6 formas de transformar su biblioteca de respuestas de RFP en 2022
Publicado: 2022-04-10El informe de Loopio sobre cuántas propuestas recibe al año mostró que generan alrededor del 35% de sus ingresos anuales.
Se espera que las RFP sean una parte clave del crecimiento de las ventas en 2021. Sin embargo, las empresas pueden tardar tiempo y esfuerzo en responder. Estos son algunos consejos sobre cómo mejorar la respuesta y la biblioteca de respuestas de RFP.
Biblioteca de respuestas de RFP: 6 formas de convertir sus RFP en grandes oportunidades
¿Cómo pueden los equipos de ventas equilibrar la velocidad con los ingresos?
1. Asigne un líder de RFP
Al responder a las solicitudes de propuestas, es esencial trabajar de manera eficiente. Los mejores ejecutantes crean equipos designados para manejar estas solicitudes.
Cuando una persona o un equipo dedicado se encarga de las solicitudes de propuestas, experimentan menos estrés que aquellos que tienen que gestionarlas de forma independiente.
Pero, ¿el estrés afecta el rendimiento? Sí, es más manejable en equipos con prospectos designados de RFP (solicitud de propuesta). Estos equipos responden a tasas de respuesta un 5 % más altas y tasas de éxito del 10 % que otros vendedores.
Es importante tener a alguien en el equipo responsable de los proyectos RFP, ya sea un miembro específico de la empresa o un vendedor individual. Garantizará que estos proyectos no sean ignorados y olvidados.
2. Mejores prácticas del proceso de RFP: sea proactivo y no reactivo
Si no ha hecho un seguimiento de sus clientes, no comience cuando envían una RFP. Es posible que tengas una relación con ellos y sepas que se acerca.
Informe a su equipo sobre una RFP potencial en el horizonte. Esto les dará tiempo para hacer espacio en sus horarios y prepararse para ello.
Si su equipo no tiene una forma estándar de manejar las RFP, intente crear un formulario de admisión para asegurarse de no perder ninguna oportunidad.
Aquí hay algunas cosas que debe poner en el formulario de admisión para una RFP:
- Nombre de empresa
- Cuando comencé a contratar vendedores, la información y los datos disponibles me ayudaron a tomar una decisión más informada sobre a quién contratar para mi empresa.
- El formato en el que responde a la solicitud de información (portal web, hoja de cálculo de Excel o documento de Word)
- Fecha de vencimiento
- Los prospectos quieren saber qué diferencia a su empresa de la competencia.
3. Seleccione las RFP a las que vale la pena responder
Para ganar ofertas, tienes que invertir mucho tiempo. La RFP promedio tiene 115 preguntas y toma 23 horas de tiempo de escritura.
Una forma de asegurarse de que está respondiendo a las RFP correctas es mediante el uso de una plantilla de decisión gono-go.
La implementación de un proceso de toma de decisiones efectivo por adelantado lo ayudará a enfocarse en oportunidades de calidad que se ajusten bien a su empresa. Además, contar con un sistema optimizado y eficiente significa que hay más tiempo para concentrarse en lo que más importa, “cerrar acuerdos y alcanzar objetivos”.
Es importante crear un sistema de puntuación que ayude a su equipo a decidir qué RFP deben aceptar. Loopio tiene una excelente plantilla de no-go gratis. Cubre los principales factores que debe tener en cuenta al evaluar si vale la pena seguir con este proyecto o no.
4. Automatice la respuesta a la RFP
Lleva mucho tiempo investigar y redactar una RFP. Pero con el software adecuado, puede redactar uno en minutos en lugar de horas.
El software RFP ayuda a que la respuesta a las RFP sea más fácil y menos tediosa. También hace que los proyectos se puedan centralizar en un solo lugar para una mejor colaboración, eliminando los problemas de control de versiones.
El software es importante para las empresas que buscan ser más eficientes. El software ayuda con una mejor calidad de la propuesta y una mayor eficiencia, lo que se relaciona con las tasas de éxito. El software también tiene un beneficio cualitativo inherente: los empleados que usan el software RFP dicen que tienen niveles de estrés más bajos.
Si su empresa está constantemente luchando con su proceso de contratación, podría ser el momento de explorar una solución RFP.
- ¿Responde a más de una propuesta o formulario de solicitud cada mes?
- Cuando esté trabajando en una RFP, no olvide involucrar a cinco o más personas.
- ¿Responde preguntas repetitivas en sus RFP? (¿Constituyen el 40% o más de las respuestas?)
Si su equipo respondió afirmativamente a las preguntas anteriores, es posible que desee probar la automatización de RFP.
5. Cree una biblioteca de respuestas de RFP
Cuando se les preguntó acerca de sus desafíos en el proceso de RFP, la mayoría de los encuestados mencionaron encontrar respuestas precisas a las preguntas rápidamente y elegir entre un grupo de posibles soluciones. El 27% sugirió realizar mejoras en la forma en que almacenan y buscan contenido.
Una biblioteca centralizada de contenido actualizado para su equipo de ventas es de gran ayuda. Puede facilitar la búsqueda de lo que necesitan cuando trabajan en propuestas, correos electrónicos o guiones de llamadas.
Crear una biblioteca de contenido de RFP es más fácil a través de un software dedicado, pero hay otras opciones si no tiene el presupuesto para ello. Puede usar SharePoint o Google Drive de Microsoft 365 como soluciones temporales.
El proceso de construcción de una biblioteca llevará tiempo, pero vale la pena el esfuerzo. Eventualmente, usted y su equipo pueden usar rápidamente esta biblioteca para elaborar un borrador de propuestas. Luego, una vez hecho esto, todo lo que necesita son algunas revisiones de las PYME sobre errores ortográficos o errores de hecho para terminar.
Cuando comience una nueva propuesta, agregue las respuestas de sus cinco a las 10 más recientes. Agregue cada vez que complete una nueva RFP, y se agregará automáticamente a su biblioteca.
6. Construir un gran banco de expertos para mejorar las propuestas
El dicho podría ser que demasiados cocineros echan a perder el estofado, pero la investigación muestra que es cierto cuando se trata de RFP. Los mejores equipos de su clase involucran un promedio de 10 colaboradores.
Si tienes más colaboración, las propuestas son mucho mejores y tus posibilidades de ganar aumentan.
Es importante recordar que el número de contribuyentes varía según el tamaño de la empresa.
Cuando se les preguntó qué debería hacer su empresa para ganar más RFP en el futuro, la mayoría de los encuestados dijeron que necesitan que las pymes internas respondan a las solicitudes de manera oportuna.
Una forma de mejorar la colaboración es asegurarse de que todos tengan una idea clara de cuáles son los valores de la empresa.
Mejora tu comunicación
Tenga un canal de Slack dedicado para RFP, donde puede realizar un seguimiento de la información desactualizada o faltante. Compartir información competitiva en este canal es clave.
Aprovecha la ayuda de tus pymes con antelación
Cuando se acerca una RFP, las PYMES deben saberlo con anticipación y estar al tanto de los plazos. Una llamada inicial puede ayudarlo a que todas las partes interesadas estén en la misma página.
Programe revisiones de contenido regularmente
Una biblioteca de contenido lo ayudará a responder a las RFP rápidamente y sin tanto esfuerzo. Además, el contenido no necesitará actualizaciones con tanta frecuencia, por lo que habrá menos comunicación de ida y vuelta cuando los plazos sean ajustados.
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- Con el rol de Gerente de Recursos Humanos
- Que solo ha estado en este rol por menos de 1 año.