6 طرق لتحويل مكتبة إجابات طلب تقديم العروض في عام 2022

أظهر تقرير Loopio حول عدد المقترحات التي تحصل عليها في العام أنها تدر حوالي 35٪ من إيراداتك السنوية.

من المتوقع أن تكون طلبات تقديم العروض جزءًا رئيسيًا من نمو المبيعات في عام 2021. ومع ذلك ، قد يستغرق الأمر وقتًا وجهدًا حتى تستجيب الشركات. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية تحسين مكتبة إجابات RFP والاستجابة لها.

مكتبة إجابة طلب تقديم العروض: 6 طرق لتحويل طلبات تقديم العروض إلى فرص كبيرة

كيف يمكن لفرق المبيعات الموازنة بين السرعة والإيرادات؟

1. قم بتعيين عميل متوقع في RFP

عند الاستجابة لطلبات تقديم العروض ، من الضروري العمل بكفاءة. ينشئ أصحاب الأداء الأفضل فرقًا مخصصة للتعامل مع هذه الطلبات.

عندما يتعامل فرد أو فريق مخصص مع طلبات تقديم العروض ، فإنهم يعانون من إجهاد أقل من أولئك الذين يتعين عليهم إدارتها بشكل مستقل.

لكن هل الضغط يؤثر على الأداء؟ نعم ، يمكن إدارتها بشكل أكبر في الفرق التي لديها عملاء محتملون معينون (طلب تقديم عروض). تستجيب هذه الفرق لمعدلات استجابة أعلى بنسبة 5٪ ومعدلات ربح بنسبة 10٪ مقارنة بمندوبي المبيعات الآخرين.

من المهم أن يكون لديك شخص في الفريق مسؤول عن مشاريع RFP ، سواء كان ذلك عضوًا معينًا في الشركة أو مندوب مبيعات فرديًا. سيضمن عدم تجاهل هذه المشاريع ونسيانها.

2. أفضل ممارسات عملية RFP: كن استباقيًا وليس رد الفعل

إذا لم تكن قد تابعت الأمر مع عملائك ، فلا تبدأ عندما يرسلون طلب تقديم العروض. قد تكون لديك علاقة معهم وتعلم أنها قادمة.

دع فريقك يعرف طلب تقديم العروض المحتمل في الأفق. سيعطيهم ذلك الوقت لإفساح المجال في جداولهم والاستعداد لذلك.

إذا لم يكن لدى فريقك طريقة قياسية للتعامل مع طلبات تقديم العروض ، فحاول إنشاء نموذج قبول لضمان عدم تفويت أي فرص.
فيما يلي بعض الأشياء التي يجب عليك وضعها في نموذج الاستلام لطلب تقديم العروض:

• اسم الشركة
• عندما بدأت في تعيين مندوبي المبيعات لأول مرة ، ساعدتني المعلومات والبيانات التي كانت متوفرة على اتخاذ قرار أكثر استنارة بشأن الشخص الذي يجب تعيينه لشركتي.
• التنسيق الذي ترد به على طلب المعلومات (مدخل قائم على الويب أو جدول بيانات Excel أو مستند Word)
• تاريخ الاستحقاق
• تريد الآفاق معرفة ما يميز شركتك عن المنافسة.

3. حدد طلبات تقديم العروض التي تستحق الرد عليها

للفوز بالمزايدات ، عليك أن تستثمر الكثير من الوقت. يحتوي متوسط ​​طلب تقديم العروض على 115 سؤالًا ويستغرق 23 ساعة من وقت الكتابة.

طريقة واحدة للتأكد من أنك تستجيب لطلبات تقديم العروض الصحيحة هي باستخدام نموذج قرار gono-go.

سيساعدك تنفيذ عملية اتخاذ قرار فعالة مقدمًا على التركيز على فرص الجودة المناسبة لشركتك. بالإضافة إلى ذلك ، فإن وجود نظام مبسط وفعال يعني أن هناك المزيد من الوقت لقضائه في التركيز على الأمور الأكثر أهمية ، "إتمام الصفقات وتحقيق الأهداف.

من المهم إنشاء نظام تسجيل يساعد فريقك على تحديد طلبات تقديم العروض التي ينبغي عليهم اتخاذها. يحتوي Loopio على قالب ممتاز ممنوع الاستخدام مجانًا. إنه يغطي العوامل الرئيسية التي تحتاج إلى أخذها في الاعتبار عند تقييم ما إذا كان هذا المشروع يستحق المتابعة أم لا.

4. أتمتة استجابة RFP

يستغرق الأمر وقتًا طويلاً للبحث وكتابة طلب تقديم العروض. ولكن باستخدام البرنامج المناسب ، يمكنك صياغة واحدة في دقائق بدلاً من ساعات.

يساعد برنامج RFP في جعل الاستجابة لطلبات تقديم العروض أسهل وأقل مللاً. كما أنه يجعل من الممكن جعل المشاريع مركزية في مكان واحد لتحسين التعاون ، والقضاء على مشكلات التحكم في الإصدار.

البرمجيات مهمة للشركات التي تتطلع إلى أن تكون أكثر كفاءة. يساعد البرنامج في جودة عرض أفضل وكفاءة محسّنة ، والتي ترتبط بمعدلات الفوز. يحتوي البرنامج أيضًا على فائدة نوعية متأصلة: يقول الموظفون الذين يستخدمون برنامج RFP إن لديهم مستويات ضغط أقل.

إذا كانت شركتك تكافح باستمرار في عملية التوظيف ، فقد يكون الوقت قد حان لاستكشاف حل RFP.

• هل تجيب على أكثر من اقتراح أو استمارة طلب كل شهر؟
• عندما تعمل على طلب تقديم العروض ، لا تنسَ إشراك خمسة أشخاص أو أكثر.
• هل تجيب على الأسئلة المتكررة في طلبات تقديم العروض؟ (هل يشكلون 40٪ أو أكثر من الردود؟)

إذا أجاب فريقك بنعم على الأسئلة أعلاه ، فقد ترغب في تجربة أتمتة RFP.

5. إنشاء مكتبة إجابات RFP

عند سؤالهم عن تحدياتهم في عملية طلب تقديم العروض ، ذكر معظم المستجيبين العثور على إجابات دقيقة للأسئلة بسرعة والاختيار من بين مجموعة من الحلول المحتملة. اقترح 27٪ إجراء تحسينات على كيفية تخزين المحتوى والبحث عنه.

تعد المكتبة المركزية للمحتوى المحدث لفريق المبيعات الخاص بك بمثابة مساعدة كبيرة. يمكن أن يجعل العثور على ما يحتاجون إليه عند العمل على المقترحات أو رسائل البريد الإلكتروني أو البرامج النصية للمكالمات أسهل.

يعد إنشاء مكتبة لمحتوى RFP أسهل من خلال البرامج المخصصة ، ولكن هناك خيارات أخرى إذا لم يكن لديك الميزانية اللازمة لذلك. يمكنك استخدام Microsoft 365's SharePoint أو Google Drive كحلول مؤقتة.

ستستغرق عملية بناء مكتبة بعض الوقت ، لكنها تستحق الجهد المبذول. في النهاية ، يمكنك أنت وفريقك استخدام هذه المكتبة بسرعة لتجميع مسودة أولية للمقترحات. ثم بمجرد الانتهاء من ذلك ، كل ما تحتاجه هو بعض المراجعات من الشركات الصغيرة والمتوسطة حول الأخطاء الإملائية أو الأخطاء الواقعية حتى تنتهي.

عندما تبدأ اقتراحًا جديدًا ، أضف الإجابات من أحدث خمسة إلى 10 إجابات. أضف في أي وقت تكمل فيه طلب تقديم عرض جديد ، وستتم إضافته تلقائيًا إلى مكتبتك.

6. بناء مجموعة كبيرة من الخبراء لتحسين العروض

قد يكون القول هو أن الكثير من الطهاة يفسدون الحساء ، ولكن تظهر الأبحاث أن هذا صحيح عندما يتعلق الأمر بطلبات تقديم العروض. تضم أفضل الفرق في فئتها ما معدله 10 مساهمين.

إذا كان لديك المزيد من التعاون ، فإن الاقتراحات أفضل بكثير ، وتزداد فرصك في الفوز.

من المهم أن تتذكر أن عدد المساهمين يختلف باختلاف حجم الشركة.

عند سؤالهم عما يجب على شركتهم فعله لكسب المزيد من طلبات تقديم العروض في المستقبل ، قال معظم المستجيبين إنهم بحاجة إلى شركات صغيرة ومتوسطة داخلية للرد على الطلبات في الوقت المناسب.

تتمثل إحدى طرق تحسين التعاون في التأكد من أن كل شخص لديه فكرة واضحة عن قيم الشركة.

تحسين الاتصال الخاص بك

لديك قناة Slack مخصصة لطلبات تقديم العروض ، حيث يمكنك بسهولة تتبع المعلومات القديمة أو المفقودة. مشاركة إنتل التنافسية في هذه القناة أمر أساسي.

استفد من مساعدة الشركات الصغيرة والمتوسطة في وقت مبكر

عندما يأتي طلب تقديم العروض ، يجب أن تعرف الشركات الصغيرة والمتوسطة عنه مسبقًا وأن تكون على دراية بالمواعيد النهائية. يمكن أن تساعدك مكالمة البداية في الحصول على جميع أصحاب المصلحة في نفس الصفحة.

جدولة مراجعات المحتوى بانتظام

ستساعدك مكتبة المحتوى على الاستجابة لطلبات تقديم العروض بسرعة ودون بذل الكثير من الجهد. بالإضافة إلى ذلك ، لن يحتاج المحتوى إلى تحديثات كما هو الحال في كثير من الأحيان ، لذا يقل التواصل المتبادل عندما تكون المواعيد النهائية ضيقة.

هل تحتاج إلى مساعدة في أتمتة عملية توقع المبيعات؟

يمنحك LeadFuze جميع البيانات التي تحتاجها للعثور على عملاء متوقعين مثاليين ، بما في ذلك معلومات الاتصال الكاملة.

انتقل من خلال مجموعة متنوعة من المرشحات للتركيز على العملاء المتوقعين الذين تريد الوصول إليهم. هذا أمر محدد بجنون ، ولكن يمكنك أن تجد كل الأشخاص الذين يتطابقون مع ما يلي:

• شركة في مجال الخدمات المالية أو الصناعة المصرفية
• التي لديها أكثر من 10 موظفين
• أن تنفق الأموال على Adwords
• الذين يستخدمون Hubspot
• الذين لديهم حاليا فرص عمل للمساعدة في التسويق
• مع دور مدير الموارد البشرية
• كان هذا فقط في هذا الدور منذ أقل من 1 سنة