. Кроме того, контент не будет нуждаться в обновлении так часто, поэтому будет меньше обратной связи, когда сроки сжаты.

Нужна помощь в автоматизации процесса поиска продаж?

LeadFuze предоставляет вам все данные, необходимые для поиска идеальных потенциальных клиентов, включая полную контактную информацию.

Пройдите через различные фильтры, чтобы сосредоточиться на лидах, которых вы хотите охватить. Это безумно специфично, но вы можете найти всех людей, которые соответствуют следующему:

  • Компания в сфере финансовых услуг или банковского дела
  • У кого более 10 сотрудников
  • Которые тратят деньги на Adwords
  • Кто использует Hubspot
  • У кого в настоящее время есть вакансии для помощи в маркетинге
  • С ролью менеджера по персоналу
  • Только в этой роли меньше 1 года
Просто чтобы дать вам представление.