2022 年改造您的 RFP 答案庫的 6 種方法

已發表: 2022-04-10

Loopio 關於您一年收到多少提案的報告顯示，它們產生了您年收入的約 35%。

預計 RFP 將成為 2021 年銷售增長的關鍵部分。但是，公司可能需要時間和精力來做出回應。 以下是有關如何改進 RFP 答案庫和響應的一些提示。

RFP 答案庫：將 RFP 轉化為重大機遇的 6 種方法

銷售團隊如何平衡速度與收入？

1. 分配 RFP 線索

在響應 RFP 時，高效工作至關重要。 表現最好的人會創建指定的團隊來處理這些請求。

當一個專門的個人或團隊處理 rFP 時，他們比那些必須獨立管理它們的人承受的壓力要小。

但是壓力會影響績效嗎？ 是的，在具有指定 RFP（徵求建議書）線索的團隊中更易於管理。 這些團隊的響應率比其他銷售人員高 5%，勝率高 10%。

團隊中必須有人負責 RFP 項目，無論是特定的公司成員還是個人銷售人員。 它將確保這些項目不會被忽視和遺忘。

2. RFP 流程最佳實踐：主動而非被動

如果您沒有跟進您的客戶，請不要在他們發送 RFP 時開始。 您可能與他們有關係，並且知道它即將到來。

讓您的團隊知道即將出現的潛在 RFP。 這將使他們有時間在日程安排中騰出空間並為此做好準備。

如果您的團隊沒有處理 RFP 的標準方法，請嘗試創建一個接收表格以確保您不會錯過任何機會。
以下是您應該在 RFP 的接收表格上填寫的一些內容：

  • 公司名
  • 當我第一次開始招聘銷售人員時，可用的信息和數據幫助我做出更明智的決定，決定為我的公司招聘誰。
  • 您響應信息請求的格式（基於 Web 的門戶、Excel 電子表格或 Word 文檔）
  • 到期日
  • 潛在客戶想知道是什麼讓您的公司在競爭中脫穎而出。

3. 選擇值得回應的 RFP

要贏得投標，您必須投入大量時間。 平均 RFP 有 115 個問題，需要 23 小時的寫作時間。

確保您響應正確 RFP 的一種方法是使用 gono-go 決策模板。

預先實施有效的決策流程將幫助您專注於適合您公司的優質機會。 此外，擁有一個精簡高效的系統意味著有更多的時間專注於最重要的事情，“完成交易和達成目標。

創建一個評分系統來幫助您的團隊決定他們應該接受哪些 RFP 非常重要。 Loopio 有一個很好的免費模板。 它涵蓋了您在評估該項目是否值得追求時需要考慮的主要因素。

4. 自動化 RFP 響應

研究和編寫 RFP 需要花費大量時間。 但是使用合適的軟件，您可以在幾分鐘而不是幾小時內起草一份。

RFP 軟件有助於更輕鬆、更輕鬆地響應 RFP。 它還使得項目可以集中在一個地方，以便更好地協作，消除版本控制問題。

軟件對於希望提高效率的企業很重要。 該軟件有助於提高提案質量和提高效率，這與贏得率有關。 該軟件還具有固有的質量優勢：使用 RFP 軟件的員工表示他們的壓力水平較低。

如果您的公司在招聘過程中一直在苦苦掙扎，那麼可能是時候探索 RFP 解決方案了。

  • 您每個月是否回答超過一份提案或申請表？
  • 在製定 RFP 時，不要忘記讓五個或更多人參與。
  • 您是否在 RFP 中回答重複性問題？ （他們是否佔響應的 40% 或更多？）

如果您的團隊對上述問題的回答是肯定的，您可能想嘗試 RFP 自動化。

5. 創建 RFP 答案庫

當被問及他們在 RFP 流程中面臨的挑戰時，大多數受訪者提到快速找到問題的準確答案並從一組潛在的解決方案中進行選擇。 27% 的人建議改進他們存儲和搜索內容的方式。

一個集中的最新內容庫對您的銷售團隊來說是一個巨大的幫助。 它可以讓他們在處理提案、電子郵件或調用腳本時更容易找到他們需要的東西。

通過專用軟件構建 RFP 內容庫是最簡單的方法，但如果您沒有預算，還有其他選擇。 您可以使用 Microsoft 365 的 SharePoint 或 Google Drive 作為臨時解決方案。

建立圖書館的過程需要時間，但值得付出努力。 最終，您和您的團隊可以快速使用這個庫來為提案草擬一份草稿。 然後，一旦完成，您只需要 SME 對拼寫錯誤或事實錯誤的一些評論即可完成。

當你開始一個新的提案時，從你最近的 5 到 10 個答案中添加答案。 在您完成新的 RFP 時添加，它會自動添加到您的庫中。

6. 建立大量專家來改進提案

俗話說，太多的廚師會破壞燉菜，但研究表明，在 RFP 方面確實如此。 一流的團隊平均有 10 名貢獻者。

如果你有更多的合作，提案會更好，你獲勝的機會也會增加。

重要的是要記住，貢獻者的數量因公司規模而異。

當被問及他們的公司應該如何在未來贏得更多 RFP 時，大多數受訪者表示他們需要內部 SME 及時回復請求。

改善協作的一種方法是確保每個人都清楚公司的價值觀是什麼。

改善你的溝通

為 RFP 提供專用的 Slack 頻道，您可以在其中輕鬆跟踪過時或丟失的信息。 在這個渠道中分享有競爭力的情報是關鍵。

提前利用中小企業的幫助

當 RFP 即將到來時，中小企業需要提前了解並了解截止日期。 啟動電話會議可以幫助您將所有利益相關者放在同一頁面上。

定期安排內容審查

內容庫將幫助您快速響應 RFP，而無需付出太多努力。 此外，內容不需要經常更新，因此在最後期限緊迫時來回溝通的次數更少。

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